Hvernig á að breyta og endurraða skýrslum í QuickBooks 2016

Þú gætir hafa tekið eftir því að þegar QuickBooks birtir skýrsluskjalgluggann, þá sýnir hann einnig röð af hnöppum: Sérsníða skýrslu, athugasemd við skýrslu, deila sniðmáti, leggja á minnið, prenta, tölvupóst, Excel, og svo framvegis. Fyrir neðan þessa tækjastiku eru nokkrir fellilistar sem hafa með dagsetningar að gera, fellilisti sem heitir Dálkar og fellilisti sem heitir Raða eftir. (Ekki eru allir þessir listar tiltækir í öllum skýrsluskjalagluggum.)

Þú þarft ekki að hafa áhyggjur af þessum hnöppum og listum. Lestu aðeins umræðuna sem fylgir ef þér líður vel, afslappaður og virkilega rólegur, allt í lagi?

Breytir

Þegar þú smellir á Customize Report hnappinn birtir QuickBooks Breyta skýrslu valmynd. Í þessum glugga er hægt að breyta upplýsingum sem birtast á skýrslu og hvernig þeim er raðað upp (skjáflipinn); gögnin sem notuð eru til að búa til skýrsluna (flipinn Síur); haus- og fótupplýsingarnar (fyrirsjáanlega haus/fótur flipinn); og leturgerð og stærð prentunar sem notuð er fyrir skýrslu (Flipinn Letur og tölur).

Breyta skýrslu svarglugganum.

Að gera athugasemdir við skýrslu

Þú getur skrifað athugasemdir við skýrslu (nýr eiginleiki í QuickBooks 2015). Til að gera þetta, smelltu á hnappinn Athugasemdir við skýrslu. Þegar QuickBooks birtir athugasemdaspjaldið neðst í skýrsluglugganum, smelltu á hnappinn við hliðina á tilkynnt gildi sem þú vilt gera athugasemdir við og smelltu síðan á athugasemdaspjaldið til að slá inn athugasemdir þínar.

Til að vista athugasemdir þínar, smelltu á Vista hnappinn í athugasemdaspjaldinu. Til að vista skýrsluna þína og allar athugasemdir sem þú bættir við skaltu smella á Vista hnappinn efst í vinstra horni skýrslugluggans. Til að fá aðgang að þessum vistuðu skýrslum síðar skaltu velja Skýrslur → Skýrslur með athugasemdum. Athugaðu að þú getur líka prentað og sent athugasemdaskýrslu í tölvupósti með því að nota Print og E-Mail hnappana, sem birtast efst til vinstri í skýrsluglugganum.

Skýrsluglugginn með athugasemdaspjaldinu sem birtist.

Að deila sniðmátum

Ef þú vinnur í QuickBooks umhverfi fyrir marga notendur og býrð til sérsniðna skýrslu geturðu deilt þessari skýrslu með öðrum notendum. Til að gera þetta, smelltu á Share Template hnappinn. Þegar QuickBooks birtir Share Template svargluggann, heitið og lýsið sameiginlegu skýrslunni með því að nota Skýrsluheiti og Lýsing textareitina. Smelltu síðan á Deila hnappinn.

Að leggja á minnið

Ef þú spilar með hnappana sem eftir eru geturðu vistað sérsniðnar skýrsluforskriftir sem þú býrð til. Smelltu bara á Minna hnappinn. QuickBooks birtir minnisskýrslugluggann, sem biður þig bara um að gefa upp nafn fyrir sérsniðnu skýrsluna og úthluta skýrslunni á minnið til skýrsluhóps.

Eftir að þú nefnir og úthlutar sérsniðnu skýrslunni listar QuickBooks hana í hvert sinn sem þú velur Skýrslur → Lagaðar skýrslur og smellir síðan á skýrsluhópinn. Þú getur líka fengið aðgang að minnisstæðum skýrslum efst á skjánum Skýrslumiðstöðvar. Alltaf sem þú þarft að gera þegar þú vilt nota sérstaka skýrsluna þína er að velja hana af listanum og smella á Tilkynna hnappinn.

QuickBooks leggur prentstefnuna á minnið með skýrslunni, þannig að ef prentstefnan er ekki eins og þú vilt hafa hana fyrir skýrsluna, ættir þú fyrst að breyta henni með því að velja File → Printer Setup. Veldu stefnuna sem þú vilt leggja á minnið, smelltu á Í lagi og leggðu síðan skýrsluna á minnið.

Tölvupóstur

Ef þú smellir á E-Mail hnappinn sýnir QuickBooks fellilista yfir skipanir sem gerir þér kleift að senda annað hvort Excel vinnubók eða PDF útgáfu af skýrslunni í tölvupósti til einhvers annars. Þegar þú velur eina af skipunum sem segja að þú viljir senda skýrslu í tölvupósti, fer það sem QuickBooks gerir eftir því hvort QuickBooks sér að þú sért með tölvupóstforrit þegar sett upp og uppsett.

Ef QuickBooks sér ekki neitt slíkt forrit birtir QuickBooks Breyta tölvupóstupplýsingagluggann. Ef QuickBooks sér slíkt forrit, ræsir QuickBooks tölvupóstforritið og bætir skýrslunni við sem viðhengi við ný skilaboð.

Flytur út

Ef þú smellir á Excel hnappinn og velur Búa til nýtt vinnublað úr fellivalmyndinni, sýnir QuickBooks Senda skýrslu í Excel valmynd. Þú getur notað þennan valmynd til að búa til Excel skýrslu sem inniheldur sömu upplýsingar og sýndar eru í skýrslunni. Veldu Búa til nýtt vinnublað valhnappinn til að búa til nýja Excel vinnubók með skýrsluupplýsingunum og Uppfæra núverandi vinnublað valhnappinn til að bæta skýrslunni við núverandi Excel vinnubók.

Senda skýrslu í Excel svarglugginn.

Þú getur líka orðið flottur með því að flytja út CSV-skrá (þessar skrár er hægt að opna með öðrum rafrænum töflureikniforritum og gagnagrunnsforritum) í tiltekna Excel vinnubókarskrá og með því að smella á Advanced hnappinn til að birta annan glugga sem gerir þér kleift að stjórna því hvernig útfluttar upplýsingar eru sniðnar.

Vinaleg tillaga, kannski? Ekki hika við að gera tilraunir með alla sérstaka útflutningsmöguleikana. Mundu bara að eftir að þú hefur flutt QuickBooks skýrslu yfir í nýja, auða Excel vinnubók geturðu líka gert eitthvað af þessu fína dansaða dóti - sérstakt snið og svo framvegis - þar.

Hinir hnappar og kassar

Ef þú vilt sjá hvernig Hide Header, Collapse og Dates dótið virkar skaltu bara núðla. Þú getur ekki meitt neitt.

Ef þú breytir skýrsludagsetningum skaltu smella á Uppfæra hnappinn til að uppfæra skýrsluna. Til að stilla endurnýjunarvalkosti fyrir skýrslur skaltu velja Breyta → Stillingar. Smelltu síðan á Skýrslur og myndrit táknið í listanum til vinstri og smelltu á My Preferences flipann ef þörf krefur. Smelltu á einn af skýrslum og línuritum valkostunum og smelltu síðan á Í lagi.