Hvernig á að vinna í fyrirtæki QuickBooks á netinu viðskiptavinar

Þú vinnur í QuickBooks Online (QBO) fyrirtæki viðskiptavinar á svipaðan hátt og viðskiptavinur þinn gerir. Í þessari grein leggjum við áherslu á leiðir sem þú getur auðveldlega flakkað um fyrirtæki viðskiptavinar, leitað að og skoðað viðskipti og átt samskipti við viðskiptavini.

Auðveld leiðsögn í fyrirtæki viðskiptavinarins

Að mestu leyti er flakk með mús augljóst með því að smella hér og smella þar. En þú getur notað nokkrar ekki svo augljósar brellur til að fletta auðveldlega, þar á meðal nokkrar flýtilykla. Sumar algengar leiðsöguaðferðir eru sértækar fyrir Chrome.

Að nota flýtilykla

Faldir í QBO fyrirtækjum eru flýtilykla sem þú gætir viljað nota. Við sýnum þau hér á myndinni og þú getur líka fundið þau á þessu svindlablaði .

Til að skoða þessar flýtileiðir innan QBO, ásamt núverandi QBO fyrirtækisauðkenni viðskiptavinar, ýttu á og haltu Ctrl+Alt inni og ýttu síðan á skástrik (/) takkann. Mac notendur, notaðu Ctrl+Option hér og í næstu málsgrein. Ef þú ýtir á Ctrl+Alt+/ án þess að opna QBO-fyrirtæki viðskiptavinar, þá er fyrirtækisauðkennið sem þú sérð þitt eigið.

Flýtilykla sem þú getur notað þegar þú vinnur í QBO-fyrirtæki viðskiptavinar

Til að nota einhverja af þessum flýtileiðum, ýttu á og haltu Ctrl+Alt inni og ýttu síðan á viðeigandi takka til að framkvæma tengda aðgerðina. Til dæmis, til að opna Invoice gluggann, ýttu á Ctrl+Alt+I.

Að opna marga glugga

Margir sinnum vilja endurskoðendur vinna með marga glugga og þú getur gert það í QBO. Innan sama QBO fyrirtækis geturðu afritað vafraflipa með því að nota New Window skipunina í valmyndinni Accountant Tools á QuickBooks Online Accountant (QBOA) tækjastikunni (sjá eftirfarandi mynd).

Notaðu New Window skipunina á meðan þú vinnur í QBO fyrirtæki til að afrita gluggann sem þú ert að skoða.

Ef þú ert að nota Chrome geturðu líka afritað vafraflipa með því að hægrismella á flipann og velja Afrita eða, ef þú ert lyklaborðsmaður, ýttu á Alt+D á eftir Alt+Enter (það væri það sama og að halda inni niður Alt takkann og ýttu á D og síðan á Enter). Í Firefox geturðu afritað vafraflipa með því að smella á veffangastikuna og ýta á Alt+Enter.

Þegar þú smellir á New Window skipunina opnar QBO nýjan vafraflipa og birtir sömu upplýsingar og birtast á upprunalega vafraflipanum. En frá þeim tímapunkti geturðu birt mismunandi upplýsingar fyrir sama fyrirtæki í hverjum vafraflipa. Og ef þú ert að vinna í Chrome á mörgum skjáum geturðu skipt flipunum á mismunandi skjái. Dragðu flipann sem þú vilt setja á annan skjá niður á við og hann klofnar frá vafranum. Þú getur strax dregið það yfir á annan skjá, eða þú getur sleppt músarhnappinum, en þá birtist annað tilvik af Chrome. Þú getur síðan dregið annað hvort tilvikið á annan skjá.

Sama tækni virkar í Firefox; dragðu Firefox flipa niður og slepptu músarhnappnum. Flipinn klofnar og birtist í öðru tilviki Firefox. Þú getur síðan dregið annað hvort tilvikið á annan skjá.

Ef þú ert aðdáandi „klofinn skjá“ geturðu notað Windows flýtileið til að birta tvo flipa hlið við hlið. Fylgdu þessum skrefum annað hvort í Chrome eða Firefox:

Það er engin stutt, auðveld leið til að sýna tvo glugga lóðrétt hvern ofan á annan. Þú verður að breyta stærð glugganna handvirkt og setja þá þar sem þú vilt hafa þá.

Afritaðu vafraflipa með því að nota hvaða tækni sem þegar hefur verið lýst.

Dragðu núverandi flipa niður. Vafrinn sýnir flipann sem þú dróst í eigin vafraglugga.

Haltu inni Windows takkanum (sá sem birtist á milli vinstri Ctrl og vinstri Alt lykla á lyklaborðinu) og ýttu á örvatakka:

• Ýttu á vinstri örvatakkann til að festa virka gluggann vinstra megin á skjánum.
• Ýttu á hægri örvatakkann til að festa virka gluggann hægra megin á skjánum.

Smelltu á hinn tiltæka gluggann til að gera hann að virkum glugga og endurtaktu skref 3.

