Hvernig á að koma jafnvægi á bankareikning í QuickBooks 2021

Að jafna bankareikning er ótrúlega auðvelt í QuickBooks. Reyndar ætla ég að ganga svo langt að segja að ef þú átt í einhverjum vandræðum stafa þau af . . . jæja, slök skráningarhald sem var á undan notkun þinni á QuickBooks .

Nóg um þetta kjaftæði. Ég byrja á því að lýsa því hvernig þú samræmir reikning.

Gefðu QuickBooks upplýsingar af bankayfirlitinu

Í afstemmingu, eins og þú veist líklega, berðu saman færslur þínar á bankareikningi við færslur bankans á sama reikningi. Þú ættir að geta útskýrt hvaða mun sem er á milli reikninganna tveggja - venjulega með því að benda á ávísanir sem þú skrifaðir sem hafa ekki enn verið hreinsaðar. (Stundum falla innlán undir sama flokk; þú skráir innborgun og sendir hana í pósti, en bankinn hefur ekki enn lagt inn reikninginn þinn.)

Fyrsta skrefið er því að afhenda QuickBooks reikningsupplýsingar bankans. Þú færð þessar upplýsingar frá mánaðarlegu yfirliti þínu. Gefðu QuickBooks þær tölur sem það þarf, eins og hér segir:

1. Veldu Bankastarfsemi→ Samræma, eða smelltu á Samræma táknið á heimaskjánum.

QuickBooks sýnir Byrjaðu afstemmingargluggann, eins og sýnt er.

Ef þú ert með nokkra bankareikninga gætirðu þurft að velja þann reikning sem þú vilt samræma.

Byrjaðu afstemmingargluggann

2. Ef bankareikningurinn sem sýndur er er ekki sá sem þú vilt samræma skaltu opna Reikningur fellivalmyndina og velja réttan reikning.

3. Sláðu inn dagsetningu bankayfirlits í textareitinn Yfirlitsdagsetning.

Þú getur stillt dagsetningu einn dag í einu með því að nota plús (+) og mínus (–) takkana. Þú getur líka smellt á dagatalshnappinn hægra megin á textareitnum Yfirlitsdagsetning til að velja dagsetningu úr dagatalinu.

Skoðaðu svindlblaðið á netinu fyrir lista yfir önnur leyndarmál til að breyta dagsetningum.

4. Staðfestu stofnstöðu bankayfirlitsins.

QuickBooks sýnir upphæð í upphafsstöðuhlutanum á skjánum.

5. Sláðu inn lokastöðuna af bankayfirlitinu þínu í textareitinn Lokastaða.

6. Færið inn þjónustugjald bankans.

Ef bankayfirlitið sýnir þjónustugjald og þú hefur ekki þegar slegið það inn skaltu færa bendilinn í textareitinn Þjónustugjald og slá inn upphæðina. (Til dæmis 10 fyrir $10 þjónustugjald.)

7. Sláðu inn færsludagsetningu fyrir þjónustugjaldafærsluna.

QuickBooks bætir einum mánuði við dagsetningu þjónustugjalds frá því síðast þegar þú samræmdir. Ef þessi dagsetning er ekki rétt skaltu slá inn þá réttu.

8. Úthluta þjónustugjaldi bankans á reikning.

Sláðu inn kostnaðarreikninginn sem þú úthlutar bankaþjónustugjöldum á í fyrsta Reikningstextareitnum — þann við hliðina á Dagsetning textareitnum. Virkjaðu fellivalmyndina með því að smella á örina niður, auðkenndu flokkinn með því að nota örvatakkana og ýttu síðan á Enter. Ég veðja á hvað sem er um að þú skráir þessar gjöld á bankaþjónustugjaldareikninginn sem QuickBooks setur sjálfgefið upp.

Ef þú sagðir QuickBooks að þú viljir líka fylgjast með tekju- og kostnaðarupphæðum með því að nota flokka, bætir QuickBooks Class textareitum við Byrja afstemmingargluggann svo þú getir safnað þessum upplýsingum.

9. Færið inn vaxtatekjur reikningsins.

Ef reikningurinn fékk vexti fyrir mánuðinn og þú hefur ekki þegar slegið inn þessa tölu skaltu slá inn upphæð í textareitinn Vextir áunnin.

10. Færið inn viðskiptadagsetningu fyrir vaxtatekjufærsluna.

Þú veist nú þegar hvernig á að slá inn dagsetningar. Ég mun ekki leiða þig með því að útskýra það aftur (en sjáðu skref 3 ef þú átt í vandræðum).

11. Úthlutaðu vöxtunum á reikning.

Í seinni Reikningstextareitnum, sláðu inn reikninginn sem vextir þessa reiknings á að úthluta á. Ég veðja á að þú skráir þetta undir Vaxtatekjureikningnum, sem er nálægt neðst í fellivalmyndinni Reikningur. Til að velja flokk úr Account valmyndinni skaltu virkja valmyndina með því að smella á örina niður, auðkenna flokkinn og ýta síðan á Enter.

