Hvernig á að borga starfsmönnum í QuickBooks 2019 grunnlaunaskrá

Fyrir sjálfstætt starfandi eða eiganda lítilla fyrirtækja, býður QuickBooks 2019 upp á tvo valmöguleika til að gera það sjálfur til að greiða starfsmönnum: Grunnlaunaskrá (sem þýðir venjulega að endurskoðandinn þinn hjálpar þér með launaskatteyðublöðin) og Aukin launaskrá (sem þýðir að QuickBooks hjálpar þú með eyðublöðum fyrir launaskatt). Með grunnlaunaleiðinni sinnir þú mestu verkinu sjálfur en borgar ekki mikið fyrir launavinnsluna þína.

Þriðji launamöguleikinn væri QuickBooks Assisted Payroll. Með þessum valkosti sérðu um að borga starfsmönnum þínum innan QuickBooks og síðan sér Intuit um skattgreiðslur og skráningu nauðsynlegra launaskattaeyðublaða.

Settu upp QuickBooks 2019 Basic Payroll

Til að setja upp vinnu-það-sjálfur launaskrá, stígur þú í gegnum vefviðtal. Til að hefja þetta viðtal skaltu velja Starfsmenn → Launaskrá → Kveikja á launaskrá í QuickBooks. QuickBooks sýnir síðuna sem sýnd er.

Fyrsta uppsetningarvefurinn fyrir launaskrá.

Þú gætir þurft að smella á hnapp til að stækka Kveiktu á launaskrá í QuickBooks glugganum svo þú sjáir bæði grunn- og endurbætt valkostina. Í meginatriðum, ef þú velur grunnlaunavalkostinn, þarftu annað hvort þú eða endurskoðandinn þinn að greiða launaskatta og síðan útbúa og skila launaskilum. Ef þú velur valkostinn Aukinn launaskrá mun QuickBooks hjálpa þér að skila inn innborgunum launaskatts og útbúa síðan (eða aðallega útbúa) launaskattsframtölin fyrir þig.

Þú velur launaskrána sem þú vilt með því að smella á Prófaðu það ókeypis hnappinn. QuickBooks sýnir aðra síðu með upplýsingum sem lýsir greiðslumöguleikum þínum og sérstökum afslætti. (Stundum færðu betra verð og sérstakan afslátt með því að skrá þig í eitt ár, til dæmis.)

Verðlagning Intuit fyrir launaþjónustu sína breytist, en á þeim tíma sem ég er að skrifa (sumarið 2018) kostar grunnlaunaþjónustan um $250 á ári og aukin launaþjónusta kostar um $400 á ári. Hver kostnaður eykst eftir fjölda starfsmanna sem þú hefur og fjölda útgefinna ávísana.

Til að velja grunnlaunavalkostinn, smelltu á Halda áfram hnappinn þegar QuickBooks sýnir næsta skjá með viðbótarupplýsingum um verðlagningu og eiginleika þess valkosts. Þá safnar QuickBooks kreditkortaupplýsingunum þínum (svo að það geti rukkað þig fyrir þjónustuna).

Skráðu þig í launaþjónustu

Til að skrá þig í launaþjónustuna eftir að þú hefur valið tiltekinn valmöguleika, fyllir þú út röð af vefsíðueyðublöðum. Á leiðinni slærðu inn nafn fyrirtækis þíns og heimilisfang og gefur upp kennitölu vinnuveitanda þíns (EIN). Til að fara í gegnum vefsíðueyðublöðin, smelltu á hnappana Halda áfram og Til baka. QuickBooks leiðir þig í gegnum skráningarferlið á mjög skilvirkan hátt. Fylgdu einfaldlega leiðbeiningunum á skjánum til að lýsa því hvernig fyrirtækið þitt vinnur úr launaskrá.

En leyfðu mér að gefa út viðvörun: Þegar þú setur upp upplýsingar um fyrirtækið þitt fyrir launaskrá, biður QuickBooks um fullt af upplýsingum. Þú þarft að lýsa því til hlítar hvernig þú greiðir starfsmönnum þínum, hverjum þú greiðir frádrátt og annað slíkt. Lestu vandlega leiðbeiningarnar sem QuickBooks veitir, sem tekur nokkurn tíma. Ef þú lendir í vandræðum gætirðu viljað fá aðstoð utanaðkomandi endurskoðanda við að setja upp Aukalaunaþjónustuna eða íhuga valkostinn Launaaðstoð.

