Hvernig innkaupapantanir virka í QuickBooks 2019

Ef þú þarft að panta efni fyrir fyrirtækið þitt skaltu íhuga að nota innkaupapósta. Búðu til QuickBooks POs jafnvel þótt þú pantar vörur í gegnum síma eða með síma eða jafnvel í gegnum veraldarvefinn - það er, þegar þú biður ekki um vörur skriflega. Með því að fylla út innkaupapósta geturðu ákvarðað hvaða vörur þú ert með í pöntun og hvenær vörurnar koma. Allt sem þú þarft að gera er að spyrja QuickBooks: "Hvað er í pöntun og hvenær kemur það eiginlega?" Aldrei aftur munt þú þurfa að rífa heilann til að muna hvort þú hafir pantað þessa thingamajigs og doohickeys.

Og þegar reikningurinn kemur, muntu þegar hafa það sundurliðað á PO eyðublaðinu. Gettu hvað? Eftir að hafa skrifað öll atriðin á innkaupapöntunina þína þarftu ekki að fylla út Hlutaflipann á ávísuninni þinni þegar þú borgar reikninginn. Eða ef þú ert að borga reikninga með reikningsskilaaðferðinni þarftu ekki að fylla út Hlutir flipann í Sláðu inn reikninga glugganum. Þegar hlutirnir koma er allt sem þú þarft að gera að láta QuickBooks vita; hlutunum er strax bætt við birgðalistann þinn.

Notaðu innkaupapöntun fyrir vörur sem þú pantar — það er að segja fyrir vörur sem þú munt fá og borga fyrir í framtíðinni. Ef þú kaupir vörur í búðarborði eða færð vörur sem þú pantaðir ekki þarftu augljóslega ekki innkaupapöntun. Það sem þú þarft að gera er að borga reikninginn og skrá hlutina sem þú varst að kaupa.

Hvernig á að sérsníða innkaupapöntunarform í QuickBooks 2019

QuickBooks gerir þér kleift að sérsníða PO eyðublaðið þitt, vinna frá grunni til að búa til nýtt PO eyðublað eða vinna út frá núverandi PO sniðmáti.

Til að búa til „frá grunni“ PO eyðublað skaltu velja Seljendur → Búa til innkaupapantanir og smella á Customize Design hnappinn á Formatting flipanum í glugganum sem myndast. QuickBooks sýnir Intuit vefsíðu sem leiðir þig í gegnum skrefin til að búa til þitt eigið mjög sérsniðna form.

Til að sérsníða núverandi innkaupaeyðublað skaltu velja Seljendur → Búa til innkaupapantanir og smella síðan á Customize Data Layout hnappinn á Formatting flipanum í glugganum sem myndast. QuickBooks, í þessu tilviki, biður þig um að gera afrit af innkaupapöntunarforminu og birtir síðan viðbótarsérstillingargluggann (ekki sýndur), sem gefur hnappa og kassa sem þú getur notað til að breyta venjulegu QuickBooks PO eyðublaði þannig að gögnin þú vilt birtist og er merkt eins og þú vilt.

Viðbótarsérstillingarglugginn býður upp á forskoðunarsvæði sem þú getur notað til að sjá hvernig breytingarnar þínar líta út og Hætta við hnapp sem þú getur smellt á ef hlutirnir fara mjög úr böndunum. Ennfremur býður viðbótarsérstillingarglugginn upp á útlitshönnuður hnapp, sem þú getur smellt á til að opna útlitshönnuður gluggann. Útlitshönnuður glugginn gerir þér kleift að verða sannur útlitslistamaður og gera alls kyns breytingar á PO þinni einfaldlega með því að færa reiti um síðuna með músinni.

Hnappurinn Stjórna sniðmátum, einnig fáanlegur á Formatting flipanum, gerir þér kleift að velja PO eyðublaðið sem þú vilt aðlaga þegar þú hefur áður búið til fleiri en eitt eyðublað.

Hvernig á að fylla út innkaupapöntun í QuickBooks 2019

Kannski ertu að verða uppiskroppa með gizmos, doohickeys eða einhverja aðra hluti á vörulistanum þínum og þú ert tilbúinn að endurraða þessum hlutum - hvað sem þeir eru. Fylgdu þessum skrefum til að fylla út pöntun:

1. Veldu Seljendur → Búa til innkaupapantanir.

Þú gætir líka smellt á Innkaupapantanir táknið á heimaskjánum, eða smellt á Ný viðskipti svæði lánardrottinsmiðstöðvarinnar og síðan valið Innkaupapantanir. Þú sérð Stofna innkaupapantanir gluggann, sem er svipaður myndinni sem sýnd er. Athugaðu að nákvæmar upplýsingar um þennan glugga fara eftir því hvernig þú sérsníða PO eyðublaðið þitt.

