Hvernig á að keyra QuickBooks 2013 uppsetninguna

Eftir að þú hefur sett upp QuickBooks 2013 forritið gæti uppsetningarforritið ræst QuickBooks sjálfkrafa og síðan opnað QuickBooks uppsetninguna fyrir þig. Þú getur líka ræst QuickBooks uppsetninguna með því að ræsa QuickBooks forritið á sama hátt og þú ræsir hvaða forrit sem er á tölvunni þinni. Eftir að þú hefur það opið skaltu velja File → New Company skipunina til að hefja uppsetningu QuickBooks.

Stóru QuickBooks 2013 Velkomin

Skjámyndin Við skulum setja upp fyrirtæki þitt fljótt í uppsetningu QuickBooks 2013 birtist þegar þú velur skipunina Nýtt fyrirtæki. Skjárinn veitir nokkrar almennar upplýsingar um að setja upp nýtt fyrirtæki innan QuickBooks. Skjárinn veitir einnig tengla - eins og tengilinn sem þú getur smellt á til að fá aðstoð frá QuickBooks löggiltum ráðgjafa.

(QuickBooks Pro Advisors, við the vegur, er fólk sem hefur tekið próf um QuickBooks og borgað um það bil $500 til Intuit til að fá eintak af QuickBooks og vera skráð á QuickBooks vefsíðu sem QuickBooks Pro Advisors.) Þú vilt líklega lesa í gegnum þetta upplýsingar á skjánum, en þegar þú ert tilbúinn að byrja skaltu smella á Express Start hnappinn.

QuickBooks 2013 Express Start aðferð

QuickBooks 2013 býður upp á hraða útgáfu af QuickBooks uppsetningarferlinu, sem þú getur notað þegar þú vilt ekki aðlaga uppsetninguna.

Ef þú smellir á Express Start hnappinn safnar QuickBooks smá upplýsingum um fyrirtækið þitt og, byggt á þeim upplýsingum, setur það upp fyrirtækjaskrá sem ætti að virka fyrir fyrirtæki eins og þitt.

Eftir að þú smellir á Express Start til að búa til fyrirtækjaskrána biður QuickBooks þig um að lýsa fólki (viðskiptavinum, söluaðilum og starfsmönnum) sem þú átt viðskipti við, hlutunum sem þú selur og bankareikningnum þínum. Þú gefur þessar lýsingar með því að stíga í gegnum röð skjáa og fylla út reiti og vinnublöð á skjánum.

QuickBooks 2013 Ítarleg uppsetningaraðferð

Ef smellt er á Advanced Setup hnappinn, byrjar EasyStep viðtalið, sem leiðir þig í gegnum fullt af skjám fullum af upplýsingum sem gera þér kleift að tilgreina frekar nákvæmlega hvernig fyrirtækisskráin sem QuickBooks setur upp ætti að líta út.

Til að fara á næsta skjá í EasyStep viðtalinu smellirðu á Næsta hnappinn. Til að fara á fyrri skjá, smellirðu á Til baka hnappinn. Ef þú verður niðurdreginn og vilt gefast upp geturðu smellt á Leyfi hnappinn. En reyndu að láta ekki hugfallast.

Settu upp fyrirtækjaupplýsingar í QuickBooks 2013

Fyrstu skjáirnir í EasyStep viðtalinu safna nokkrum mikilvægum almennum upplýsingum um fyrirtækið þitt, þar á meðal nafn fyrirtækis þíns og löglegt nafn fyrirtækisins, heimilisfang fyrirtækis þíns, alríkisskattanúmerið þitt, fyrsta mánuðinn á reikningsárinu (venjulega janúar ), tegund tekjuskattseyðublaðs sem fyrirtækið þitt notar til að tilkynna til IRS, og atvinnugreinina eða tegund fyrirtækis sem þú ert að reka (smásala, þjónusta og svo framvegis).

Eftir að hafa safnað þessum almennu fyrirtækjaupplýsingum býr QuickBooks til fyrirtækjagagnaskrána sem geymir fjárhagsupplýsingar fyrirtækisins þíns. QuickBooks stingur upp á sjálfgefnu nafni eða QuickBooks gagnaskrá byggt á nafni fyrirtækisins. Allt sem þú þarft að gera er að samþykkja fyrirhugað nafn og fyrirhugaða möppustaðsetningu (nema þú viljir vista gagnaskrána í My Documents möppuna, sem er ekki slæm hugmynd).

