Grunnatriði hreinsunar fyrir QuickBooks fyrirtækisskrána þína

Þegar þú skilur hvað geymslu í QuickBooks snýst um er ferlið alveg einfalt. Til að þétta QuickBooks fyrirtækjaskrána skaltu fylgja þessum skrefum:

Veldu File → Utilities → Condense Data skipunina.

QuickBooks sýnir fyrsta Condense Data gluggann.

Veldu hnappinn Færslur fyrir ákveðinn dag.

Þessi valkostur segir QuickBooks að þú viljir gera tvennt: búa til geymsluafrit af QuickBooks gagnaskránni og skrúfa niður vinnufyrirtækisskrána svo hún sé ekki svo stór. QuickBooks minnkar stærð vinnuútgáfunnar af fyrirtækjagagnaskránni með því að fjarlægja gamlar, lokaðar færslur ef þú velur í skrefi 3 að fjarlægja færslur.

Tilgreindu Fjarlægja færslur fyrir dagsetningu.

Til að tilgreina dagsetninguna sem lokaðar færslur á að fjarlægja fyrir skal slá inn dagsetninguna í dagsetningarreitinn. Ef þú vilt þétta skrána með því að fjarlægja færslur fyrir eða fyrir 31. desember 2016, til dæmis skaltu slá inn 1/1/2017 í dagsetningarreitinn. Þú þarft hins vegar ekki að vera áráttukennd við að fjarlægja fullt af lokuðum viðskiptum. Þú fjarlægir lokuð viðskipti aðeins ef QuickBooks fyrirtækisskráin þín er að verða of stór. Þú getur auðveldlega unnið með QuickBooks fyrirtækjaskrá sem er 25MB, 50MB eða jafnvel 100MB (megabæt).

Þó að þú þéttir venjulega QuickBooks skrá með því að fjarlægja gamlar, lokaðar færslur, býr Condense skipunin einnig til skrár án viðskipta og skrár með aðeins tilteknu gagnasviði viðskipta. Til að búa til skrá sem inniheldur lista og kjörstillingar en engar færslur skaltu velja Allar færslur valhnappinn.

Við the vegur gætirðu notað valkostinn Allar færslur til að búa til næstum tóma skrá sem þú gætir endurnýtt (svo sem fyrir þjálfun). Til að búa til QuickBooks skrá sem geymir tiltekið svið af færslum, veldu Færslur utan dagsetningabils valhnappinn og sláðu síðan inn dagsetningarnar sem bóka tímabilið í Fyrir og Eftir reitina.

Smelltu á Next þegar þú hefur lokið við að tilgreina hvaða færslur QuickBooks ætti að fjarlægja.

QuickBooks sýnir seinni Condense Data gluggann.

Tilgreindu hvernig færslur skulu teknar saman.

Ef þú vilt draga saman söguleg færslur notar QuickBooks annan Condense Data valmynd til að spyrja hvernig það ætti að draga saman söguleg gögn: með einni samantekt dagbókarfærslu, með mánaðarlegum yfirlitsbókarfærslum eða alls engin samantekt. Veldu valhnappinn sem samsvarar samantektaraðferðinni sem þú vilt. (Venjulega notarðu seinni valmöguleikann sem er skráður - láta QuickBooks búa til mánaðarlegar yfirlitsfærslur í dagbókinni - svo þú getur samt búið til þýðingarmiklar mánaðarlegar samanburðarskýrslur.)

Smelltu á Next þegar þú hefur lokið við að tilgreina hvernig QuickBooks ætti að draga saman viðskipti.

QuickBooks sýnir þriðja Condense Data gluggann.

Tilgreindu hvernig birgðafærslur ættu að vera þéttar og smelltu á Næsta.

Ef QuickBooks skráin þín inniheldur birgðafærslur, mælir QuickBooks með því að þú fjarlægir gamlar birgðafærslur. Þegar QuickBooks birtir þriðja þétta gagnagluggann geturðu sagt QuickBooks að gera þetta með því að velja samantekt birgðafærslur (ráðlagt) valhnappinn. (Ef þú vilt ekki fjarlægja gamlar færslur skaltu velja hnappinn Halda birgðafærsluupplýsingum.)
Þegar þú smellir á Næsta heldurðu áfram í fjórða þétta gögn svargluggann, sem spyr hvaða færslur ættu að teljast lokaðar.

Tilgreindu hvaða færslur ætti að fjarlægja og smelltu á Næsta.

QuickBooks biður um aðeins meiri upplýsingar um nákvæmlega hvað telst lokuð eða gömul viðskipti sem ætti að fjarlægja. Þú velur gátreiti til að gefa til kynna hvort færslur fyrir dagsetningu fjarlægingar eigi að fjarlægja jafnvel þótt þær séu óhreinsaðar, merktar Til prentunar, merktar sem Sendingar og svo framvegis.
Þegar þú smellir á Next, heldurðu áfram í fimmta Condense Data valmyndina.

Tilgreindu hvaða listahreinsun sem ætti að eiga sér stað og smelltu á Næsta.

Notaðu fimmta Condense Data gluggann til að segja QuickBooks að auk þess að fjarlægja gamlar lokaðar færslur ætti það að hreinsa upp suma listana. Þú getur valið gátreiti sem segja QuickBooks að fjarlægja ónotaða reikninga, ónotaða viðskiptavini, ónotaða söluaðila og svo framvegis. Með því að hreinsa upp listann þinn með því að fjarlægja ónotaða listahluti minnkarðu ekki aðeins stærð fyrirtækjaskrárinnar heldur auðveldar þú fólki að vinna með listann.

Þegar þú smellir á Next, sýnir QuickBooks sjötta Condense Data valmyndina. Valmyndin segir þér að geymsluferlið byrjar með því að QuickBooks gerir afrit af gagnaskránni og að þéttingaraðgerðin gæti tekið nokkrar mínútur eða jafnvel nokkrar klukkustundir að ljúka.

Smelltu á Byrjaðu að þétta.

QuickBooks byrjar ferlið við að þétta gagnaskrána.

Taktu öryggisafrit af gagnaskránni þegar beðið er um það.

Í upphafi þéttingarferlisins biður QuickBooks þig um að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni. Að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni sem hluti af þéttingaraðgerð virkar á sama hátt og að taka öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni hvenær sem er.

Eftir að þú hefur tekið öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni vistar QuickBooks skjalasafn af fyrirtækjaskránni og hreinsar síðan upp vinnuútgáfu fyrirtækisins með því að nota leiðbeiningarnar þínar. Aftur, eins og fram kom í fyrri skrefum, getur hreinsunarferlið tekið aðeins nokkrar mínútur, eða það getur tekið nokkrar klukkustundir ef skráin þín er mjög stór.