Hvernig á að undirbúa reikning í QuickBooks 2016

Eftir að þú hefur lokið við alla forvinnu, er að útbúa reikning með QuickBooks 2016 fljótlega. Án frekari ummæla, hér er hvernig á að búa til reikning:

Birtu gluggann Búa til reikninga með því að velja Viðskiptavinir → Búa til reikninga.

Glugginn Búa til reikninga birtist.

Glugginn Búa til reikninga.

Veldu sniðmátið eða reikningsformið sem þú vilt nota úr fellilistanum Sniðmát sem staðsett er í efra hægra horninu.

Hver birtist sjálfgefið fer eftir því hvað þú sagðir QuickBooks um fyrirtækið þitt við uppsetningu QuickBooks. Þú getur líka búið til þína eigin.

Þekkja viðskiptavininn og, ef nauðsyn krefur, starfið með því að nota Viðskiptavinur:Starf fellilistann.

Skrunaðu í gegnum Viðskiptavinur:Starf fellilistann þar til þú sérð nafn viðskiptavinar eða starf sem þú þarft; smelltu svo á það.

(Valfrjálst) Úthlutaðu flokki á reikninginn.

Ef þú notar flokka til að rekja útgjöld og tekjur skaltu virkja fellilistann Class og velja viðeigandi flokk fyrir reikninginn. Til að kveikja eða slökkva á þessari handhægu leið til að flokka færslur skaltu velja Breyta → Kjörstillingar, smella á Bókhald til vinstri, smella á Company Preferences flipann og síðan velja eða hreinsa gátreitinn Use Class Tracking.

Gefðu upp reikningsdagsetningu.

Ýttu nokkrum sinnum á Tab til að færa bendilinn í dagsetningu textareitinn. Sláðu síðan inn rétta dagsetningu á MM/DD/YYYY sniði. Þú getur líka notað eftirfarandi leynikóða til að breyta dagsetningunni:

• Ýttu á + (plústáknið) til að færa dagsetninguna fram í einn dag.

• Ýttu á – (mínustáknið) til að færa dagsetninguna einn dag aftur í tímann.

• Ýttu á T til að breyta dagsetningunni í dagsetninguna í dag.

• Ýttu á M til að breyta dagsetningunni í fyrsta dag mánaðarins.

• Ýttu á H til að breyta dagsetningunni í síðasta dag mánaðarins.

• Ýttu á Y til að breyta dagsetningunni í fyrsta dag ársins.

• Ýttu á R til að breyta dagsetningunni í síðasta dag ársins.

Þú getur líka smellt á hnappinn hægra megin í reitnum Dagsetning til að birta lítið dagatal. Til að velja dagsetningu úr dagatalinu, smelltu bara á dagsetninguna sem þú vilt.

(Valfrjálst) Sláðu inn reikningsnúmer í textareitinn Reikningsnúmer.

Lagaðu reikninginn til að taka á, ef þörf krefur.

QuickBooks grípur innheimtu heimilisfangið af viðskiptavinalistanum.

Lagaðu sendingarfangið, ef þörf krefur.

QuickBooks grípur einnig sendingarheimilisfangið af viðskiptavinalistanum.

(Valfrjálst … nokkurs konar) Gefðu upp innkaupapöntunarnúmerið í textareitnum PO Number.

Ef viðskiptavinurinn gefur út innkaupapantanir (POs), sláðu inn númer innkaupapöntunarinnar sem heimilar þessi kaup.

Tilgreindu greiðsluskilmála með því að velja valmöguleika úr fellilistanum Skilmálar.

(Valfrjálst) Nefndu sölufulltrúa.

Ef þú vilt fylgjast með sölu eftir sölufulltrúa skaltu nota fellilistann Rep. Til að bæta við sölufulltrúa á fljótlegan hátt skaltu velja Bæta við nýju og nota svo handhægu gluggana sem QuickBooks sýnir. Til að vinna með sölufulltrúalistanum skaltu velja Listar → Viðskiptavina- og söluaðilaprófíllistar → Sölufulltrúalisti.

Tilgreindu sendingardagsetningu ef það er eitthvað annað en reikningsdagsetning.

Tilgreindu sendingaraðferðina.

Tilgreindu FOB punktinn með því að nota FOB textareitinn.

FOB stendur fyrir free-on-board. FOB punkturinn er mikilvægari en hann virðist í fyrstu vegna þess að FOB punkturinn ákvarðar hvenær eignarhald á sér stað, hver greiðir vöruflutninga og hver ber áhættuna af skemmdum á vörunni við flutning.

Ef sending er laus um borð á sendingarstað færist eignarhald vörunnar sem verið er að selja til kaupanda um leið og varan fer frá skipabryggju seljanda. Í þessu tilviki greiðir kaupandi vöruflutninga og ber áhættuna af flutningstjóni.

Ef sending er laus um borð á áfangastað færist eignarhald vörunnar sem verið er að selja til kaupanda um leið og varan kemur á flutningsbryggju kaupanda. Seljandi greiðir vöruflutninga og ber áhættuna af flutningstjóni.

Sláðu inn hvern hlut sem þú ert að selja.

Færðu bendilinn í fyrstu línuna í Magn/vörukóði/Lýsing/Verð hver/Upphæð/Skatt listareitinn. Eftir að þú hefur fært bendilinn í röð í listanum, breytir QuickBooks vörukóða reitnum í fellilista. Virkjaðu fellilistann Vörukóði í fyrstu tómu röðinni í listanum og veldu síðan hlutinn.

Ef þú þarft aðra hluti á reikningnum skaltu nota þær tómu línur sem eftir eru í listaboxinu til að slá inn hverja og eina.

Sláðu inn sérstakar vörur sem reikningurinn ætti að innihalda.

Til að lýsa einhverjum af sérstökum hlutum, virkjaðu fellilistann Vörukóði í næstu tómu línu og veldu síðan sérstaka hlutinn.

Ef þú vilt láta afsláttarvöru fylgja með og láta hana gilda fyrir margar vörur þarftu að festa undirsamtalsvöru á reikninginn á eftir birgðum eða öðrum hlutum sem þú vilt gefa afslátt. Settu síðan afsláttarvöru beint á eftir hlutnum undirsamtölu. QuickBooks reiknar afsláttinn sem hlutfall af milliheildinni.

(Valfrjálst) Bættu við skilaboðum viðskiptavina.

Smelltu í reitinn viðskiptavinaskilaboð, virkjaðu fellilistann hans og veldu snjöll viðskiptavinaskilaboð. Til að bæta viðskiptaskilaboðum við viðskiptavinaskilaboðalistann skaltu velja Add New valmöguleikann og fylla síðan út gluggann sem QuickBooks sýnir.

Tilgreindu söluskattinn.

Ef það er ekki rétt skaltu færa bendilinn í Skattlistann, virkja fellilistann og velja réttan söluskatt.

(Alveg valfrjálst) Bættu við minnisblaði.

Þú getur bætt minnislýsingu við reikninginn ef þú vilt. Þetta minnisblað er ekki prentað á reikninga - aðeins á yfirliti viðskiptavinarins.

Lokaður Búa til reikninga gluggi.

Ef þú vilt seinka prentun þessa reiknings skaltu velja Prenta seinna gátreitinn sem birtist með borði hnappa og reita fyrir ofan meginhluta gluggans Búa til reikninga.

Vistaðu reikninginn með því að smella á Vista og nýtt hnappinn eða Vista og loka hnappinn neðst í glugganum.

QuickBooks vistar reikninginn sem er á skjánum.