Settu upp starfsmenn

Eftir að þú hefur sett upp fyrirtækjaupplýsingar þínar fyrir launaskrá ertu tilbúinn til að setja upp starfsmenn fyrir launaskrá. Sem hluti af grunnlaunauppsetningarferlinu birtir QuickBooks vefsíðu þar sem þú getur bætt við starfsmönnum þínum. Þú getur líka bætt við starfsmönnum með því að birta starfsmannamiðstöðina. (Veldu Starfsmenn → Starfsmannamiðstöð og smelltu á hnappinn Nýr starfsmaður.) Þegar þú smellir á hnappinn Nýr starfsmaður birtir QuickBooks Personal flipann í glugganum Nýr starfsmaður, eins og sýnt er.

Persónulegt flipinn í glugganum Nýr starfsmaður.

Til að lýsa starfsmanni fyllir þú út reitina sem gefnir eru upp á Persónulegt flipanum. Allt þetta efni skýrir sig sjálft. Þú slærð inn nafn viðkomandi í reitina Löglegt nafn. Fornafn starfsmanns fer í Fyrsta reitinn, mið upphafsstafurinn fer í MI reitinn og svo framvegis.

Þú smellir á Heimilisfang og tengiliði flipann (ekki sýnt) til að safna og geyma póstfang starfsmanns og aðrar tengiliðaupplýsingar, svo sem símanúmer hans.

Ef þú vilt safna og geyma viðbótarupplýsingar fyrir starfsmann (eins og bankareikningsnúmer hans fyrir beina innborgun) smellirðu á flipann Viðbótarupplýsingar (einnig ekki sýndur). Þessi flipi gefur upp hnappinn Define Field sem þú getur notað til að safna sérsniðnum upplýsingum um starfsmann. Til að nota sérsniðna reit valmöguleikann, smelltu á Define Field hnappinn og notaðu síðan Define Field valmyndina til að skilgreina reiti sem þú vilt bæta við.

Gefðu upplýsingar um launaskrá og skatta

Notaðu flipann Launaupplýsingar til að lýsa því hvernig laun eða laun starfsmanns eru reiknuð út eins og sýnt er á eftirfarandi mynd. Notaðu fellilistann Launaáætlun til að setja upp venjulega launaáætlun (svo sem vikulega eða hálfsmánaðarlega) og til að úthluta starfsmanninum í launaáætlunina. Notaðu fellilistann Launatíðni til að auðkenna launatímabilið. Valfrjálst, ef þú hefur kveikt á bekkjarrakningareiginleika QuickBooks, notaðu fellilistann Class til að flokka greiðslur til þessa starfsmanns. Þú færð launaliðinn inn á svæðið Tekjur. Ef starfsmaður vinnur sér inn árslaun upp á $30.000, til dæmis, færðu inn launaliðinn í dálknum Heiti vöru. Síðan slærðu inn árslaun $30.000 í dálknum Klukkutíma/ársgjald.

Launaupplýsingar flipinn í glugganum Nýr starfsmaður.

Til að lýsa hvaða skatta starfsmaður greiðir, smelltu á Skattar hnappinn. QuickBooks sýnir Skattar svargluggann. Notaðu Federal flipann til að bera kennsl á umsóknarstöðu starfsmannsins, fjölda hlunninda sem krafist er og hvers kyns auka staðgreiðslu sem tilgreind er. Að auki, notaðu Subject To gátreitina til að gefa til kynna hvort þessi starfsmaður sé háður Medicare, almannatryggingum eða alríkis atvinnuleysisskatti, eða hvort starfsmaðurinn sé gjaldgengur fyrir launatekjuinneign. Athugaðu að ekki allir starfsmenn eru háðir Medicare og almannatryggingum. Hafðu samband við skattaráðgjafa þinn til að fá frekari upplýsingar.

Federal flipinn í Skattar glugganum.

Ríki flipinn útvegar kassa sem þú getur notað til að lýsa ríkissköttum, augljóslega. Annað flipinn gerir þér kleift að lýsa og geyma allar staðbundnar skattaupplýsingar, svo sem borgartekjuskatt. Aftur, það sem þú sérð á Annað flipanum fer eftir staðsetningu þinni.

