Að búa til innkaupapöntun í QuickBooks

Innkaupapöntun þjónar einföldum tilgangi: Hún segir einhverjum seljanda að þú viljir kaupa einhverja vöru. Í raun er innkaupapöntun samningur um kaup.

Mörg lítil fyrirtæki nota ekki innkaupapantanir. En þegar þau stækka í ákveðna stærð, ákveða mörg fyrirtæki að nota þau vegna þess að innkaupapantanir verða varanlegar skrár yfir vörur sem þú hefur pantað. Það sem meira er, að nota innkaupapantanir formfestir oft innkaupaferlið í fyrirtæki. Til dæmis gætirðu ákveðið að enginn í fyrirtækinu þínu geti keypt neitt sem kostar meira en $100 nema þeir fái innkaupapöntun. Ef aðeins þú getur gefið út innkaupapantanir, hefur þú í raun stjórnað innkaupastarfsemi með þessu ferli.

Til að nota QuickBooks til að búa til innkaupapantanir skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Segðu QuickBooks að þú viljir búa til innkaupapöntun með því að velja Seljendur –> Búa til innkaupapantanir.

QuickBooks sýnir gluggann Búa til innkaupapantanir.

Athugaðu að ef valmyndin Seljendur gefur ekki skipunina Búa til innkaupapantanir, veit QuickBooks ekki að þú viljir búa til innkaupapantanir.

2. Notaðu fellilistavalmyndina Seljendur valmynd til að auðkenna söluaðilann sem þú vilt kaupa vöruna af.

Lánardrottinn fellilistann listi yfir hvern og einn af lánardrottnum á lánardrottnalistanum þínum.

3. (Valfrjálst) Flokkaðu kaupin með því að nota Class fellilistann.

4. (Valfrjálst) Gefðu upp annað Senda til heimilisfang í Senda til fellilistanum.

Senda til fellilistann sýnir lista yfir alla viðskiptavini þína, söluaðila og starfsmenn. Þú velur skipið sem á að senda með því að velja eitt af þessum öðrum nöfnum. Eftir að þú hefur valið færslu af Senda til listanum fyllir QuickBooks út reitinn Senda til heimilisfangs með viðeigandi upplýsingum.

Búa til innkaupapantanir glugginn gefur nokkra staðlaða og, vonandi, kunnuglega hnappa og kassa: Fyrri, Næsta, Prenta, Finna, Stafsetning, Saga og Sniðmát.

5. Staðfestu innkaupapöntunardagsetningu.

Upphaflega setur QuickBooks núverandi kerfisdagsetningu í dagsetningu reitsins. Þú ættir hins vegar að staðfesta að dagsetningin sem QuickBooks færir inn sem dagsetningu innkaupapöntunar sé rétt. Þetta er samningsdagur. Oft setur dagsetningin samningsskilmála - eins og fjölda daga sem vöruna þarf að senda innan.

6. Staðfestu innkaupapöntunarnúmerið.

Innkaupapöntunarnúmerið, eða innkaupapöntunarnúmerið, auðkennir innkaupapöntunarskjalið einstaklega. QuickBooks númerar innkaupapantanir í röð fyrir þig og setur næsta númer í PO No. reitinn. Gissurnar sem QuickBooks gerir um rétt innkaupapöntunarnúmer er venjulega rétt, en ef það er ekki rétt skaltu slá inn varanúmerið.

7. Staðfestu seljanda og sendu til upplýsinga.

Lánardrottinn og skipið Til að loka auðkenndu seljandann sem þú ert að kaupa vöruna af og heimilisfangið sem þú vilt að seljandinn sendi sendinguna til. Þessar upplýsingar ættu að vera réttar ef söluaðilalistinn þinn er uppfærður og þú hefur notað fellilistann Senda til rétt til að auðkenna, ef nauðsyn krefur, annað sendingarheimilisfang. Engu að síður, staðfestu að upplýsingarnar sem sýndar eru í þessum tveimur heimilisfangablokkum séu réttar. Ef upplýsingarnar eru ekki réttar skaltu auðvitað laga þær. Þú getur breytt upplýsingum um heimilisfang blokkar með því að velja rangar upplýsingar og slá síðan inn aftur það sem á að birtast.

