Hvernig á að slá inn innkaupapöntun í QuickBooks Online

Fyrirtæki sem panta fullt af dóti frá söluaðilum nota oft innkaupapantanir til að halda utan um vörurnar sem eru í pöntun. Innkaupapantanir í QuickBooks Online (QBO) hafa ekki áhrif á neina reikninga þína; í staðinn hjálpa þeir þér einfaldlega að halda utan um hvað þú pantar. Og þegar pöntunin berst geturðu borið saman vörurnar sem koma inn um dyrnar við þær sem eru skráðar á innkaupapöntuninni til að ganga úr skugga um að þær passi.

Ef þú ætlar að nota innkaupapantanir þá fer pöntunarferlið venjulega fram á eftirfarandi hátt:

• Þú leggur inn pöntun hjá seljanda og slærð inn innkaupapöntun í QBO sem passar við pöntunina sem þú lagðir inn.

• Þú færð vörurnar sem þú pantaðir, venjulega ásamt reikningi fyrir vörurnar; þú samsvarar síðan hlutunum sem þú færð við innkaupapöntunina og setur inn reikning fyrir vörurnar. Athugaðu að stundum færðu reikninginn án hlutanna eða hlutunum án reikningsins.

• Þú borgar reikning seljanda.

Þú slærð inn innkaupapöntun með því að nota innkaupapöntunarfærslugluggann; þú getur opnað þennan glugga annað hvort á síðunni Kostnaðarfærslur eða úr valmyndinni Búa til (plústáknið). Dæmigerð innkaupapöntun lítur út eins og sú sem sýnd er hér og þú munt taka eftir því að glugginn líkist tékkaglugganum.

Innkaupapöntun glugginn.

Þegar þú fyllir út innkaupapöntunarfærslugluggann, úthlutar QBO stöðunni Opið fyrir innkaupapöntunina; staðan birtist rétt fyrir neðan nafn seljanda í efra vinstra horninu á færsluglugganum.

Þegar þú færð vörurnar, reikning seljanda eða hvort tveggja, skráir þú reikning eða ávísun, kostnaðarfærslu eða kreditkortagreiðslu, sem sýnir hvað þú borgaðir (eða hvað þú skuldar) seljanda.

Þegar þú velur lánardrottinn sem hefur opnar innkaupapantanir á einhverri af þessum tegundum færslu birtist gluggi hægra megin í glugganum sem sýnir tiltækar innkaupapantanir. Þú bætir innkaupapöntun við færsluna á sama hátt og þú bættir reikningi við ávísanafærslu: með því að smella á Bæta við hnappinn. Hér hefur tékkafærsla verið opnuð og lánardrottinn sem er með opnar innkaupapantanir valinn.

Athugunarglugginn, með lánardrottni valinn sem hefur opnar innkaupapantanir.

Þegar smellt er á Bæta við til að bæta innkaupapöntuninni við færsluna bætir QBO innkaupapöntunarlínunum við fyrstu tiltæku línuna í hlutanum Vöruupplýsingar í Athugafærslunni. QBO gefur einnig til kynna, fyrir neðan nafn lánardrottins, að tékkafærslan hafi eina tengda færslu.

A Athugaðu færslu eftir að innkaupapöntun hefur verið bætt við hana.

Ef þú vistar tékkafærsluna og opnar síðan innkaupapöntunina aftur, hefur QBO breytt stöðu innkaupapantana úr opnum í lokuð þannig að þú bætir ekki innkaupapöntuninni óvart við aðra færslu.

Ef þú bætir röngri innkaupapöntun við færslu geturðu fjarlægt innkaupapöntunarlínuna í hlutanum Vöruupplýsingar með því að smella á ruslatunnutáknið hægra megin á línunni.

QBO getur ekki bætt aðeins hluta af innkaupapöntun við færslu. Þannig að ef þú færð aðeins hluta af innkaupapöntun skaltu bæta innkaupapöntuninni við færsluna þína og skrá síðan greiðslu fyrir þann hluta innkaupapöntunarinnar sem þú fékkst með því að eyða línum úr ávísuninni fyrir vörur sem þú fékkst ekki. Til að halda áfram að rekja útistandandi hluta innkaupapöntunarinnar er hægt að loka upphaflegu innkaupapöntuninni handvirkt og búa til nýja innkaupapöntun sem inniheldur eftirstandandi útistandandi vörur; þegar þú býrð til seinni innkaupapöntunina - í rauninni bakpöntun - reyndu að úthluta henni númeri sem hjálpar þér að rekja hana í tengslum við upprunalegu innkaupapöntunina.

Þú getur notað þín eigin sérsniðnu innkaupapöntunarnúmer ef þú velur Gear→ Fyrirtækjastillingar→ Kostnaður. Smelltu síðan á blýantinn við hlið innkaupapantana til að breyta innkaupapöntunarstillingum, veldu Sérsniðnar færslunúmer gátreitinn og smelltu svo á Vista.

Þegar þú þarft að bera kennsl á opnar innkaupapantanir skaltu nota skýrsluna Opinn innkaupapöntunarlista.