Hvernig á að keyra QuickBooks uppsetningarhjálpina

Eftir að þú hefur sett upp QuickBooks 2021 forritið gæti uppsetningarforritið ræst QuickBooks sjálfkrafa og síðan ræst QuickBooks uppsetningu. Þú getur líka ræst QuickBooks uppsetningu með því að ræsa QuickBooks forritið á sama hátt og þú ræsir hvaða forrit sem er og velja síðan File→ New Company.

Að fá stórar móttökur

Við skulum setja upp fyrirtæki þitt! skjámynd QuickBooks uppsetningar (sjá mynd) birtist þegar þú velur File→ New Company. Skjárinn kemur þér af stað með að veita almennar upplýsingar um að setja upp nýtt fyrirtæki innan QuickBooks. Þú vilt líklega lesa upplýsingar þessa skjás. Þegar þú ert tilbúinn til að byrja skaltu smella á Express Start hnappinn eða Detailed Start hnappinn.

QuickBooks uppsetningarglugginn sem sýnir velkomin skilaboð

Express Start aðferðin

QuickBooks býður upp á hraða útgáfu af QuickBooks uppsetningarferlinu, sem þú getur notað þegar þú vilt ekki aðlaga uppsetninguna. Ef þú smellir á Express Start hnappinn safnar QuickBooks smá upplýsingum um fyrirtækið þitt og, byggt á þeim upplýsingum, setur það upp fyrirtækjaskrá sem ætti að virka fyrir fyrirtæki eins og þitt.

Eftir að þú smellir á Express Start til að búa til fyrirtækjaskrána biður QuickBooks þig um að lýsa fólki (viðskiptavinum, söluaðilum og starfsmönnum) sem þú átt viðskipti við, hlutunum sem þú selur og bankareikningnum þínum. Þú gefur þessar lýsingar með því að stíga í gegnum röð skjáa og fylla út reiti og vinnublöð á skjánum.

Ítarleg byrjunaraðferðin

Ef smellt er á Detailed Start hnappinn, byrjar EasyStep viðtalið, sem leiðir þig í gegnum fullt af skjám fullum af upplýsingum sem gera þér kleift að tilgreina frekar nákvæmlega hvernig fyrirtækjaskráin sem QuickBooks setur upp ætti að líta út.

Til að fara á næsta skjá í EasyStep viðtalinu, smelltu á Næsta hnappinn. Til að fara á fyrri skjá, smelltu á Til baka hnappinn. Ef þú verður niðurdreginn og vilt gefast upp, smelltu á Leyfi hnappinn. En reyndu að láta ekki hugfallast.

Gefðu upplýsingar um fyrirtæki

Fyrstu skjáirnir í EasyStep viðtalinu safna nokkrum mikilvægum almennum upplýsingum um fyrirtækið þitt, þar á meðal nafn fyrirtækis þíns og löglegt nafn fyrirtækisins, heimilisfang fyrirtækis þíns, iðnaðurinn sem þú starfar í, alríkisskattanúmerið þitt, fyrsta mánuðinn reikningsárið (venjulega janúar), tegund tekjuskattseyðublaðs sem fyrirtækið þitt notar til að tilkynna til IRS og atvinnugreinina eða tegund fyrirtækis sem þú ert að reka (verslun, þjónusta og svo framvegis). Fyrsti skjárinn af EasyStep viðtalinu er sýndur.

Fyrsti skjárinn í EasyStep viðtalinu safnar almennum fyrirtækjaupplýsingum.

QuickBooks er ekki mjög klár um skattabókhaldsreglur fyrir hlutafélög (LLC). Hægt er að meðhöndla LLC sem einstaklingsfyrirtæki ef það hefur einn eiganda og sem sameignarfélag ef það hefur fleiri en einn eiganda. En LLCs geta líka valið að meðhöndla sem S fyrirtæki eða C fyrirtæki. Ef þú hefur gert slíka kosningu fyrir LLC þitt, vertu viss um að gefa til kynna að LLC sé S hlutafélag eða C hlutafélag.

Eftir að hafa safnað þessum almennu fyrirtækjaupplýsingum býr QuickBooks til fyrirtækjagagnaskrána sem geymir fjárhagsupplýsingar fyrirtækisins þíns. QuickBooks stingur upp á sjálfgefnu nafni eða QuickBooks gagnaskrá byggt á nafni fyrirtækisins. Allt sem þú þarft að gera er að samþykkja fyrirhugað nafn og fyrirhugaða möppustaðsetningu (nema þú viljir vista gagnaskrána í skjalmöppunni, sem er ekki slæm hugmynd).

