Hvernig á að setja upp aðalskráalista í QuickBooks 2019

Þegar þú setur upp QuickBooks 2019, sem hagnýtt mál, býrðu ekki aðeins til fyrirtækjaskrá sem þú munt nota til að geyma fjárhagsupplýsingar um fyrirtækið þitt, heldur seturðu upp aðalskráalista, svo sem QuickBooks Item List og QuickBooks Class List. . Þessir aðalskráarlistar geyma upplýsingar sem þú getur notað og endurnýtt. Einn af aðalskráarlistunum lýsir hverjum viðskiptavinum þínum; þessi aðalskrá með upplýsingum viðskiptavina inniheldur nafn og heimilisfang viðskiptavinarins, tengiliðaupplýsingar, reikningsnúmer og svo framvegis.

Quickbooks Atriðalisti

Ef þú velur Lists → Item List skipunina birtir QuickBooks Item List gluggann, eins og sýnt er. Atriðalisti glugginn sýnir öll atriðin sem þú hefur sett upp sem hluta af því að keyra QuickBooks uppsetninguna og hluti sem þú hefur bætt við handvirkt síðan þú keyrðir uppsetningarhjálpina.

Vörulisti glugginn.

Verðskrá QuickBooks 2019

Verðlagslistinn gerir þér kleift að búa til verðleiðréttingar sem þú getur notað á flugi þegar þú reikningar viðskiptavinum, gefur út kreditreikninga og svo framvegis.

Söluskattskóðar í QuickBooks 2019

Vöruskattskóði listinn geymir lista yfir kóða, eða skammstafanir, sem þú getur notað til að lýsa hlutum sem skattskyldum eða óskattskyldum. Ef þú velur þessa skipun birtir QuickBooks glugga sem sýnir núverandi söluskattskóða. (Venjulega sérðu tvo núverandi kóða: Skattur og Non.)

Listi yfir söluskattskóða birtist ekki nema þú segir QuickBooks að fylgjast með söluskatti við uppsetningu eða eftir það. Til að bæta við söluskattskóðum skaltu gera eftirfarandi skref:

Veldu Breyta → Stillingar.

Smelltu á hlutinn söluskattur í kjörstillingarlistanum.

Smelltu á Company Preferences flipann.

Svaraðu spurningunni Gerir þú söluskatt með því að smella á Já.

Til að bæta við nýjum söluskattskóða, smelltu á Bæta við söluskattshlut og lýsir nýja söluskattinum þegar QuickBooks sýnir nýja vörugluggann (ekki sýndur) með því að nefna vöruskattsvöruna, lýsa henni í stuttu máli og gefa síðan upp söluskattinn. taxta og skattastofnun.

Hvernig á að setja upp lista yfir launaskrá í QuickBooks 2019

Listinn Launaliður auðkennir atriði sem birtast á launatékkum starfsmanna. Ef þú ert að nota utanaðkomandi launaþjónustustofu til að sjá um launaskrána þína - og þetta er ekki slæm hugmynd - þarftu ekki einu sinni að hafa áhyggjur af listanum yfir launalið. Ef þú ert að nota QuickBooks Enhanced Payroll Service, aftur, ekki hafa áhyggjur af launaskránni. (Í báðum tilfellum setja QuickBooks fólkið upp launaliðina sem þú notar til að skrá launaskrá.) Og ef um er að ræða fullkomna „við gerum-allt“ launaþjónustu Intuit þarftu ekki einu sinni að fylgjast með launaskrá inni. QuickBooks, vegna þess að QuickBooks fólkið gerir það á skrifstofu sinni á tölvum sínum.

Ef þú þarft að bæta við launaliðum skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu skipunina Listar → Listi yfir launaskrá.

QuickBooks sýnir listagluggann fyrir launaskrá.

