Hvernig á að taka afrit af QuickBooks 2016 fljótt

Þú ert upptekinn. Þú hefur ekki tíma til að fíflast með QuickBooks. Þú vilt bara vinna viðunandi starf við að taka öryggisafrit og þú hefur ákveðið hversu oft þú ætlar að gera það. Hljómar eins og aðstæður þínar? Fylgdu síðan þessum skrefum:

1Settu auðan disk/disk í viðeigandi drif.

Þú getur tekið öryggisafrit á hvaða disk sem er sem hægt er að fjarlægja, þar á meðal flash minnistæki, flytjanlega harða diska og skrifanlega geisladiska. Hins vegar, athugaðu að Intuit (framleiðandi QuickBooks) mælir með því að þú notir ekki QuickBooks öryggisafritunarskipunina til að færa öryggisafrit yfir á geisladisk.

Í staðinn mælir Intuit með því að taka öryggisafrit af skránni á harða diskinn og nota síðan Windows File Copy skipunina til að brenna skrána á diskinn. Þessi lausnaraðferð hefur tilhneigingu til að leysa sum vandamálin við að skrifa geisladiska sem fólk lendir í þegar afritar beint á geisladisk frá QuickBooks.

Þú getur tekið öryggisafrit á hvaða fasta disk sem er, eins og harðan disk eða netdisk, en kosturinn við færanlegan disk er að þú getur geymt hann á öðrum stað. Sem málamiðlun geturðu líka notað netdisk. Þú vilt venjulega ekki nota harða diskinn þinn (þótt þetta sé betra en ekkert) vegna þess að ein af hörmungunum sem gætu hent QuickBooks gögnin þín er bilun á harða disknum.

Þú getur líka afritað QuickBooks skrárnar þínar á netgeymslusvæði.

2Ef þú geymir gögn fyrir fleiri en eitt fyrirtæki skaltu ganga úr skugga um að fyrirtækið sem þú vilt taka öryggisafrit af gögnum sé virka fyrirtækið.

Til að komast að því hvort rétta fyrirtækið sé virkt skaltu bara skoða titilstikuna í QuickBooks forritsglugganum, sem nefnir virka fyrirtækið. (Ef þú manst ekki eftir að hafa sett upp margar skrár, hafðu engar áhyggjur. Þú ert líklega aðeins með eina skrá — venjulega.)

3Veldu Skrá → Afritunarfyrirtæki → Búa til staðbundið öryggisafrit til að hefja afritunaraðgerðina.

QuickBooks sýnir gluggann Búa til öryggisafrit.

Ef þú notar QuickBooks í fjölnotendaham þarftu að skipta yfir í einn notendaham áður en þú tekur afrit af skránni þinni. Til að gera þetta skaltu velja Skrá → Skipta yfir í einsnotandastillingu.

4Segðu QuickBooks hvar þú vilt taka öryggisafrit af QuickBooks gagnaskránni.

Þegar QuickBooks birtir Búa til öryggisafrit valmynd, tilgreindu staðsetningu fyrir öryggisafritið með því að velja annað hvort Online Backup eða Local Backup valhnappinn.

Til að taka öryggisafrit af QuickBooks skránni þinni á staðnum skaltu velja Local Backup valkostinn.

5Lýstu hvernig QuickBooks ætti að taka öryggisafrit af gagnaskránni þinni.

Þegar fyrsti Búa til öryggisafrit valmynd er enn sýndur, smelltu á Valkostir hnappinn. QuickBooks sýnir valmyndina fyrir öryggisafritunarvalkosti, þar sem þú tilgreinir hvernig og hvenær QuickBooks tekur öryggisafrit af gagnaskránni þinni:

Veldu sjálfgefna staðsetningu. Tilgreindu hvar öryggisafritið ætti að vera staðsett. Þú getur gert þetta annað hvort með því að slá inn slóð afritsmöppunnar í Segðu okkur hvar á að vista öryggisafrit reitinn (á erfiðu leiðina) eða með því að smella á Vafra hnappinn og nota síðan Leita að möppu valmyndinni sem Windows sýnir til að velja sjálfgefin staðsetning afritunar.

Fínstilltu öryggisafritið. Öryggisvalkostir svarglugginn býður upp á nokkra gátreiti sem þú getur notað til að fínstilla gömlu QuickBooks öryggisafritið. Gátreiturinn Bæta við dagsetningu og tíma öryggisafrits við skráarnafn, ef hann er valinn, gerir það sem hann segir. Gátreiturinn Takmarkaðu fjölda öryggisafrita í þessari möppu við [X] segir QuickBooks að takmarka fjölda öryggisafrita af QuickBooks skránni þinni sem það geymir í afritamöppunni. Sjálfgefinn fjöldi öryggisafrita sem geymdur er við höndina er þrjú; það ætti að vera í lagi.

Tilgreindu öryggisafritunarregluna. Þú getur valið gátreitinn Minntu mig á að taka öryggisafrit þegar ég loka fyrirtækjaskránni á [X] sinnum fresti gátreitinn til að segja QuickBooks að það ætti að minna þig öðru hverju á að taka öryggisafrit. Sjálfgefið er að QuickBooks minnir þig á fjórða hvert skipti sem þú lokar gagnaskrá, en þú getur skipt út gildinu í textareitnum til að tilgreina aðra tíðni áminningar um öryggisafrit.

Veldu gagnastaðfestingarvalkost. QuickBooks býður upp á þrjá gagnasannprófunarvalkosti: Fullkomna sannprófun (örugg en hæg), hraðari staðfesting (hröð en ekki eins ítarleg) og Engin staðfesting (sparar þér smá tíma núna með hættu á miklum vandamálum síðar). Algjör staðfesting valkosturinn er það sem QuickBooks mælir með.

Þegar þú hefur lokið við afritunarvalkosti valmynd, smelltu á OK og síðan Next. QuickBooks sýnir seinni Búa til öryggisafrit svargluggann.

6Ákvarða hvenær QuickBooks ætti að taka öryggisafrit af gagnaskránni þinni.

Annar svarglugginn fyrir öryggisafrit veitir valmöguleikahnappa sem þú notar til að tímasetja hvenær þú vilt taka öryggisafrit. Til dæmis, til að gefa til kynna að þú viljir taka öryggisafrit á staðnum, veldu Vista það núna valhnappinn.

Athugið: Í fyrsta skipti sem þú tekur öryggisafrit af QuickBooks skránni þinni með því að nota Búa til öryggisafrit, spyr QuickBooks þig ekki hvenær það ætti að taka öryggisafrit af gagnaskránni þinni. QuickBooks tekur bara öryggisafrit af gagnaskránni og sleppir þessu skrefi.

7Staðfestu staðsetningu öryggisafrits og nafn.

Þegar seinni öryggisafritahjálparglugginn birtist skaltu smella á Next. QuickBooks sýnir Vista öryggisafrit svargluggann.

Bara til öryggis skaltu staðfesta að skráarnafnið og möppustaðsetningin sem sýnd er í Vista öryggisafrit valmyndinni séu rétt. Ef möppustaðsetningin er ekki rétt skaltu velja nýja möppustaðsetningu úr Vista í fellilistanum. Ef skráarnafnið er ekki rétt, breyttu nafninu sem sýnt er í File Name textareitnum.

8Smelltu á Vista.

QuickBooks tekur öryggisafrit af gagnaskránni þinni og birtir skilaboðareit sem segir þér að hún hafi afritað skrána þína. Skilaboðin gefa einnig upp öryggisafrit skráarheiti og staðsetningu möppu.