12. Smelltu á hnappinn Halda áfram.

QuickBooks sýnir Reconcile gluggann, eins og sýnt er.

Samræma glugginn

Merktu hreinsaðar ávísanir og innstæður

Í Jafna glugganum segir þú QuickBooks hvaða innstæður og ávísanir hafa verið hreinsaðar í bankanum. (Sjáðu bankayfirlitið þitt til að fá þessar upplýsingar.) Fylgdu þessum skrefum:

1. Þekkja fyrstu innborgunina sem hefur verið hreinsuð.

Þú veist hvernig á að gera þetta, ég er viss um það. Farðu bara í gegnum bankayfirlitið til að finna fyrstu innborgunina sem skráð er.

2. Merktu fyrstu hreinsuðu innborgunina sem hreinsaða.

Skrunaðu í gegnum færslurnar sem skráðar eru í Innlán og aðrar inneignir hlutanum í Jafna glugganum, finndu innborgunina og smelltu síðan á hana. Að öðrum kosti geturðu auðkennt innborgunina með því að nota Tab eða örvatakkana og ýta síðan á bilstöngina. QuickBooks setur gátmerki fyrir framan innborgunina til að merkja það sem hreinsað og uppfærir hreinsaða yfirlitsstöðu.

Ef þú átt mikinn fjölda innlána til að hreinsa og þú getur borið kennsl á þær fljótt, smelltu á Merkja allt hnappinn og afmerktu síðan færslurnar sem eru ekki á bankayfirlitinu. Til að afmerkja færslu, smelltu á hana. Gátmerkið hverfur.

3. Skráðu allar innstæður sem hafa verið hreinsaðar en vantar.

Ef þú finnur ekki innborgun í Jafna glugganum hefurðu ekki slegið hana inn í skrána ennþá. Ég get aðeins giskað á hvers vegna þú hefur ekki slegið það inn. Kannski gleymdirðu bara. Lokaðu eða slökktu á Samræma glugganum með því að smella á Skilja hnappinn. Opnaðu nú skrána og færðu innborgunina í skrána á venjulegan hátt. Til að fara aftur í Jafna gluggann skaltu annað hvort opna hann aftur eða virkja hann aftur. Eða, ef þú vilt, veldu Bankastarfsemi→ Gerðu innlán og opnaðu innlánsskjáinn beint efst í Jafna glugganum. Skráðu innborgunina og smelltu síðan á Vista og loka hnappinn. Þegar þú opnar Jafna gluggann aftur birtist innborgunin á Innlánum og öðrum inneignum.

4. Endurtaktu skref 1–3 fyrir allar innstæður sem skráðar eru á bankayfirlitinu.

Gakktu úr skugga um að dagsetningar passi og að upphæðir innlána séu réttar. Ef þau eru það ekki skaltu fara aftur í færslurnar til að leiðrétta þær. Til að komast að færslu, smelltu á Fara til hnappinn. Þú sérð gluggann Skrifa ávísanir eða leggja inn þar sem viðskiptin voru upphaflega skráð. Gerðu leiðréttingarnar þar og smelltu síðan á Vista og loka. Þú ferð aftur í Samræma gluggann.

5. Þekkja fyrstu ávísunina sem hefur verið hreinsuð.

Enginn sviti, ekki satt? Finndu bara fyrstu ávísunina eða úttektina sem skráð er á bankayfirlitinu.

QuickBooks gerir þér kleift að flokka færslurnar sem skráðar eru í Jafna glugganum með því að smella á dálkafyrirsagnirnar í Ávísanir og greiðslur hlutanum og í Innlánum og öðrum inneignum hlutanum. Þú gætir viljað gera tilraunir aðeins með þennan handhæga eiginleika. Flokkun og endurflokkun færslna - sérstaklega á bankareikningum með miklu færslumagni - auðveldar oft vinnuna við að samræma bankareikning.

6. Merktu fyrstu tæmdu ávísunina sem hreinsa.

Skrunaðu í gegnum færslurnar sem skráðar eru í hlutanum Ávísanir og greiðslur í Jafna glugganum; finna fyrstu ávísunina; og smelltu svo á það. Þú getur líka auðkennt það með því að ýta á Tab og örvatakka. Ýttu svo á bilstöngina. QuickBooks setur gátmerki til að merkja þessa færslu sem hreinsaða og uppfærir hreinsaða reikningsjöfnuð.

7. Skráðu allar ávísanir sem vantar en hafa verið hreinsaðar.

Ef þú finnur ekki ávísun eða afturköllun í QuickBooks, gettu hvað? Þú hefur ekki skráð það í skrána ennþá. Lokaðu eða slökktu á Samræma glugganum með því að smella á Skilja hnappinn hans eða með því að virkja annan glugga. Sýndu síðan skrána og sláðu inn ávísunina eða úttektina. Til að fara aftur í Samræma gluggann skaltu opna hann aftur eða virkja hann aftur. Eða þú getur valið Bankastarfsemi→ Skrifa ávísanir, búið til ávísunina beint ofan á Jafna gluggann og smellt síðan á Vista og loka til að fara aftur á Jafna skjáinn og halda áfram þar sem frá var horfið.

