Halda góðu bókhaldseftirliti í QuickBooks 2018

QuickBooks 2018 býður upp á stjórnunaraðferðir sem eigandi eða viðskiptastjóri getur notað til að lágmarka óviljandi villur og lágmarka möguleika á þjófnaði sem eiga sér stað þegar margir notendur hafa aðgang. Hér eru nokkrar frábærar hugmyndir:

• Berðu reglulega saman efnislega birgðafjölda við birgðabókhaldsskrár. Birgðir minnka, því miður. Fólk - stundum starfsmenn, en oft gerviviðskiptavinir, eins og búðarþjófar - stela birgðum. Þess vegna er eitt sem þú þarft að gera, bæði til að lágmarka birgðatap þitt og til að viðhalda nákvæmum bókhaldsgögnum, að bera reglulega saman tölur af birgðum þínum við það sem bókhaldsgögn þín sýna. Lítil matvöruverslun gæti til dæmis viljað bera saman tóbaksbirgðir daglega, bjór- og vínbirgðir vikulega og allar aðrar vörur í matvörubirgðum á mánaðar- eða ársgrundvelli. Þessi aðferð til að telja oft verðmætustu og auðveldast að stela hlutunum skilar tvennu:
  • Birgðasamdráttur greinist fljótt.
  • Fyrirtækjaeigandinn getur lágmarkað rýrnun birgða með því að bera kennsl á tegund birgða sem er oftast stolið eða jafnvel þegar birgðum er oftast stolið.
• Samræma bankareikninga. Eitt sem eigendur fyrirtækja ættu að gera, að mínu mati, er að samræma eigin bankareikninga. Oft á sér stað þjófnaður starfsmanna af bókhaldsfólki þegar starfsmenn finna út hvernig á að skrifa ávísanir á bankareikning fyrirtækisins sem eigandinn sér ekki. Ein örugg leið til að finna ímyndaða og sviksamlega viðskipti er að láta eigandann samræma bankayfirlitið. Ef eigandinn samræmir bankayfirlitið getur hún borið bókhald bankans fyrir reikninginn saman við QuickBooks bókhaldsgögn fyrirtækisins. Hægt er að laga hvers kyns augljóst misræmi, sem þýðir að QuickBooks bókhaldsgögnin eru nákvæmari. Að auki hafa hvers kyns flöktandi, grunsamleg viðskipti tilhneigingu til að verða augljós þegar eigandi fyrirtækisins skoðar tékka vel.
• Aðgreina bókhald frá líkamlegri vörslu þar sem hægt er.Í litlu fyrirtæki er erfitt að aðgreina bókhaldið fyrir einhverja starfsemi alltaf frá líkamlegri forsjá eða líkamlegri ábyrgð á þeirri starfsemi. Það er erfitt að aðgreina birgðabókhaldið frá líkamlegri vörslu eða aðgangi að þeirri birgðum. Afgreiðslumaður í verslun, til dæmis, getur auðveldlega stolið sígarettum og einnig aðlagað birgðaskrár í gegnum kassasölu fyrir sígarettur. Engu að síður, hvar sem þú getur aðgreint líkamlega vörslu frá bókhaldi, á sér stað innbyggð villuathugun. Sá sem annast bókhald athugar óbeint um umhirðu hins líkamlega vörsluaðila á eigninni. Ef vörsluaðili er að stela öskjum af sígarettum, til dæmis, kemur þessi staðreynd fram þegar endurskoðandinn ber saman bókhaldsgögnin við birgðareikninga. Á sama hátt, sá sem hefur ekki aðgang að peningunum og bankareikningnum getur ekki auðveldlega stolið peningum, jafnvel þó hann hafi fullan aðgang að reiðufébókhaldi. Þú getur beðið CPA þinn um aðstoð við að finna leiðir til að aðgreina líkamlega vörslu eigna frá bókhalds- og bókhaldsskyldum. Og þú ættir virkilega, virkilega að gera þetta. Því miður er þjófnaður starfsmanna mjög algengur.
• Þjálfa starfsmenn í notkun QuickBooks. Þú ættir að þjálfa starfsmenn í að nota QuickBooks ef þú ert með fyrirtæki af hvaða stærð sem er af tveimur grundvallarástæðum:
  • Einhver sem veit hvernig á að nota QuickBooks er ólíklegri til að gera óvart villur. QuickBooks er ekki erfitt í notkun, en það er heldur ekki eitthvað sem þú getur lært viljandi án hjálpar. Sum viðskipti eru frekar erfið, sérstaklega fyrir ákveðin fyrirtæki. Svo ef þú getur, þá er skynsamlegt að veita starfsmönnum aðstoð eða þjálfun, eða hvort tveggja. Þessi úrræði gera fólki kleift að nota eiginleika QuickBooks á þægilegri og nákvæmari hátt til að byggja upp fjárhagslegar upplýsingar sem gera þér kleift að stjórna fyrirtækinu þínu betur.
  • Sóðalegar bókhaldsgögn feluþjófnað starfsmanna. Oft er eitt sem þú sérð þegar starfsmannaþjófnaður á sér stað raunverulega rugluð bókhaldsgögn. Af þeim sökum geturðu lent í þeirri aðstöðu að illa þjálfaðir starfsmenn búa til sóðalegt bókhaldskerfi sem gerir starfsmannaþjófnaði kleift. Þannig að þjálfun þýðir ekki aðeins að þú munt hafa nákvæmari bókhaldsgögn, heldur einnig að þú munt vera ólíklegri til að hafa umhverfi sem stuðlar að þjófnaði eða fjársvikum.
• Lokaðu QuickBooks skránni þinni. Ef þú tekur meginreglur bókhaldsnámskeiðs muntu komast að því að lokun þýðir safn bókhaldsaðferða sem einhver framkvæmir til að núllstilla tekjur og kostnaðarreikninga þannig að frá og með nýju ári er auðvelt að reikna út tekjur og gjöld. Í QuickBooks, lokunþýðir eitthvað annað. En þú vilt samt loka QuickBooks skránni til að viðhalda heilleika gagna þinna. Svona er það: Veldu Breyta –> Óskir skipunina, veldu Bókhald, veldu Company Preferences flipann og smelltu svo á Lokadagsetning Setja Dagsetning/Lykilorð hnappinn. Þegar QuickBooks biður þig um, tilgreindu lokadagsetningu og lykilorð. Eftir að þú hefur veitt þessar upplýsingar, bannar QuickBooks eða takmarkar notendum að breyta eða slá inn viðskipti dagsett fyrir lokadagsetningu. (Aðeins fólk með lykilorðið getur gert breytingar á eða slegið inn viðskipti með dagsetningar sem eru fyrr en lokadagsetningin.)
• Stjórnaðu QuickBooks bókhaldskerfinu þínu. Mér þykir leitt að tilkynna að margir eigendur fyrirtækja líta ekki á bókhaldskerfið sem annað en tæki til að framleiða reikninga, launaseðla og upplýsingar sem krafist er fyrir árlegt skattframtal. Því miður þýðir þetta fjarlæga samband við bókhaldskerfið að eigendur fyrirtækja telja oft ekki mikla þörf fyrir að stjórna því sem gerist með bókhaldskerfinu virkan.