Í eftirfarandi mynd birtum við efnahagsreikninginn (vinstra megin) og bjuggum svo til annan vafraglugga þar sem við boruðum niður til að birta færslurnar á tékkareikningnum. Síðan festum við gluggana tvo hlið við hlið á skjánum.

Tveir gluggar festir hlið við hlið

Þú getur smellt á valmyndarhnappinn í öðrum eða báðum gluggum til að fela siglingastikuna (sem gefur gögnunum meiri fasteignir á skjánum, eins og við gerðum á myndinni).

Þegar þú ert búinn að vinna í tveimur gluggum skaltu einfaldlega loka einum og hámarka hinn.

Vinna í tveimur fyrirtækjum samtímis

Segjum að þú sért búinn að vinna með einum viðskiptavin og vilt opna annan viðskiptavin. Þú getur smellt á Go to QuickBooks hnappinn á QBOA tækjastikunni og valið nýjan viðskiptavin. Eða þú getur smellt á endurskoðandahnappinn í efra vinstra horninu á QBOA viðmótinu til að birta viðskiptavinasíðuna aftur og smelltu síðan á QuickBooks táknið vinstra megin við nafn fyrirtækisins sem þú vilt nú opna. Hvort heldur sem er, QBOA sýnir upplýsingarnar fyrir nýlega valinn viðskiptavin.

Það vekur upp spurninguna: "Hvernig vinn ég í tveimur mismunandi fyrirtækjum samtímis?" Jæja, þú getur opnað annan vafra, skráð þig inn á QBOA og opnað annað QBO fyrirtæki viðskiptavinar. Til dæmis, ef þú ert að vinna í Chrome, gætirðu opnað Windows Edge, Firefox, Safari eða annan vafra með því að nota sömu QBOA innskráningarupplýsingar. Þú getur síðan opnað tvö mismunandi fyrirtæki, eins og við gerðum með Chrome og Microsoft Edge á þessari mynd.

Til að vinna í tveimur fyrirtækjum á sama tíma geturðu notað tvo vafra.

Ef þú ert að vinna í Chrome geturðu líka nýtt þér Chrome notendur og opnað Chrome sem annan notanda. Þú hefðir í raun tvö tilvik af Chrome í gangi samtímis.

Tiltækar viðskiptagerðir

Þú getur séð tiltækar færslur með því að opna QBO fyrirtæki viðskiptavinar og smella síðan á Nýtt valmynd. Þessi mynd sýnir Nýja valmyndina opna.

Færslurnar sem þú getur búið til meðan þú vinnur í QBO fyrirtæki

Tiltækum viðskiptum er skipulögð á valmyndinni eftir tegund fólks sem þau tilheyra. Og Búa til valmyndin inniheldur „Annað“ flokk fyrir viðskipti sem eiga ekki við sérstakar tegundir fólks - eins og bankainnstæður.

Ef þú vilt skoða aðeins nokkrar algengar færslur skaltu smella á Sýna minna hlekkinn neðst í Nýtt valmyndinni. Tengillinn breytist í hlekkinn Sýna meira þannig að þú getur endurbirt allar tegundir viðskipta.

Hvernig á að leita að viðskiptum

Oftar en ekki muntu leita að viðskiptum í QBO fyrirtæki viðskiptavina frekar en að búa til þau. Þú getur leitað að færslum með því að nota Leitarreitinn á QBOA tækjastikunni efst í QBO fyrirtækisglugganum viðskiptavinar (sjá eftirfarandi mynd). Þegar þú smellir á leitarreitinn sýnir QBO lista yfir nýlegar færslur og hugsanlega Hoppa í lista yfir verkefni, tengiliði, skýrslur og reikninga.

Leitarreiturinn gerir þér kleift að leita í QBO frá toppi til botns, sem þýðir að leitarorð getur gert þér kleift að búa til viðskipti, fá aðgang að tengiliðaskrám, skoða skýrslur og fá aðgang að reikningum.

Sláðu inn hvaða setningu sem þú vilt nota sem leitarsíu eða smelltu á Ítarleg leit neðst á leitarlistanum.

Ef þú sérð það sem þú vilt, smelltu til að opna viðeigandi glugga. Ef þú sérð ekki það sem þú vilt, smelltu á Advanced Search neðst í hægra horninu á valmyndinni og QBO birtir leitarsíðuna.

Stilltu viðmið fyrir nánar skilgreinda leit.

Þú getur takmarkað leitina við tiltekna færslutegund, valið að leita að einhverri af nokkrum tegundum gagna og tilgreint hvort leitin eigi að innihalda, ekki innihalda, vera jöfn eða ekki vera jöfn leitarskilyrðunum.

Í hvaða færsluglugga sem er er hægt að skoða nýlegar færslur af þeirri gerð með því að smella á hnappinn sem birtist á titilstiku færslunnar, strax vinstra megin við nafn færslutegundarinnar. Hnappamyndin lítur svolítið út eins og klukka.