8. Lýstu hverjum hlut sem þú vilt panta.

Þú notar dálkana í glugganum Stofna innkaupapantanir til að lýsa í smáatriðum hverri vöru sem þú vilt panta sem hluta af kaupunum. Hver hlutur fer í sína röð. Til að lýsa vöru sem þú vilt kaupa frá seljanda gefur þú upp eftirfarandi upplýsingar:

• Hlutur: Hlutur dálkurinn gerir þér kleift að skrá einstakt vörunúmer vörunnar sem þú vilt kaupa. Mundu að atriði þarf að færa inn, eða lýsa, í Atriðalistanum. Það helsta sem þú þarft að vita um vörulistann er að öllu sem þú vilt sýna á reikningnum - eða, fyrir það mál, á innkaupapöntun - þarf að vera lýst í vöruskránni.

• Lýsing: Lýsing dálkurinn sýnir lýsinguna fyrir hlutinn sem þú velur. Þú getur líka breytt reitnum Lýsing þannig að það sé skynsamlegt fyrir viðskiptavini eða lánardrottna.

• Magn: Magn dálkurinn gerir þér kleift að bera kennsl á magn vörunnar sem þú vilt. Þú slærð inn fjölda hluta sem þú vilt í þessum reit, augljóslega.

• Verð: Dálkurinn Verð leyfir þér að slá inn verð á einingu eða verð á hverja einingu fyrir vöruna. Athugaðu að QuickBooks notar mismunandi merki fyrir þennan dálk eftir því hvers konar fyrirtæki þú hefur sett upp.

• Viðskiptavinur: Viðskiptavinur dálkurinn gerir þér kleift að bera kennsl á viðskiptavininn sem varan er keypt fyrir.

• Upphæð: Upphæð dálkurinn sýnir heildarkostnað vörunnar. QuickBooks mun reikna upphæðina fyrir þig með því að margfalda magnið með genginu (eða verði). Þú getur líka breytt dálkupphæðinni. Í þessu tilviki aðlagar QuickBooks verðið (eða verðið) þannig að magn sinnum hlutfall jafngildir alltaf upphæðinni.

Færa þarf inn lýsingu á hverri vöru sem ætti að vera með í innkaupapöntuninni. Þetta þýðir til dæmis að ef þú vilt panta sex vörur frá lánardrottni ætti innkaupapöntunin þín að innihalda sex línur af upplýsingum.

9. Prentaðu innkaupapöntunina.

Þú munt vilja prenta innkaupapöntunina. Tilgangurinn með því að skrá innkaupapöntun í QuickBooks er að búa til formlega skrá yfir kaup. Þú vilt næstum alltaf senda þessa innkaupapöntun til seljanda. Innkaupapöntunin segir seljanda nákvæmlega hvað þú vilt kaupa og verðið sem þú ert tilbúinn að borga. Til að prenta innkaupapöntunina geturðu smellt á Prenta hnappinn. Þú getur líka prentað innkaupapantanir síðar í lotu; til að gera það skaltu vista allar innkaupapantanir sem þú vilt búa til og velja síðan File –> Print Forms –> Purchase Orders skipunina.

10. Vistaðu innkaupapöntunina.

Til að vista innkaupapöntunina þína, smelltu annaðhvort á Vista og loka hnappinn eða Vista og nýtt hnappinn. Ef þú smellir á Vista og nýtt hnappinn vistar QuickBooks þá innkaupapöntun og birtir aftur tóma útgáfu af glugganum Búa til innkaupapantanir svo þú getir skráð aðra innkaupapöntun.