2. Til að bæta við nýjum launalið skaltu smella á hnappinn Launaliður og velja síðan Launaliður → Nýtt.

QuickBooks sýnir gluggann Bæta við nýjum launalið (ekki sýndur). Þú getur valið að setja upp nýjan launalið með því að nota annað hvort EZ uppsetningaraðferðina eða sérsniðna uppsetningu:

• EZ Set Up: Ef þú vilt að QuickBooks hjálpi þér og þú ert að setja upp algengan launaskrá skaltu smella á EZ Set Up hnappinn, smella á Next og einfaldlega fylgja leiðbeiningunum á skjánum.
• Sérsniðin uppsetning: Ef þú vilt framkvæma sérsniðna uppsetningu á launaskrá skaltu smella á sérsniðna uppsetningu hnappinn og smella síðan á Næsta. QuickBooks leiðir þig í gegnum viðtal á mörgum skjám sem spyr þig um launaliðinn sem þú átt að setja upp. Fyrsti svarglugginn sem QuickBooks sýnir, til dæmis, biður þig um að bera kennsl á tegund launaliðs sem þú vilt búa til. Þú svarar þessari spurningu með því að velja einn af útvarpshnöppunum og smella síðan á Next.

3. Nefndu launalið.

Eftir að þú hefur greint tegund launaliðs, nefnirðu það. QuickBooks býður upp á aðra útgáfu af glugganum Bæta við nýjum launalið sem inniheldur reit sem þú fyllir út til að gefa nýja hlutnum nafn.

4. Til að klára uppsetningu launaliðar, smelltu á Næsta hnappinn til að fara í gegnum uppsetningarspurningar launaliða sem eftir eru.

Þú auðkennir nafn ríkisstofnunarinnar sem skuldin er greidd til, kennitölu skattgreiðenda sem auðkennir þig einstaklega fyrir skattstofnuninni, ábyrgðarreikninginn sem þú notar til að fylgjast með hlutunum, skatteyðublaðslínuna sem þú notar til að tilkynna um atriði, reglurnar sem QuickBooks ætti að nota til að reikna út hlutinn (eins og hvort hluturinn sé skattskyldur) og nokkur önnur ýmis gögn. Eftir að þú hefur gefið upp allar þessar upplýsingar og smellt á Ljúka hnappinn (sem birtist í síðasta glugganum Bæta við nýjum launalið), bætir QuickBooks nýja launaliðnum við launaliðslistann.

Valmyndin Launaliður gefur upp skipanir sem eru gagnlegar til að vinna með listann Launaliður. Til viðbótar við skipanirnar sem þú notar til að bæta hlut á listann, gefur valmyndin skipanir til að eyða launaliðum, endurnefna launaliði, gera launaliði virka og prenta lista yfir launaliði.

Hvernig á að setja upp QuickBooks 2019 bekkjarlistann

QuickBooks gerir þér kleift að nota flokka til að aðgreina eða rekja fjárhagsgögn á þann hátt sem er ekki mögulegur þegar þú notar aðra hluta bókhaldsupplýsinga, eins og reikningsnúmerið, viðskiptavininn, sölufulltrúann, hlutinn og svo framvegis. Fyrirtæki getur notað flokka, til dæmis, til að aðgreina fjárhagsupplýsingar eftir verslunum, rekstrareiningum eða landfræðilegum svæðum.

Til að setja upp námskeið skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu skipunina Lists → Class List.
QuickBooks sýnir flokkalista gluggann, eins og sýnt er.

Class List glugginn.

Ef þú sérð ekki flokkalisti skipunina skaltu velja Breyta → Óskir, smella á bókhaldstáknið, smella á Company Preferences flipann og velja Nota bekkjarakningu fyrir færslu gátreitinn.

2. Til að búa til nýjan flokk skaltu velja Class → New neðst í glugganum.

QuickBooks sýnir New Class valmyndina, eins og sýnt er.

Nýr flokkur svarglugginn.