Ef þú smellir á Sick/Vacation hnappinn á Payroll Info flipanum í New Employee valmyndinni sérðu Sick and Vacation valmyndina. Þessi gluggi gerir þér kleift að tilgreina hvernig veikinda- eða orlofslaun og persónuleg orlofstími er uppsafnaður launatímabil eftir launatímabili. Þú getur tilgreint fjölda veikinda- eða orlofsstunda í textareitnum Tiltækar klukkustundir þegar þú ert að setja upp launaskrá. Hægt er að nota fellilistann Uppsöfnunartímabil til að tilgreina hversu oft veikinda- eða orlofslaun eigi að safnast upp. Ef veikinda- eða orlofslaun eru áunnin skal nota reitinn Uppsafnaðan tíma til að bera kennsl á hversu margar klukkustundir af veikinda- eða orlofstíma starfsmaður fær hverja launaseðil eða klukkustund, eða í upphafi árs. Ef þú hefur stillt hámarksfjölda veikindastunda eða orlofsstunda sem starfsmaður getur safnað, færðu þetta gildi inn í Hámarksfjölda klukkustunda reitinn. Ef þú vilt núllstilla veikindatíma og orlofstíma í upphafi hvers árs skaltu velja Endurstilla tíma á hverju nýári? gátreit.

Sjúk og frí svarglugginn.

Orlofssvæðið í Sick and Vacation valmyndinni virkar á sama hátt og Sick svæði. Sláðu inn fjölda orlofsstunda sem eru tiltækar í reitnum Afnotatímar. Notaðu fellilistann Uppsöfnunartímabil til að tilgreina hversu oft starfsmenn vinna sér inn orlof. Notaðu gátreitina Uppsafnaðar klukkustundir og Hámarksfjöldi klukkustunda til að stjórna því hvernig útreikningar á uppsöfnun orlofstíma virka. Að lokum skaltu velja Endurstilla klukkustundir á hverju nýju ári? gátreit til að núllstilla orlofstíma í upphafi hvers nýs árs.

Ef þú hefur valið að nota valmöguleikann fyrir bein innborgun, smelltu á hnappinn Bein innborgun á flipanum Launaupplýsingar í glugganum Nýr starfsmaður. QuickBooks biður þig um að veita nauðsynlegar upplýsingar til að leggja beint inn ávísanir fyrir starfsmenn.

Gefðu aðrar atvinnutengdar upplýsingar

Ef þú velur flipann Atvinnuupplýsingar í glugganum Nýr starfsmaður, sýnir QuickBooks flipann sem þú notar til að geyma ráðningardagsetningu, brunadag og svipaða hluta af ráðningargögnum.

Settu upp upphæðir frá árinu til þessa

Ef þú ert að setja upp grunnlaunaþjónustuna strax í upphafi starfsemi fyrirtækisins eða í upphafi árs þarftu ekki að setja upp neinar upphæðir frá árinu til dagsins í dag (vegna þess að allt árið til dagsetningar upphæðir eru núll). Ef þú skipta ert að Basic Launaskrá þjónustu einhvern í mitt ár, hins vegar, þú ert að setja upp fyrra til dagsetning fjárhæðir. Af þessum sökum leiðir QuickBooks Basic Payroll Setup Wizard þig í gegnum ferlið til að skrá upphæðir frá árinu til þessa.

Ef utanaðkomandi þjónustuskrifstofa eins og ADP eða Paychex hefur verið að vinna úr launaskrá þinni, gefur lokaskýrsla launaskrár frá þessari utanaðkomandi þjónustuskrifstofu líklega allar upplýsingar sem þú þarft til að setja upp grunnlaunaþjónustuna. Ef þú hefur verið að vinna með bókara eða endurskoðanda við að ganga frá launaskrá ættirðu að geta fengið aðstoð þessa aðila til að lýsa launaupphæðum frá árinu til þessa.