Gerðu athugasemdir við viðskiptavini

Þú og liðsmenn þínir geta notað Notes eiginleikann í QBOA til að skrá hvers kyns upplýsingar um hvern sem er af viðskiptavinum þínum. Fyrir hverja athugasemd úthlutar QBOA sjálfkrafa þeim tíma sem athugasemdin var búin til og liðsmeðlimnum sem bjó til athugasemdina. Liðsmenn sem hafa aðgang að viðskiptavininum geta skoðað og breytt athugasemdum þess viðskiptavinar. Og þú getur „fest“ glósur til að auðvelda þér að finna þær. Þú getur hugsað þér Notes eiginleika QBOA sem leið til að búa til rafræna límmiða.

Til að búa til minnismiða skaltu birta QBOA heimasíðuna þína (þú getur smellt á QB Accountant táknið í efra vinstra horninu á QBOA viðmótinu) og smelltu síðan á Viðskiptavinir á leiðarstikunni. Í Viðskiptavinalistanum þínum skaltu smella á nafn viðskiptavinarins sem þú vilt búa til athugasemd fyrir (ekki QB táknið, heldur nafn viðskiptavinar). QBOA sýnir síðuna sem sýnd er hér.

Síðan þar sem þú býrð til viðskiptavinaathugasemd.

Sláðu inn athugasemdina þína og smelltu á Vista. Eftir að þú hefur vistað minnismiða geturðu fest hana; færðu músarbendilinn yfir minnismiðann (bendillinn birtist sem hönd) og valkostir fyrir athugasemdina birtast neðst í hægra horninu:

• Smelltu á hnappinn til að festa seðilinn.
• Smelltu á blýantshnappinn til að breyta athugasemdinni.
• Smelltu á ruslatunnuhnappinn til að eyða athugasemdinni.

Samskipti við viðskiptavin

Samskipti eru nauðsynleg á öllum sviðum samfélagsins, þar með talið milli viðskiptavinar og endurskoðanda. Þú getur notað verkfæri í QBO og QBOA til að eiga samskipti við viðskiptavini þína sem eru með QBO áskrift.

Ef þú vilt geturðu sleppt því að nota QBO og QBOA til að eiga samskipti og bara notað tölvupóst.

Til dæmis geturðu notað viðskiptavinabeiðnir til að biðja um, til dæmis, að viðskiptavinur þinn sendi þér bankayfirlit. Slík skilaboð sem þú sendir frá QBOA birtast á síðunni My Accountant hjá QBO fyrirtæki viðskiptavinarins. Fylgdu þessum skrefum:

Frá QBOA, smelltu á Vinna í leiðsöguglugganum.

Smelltu á Búa til viðskiptavinabeiðni. QBOA sýnir viðskiptavinabeiðnaspjaldið hægra megin á skjánum.

Sláðu inn nafn fyrir beiðnina. Hugsaðu um þetta sem efnislínu tölvupósts.

Veldu viðskiptavin. Aðeins viðskiptavinir með QBO áskrift birtast á listanum.

Gefðu upp gjalddaga beiðninnar.

Valfrjálst skaltu fylla út restina af reitunum á beiðnieyðublaðinu, þar með talið að bæta við skjölum sem þú vilt senda til viðskiptavinar þíns.

Þú getur valið að velja Notify Client gátreitinn til að senda QBOA-myndaðan tölvupóst til viðskiptavinarins og láta hann vita af beiðninni.

Smelltu á Birta í QuickBooks viðskiptavinarins.

Notaðu þetta spjald til að hafa samskipti við QBO viðskiptavin á almennan hátt.

Ef þú valdir Notify Client í skrefi 7, sýnir QBOA sýnishorn af skilaboðunum sem þú sendir til viðskiptavinarins. Eftir að þú hefur skoðað það skaltu smella á Birta og senda tölvupóst.

Forskoðun á skilaboðum um Client Request

Þegar viðskiptavinur þinn opnar QBO-fyrirtækið sitt getur hann smellt á Minn endurskoðanda í leiðsöguglugganum til að sjá skilaboðin og svara þeim.

Beiðni viðskiptavinar í QBO fyrirtæki viðskiptavinar

Til að svara skilaboðunum með QBO smellir viðskiptavinurinn á skilaboðin á síðunni Minn endurskoðandi til að birta spjaldið eins og það sem sýnt er, þar sem viðskiptavinurinn getur skrifað skilaboð og hengt við öll nauðsynleg skjöl.

Spjaldið sem viðskiptavinur þinn notar til að svara beiðni viðskiptavinar sem þú bjóst til

Skjöl mega ekki vera stærri en 30MB.

Þegar þú hefur fengið skjal frá viðskiptavini geturðu sótt það í QBOA. Smelltu á Viðskiptavinir í Leiðsögurúðunni og, í Viðskiptavinalistanum, smelltu á nafn viðskiptavinar. QBOA opnar Upplýsingar síðu viðskiptavinarins, þar sem þú smellir á Samnýtt skjöl flipann sem sýndur er.

Síðan Samnýtt skjöl í QBO-fyrirtæki viðskiptavinar eftir að endurskoðandi hefur fengið skjöl viðskiptavinar

Þaðan geturðu hlaðið niður skjalinu eða smellt á hlekkinn í dálkinum Beiðni til að skoða/uppfæra upprunalegu beiðnina. Allar breytingar sem þú gerir birtast á Vinnuflipanum.