8. Endurtaktu skref 5–7 fyrir allar úttektir sem skráðar eru á bankayfirlitinu.

Þessi skref taka ekki langan tíma. Að samræma reikninginn minn í hverjum mánuði tekur mig um tvær mínútur. Ég er ekki að grínast eða ýkja. Með tveimur mínútum meina ég í raun tvær mínútur.

Ef munurinn er núll

Eftir að þú hefur merkt allar tékkaðar ávísanir og innstæður, ætti mismunurinn á milli tæmdu stöðunnar fyrir reikninginn og lokastöðu bankayfirlitsins að vera núll. Taktu eftir því að ég sagði að ætti — mun ekki .Bakgrunnsglugginn á myndinni hér að ofan er Reconcile gluggi þar sem allt er hunky-dory. Sjáðu að það er núll munur í neðra hægra horninu á Samræma glugganum á myndinni hér að ofan? Það þýðir að bankareikningurinn þinn og QuickBooks skráin eru samstillt. Ef munurinn er lítill, leitaðu að litlum mismun á upphæðum ávísana í skránni og raunverulegum útveguðum ávísunum á bankayfirlitinu. Ef þú finnur ósamræmi við tiltekna ávísun skaltu smella á Fara til hnappinn til að fara í ávísunina og breyta upphæðinni. Smelltu á Vista og loka til að fara beint aftur í Jafna gluggann.

Valmyndin Velja afstemmingarskýrslu

Ef munurinn er núll ertu búinn. Smelltu á hnappinn Samræma núna. QuickBooks sýnir hamingjuskilaboð (sjá mynd hér að ofan) sem segir þér að afstemmingunni sé lokið. Sem verðlaun fyrir að vera svona góður strákur eða stelpa spyr skilaboðaboxið hvort þú viljir prenta ókeypis samantekt eða nákvæma afstemmingarskýrslu sem er greidd fyrir allan kostnað. Smelltu á Samantekt eða Upplýsingar og smelltu síðan á Í lagi ef þú vilt prenta skýrsluna; annars smellirðu bara á Loka.

Geturðu ekki ákveðið hvort þú eigir að prenta afstemmingarskýrsluna? Nema þú sért viðskiptabókari eða endurskoðandi sem er að samræma bankareikning fyrir einhvern annan - vinnuveitanda þinn eða viðskiptavin, til dæmis - þarftu ekki að prenta afstemmingarskýrsluna. Allt sem prentun gerir er að sanna að þú hafir samræmt reikninginn. (Í grundvallaratriðum er þessi sönnun ástæðan fyrir því að þú ættir að prenta skýrsluna ef þú ert bókhaldari eða endurskoðandi. Sá sem þú ert að samræma reikninginn fyrir mun vita að þú gerðir vinnuna þína og mun hafa blað til að vísa til. til síðar með einhverjar spurningar.) Einnig er alltaf hægt að koma aftur og prenta skýrsluna síðar, ef þörf krefur. Til að fá aðgang að afstemmingarskýrslum sem QuickBooks vistaði skaltu velja Skýrslur→ Bankastarfsemi→ Fyrri afstemming.

Nú er hver innborgun, úttekt og ávísun sem þú hreinsaðir merkt með gátmerki í skránni þinni. Ef þú trúir mér ekki skaltu opna skrána og komast að því.

Ef munurinn er ekki núll

Ef munurinn er ekki núll, þá ertu í vandræðum. Ef þú smellir á Samræma núna hnappinn sýnir QuickBooks þér Samræma aðlögun svargluggann, sýndur hér að neðan. Þessi gluggi segir þér hversu ójafnvægi reikningurinn þinn er og spyr hvort þú viljir breyta vanstillta reikningnum þínum.

Samræma aðlögun svarglugginn

Smelltu á hnappinn Fara aftur í afstemmingu ef þú vilt fara aftur í Jafna gluggann og hefja leitina að færslunni sem vantar eða er rangt slegið inn.

Ef þú vilt þvinga upphæðirnar tvær til að samþykkja, smelltu á Í lagi. Að þvinga þessar tvær upphæðir til að samþykkja er ekki mjög góð hugmynd. Til að gera það bætir QuickBooks við færslu sem jafngildir mismuninum.

Að fresta afstemmingu (með því að smella á Skilja eftir afstemmingu) og velja ekki að breyta stöðu bankareiknings er venjulega besta leiðin, því þú getur fundið og lagað vandamálið síðar, þegar þú hefur fersk augu. Þá geturðu endurræst afstemminguna og klárað vinnuna þína. (Þú endurræsir afstemmingu á sama hátt og þú stofnaðir hana.)