Hvernig á að reikningsfæra viðskiptavin í QuickBooks 2019

Til að reikningsfæra viðskiptavin frá QuickBooks 2019, notaðu gluggann Búa til reikninga til að auðkenna viðskiptavininn og tilgreina upphæðina sem viðskiptavinurinn skuldar. Til að birta gluggann Búa til reikninga skaltu velja Viðskiptavinir → Búa til reikninga. Þegar þú gerir það birtir QuickBooks glugga til að búa til reikninga eins og sá sem sýndur er. Þú getur notað fleiri en eina tegund af QuickBooks reikningssniðmáti.

Athugaðu samt að glugginn Búa til reikninga sem þú sérð lítur kannski ekki nákvæmlega út eins og sá sem sýndur er. Þú getur líka valið að sérsníða reikningsform þannig að það passi fullkomlega við kröfur fyrirtækisins. Sérstök skref sem þú tekur geta verið allt-svo-örlítið öðruvísi ef þú ert að vinna með annað QuickBooks reikningsformsniðmát.

1Til að birta gluggann Búa til reikninga skaltu velja Viðskiptavinir→ Búa til reikninga.

Þegar þú gerir það birtir QuickBooks gluggann Búa til reikninga. Athugaðu samt að glugginn Búa til reikninga sem þú sérð lítur kannski ekki nákvæmlega út eins og sá sem sýndur er. Hægt er að nota fleiri en eina tegund af reikningsformi. Þú getur líka valið að sérsníða reikningsform þannig að það passi fullkomlega við kröfur fyrirtækisins.

2Tilgreindu viðskiptavininn og, ef við á, starfið.

Til að gera þetta, veldu viðskiptavininn eða viðskiptavin og verksamsetningu úr Viðskiptavinur:Starf fellilistanum. Ekki hafa áhyggjur af þessu „vinnu“ fyrirtæki ef þú þekkir það ekki.

Þú verður að auðkenna tiltekna viðskiptamann sem þú ert að reikningsfæra með því að velja þann viðskiptavin af Viðskiptavinur:Starf listanum. Ef viðskiptavinurinn er nýr viðskiptavinur sem þú hefur ekki enn reikningsfært eða lýst í Viðskiptavinalistanum skaltu slá inn stutt nafn fyrir viðskiptavininn — eins og skammstöfun á nafni hans — í Viðskiptavinur:Starfslistann.

QuickBooks gefur síðan til kynna að viðskiptavinurinn sé ekki enn til í viðskiptavinalistanum og spyr hvort þú viljir bæta við viðskiptavininum; gefa til kynna að þú gerir það. Þegar beðið er um það skaltu gefa upplýsingar um viðskiptavini sem QuickBooks biður um.

Þú getur líka flokkað reikning sem passa í tiltekinn flokk með því að nota fellilistann Class. Ekki hafa áhyggjur á þessum tímapunkti um notkun bekkjarakningar.

3Staðfestu eða gefðu upp nýjar reikningshausupplýsingar.

Eftir að þú hefur borið kennsl á viðskiptavininn fyllir QuickBooks út dagsetningu, reikning, reikning til og hugsanlega send til reitanna. Þú þarft líklega ekki að breyta neinum af þessum upplýsingum. Þú ættir að skoða upplýsingarnar sem sýndar eru í þessum reitum til að ganga úr skugga um að þær séu réttar.

Til dæmis myndir þú venjulega ekki reikningsfæra einhvern nema þú hafir þegar sent vöruna eða veitt þjónustuna. Þess vegna ættir þú líklega að staðfesta að reikningsdagsetningin komi á eftir sendingardegi vöru eða þjónustudagsetningu. Þú gætir líka viljað staðfesta, til dæmis, að Senda til heimilisfangið sé rétt.

4 Gefðu upp eða staðfestu upplýsingar um reikningsreitinn.

Reikningar innihalda svæðisupplýsingar sem skrá hluti eins og innkaupapöntunarnúmer, greiðsluskilmála, sendingardag og sendingaraðferð. Þú ættir að ganga úr skugga um að allt sem QuickBooks sýnir í þessum textareitum sé rétt.