Glugginn Búa til innkaupapantanir.

2. Veldu lánardrottinn úr fellivalmyndinni Lánardrottinn.

Smelltu á örina niður til að sjá lista yfir söluaðila þína. Smelltu á söluaðila til að sjá nafn hans og heimilisfang í reitnum Lánardrottinn. Ef þú finnur ekki nafn lánardrottins á valmyndinni þinni skaltu velja Bæta við nýjum í valmyndinni og fylla síðan út upplýsingarnar um lánardrottinn í glugganum Nýr lánardrottinn. Smelltu á OK þegar þú ert búinn með gluggann.

3. Ef þú fylgist með birgðum þínum eftir bekkjum skaltu velja flokk úr fellivalmyndinni Class.

Búa til innkaupapantanir glugginn gæti ekki verið með fellivalmynd fyrir flokk. Ef það gerir það ekki, og þú vilt að það hafi einn, verður þú að setja upp QuickBooks til að fylgjast með útgjöldum eftir bekkjum. Til að gera það skaltu opna QuickBooks skrána í einsnotandaham sem stjórnandi. Veldu síðan Edit→ Preferences og smelltu á Bókhaldstáknið á listanum til vinstri. (Þú gætir líka þurft að smella á Company Preferences flipann.) Að lokum skaltu velja Nota bekkjarakningu gátreitinn og smelltu síðan á Í lagi.

4. (Valfrjálst) Veldu fulltrúa, væntanlegri dagsetningu og FOB ef þú ert að nota þá á innkaupapöntuninni þinni.

Þú gætir þurft að fylla út aðra reiti áður en þú kemst í lýsingu á lið fyrir vöru neðst. Aftur gætu þessir reiti ekki birtast ef þú hefur ekki gefið til kynna að þú viljir fá þá á eyðublaðinu þínu.

5. Farðu í dálkinn Item og byrjaðu að slá inn vörurnar sem þú ert að panta.

Að slá inn hlutina er mikilvægasti hluti þess að búa til PO. Þegar þú ferð inn í Atriða dálkinn breytist hann í fellivalmynd. Smelltu á örina niður til að sjá vörulistann. Þú gætir þurft að fletta að hlutnum sem þú vilt slá inn. Fljótleg leið til að fletta að hlutnum er að slá inn fyrstu stafina í heiti vörunnar. Ef þú slærð inn nafn hlutar sem er ekki á vörulistanum spyr QuickBooks hvort þú viljir setja þetta upp. Ef svo er, smelltu á Setja upp og fylltu síðan út New Item valmyndina.

Sláðu inn eins marga hluti og þú vilt í dálknum Atriði. QuickBooks fyllir út vörulýsingu fyrir þig, en þú getur breytt því sem það setur í Lýsingardálkinn, ef þörf krefur. Tilgreindu í dálkinum Magn hversu marga af hverjum hlut þú þarft.

6. Ef þú vilt, fylltu út reitinn Seljendaskilaboð - en fylltu örugglega út reitinn Minnisblað.

Skilaboð söluaðila er þar sem þú setur skilaboð til aðilans sem tekur við pöntuninni þinni. Þú gætir skrifað Get me this stuff pronto!

Sama hvað þú gerir, vertu viss um að fylla út Minningarreitinn. Það sem þú slærð inn í þennan reit birtist í glugganum Opna innkaupapantanir og þessar upplýsingar eru öruggasta leiðin fyrir þig til að bera kennsl á fyrir hvað þessi innkaupapöntun er. Sláðu inn eitthvað þýðingarmikið sem þú getur skilið eftir tvær vikur, þrjár vikur eða mánuð þegar þú borgar fyrir vörurnar sem þú ert að panta.

Efst í glugganum Búa til innkaupapantanir er gátreiturinn Prenta síðar, sem segir þér hvort þú viljir prenta þessa innkaupapöntun. Ef þú vilt prenta innkaupapöntunina skaltu ganga úr skugga um að þessi gátreitur sé valinn. Eftir að þú hefur prentað innkaupapöntunina hverfur gátmerkið úr reitnum.