Sérsníddu uppsetningu QuickBooks 2013

Eftir að QuickBooks hefur safnað almennum fyrirtækjaupplýsingum sem getið er um í fyrri málsgreinum, spyr EasyStep viðtalið þig nokkurra mjög sértækra spurninga um hvernig þú rekur fyrirtæki þitt svo það geti stillt QuickBooks-stillingarnar. Kjörstillingar, í raun, kveikja eða slökkva á ýmsum bókhaldseiginleikum innan QuickBooks, og stjórna þannig hvernig QuickBooks virkar og lítur út. Hér eru hvers konar spurningar sem EasyStep viðtalið spyr til að stilla QuickBooks kjörstillingar:

• Heldur fyrirtækið þitt við birgðum?

• Viltu fylgjast með birgðum sem þú kaupir og selur?

• Innheimtir þú söluskatt af viðskiptavinum þínum?

• Viltu nota sölupantanir til að rekja pantanir viðskiptavina og bakpantanir?

• Viltu nota QuickBooks til að aðstoða við launaskrá starfsmanna þinna?

• Þarftu að fylgjast með mörgum gjaldmiðlum innan QuickBooks vegna þess að þú átt viðskipti við viðskiptavini og söluaðila í öðrum löndum, og þetta fólk hefur reglulega dirfsku til að borga eða reikningsfæra þér í öðrum gjaldmiðli en landið þitt notar?

• Viltu fylgjast með þeim tíma sem þú eða starfsmenn þínir eyða í störf eða verkefni fyrir viðskiptavini?

• Hvernig viltu meðhöndla reikninga og greiðslur (sláðu inn ávísana beint eða sláðu inn reikningana fyrst og greiðslurnar síðar)?

Stilltu upphafsdagsetningu QuickBooks 2013

Kannski er lykilákvörðunin sem þú tekur við að setja upp hvaða bókhaldskerfi sem er dagurinn þegar þú byrjar að nota nýja kerfið þitt. Þetta er kallað viðskiptadagsetning .

Venjulega viltu byrja að nota bókhaldskerfi annað hvort á fyrsta degi ársins eða fyrsta degi nýs mánaðar. Þú ert beðinn um að bera kennsl á upphafsdagsetningu með því að nota svargluggann sem sýndur er.

Auðveldast er að taka nýtt bókhaldskerfi í notkun í byrjun árs. Ástæðan? Þú færð að slá inn einfaldari prufujöfnuð. Í ársbyrjun, til dæmis, færir þú aðeins inn eign, skuld og inneign á eigin fé.

Hvenær sem er, færðu einnig inn tekjur frá árinu til dagsins og stöðu kostnaðarreiknings frá árinu til dagsins. Venjulega hefur þú þessar upplýsingar um tekjur og kostnað frá árinu til þessa aðeins tiltækar í byrjun mánaðarins. Af þessum sökum er eini annar mögulegi upphafsdagur sem þú getur valið byrjun mánaðar.

Í þessu tilviki færðu tekjuupphæðir frá árinu til dagsins í lok síðasta mánaðar frá fyrra bókhaldskerfi þínu. Til dæmis, ef þú hefur notað Peachtree bókhald, fáðu tekju- og kostnaðarupphæðir frá Peachtree frá árinu til dag.

Eftir að þú hefur gefið upp upphafsdagsetningu hefur þú veitt grunnupplýsingar fyrirtækisins; þú hefur greint flestar bókhaldsstillingar þínar; og þú hefur bent á dagsetninguna sem þú vilt byrja að nota QuickBooks. Þú ert næstum búinn.

Ef þú smellir á Leyfi hnappinn skilur QuickBooks þig eftir í QuickBooks forritinu, tilbúinn til að hefja vinnu. Hins vegar er EasyStep viðtalsferlið ekki glatað að eilífu; til að komast aftur inn í viðtalið skaltu bara opna skrána sem þú varst að setja upp. Þegar þú gerir það byrjar EasyStep viðtalið aftur.

Skoðaðu uppsetningu QuickBooks 2013 uppsetningaráætlunarinnar

Í lok EasyStep viðtalsins, byggt á upplýsingum sem þú gefur um tegund atvinnugreinar þinnar og skattframtalseyðublaðinu sem þú sendir inn hjá IRS, bendir QuickBooks á upphafsreikninga, sem endurskoðendur kalla reikningsyfirlit. Þessir reikningar eru flokkarnir sem þú notar til að rekja tekjur þínar, gjöld, eignir og eigið fé.

Eftirfarandi mynd sýnir skjáinn sem EasyStep viðtalið sýnir til að sýna þér þessa reikninga.