Ef viðskiptavinur hefur gefið þér innkaupapöntunarnúmer, til dæmis, sláðu inn það innkaupapöntunarnúmer í reitinn PO Number. Staðfestu að greiðsluskilmálar sem sýndir eru í skilmálareitnum séu réttar. Staðfestu að dagsetningin sem sýnd er í Skip reitnum sé rétt.

Ekki þarf að fylla út alla þessa reiti fyrir hvern reikning, en þú vilt gefa allar upplýsingar sem auðvelda viðskiptavinum að greiða reikning, binda reikning við innkaupaskrár hans og finna út hvernig og hvenær vara er verið að senda.

5 Lýstu hlutunum sem seldir eru.

Hvernig dálkasvæðið á reikningnum þínum lítur út fer í raun eftir því hvort þú ert að selja vörur eða þjónustu. Myndin sýnir dálkasvæðið fyrir vörur. Dálkasvæðið fyrir þjónustu lítur einfaldara út vegna þess að þú gefur ekki miklar upplýsingar þegar þú lýsir þjónustuhlutum.

Á dálkasvæðinu viltu lýsa hverri vöru - hverri vöru eða þjónustu - sem reikningur greiðir fyrir. Til að gera þetta notarðu eina línu fyrir hvern hlut. Fyrsti hluturinn sem þú vilt greiða fyrir fer síðan í röð 1 á dálkasvæðinu.

Fyrir hverja vöru slærðu inn pantað magn, kóðann fyrir vöruna og verð eða verð. QuickBooks sækir vörulýsingu af vörulistanum þínum og setur þessi gögn í Lýsingardálkinn. QuickBooks reiknar einnig upphæðina sem innheimt er fyrir hlutinn með því að margfalda magnið með verði eða gengi.

Þú getur hins vegar breytt bæði Lýsing og Magn reitunum. Ef þú breytir reitnum Magn, endurreikur QuickBooks Verð Hvert reitinn með því að deila upphæðinni með magninu.

Til að færa inn viðbótarvörur á reikninginn skaltu slá inn viðbótarraðir. Hver vara sem þú vilt gera reikning fyrir - hver vara sem ætti að birtast sem sérstakt gjald á reikningnum - birtist sem röð í dálkasvæðinu. Ef þú vilt reikningsfæra viðskiptavin fyrir einhverja vöru er ein lína í dálkasvæði reikningsins notuð fyrir þá vöru.

Ef þú vilt rukka viðskiptavin fyrir vöruflutninga lýsir ein lína á reikningssvæðinu því vörugjaldi. Ef þú vilt skuldfæra viðskiptavin fyrir söluskatt, aftur sýnir ein lína eða röð dálkasvæðis það söluskattsgjald.

Afslættir tákna erfiðar línur til að hafa með á reikningi. Gerum ráð fyrir að þú viljir veita einhverjum viðskiptavinum 10 prósent afslátt. Til að gera þetta tekurðu með afsláttarlínu á reikninginn þinn. En þó að QuickBooks innihaldi afsláttarvöru í vörulistanum sínum, þá er aðeins hægt að nota afsláttarprósentu á fyrri línu á reikningnum. Af þessum sökum afhendir QuickBooks einnig undirheildarlínu. Þú notar undirsamtalslínu til að leggja saman allar fyrri vörur sem sýndar eru á reikningnum. Með því að leggja saman allar vörur sem sýndar eru á reikningnum, til dæmis, getur fyrirtækið veitt viðskiptavininum 10 prósent afslátt af þessum vörum.

Þú þarft að hafa með prósentutáknið til að segja QuickBooks að reikna afslátt sem jafngildir prósentu af milliheildinni. Ef þú sleppir prósentutákninu, gerir QuickBooks ráð fyrir að þú viljir fá dollarafslátt, ekki prósentuafslátt. Á myndinni, til dæmis, að sleppa prósentutákninu myndi 10 prósent afslátturinn breytast í $10 afslátt.

