Hvernig á að stilla almenna bókhaldsvalkosti í QuickBooks 2014

Flipinn Kjörstillingar fyrirtækis býður upp á eftirfarandi fimm almenna bókhaldsgátreit, sem og dagsetningarviðvaranir og lokadagsetningarstillingar. (Gátreitirnir skýra sig líklega sjálfir fyrir alla sem hafa gert smá bókhald með QuickBooks.)

• Nota reikningsnúmer: Nota reikningsnúmer gátreiturinn, ef hann er valinn, gerir þér kleift að slá inn reikningsnúmer fyrir færslu. Tilheyrandi gátreiturinn, Sýna aðeins lægsta undirreikning, segir QuickBooks að birta aðeins nafn og reikningsnúmer undirreiknings (ef þú ert að nota einn) í stað fullrar arfleifðar reikningsins.

  Ef þú notar mikið af undirreikningum getur þessi valkostur hreinsað upp skoðanir, sem gerir það auðveldara að sjá hvaða reikning þú ert að skoða.

• Krefjast reikninga: Gátreiturinn Krefjast reikninga, ef hann er valinn, segir QuickBooks að þú verður að tilgreina reikning fyrir færslu. Þetta er skynsamlegt. Ef þú ert ekki að nota reikninga til að fylgjast með upphæðum sem streyma inn og út úr fyrirtækinu, þá ertu í raun ekki að gera bókhald. Það væri aldrei skynsamlegt að afvelja gátreitinn Krefjast reikninga.

• Notaðu flokksrakningu fyrir færslur: Nota flokksmæling gátreiturinn gerir þér kleift að segja QuickBooks að þú viljir nota ekki aðeins reikninga til að rekja fjárhagsupplýsingar þínar, heldur einnig flokka. Flokkar gera þér kleift að skipta upplýsingum á reikningsstigi á annan hátt. Þetta hljómar flókið, en það er í raun frekar einfalt.

  Reikningslistinn gerir þér til dæmis kleift að fylgjast með tekjum og gjöldum eftir flokkum tekna og gjalda. Þú getur fylgst með útgjöldum með því að nota flokka eins og laun, leigu og vistir. Flokkar veita þér því leið til að rekja þessar upplýsingar í annarri vídd.

  Til dæmis geturðu skipt launakostnaði í þau laun sem varið er fyrir tvo mismunandi staði fyrirtækis þíns. Veitingamaður með tvo veitingastaði gæti viljað gera þetta. Athugaðu að QuickBooks býður einnig upp á reit sem þú getur hakað við til að gefa til kynna að QuickBooks ætti að hvetja þig til að úthluta flokkum.

• Sjálfkrafa úthluta almennu dagbókarfærslunúmeri: Þessi gátreitur segir QuickBooks að úthluta númerum á almennu dagbókarfærslurnar sem þú slærð inn með því að nota Gera dagbókarfærslu skipunina. Þú vilt láta þennan gátreit vera valinn. Almennar dagbókarfærslur, við the vegur, eru venjulega færðar inn af CPA þínum eða faglega endurskoðanda þínum.

• Vara við þegar færslu er færð á óráðstafaða tekjur: Þessi gátreitur segir QuickBooks að birta viðvörunarskilaboð í hvert sinn sem þú eða einhver annar reynir að skuldfæra beint eða leggja inn óráðstafað reikning sinn. (Venjulega viltu ekki skuldfæra eða leggja beint inn á óráðstafaða reikninginn og aðeins hæfir endurskoðendur myndu færa viðskipti beint inn í óráðstafaða tekjur í öllum tilvikum.)

• Dagsetningarviðvaranir: Dagsetningarviðvörunarkassarnir segja QuickBooks að vara þig við þegar þú eða einhver annar fer í viðskipti með dagsetningu of langt í fortíðina eða of langt fram í tímann. Ef þú merkir við annaðhvort dagsetningarviðvörunarreitanna, viltu líka tilgreina hversu margir dagar eru of langt í fortíðina eða of langt fram í tímann.

• Lokadagsetning stilling: Lokadagsetning kassi gerir þér kleift að bera kennsl á dagsetningu þar sem ekki er hægt að breyta QuickBooks gagnaskránni þinni. Með öðrum orðum, ef þú stillir lokadagsetninguna á 31. desember 2012, ertu að segja QuickBooks að þú viljir ekki að neinar breytingar verði gerðar á QuickBooks gagnaskránni fyrir þessa dagsetningu.

• Þetta þýðir að einhver getur ekki breytt færslu sem er dagsett fyrir lokadag þinn án þess að fá skelfileg viðvörunarskilaboð. Það þýðir líka að einhver getur ekki slegið inn færslu með því að nota dagsetningu fyrir þennan lokadag. Þú getur smellt á Stilla dagsetningu/lykilorð hnappinn til að birta valmynd sem gerir þér kleift að tilgreina lokunardag og búa til lykilorðið sem þarf þegar einhver vill bæta við gömlum viðskiptum eða breyta gömlum viðskiptum.

Allar nýlegar útgáfur af QuickBooks bjóða upp á endurskoðunarslóð sem er alltaf í gangi, þannig að þú sérð ekki lengur bókhaldsval fyrir endurskoðunarslóð gátreit. Endurskoðunarslóð, við the vegur, heldur einfaldlega lista yfir hver gerir hvaða breytingar á viðskiptum. Endurskoðendur, fyrirsjáanlega, elska endurskoðunarslóðir. Endurskoðunarslóðir gera einhverjum, eins og CPA þinn, kleift að koma inn eftir staðreyndina og komast að því hvers vegna reikningsjöfnuður er það sem hún er.