Skráarnafn fyrir nýtt fyrirtæki svarglugginn

Aðlaga QuickBooks

Eftir að QuickBooks hefur safnað almennum fyrirtækjaupplýsingum sem getið er um í fyrri málsgreinum, spyr EasyStep viðtalið þig nokkurra mjög sértækra spurninga um hvernig þú rekur fyrirtæki þitt svo það geti stillt QuickBooks-stillingarnar. Kjörstillingar kveikja eða slökkva á ýmsum bókhaldseiginleikum QuickBooks og stjórna þannig hvernig forritið virkar og lítur út. Hér eru hvers konar spurningar sem EasyStep viðtalið spyr til að stilla QuickBooks kjörstillingar:

• Heldur fyrirtækið þitt við birgðum?
• Viltu fylgjast með birgðum sem þú kaupir og selur?
• Innheimtir þú söluskatt af viðskiptavinum þínum?
• Viltu nota sölupantanir til að rekja pantanir viðskiptavina og bakpantanir?
• Viltu nota QuickBooks til að aðstoða við launaskrá starfsmanna þinna?
• Þarftu að fylgjast með mörgum gjaldmiðlum innan QuickBooks vegna þess að þú átt viðskipti við viðskiptavini og söluaðila í öðrum löndum, og hefur þetta fólk reglulega dirfsku til að borga eða reikninga þér í öðrum gjaldmiðli en landið þitt notar?
• Viltu fylgjast með þeim tíma sem þú eða starfsmenn þínir eyða í störf eða verkefni fyrir viðskiptavini?
• Hvernig viltu meðhöndla reikninga og greiðslur (sláðu inn ávísana beint eða sláðu inn reikningana fyrst og greiðslurnar síðar)?

Hvernig á að stilla upphafsdaginn þinn

Kannski er lykilákvörðunin sem þú tekur við að setja upp hvaða bókhaldskerfi sem er dagurinn þegar þú byrjar að nota nýja kerfið þitt. Þessi dagur er kallaður viðskiptadagsetning. Venjulega viltu byrja að nota bókhaldskerfi á fyrsta degi ársins eða fyrsta degi nýs mánaðar. Í samræmi við það er ein önnur stór spurning sem þú ert spurð um viðskiptadagsetningu. Þú ert beðinn um að bera kennsl á upphafsdagsetningu með því að nota svargluggann sem sýndur er.

EasyStep viðtalsglugginn sem gerir þér kleift að velja upphafsdagsetningu

Auðveldasta tíminn til að byrja að nota nýtt bókhaldskerfi er áramót. Ástæðan? Þú færð að slá inn einfaldari prufujöfnuð. Í ársbyrjun, til dæmis, færir þú aðeins inn eign, skuld og inneign á eigin fé.

Hvenær sem er, færðu einnig inn tekjur frá árinu til dagsins og stöðu kostnaðarreiknings frá árinu til dagsins. Venjulega hefur þú þessar upplýsingar um tekjur og kostnað frá árinu til þessa aðeins tiltækar í byrjun mánaðarins. Af þessum sökum er eini annar mögulegi upphafsdagur sem þú getur valið byrjun mánaðar.

Í þessu tilviki færðu tekjuupphæðir frá árinu til dagsins í lok síðasta mánaðar frá fyrra bókhaldskerfi þínu. Ef þú hefur notað Sage 50 bókhald, til dæmis, fáðu tekjur og kostnað frá árinu til dagsins frá Sage.

Eftir að þú hefur gefið upp upphafsdagsetningu, gefið upp grunnupplýsingar fyrirtækisins, bent á flestar bókhaldsstillingar þínar og tilgreint dagsetninguna sem þú vilt byrja að nota QuickBooks, þá ertu næstum búinn.

Ef þú smellir á Leyfi hnappinn skilur QuickBooks þig eftir í QuickBooks forritinu, tilbúinn til að hefja vinnu. EasyStep viðtalsferlið er þó ekki glatað að eilífu. Til að komast aftur inn í viðtalið skaltu bara opna skrána sem þú varst að setja upp. Þegar þú gerir það byrjar EasyStep viðtalið aftur.

Skoðaðu fyrirhugaða reikningsyfirlit

Í lok EasyStep viðtalsins, byggt á upplýsingum sem þú gefur um tegund atvinnugreinar þinnar og skattframtalseyðublaðinu sem þú sendir inn hjá IRS, bendir QuickBooks á upphafsreikninga, sem endurskoðendur kalla reikningsyfirlit . Þessir reikningar eru flokkarnir sem þú notar til að rekja tekjur þínar, gjöld, eignir, skuldir og eigið fé. Þessi mynd sýnir skjáinn sem EasyStep viðtalið sýnir til að sýna þér þessa reikninga.