6Notaðu reitinn viðskiptavinaskilaboð neðst í glugganum Búa til reikninga til að leggja fram skilaboð viðskiptavinar sem birtast neðst á reikningnum.

Ef þú hefur búið til sérsniðið sniðmát fyrir reikningseyðublað sem inniheldur aðrar fæturupplýsingar, birtast þessir fæturkassar einnig neðst í glugganum Búa til reikninga. Þú getur notað þær til að safna og flytja viðbótarfótupplýsingar.

7(Valfrjálst) Athugaðu stafsetninguna þína.

Ef þú smellir á Stafsetningarhnappinn, sem birtist meðfram efstu brúninni á Formatting flipanum í Búa til reikninga gluggann, athugar QuickBooks stafsetningu orðanna sem þú notar á reikningnum. Ef QuickBooks finnur engar stafsetningarvillur birtir það skilaboð sem segja þér að stafsetningarathuguninni sé lokið. Ef QuickBooks finnur stafsetningarvillu - skammstafanir vörukóða framleiða oft stafsetningarvillur í QuickBooks - sýnir það Athugaðu stafsetningu á eyðublaði.

Þú getur notað breyta til kassa til að leiðrétta stafsetningarvillu - ef það er í raun er stafsetningarvillu. Þú getur valið eina af tillögunum í staðin úr listanum Tillögur með því að smella á tillöguna og síðan á Skipta út hnappinn. Þú getur skipt út fyrir öll tilvik stafsetningarvillunnar með því að smella á Skipta út öllu hnappinn. Ef orðið sem QuickBooks segir að sé rangt stafsett er í raun rétt stafsett, geturðu smellt á Hunsa hnappinn til að segja QuickBooks að hunsa þetta orð eða Hunsa allt hnappinn til að segja QuickBooks að hunsa öll tilvik þessa orðs á reikningsforminu.

Ef þú notar hugtök sem birtast alltaf sem rangt stafsett orð, að minnsta kosti í QuickBooks, geturðu smellt á Bæta við hnappinn sem birtist á Athuga stafsetningu á eyðublaði. Með því að smella á Bæta við hnappinn segir QuickBooks að bæta orðinu við stafsetningarorðabókina. Eftir að þú hefur bætt orði við QuickBooks stafsetningarorðabókina lítur QuickBooks ekki á orðið sem rangt stafsett.

Athugaðu einnig að þú getur smellt á Valkostir hnappinn til að birta stafsetningarvalmyndina. Stafsetningarvalkostir svarglugginn inniheldur gátreiti sem þú getur notað til að kveikja eða slökkva á ákveðnum gerðum villuleitarrökfræði. Þú getur valið gátreit til að segja QuickBooks að athuga alltaf stafsetningu eyðublaða áður en eyðublaðið er prentað, vistað eða sent, til dæmis. Í svarglugganum eru einnig gátreiti sem segja QuickBooks að hunsa ákveðnar tegundir orða, eins og þau sem nota tölur, þau sem eru öll hástöfum og þau sem eru blönduð hástafir.

8Smelltu annað hvort á Vista og loka hnappinn eða Vista og nýtt hnappinn til að vista reikninginn þinn.

Smelltu á Vista og loka hnappinn ef þú vilt vista reikninginn og loka glugganum Búa til reikninga. Smelltu á hnappinn Vista og nýtt ef þú vilt vista reikninginn og sláðu síðan inn annan reikning í auða útgáfu gluggans Búa til reikninga.

Smelltu á Senda/Send flipann og síðan annað hvort FedEx eða UPS hnappinn til að ræsa QuickBooks Shipping Manager gluggann, sem gerir þér kleift að gera sjálfvirkan sum skrefin í sendingu pakka með Federal Express eða United Parcel Service (UPS). Í fyrsta skipti sem þú ræsir sendingarstjórann þarftu að gera smá uppsetningarvinnu.

Til að fletta í gegnum reikninga sem þú hefur þegar búið til skaltu smella á Fyrra og Næsta hnappana. Eða smelltu á Finna hnappinn og notaðu svargluggann Finna reikninga til að lýsa reikningnum sem þú vilt finna.