Álit byggt á meira en 30 ára reynslu af starfi sem CPA er að þetta viðhorf sé rangt. Bókhaldskerfi ætti að vera tæki sem þú notar til að stjórna fyrirtækinu þínu betur. Og það getur verið það. En ef það á að vera tæki til að stjórna fyrirtækinu þínu betur þarftu að stjórna kerfinu. Með öðrum orðum, ég legg til af virðingu að þú takir ábyrgð á því að tryggja að starfsmenn séu þjálfaðir í að gera hluti sem vernda bókhaldskerfið þitt (svo sem að taka öryggisafrit af gagnaskránni) og að þú tryggir að þeir ljúki viðeigandi bókhaldsferlum mánaðarlega og árlega. grunnur (svo sem að senda út alla reikninga, samræma bankareikninga, hreinsa upp sóðalegar færslur og svo framvegis).

Þessi stjórnunarábyrgð þarf ekki að vera þung. Þú getur frekar auðveldlega gengið úr skugga um að fólk sé að gera hluti sem það á að gera með því að búa til einfalda gátlista. Eftirfarandi tafla sýnir sýnishorn af mánaðarlegum verkefnalista fyrir bókhald.

Dæmi um verkefnalista fyrir mánaðarlega bókhald

Þessi tafla sýnir sýnishorn af verkefnalista í ársreikningi. Þú getur notað þessar töflur sem upphafspunkta til að búa til þinn eigin lista yfir hluti sem bókhaldsmaður eða skrifstofustjóri þarf að gera í hverjum mánuði eða í lok hvers árs.

Dæmi um verkefnalista fyrir ársreikninga