3. Til að nefna nýja bekkinn skaltu slá inn nafn eða skammstöfun í reitinn Heiti flokks.

Athugaðu að þú slærð inn nafn bekkjarins í hvert skipti sem þú skráir færslu sem fellur inn í bekkinn. Af þessum sökum viltu ekki búa til löng eða auðvelt að slá rangt eftir flokksnöfnum. Haltu hlutunum stuttum, einföldum og auðveldum.

4. Ef flokkurinn sem þú ert að setja upp er í raun undirflokkur af foreldraflokki, veldu gátreitinn Undirflokkur af og veldu síðan foreldraflokkinn úr fellilistanum undirflokks Af.

5. Smelltu á OK til að vista bekkinn.

Að öðrum kosti, smelltu á Hætta við til að vista ekki bekkinn eða smelltu á Næsta hnappinn til að vista bekkinn og birta aftur New Class valmyndina.

Ef þú vilt ekki að bekkurinn sé notaður lengur geturðu valið gátreitinn Class Is Inactive.

Class valmyndin, sem birtist þegar þú smellir á Class hnappinn, gefur einnig skipanir til að breyta upplýsingum um valinn bekk, til að eyða völdum bekk, til að gera valinn bekk óvirkan og til að prenta lista yfir flokka, auk nokkurra aðrar gagnlegar skipanir. Allar þessar skipanir eru frekar einfaldar í notkun. Gerðu tilraunir með þeim til að komast að því hvernig þau virka.

Hvernig á að setja upp QuickBooks 2019 viðskiptavinalista

Viðskiptavinalisti heldur utan um alla viðskiptavini þína og upplýsingar um viðskiptavini, svo sem innheimtu- og sendingarheimilisföng.

Fylgdu þessum skrefum til að bæta viðskiptavinum við viðskiptavinalistann:

1. Veldu Viðskiptavinir → Viðskiptavinamiðstöð skipunina.

QuickBooks birtir gluggann viðskiptavinaupplýsingar.

Upplýsingaglugginn fyrir viðskiptavini.

2. Til að bæta við nýjum viðskiptavin, smelltu á fellilistann Nýr viðskiptavinur og starf og veldu síðan skipunina Nýr viðskiptavinur.

QuickBooks sýnir gluggann Nýr viðskiptavinur.

Nýr viðskiptavinur glugginn.

3. Notaðu reitinn Nafn viðskiptavinar til að gefa viðskiptavininum stutt nafn.

Þú þarft ekki að slá inn fullt nafn viðskiptavinar í reitinn Nafn viðskiptavinar. Þessar upplýsingar geta farið í Nafn fyrirtækis reitinn, sýndur á flipanum Heimilisfangsupplýsingar. Þú vilt bara einhverja stytta útgáfu af nafni viðskiptavinarins sem þú getur notað til að vísa til viðskiptavinarins innan QuickBooks bókhaldskerfisins.

4. (Valfrjálst) Ef þú innheimtir viðskiptavin þinn í öðrum gjaldmiðli en venjulega heimagjaldmiðilinn þinn skaltu velja þann gjaldmiðil úr fellilistanum Gjaldmiðill.

Ef þú sagðir QuickBooks að þú vinnur í mörgum gjaldmiðlum - þú hefðir gert þetta í uppsetningarferli EasyStep Interviews - vill QuickBooks að þú auðkennir hvenær þú reikningsfærir viðskiptavin og innheimtir greiðslur frá viðskiptavini í öðrum gjaldmiðli en heimagjaldmiðillinn þinn.

5. (Venjuleg regla) Hunsa Opnunarjöfnuð og As Of reiti.