Athugaðu launauppsetningargögnin þín

Sem hluti af grunnlaunauppsetningarferlinu gæti QuickBooks (eða þú) borið kennsl á launagögn sem virðast ekki vera rétt. Kannski sýnir starfsmaður sem þú veist að þú hefur greitt engin laun til þessa. Í þessu tilviki leiðréttir þú röng gögn með því að fylgja leiðbeiningunum á skjánum. Athugaðu samt að QuickBooks Basic Payroll uppsetningarferlið getur einnig borið kennsl á grunsamleg launaupplýsingar sem eru í raun réttar. Í Washington fylki, til dæmis, eru yfirmenn ekki háðir atvinnuleysistryggingum ríkisins ef þeir kjósa það. QuickBooks veit þetta hins vegar ekki, svo það flaggar yfirmenn sem ekki eru merktir sem háðir atvinnuleysistryggingum ríkisins sem hugsanlegar villur.

Aftur, ef þér líður ekki vel með að svara einhverjum af þessum spurningum um uppsetningu launaskrár skaltu fá hjálp endurskoðanda. Í hreinskilni sagt, þegar þú ert með utanaðkomandi þjónustuskrifstofu undirbúa launatékkanir þínar, þá ertu í raun að borga fyrir sérfræðiþekkingu fyrirtækisins og þekkingu um hvernig allt þetta launavinnsluefni virkar. Þú ert í rauninni ekki að borga fyrir tölvutímann og pappírinn sem ávísanirnar eru skrifaðar á.

Tímasettu QuickBooks 2019 launakeyrslur

Grunnlaunauppsetningarferlið leiðir þig einnig í gegnum vinnuna við að skipuleggja launakeyrslur þínar. Með öðrum orðum, ef þú ætlar að keyra launaskrána þína í hverri viku, tvisvar í mánuði eða með hvaða millibili sem er, biður uppsetningarferlið þig um að lýsa áætluninni. Aftur, eins og með önnur verkefni sem grunnlaunauppsetningarferlið hjálpar þér með, allt sem þú þarft að gera er að leggja fram nokkra bita og stykki af upplýsingum.

Borgaðu starfsmönnum í QuickBooks 2019

Eftir að þú hefur farið í gegnum skrefin sem þarf til að setja upp QuickBooks launavinnslugetu er það frekar auðvelt að borga starfsmönnum - guði sé lof. Fylgdu þessum skrefum til að greiða starfsmönnum laun:

Veldu Starfsmenn → Launa starfsmönnum → Áætlaður launaskrá.
QuickBooks sýnir glugga starfsmannamiðstöðvar.

Byrjaðu áætlaða launaskrána sem þú vilt keyra.
Til að hefja áætlaða launakeyrslu sem þú vilt keyra skaltu velja hana í listaboxinu efst í glugganum Starfsmannamiðstöð.

Smelltu á hnappinn Byrjaðu áætluð launaskrá.

Gefðu upp dagsetningu launaathugunar og notaðu reitinn Athugaðu dagsetningu til að gefa upp dagsetninguna sem þú vilt að birtist á launatékkunum.

Tilgreindu dagsetninguna sem launatímabilinu lýkur í reitnum Greiðslutímabili lýkur.

Notaðu fellilistann Bankareikningur til að auðkenna bankareikninginn sem þú vilt skrifa ávísanir á.

Staðfestu starfsmennina sem þú vilt borga.
QuickBooks sýnir virka starfsmenn sem eru með í áætlaðri launaskrá. Þú vilt ganga úr skugga um að listinn yfir valda starfsmenn sé réttur. Þú getur smellt á skráða starfsmenn til að velja og afvelja þá.

Smelltu á Halda áfram.
QuickBooks reiknar út launaávísanir og launafrádráttarupphæðir fyrir hvern valinn starfsmann.

Til að samþykkja forskoðaða launaávísun sem lýst er eða sýnd í glugganum, smelltu á Búa til launaseðla hnappinn.
QuickBooks sýnir valmynd sem gerir þér kleift að prenta út launaseðla eða greiðsluseðla fyrir beina innborgun.

Smelltu á Prenta launaseðla eða Prenta launaseðla hnappinn og fylgdu leiðbeiningunum á skjánum.
Þegar þú smellir á annan hvorn hnappinn birtir QuickBooks valmyndina Veldu launaseðla/launaseðla til prentunar. Þú ættir að staðfesta bankareikninginn sem þú vilt skrifa ávísanirnar á. Ef þú ert að prenta ávísanir, ættir þú einnig að nota reitinn Fyrsta ávísunarnúmer til að gefa upp forprentaða eyðublaðsnúmerið sem sýnt er á fyrstu launaávísuninni sem þú munt prenta. Þú ættir einnig að staðfesta að launaseðlar starfsmanna sem skráðir eru í glugganum séu þeir sem þú vilt prenta.