EasyStep viðtalsskjárinn sýnir þér ráðlagða tekju- og kostnaðarreikninga.

Reikningarnir sem QuickBooks merkir með ávísun, eins og skjárinn útskýrir, eru ráðlagðir reikningar. Ef þú gerir ekki neitt annað, þá eru þessir merktu reikningar þeir sem þú munt nota (að minnsta kosti til að byrja) innan QuickBooks. Þú getur fjarlægt tillögur að reikningi með því að smella á gátmerkið. QuickBooks fjarlægir gátmerkið, sem þýðir að reikningurinn verður ekki hluti af endanlegri reikningsskrá. Þú getur líka smellt á reikning til að bæta við gátmerki og láta reikninginn fylgja með upphafsreikningaskránni.

Þú getur smellt á Endurheimta ráðleggingar hnappinn neðst á listanum til að fara aftur í upphaflega ráðlagða reikningaskrá (ef þú gerðir breytingar sem þú ákveður síðar að þú viljir ekki).

Þegar leiðbeinandi reikningaskráin lítur út fyrir þig, smelltu á Næsta. Það er fínt að samþykkja það sem QuickBooks stingur upp á því þú getur breytt reikningsskránni síðar.

Bættu upplýsingum þínum við fyrirtækjaskrána

Sama hvort þú notar Express Start aðferðina til að búa til fyrirtækjaskrá eða Detailed Start/EasyStep viðtalsaðferðina, eftir að þú og QuickBooks hafa sett upp fyrirtækjaskrána, biður QuickBooks þig um að slá inn þínar eigin upplýsingar í fyrirtækjaskrána.

QuickBooks uppsetningarskjárinn sem biður þig um að slá inn þínar eigin upplýsingar í fyrirtækjaskránni

Viðskiptavinir, seljendur og starfsmenn

Til að lýsa viðskiptavinum, söluaðilum og starfsmönnum, smelltu á fyrsta Bæta við hnappinn. QuickBooks spyr hvort það sé hægt að fá þessi gögn annars staðar frá, eins og tölvupóstforriti eða tölvupóstþjónustu (Outlook, Gmail, og svo framvegis), eða hvort þú viljir slá upplýsingarnar inn í vinnublað handvirkt. Þú munt líklega slá inn upplýsingarnar handvirkt, svo smelltu á viðeigandi hnapp og smelltu síðan á Halda áfram. Þegar QuickBooks birtir vinnublaðsglugga (sjá eftirfarandi mynd), sláðu inn hvern viðskiptavin, söluaðila eða starfsmann í sinni röð og vertu viss um að innihalda bæði nafn og heimilisfang upplýsingar. Smelltu á Halda áfram (ekki sýnt) þegar þú hefur lokið. Þá spyr QuickBooks (með því að nota skjá sem ég sýni ekki hér) hvort þú viljir slá inn upphafsstöður - upphæðir sem þú skuldar eða ert skuldaður - fyrir viðskiptavini og söluaðila.

Uppsetningarskjárinn QuickBooks safnar upplýsingum um fólkið sem þú átt viðskipti við.

Þjónusta og birgðahlutir sem þú selur

Til að lýsa dótinu sem þú selur skaltu smella á annan Bæta við hnappinn. QuickBooks spyr um dótið sem þú selur - hvort þú selur þjónustu, hvort þú selur birgðavörur og hvort þú viljir fylgjast með einhverjum slíkum birgðahlutum sem þú selur, til dæmis. Svaraðu þessum spurningum með því að smella á valmöguleikahnappinn sem er í samræmi við aðstæður þínar og smelltu síðan á Halda áfram.

Þegar QuickBooks sýnir vinnublaðsglugga (ekki sýndur), lýsið hverri hlut sem þú selur í sérstakri vinnublaðsröð. Vertu líka viss um að lýsa öllum birgðahlutum sem þú ert með á þeim tíma sem þú breytir í QuickBooks. Smelltu á Halda áfram þegar þú hefur lokið. Ef þú selur fleiri en eina vörutegund þarftu að endurtaka þetta ferli fyrir hverja vörutegund.

Viðskiptabankareikningar

Til að lýsa viðskiptabankareikningnum þínum (eða bankareikningum), smelltu á þriðja Bæta við hnappinn. Þegar QuickBooks birtir vinnublaðsgluggann Bæta við bankareikningum þínum (ekki sýndur), gefðu upp nafn hvers bankareiknings, reikningsnúmer og stöðu á viðskiptadegi. Þegar þú hefur slegið inn þessar upplýsingar skaltu smella á Halda áfram.