Þú vilt venjulega ekki stilla upphafsstöðu viðskiptavinarins með því að nota Opnunarjöfnuð og Af reitina. Það er ekki rétta leiðin til að stilla nýja viðskiptakröfustöðu þína. Ef þú gerir þetta ertu í rauninni að setja upp debethluta færslu án samsvarandi kredithluta. Seinna þarftu að slá inn brjálaðar, vitlausar dagbókarfærslur til að laga ófullkomna bókhaldið þitt. En undantekning frá venjulegri reglu er til, eins og fjallað er um í ábendingunni sem fylgir.

6. Notaðu reitina á flipanum Heimilisfangsupplýsingar til að gefa upp nafn fyrirtækis og tengiliðaupplýsingar, þar á meðal nafn tengiliða, símanúmer, faxnúmer, netföng, innheimtu- og sendingarföng, og svo framvegis.

Ég ætla ekki að segja þér að þú ættir að slá inn fornafn og eftirnafn einhvers í Fullt nafn reitina eða að símanúmer viðskiptavinarins fari í reitina sem merktir eru Aðalsími og Vinnusími.

7. Smelltu á flipann Greiðslustillingar til að sýna sett af reitum sem sýndar eru.

Hægt er að skrá reikningsnúmer viðskiptavinarins, lánshæfismat hans, greiðsluskilmála, ákjósanlega greiðslu- og afhendingaraðferðir og jafnvel kreditkortaupplýsingar. Athugaðu að gátreitirnir fyrir netgreiðslur leyfa þér að gefa til kynna að viðskiptavinur geti greitt þér með kreditkorti eða millifærslu - en þú þarft að hafa sett upp þessa þjónustu nú þegar. Ef þú hefur ekki sett upp þjónustuna biður QuickBooks þig um að setja þær upp þegar þú hakar við einn af þessum reitum.

Greiðslustillingar flipinn.

8. (Valfrjálst) Ef þú ert að rekja söluskatta skaltu smella á flipann Söluskattsstillingar til að birta reitina sem þú munt nota til að auðkenna söluskattshlutfall þessa viðskiptavinar.

Vöruskattsstillingar flipinn, til dæmis, inniheldur Skattakóða fellilista sem þú notar til að gefa til kynna hvaða söluskattskóði á við þennan tiltekna viðskiptavin. Einnig er hægt að auðkenna raunverulega söluskattsvöruna og, ef við á, endursölunúmerið.

9. Gefðu smá viðbótarupplýsingar um viðskiptavininn.

Ef þú smellir á flipann Viðbótarupplýsingar, sýnir QuickBooks nokkra aðra kassa sem þú getur notað til að safna og geyma upplýsingar um viðskiptavini. Þú getur notað fellilistann Tegund viðskiptavinar, til dæmis, til að flokka viðskiptavin þannig að hann passi inn í tiltekna tegund viðskiptavinar. Og þú getur notað Repair fellilistann til að bera kennsl á sjálfgefna sölufulltrúa viðskiptavinarins. Að lokum er hægt að smella á hnappinn Skilgreina reiti til að tilgreina fleiri reiti sem á að safna og tilkynna fyrir viðskiptavininn.

Flipinn Viðbótarupplýsingar.

10. (Valfrjálst) Smelltu á Verkupplýsingar flipann til að lýsa vinnu viðskiptavinar.

Starfsupplýsingar flipinn gerir þér kleift að lýsa upplýsingum sem tengjast tilteknu starfi sem unnið er fyrir viðskiptavin. Þú notar flipann Verkupplýsingar ef þú setur ekki aðeins upp viðskiptamann heldur setur einnig upp starf fyrir þann viðskiptavin.

11. Þegar þú hefur lokið við að lýsa viðskiptavininum skaltu smella á Vista og loka eða Vista og nýtt til að vista lýsinguna þína.

Settu upp söluaðilalistann í QuickBooks

Rétt eins og þú notar viðskiptamannalista til að halda skrár yfir alla viðskiptavini þína, notarðu lánardrottnalista til að halda skrár yfir söluaðila þína. Eins og viðskiptamannalisti gerir lánardrottinslisti þér kleift að safna og skrá upplýsingar, eins og heimilisfang lánardrottins, tengiliðinn og svo framvegis.