Eftir að þú hefur staðfest að upplýsingar um prentun launaseðla séu réttar skaltu smella á Í lagi.
QuickBooks sýnir Prentatékkagluggann (sá sama og þú notar til að prenta hvaða ávísun sem er).

Prentaðu ávísanir á venjulegan hátt.

Ef þú vilt afvelja launaávísun til prentunar skaltu smella á ávísunardálkinn til að fjarlægja gátmerkið og þar með afvelja launaseðilinn.

Dreifðu launaseðlum eða launaseðlum.
Augljóslega, eftir að þú hefur prentað ávísana, skrifar þú undir og dreifir þeim síðan. Ég læt þig í eigin hendur hér. Ég er viss um að þú veist hvernig á að finna starfsmenn sem þú þarft að borga og ennfremur hvernig á að afhenda þeim launaseðlana. Heck, þeir standa líklega við hliðina á skrifborðinu þínu núna og bíða eftir að þú klárir launakannanir samt.

Glugginn Starfsmannamiðstöð: Launamiðstöð.

Hvernig á að breyta og ógilda launaseðla í QuickBooks 2019

Vertu varkár þegar þú vilt breyta upplýsingum um launatékka. Launaathuganir eru aðeins erfiðari en venjulegar athuganir vegna þess að upplýsingarnar úr launatékkunum hafa áhrif á fullt af launatékkum. Launaathuganir hækka til dæmis brúttólaun einhvers á árinu og hafa einnig áhrif á frádráttarupphæðir. Af þessum sökum, þegar þú vilt gera breytingar eða ógilda launaávísun sem þú bjóst til áður, velurðu starfsmenn → Breyta/Ógilda launaseðla skipunina. Þegar þú gerir þetta birtir QuickBooks Breyta/Ógilda launaseðla gluggann (ekki sýndur). Þessi gluggi sýnir launaseðla sem þú hefur áður búið til og prentað. Til að breyta einum af launaseðlunum sem skráðir eru skaltu tvísmella á launaseðlana. Þegar QuickBooks birtir launaseðla gluggann, smelltu á hnappinn Paycheck Detail. Þegar QuickBooks birtir gluggann Review Paychecks, nota það til að gera viðeigandi breytingu á launaseðlinum. Athugaðu að þú getur breytt öðrum upplýsingum, svo sem nafni eða heimilisfangi, með því að nota Paycheck gluggann.

Til að ógilda launaávísunina sem sýndur er í launatékkglugganum skaltu velja Breyta → Ógilda launaávísun skipunina.

Eftir að þú hefur breytt eða ógilt ávísun skaltu smella á Vista og loka eða Vista og nýtt hnappinn til að vista breytingarnar þínar á launaseðlinum.

Launaskuldir í QuickBooks 2019

Fjárhæðir sem þú heldur eftir af launum starfsmanna verða skuldir sem þú þarft síðar að greiða. Ef þú heldur eftir alríkisskattsfrádrætti þarftu að skila þeim greiðslum til ríkisskattstjóra.

Til að greiða launaskattsskuldbindingar skaltu velja Starfsmenn→Launaskattar og -skuldir→Greiða áætlunarskuldbindingar. QuickBooks sýnir glugga starfsmannamiðstöðvar, sem gerir þér kleift að velja launaskuldbindingar sem þú vilt greiða. Smelltu á skuldina sem þú vilt greiða og smelltu síðan á Skoða/borga hnappinn. QuickBooks skrifar ávísun til að greiða völdu skuldina. Þú prentar þessa ávísun á venjulegan hátt.

Hversu fljótt þú þarft að greiða niður launaskatta af völdum launaskrár fer eftir ýmsum þáttum, þar á meðal stærð innborgunar. En góð venja er að greiða strax niður allar upphæðir sem þú skuldar. Venjulega gerir viðkomandi ríkisstofnun þér kleift að leggja inn skatta á einfaldan og rafrænan hátt með því að nota vefsíðu. Vefsíða bandaríska fjármálaráðuneytisins, til dæmis, gerir þér kleift að leggja inn alríkisskatt á þennan hátt auðveldlega. Reyndar þarftu að nota þetta kerfi ef þú borgar meira en $2.500 í launaskatt á fjórðung.