7. Smelltu á Prenta til að prenta innkaupapöntunina.

Ef þessi PO er ein af mörgum sem þú hefur verið að fylla út og þú vilt prenta nokkrar í einu, smelltu á örina fyrir neðan Prenta hnappinn og veldu Batch úr fellivalmyndinni. Áður en þú prentar innkaupapöntunina gætirðu viljað smella á örina niður fyrir neðan Prenta hnappinn og velja Forskoðun til að sjá hvernig innkaupapöntunin mun líta út þegar þú prentar hana út. QuickBooks sýnir þér eftirlíkingu á skjánum af PO. Ég vona að það líti vel út.

Þú notar Saga hnappinn eftir að þú færð hlutina sem þú hefur skráð svo vandlega á innkaupapöntunina. Eftir að þú hefur móttekið hlutina og skráð kvittun þeirra, með því að smella á þennan hnapp segir QuickBooks að gefa þér alla sögu hlutar - þegar þú pantaðir hana og þegar þú fékkst hana.

Hvað varðar aðra hnappa efst, þá held ég að þú vitir hvað þeir eru.

8. Smelltu á Vista og nýtt eða Vista og loka til að skrá innkaupapöntunina.

QuickBooks vistar innkaupapöntunina og birtir nýjan, auðan innkaupapöntunarglugga þar sem þú getur slegið inn aðra pöntun.

Hvernig á að athuga innkaupapantanir í QuickBooks

Þú skráir POs. Nokkrar vikur líða og þú spyrð sjálfan þig: „Pöntaði ég þessar dúffu frá Acme? Veldu Skýrslur → Innkaup → Opna innkaupapantanir til að sjá skýrslu sem sýnir útistandandi innkaupapöntun. Eða smelltu á Skýrslumiðstöðina, veldu Innkaup í vinstri dálknum, smelltu á Listaskjáhnappinn efst í hægra horninu til að fá raunverulegan lista yfir innkaupaskýrslur og smelltu síðan á skýrsluna Opna innkaupapantanir. Að öðrum kosti geturðu notað hringekju Skýrslumiðstöðvar til að fletta í gegnum skýrslur í flokki. Til að nota hringekjuna skaltu velja Innkaup í vinstri dálknum, smella á hringekjuskjáhnappinn (við hliðina á Listaskoðunarhnappinum) og smella síðan á skýrslustaflann sem birtist vinstra megin eða hægra megin við myndina af völdum skýrslu.

Hvernig á að taka á móti innkaupapöntunarvörum í QuickBooks

Eftir að doohickeys og gizmoar eru komnir með úlfaldalest þarftu að skrá móttöku hlutanna og bæta þeim við vörulistann þinn.

Fyrstu tvö atriðin sem þarf að gera er að athuga hvort dótinu fylgdi reikningur og ákveða síðan hvernig þú vilt borga fyrir það. Þessar ákvarðanir eru þær sömu og þú þarft að taka ef þú færð vörur án þess að hafa fyrst fyllt út innkaupapöntun.

Þú skráir PO hluti sem þú færð á sama hátt og þú skráir aðra hluti sem þú færð:

• Ef þú borgar fyrir innkaupavörur með ávísun skaltu nota gluggann Skrifa ávísanir.
• Ef þú færð innkaupavöruna án reiknings skaltu nota gluggann Búa til vörukvittun.
• Ef þú færð innkaupavöruna með reikningi, notaðu gluggann Enter Bills.

Burtséð frá glugganum sem þú notar, þegar þú velur söluaðilann sem seldi þér innkaupapöntunina, lætur QuickBooks þig vita að opnar innkaupapöntunir séu til fyrir söluaðilann og spyr þig hvort þú viljir fá á móti innkaupapöntun. Auðvitað gerir þú það. ( Móttaka á móti þýðir einfaldlega að bera saman það sem þú pantaðir við það sem þú fékkst.) Þegar þú smellir á Já, sýnir QuickBooks gluggann Opna innkaupapantanir, eins og sýnt er hér. Veldu innkaupapöntunina sem þú ert að fá á móti og smelltu síðan á Í lagi. QuickBooks fyllir út Hlutir flipann til að sýna allt dótið sem þú pantaðir. Ef það sem QuickBooks sýnir er ekki það sem þú fékkst gætirðu þurft að gera breytingar.

Opna innkaupapantanir svarglugginn.