Til að bæta seljanda við söluaðilalistann þinn skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu Vendors → Vendor Center skipunina.

Þegar þú gerir það birtir QuickBooks gluggann Upplýsingar um söluaðila.

Upplýsingaglugginn lánardrottins.

2. Til að bæta við nýjum lánardrottni, smelltu á fellilistann Nýr lánardrottinn og veldu síðan Nýr lánardrottinn.

QuickBooks sýnir New Vendor gluggann.

Nýr söluaðili gluggi.

3. Gefðu lánardrottnum nafn í reitnum Heiti lánardrottins.

As is the case with the Customer list, you use this name to refer to the vendor within QuickBooks. For this reason, an abbreviation is fine. You just want something easy to enter and easy to remember.

4. (Optional) If you pay your vendor in a currency different from your usual home currency, choose that currency from the Currency drop-down list.

If you told QuickBooks that you work in multiple currencies — you would have done this during the EasyStep Interview setup process — QuickBooks wants you to identify when you receive bills from or pay a vendor in a currency different from your home currency.

5. (Usual rule) Ignore the Opening Balance and As Of fields.

Don’t do anything with the Opening Balance and As Of boxes. People who don’t know better use those boxes to enter the opening balance owed a vendor and the date the amount is owed, but these entries only create problems later. At some point in the future, this poor soul’s accountant will need to find and correct this error. As when you add new customers, however, an exception to the usual rule exists, as discussed in the tip that follows.

Although the usual rule is that you don’t want to set an opening balance for a vendor, this rule has an important exception. You record your accounts payable balance on the conversion date by setting an opening balance for each vendor as of the conversion date. The sum of these opening balances is what QuickBooks uses to determine your total accounts payable on the conversion date.

6. Supply the vendor address information.

The Address Info tab supplies a bunch of easy-to-understand boxes that you use to collect vendor name and address information. You enter, predictably, the vendor’s full name in the Company Name box.

You can click the Edit buttons on the Address Info tab to display another dialog box called the Edit Address Information dialog box, which lets you enter the address in typical street address, city, state, and zip-code format. The Edit buttons appear to the right of the Billed From and Shipped From address blocks.

7. Supply any additional information necessary.

The Payment Settings tab collects the most relevant vendor information, including account number, credit limit, and payment terms, but if you click the Tax Settings tab, the Account Settings tab, or the Additional Info tab, QuickBooks displays a handful of other boxes that you can use to collect and store information:

• The Tax Settings tab lets you collect the vendor’s tax identification number so that you can (as sometimes required by federal tax laws) send the vendor a Form 1099 at the end of the year.
• The Account Settings tab lets you specify which accounts QuickBooks should use to prefill account fields when entering a transaction for the vendor.
• The Additional Info tab lets you categorize the vendor according to type and also lets you create other custom fields.

If you’re paying a vendor for the first time, a good guideline is to get his tax ID number. If somebody won’t give you his tax ID number — thereby making it impossible for you to report payments that you make to him — it’s probably a sign that something is a bit amiss.

The Payment Settings tab.

8. Click OK.

The New Vendor window closes, and you go back to the Vendor Center.

If you click the Account Settings tab (the fourth tab available in the New Vendor window), QuickBooks displays boxes you can use to list the accounts that you want QuickBooks to fill in for you automatically when you record a check to some vendor or when you record a bill from some vendor. If the check to the phone company pays telephone expenses, for example, you could tell QuickBooks to prefill that expense category the next time you enter a bill or record a check to pay that vendor. It won’t enter an amount, as (obviously) the amount can change, but you won’t have to search all your accounts to find telephone expenses if you use this option.