Reikningarnir sem QuickBooks merkir með ávísun, eins og skjárinn útskýrir, eru ráðlagðir reikningar. Og ef þú gerir ekki neitt annað, þá eru þessir merktu reikningar þeir sem þú munt nota (að minnsta kosti til að byrja) innan QuickBooks. Hins vegar geturðu fjarlægt tillögur að reikningi með því að smella á gátmerkið. QuickBooks fjarlægir gátmerkið og það þýðir að reikningurinn verður ekki hluti af endanlegri reikningsskrá.

Þú getur líka smellt á reikning til að bæta við gátmerki og láta reikninginn fylgja með upphafsreikningaskránni.

Þú getur smellt á Endurheimta ráðleggingar hnappinn neðst á listanum til að fara aftur í upphaflega ráðlagða reikningaskrá (ef þú gerðir breytingar sem þú ákveður síðar að þú viljir ekki).

Þegar leiðbeinandi reikningaskráin lítur út fyrir þig, smelltu á Næsta. Það er allt í lagi að samþykkja bara það sem QuickBooks stingur upp á því þú getur breytt reikningsyfirlitinu síðar.

Bættu upplýsingum þínum við QuickBooks 2013 uppsetningarskrá fyrirtækisins

Sama hvort þú notar Express Start aðferðina við að búa til fyrirtækjaskrá eða Advanced Setup/EasyStep Interview aðferðina, eftir að þú og QuickBooks hafa sett upp fyrirtækjaskrána, biður QuickBooks þig um að slá inn þínar eigin upplýsingar í fyrirtækjaskrána.

Bættu viðskiptavinum, söluaðilum og starfsmönnum við QuickBooks 2013 uppsetningu

Til að lýsa viðskiptavinum, söluaðilum og starfsmönnum, smelltu á fyrsta Bæta við hnappinn. QuickBooks spyr hvort það sé hægt að fá þessi gögn annars staðar frá, eins og tölvupóstforriti eða tölvupóstþjónustu (Outlook, Gmail, og svo framvegis), eða hvort þú viljir bara slá upplýsingarnar inn handvirkt í vinnublað.

Líklegast ertu að fara að slá inn upplýsingarnar handvirkt, svo smelltu á þann hnapp og smelltu síðan á Halda áfram. Þegar QuickBooks birtir vinnublaðsglugga eins og sýnt er á myndinni skaltu slá inn hvern viðskiptavin, söluaðila eða starfsmann í sína eigin röð og vertu viss um að innihalda bæði nafn og heimilisfang upplýsingar.

Smelltu á Halda áfram þegar þú hefur lokið. QuickBooks spyr síðan hvort þú viljir færa inn upphafsstöður (upphæðir sem þú skuldar eða skuldar) fyrir viðskiptavini og söluaðila. Tilgreindu að þú gerir það með því að smella á Sláðu inn opnunarstöður hlekkinn og sláðu síðan inn opnu stöðurnar inn á skjáinn sem QuickBooks gefur upp.

Sláðu inn þjónustu og birgðahluti sem þú selur í QuickBooks 2013 uppsetningu

Til að lýsa dótinu sem þú selur skaltu smella á annan Bæta við hnappinn. QuickBooks spyr um dótið sem þú selur - til dæmis ef þú selur þjónustu, ef þú selur birgðavörur og hvort þú viljir fylgjast með einhverjum slíkum birgðahlutum sem þú selur. Svaraðu þessum spurningum með því að smella á valmöguleikahnappinn sem er í samræmi við aðstæður þínar og smelltu síðan á Halda áfram.

Þegar QuickBooks birtir vinnublaðsglugga skaltu lýsa hverri hlut sem þú selur í sérstakri vinnublaðaröð. Vertu viss um að lýsa einnig öllum birgðahlutum sem þú ert með á þeim tíma sem þú breytir í QuickBooks. Smelltu á Halda áfram þegar þú hefur lokið. Ef þú ert með fleiri en eina vörutegund sem þú selur þarftu að endurtaka þetta ferli fyrir hverja vörutegund.

Sláðu inn viðskiptabankareikninga í QuickBooks 2013 uppsetningu

Til að lýsa viðskiptabankareikningnum þínum (eða bankareikningum), smelltu á þriðja Bæta við hnappinn. Þegar QuickBooks birtir vinnublaðsgluggann Bæta við bankareikningum þínum (ekki sýndur), gefðu upp nafn hvers bankareiknings, reikningsnúmer og stöðu á viðskiptadegi. Þegar þú hefur slegið inn þessar upplýsingar skaltu smella á Halda áfram.