Set Up a Fixed Assets List in QuickBooks

If you choose the Lists → Fixed Asset Item List command, QuickBooks displays the Fixed Asset Item list window. You can use this window to see a list of the fixed assets — furniture, equipment, machinery, vehicles, and so forth — that you’ve purchased. That is, you can see this list after you click the Item drop-down list, choose New, and fill in the New Item window for each fixed asset.

You describe each fixed asset by using the New Item window.

The Fixed Asset Item list doesn’t really integrate with the QuickBooks general ledger. You record the purchase or disposal of fixed assets by using regular old QuickBooks transactions. You might record the purchase of a particular fixed asset simply by entering a check in the usual fashion. And you might record the disposal of a fixed asset by entering a general ledger journal entry.

The Fixed Assets Item list, then, just acts as a stand-alone list that lets you track the fixed assets you purchased.

Set Up a QuickBooks Price Level List

A price level changes the sales price up or down when you do things like invoice. You might create a price level that amounts to a preferred customer discount on specified items. When you create an invoice for those items, rather than use the standard price for the item (which appears in the Create Invoice window’s Price column), you could select the price level preferred customer discount (in the Price column) to use the discounted preferred customer.

To create a price level, choose the Lists → Price Level command. When QuickBooks displays the Price Level list window (not shown), click the Price Level drop-down list and then choose New. When QuickBooks displays the New Price Level dialog box, give the price level a name in the Price Level Name text box, use the Price Level Type box and list to specify to which items the price level applies, and then use the Adjust Price and Rounding boxes to set the new price level’s prices. When you click OK, QuickBooks redisplays the Price Level list window — this time with your new price level. You can edit and delete existing price levels by using other commands that become available when you click the Price Level button.

Set Up a QuickBooks Billing Rate Level List

A billing rate sets the amount that you charge for service items. Whereas a law firm might sell only hours of legal advice, for example, the item “legal advice” would be billed at different rates for different attorneys. An attorney just out of law school might have his or her time billed at one rate, whereas a senior partner in the firm might bill at another, probably much higher rate.

To set up a billing rate, you choose the Lists → Billing Rate Levels List command. When QuickBooks displays the Billing Rate Level window (not shown), click the Billing Rate Level drop-down list and then choose New to display the New Billing Rate Level dialog box. You use the New Billing Rate Level dialog box to define a billing rate, giving the billing rate level a name, and then set a fixed hourly rate for the billing-rate level or different hourly rates for different service items.

After you create billing-rate levels with the Billing Rate Levels List command, by the way, you need to connect those levels with specific employees so that the correct rate gets used when an employee’s time is billed. To do this, display the Employee Center window by choosing the Employees → Employee Center command. Then right-click the employee, choose Edit Employee from the shortcut menu, click the Additional Info tab when QuickBooks displays the Edit Employee dialog box, and select the appropriate billing rate in the Billing Rate Level list box.

Set Up the Profile Lists

If you choose the Lists → Customer & Vendor Profile List command, QuickBooks displays a submenu of commands that you use to create some of the mini lists that QuickBooks uses to ease your bookkeeping and accounting. The Profile lists include lists of sales reps, customer types, vendor types, job types, payment terms, customer messages, payment methods, shipping methods, and vehicles. Most of the Profile lists are pretty darn simple to use. If you choose the Sales Rep list command, for example, QuickBooks displays the Sales Rep list window. Then you click the Sales Rep drop-down list and choose New. QuickBooks displays the New Sales Rep dialog box.

The New Sales Rep dialog box.

In case you’re still experiencing a certain amount of accounting anxiety, let me just point out that you enter the name of the sales representative in the Sales Rep Name box. Then, throwing caution to the wind, you enter the sales rep’s initials in the Sales Rep Initials box. When you click OK, QuickBooks adds the sales rep to your Sales Rep list.

The other Profile lists work in the same simple, scaled-down fashion. You choose the Profile list from the submenu, click the Profile List button, and choose New. When QuickBooks displays a window, you use one or two boxes to describe the new Profile list.