10 lyklar til að nota tækni til að hafa umsjón með skrám í litlum viðskiptum

Eigendur lítilla fyrirtækja alls staðar hafa tileinkað sér tækni til að halda utan um skrár sínar, hvort sem það er að skipuleggja stefnumót, búa til bréfaskriftir, skrá viðskiptarekstur, vinna úr launaskrá, fylgjast með birgðum eða fleira. Þó að fyrirtæki hafi ekki orðið „pappírslaus“, hafa þau viðurkennt kosti þess að nota tækni til að halda skipulagi. Ef þú ert enn hlekkjaður við að nota pappír gæti verið kominn tími til að þú notir eftirfarandi tíu lykla til að setja rafrænar skrár í staðinn fyrir pappírinn.

Notaðu Outlook til að halda utan um stefnumót, verkefni og verkefni

Pappírsdagatalið sem fer hvert sem þú ferð er gagnlegt, en hefurðu prófað að nota Calendar eiginleikann í hugbúnaði? Með tölvutæku dagatali geturðu slegið inn tíma einu sinni og stillt hann þannig að hann endurtaki sig daglega, vikulega, tveggja vikna eða mánaðarlega, og þú getur stillt sjálfvirkar áminningar - verkefni sem þú getur ekki gert á pappírsdagatalinu þínu. Hér er annar bónus: Með hugbúnaði eins og Outlook geta allir starfsmenn þínir deilt dagatölum.

Skannaðu nafnspjöld og færðu upplýsingar þeirra yfir í Outlook tengiliðalista

Ertu þreyttur á að þurfa að plægja þig í gegnum Rolodex eða risastóran stafla af nafnspjöldum til að finna símanúmer eða netfang? Jæja, þú getur horfið frá hvaða útgáfu af þessari martröð sem þú stendur frammi fyrir. Hvernig? Keyrðu hvert nafnspjald í gegnum skanna sem inniheldur hugbúnað til að umbreyta upplýsingum á kortinu yfir í tengiliðalistann í Outlook. Þá geturðu fundið upplýsingarnar sem þú leitar að með Find-aðgerð.

Umbreyttu skjölum í Adobe .pdf skrár

MS Word hefur möguleika á að vista skrár sem. pdfs. Ferlið er sársaukalaust. Með opnu Word-skjali, veldu FileSave AsSave as type og smelltu á fellivalmyndarörina lengst til hægri. Skrunaðu niður listann, auðkenndu PDF og smelltu á Vista (við hlið Hætta við neðst í reitnum).

Hvað er málið með pdf? Þú þarft ekki lengur að hafa áhyggjur af því hvort einhver hafi réttu útgáfuna af hugbúnaði til að lesa skrána þína. Hvaða tölva sem er með Adobe reader getur opnað hvaða .pdf skrá sem er.

Þú getur líka skannað bréf, reikninga, auglýsingar - hvaða skjöl sem er sem passa við skannann þinn - og vistað þau sem pdf. Gakktu úr skugga um að þú stillir skannann á .pdf skráargerðina áður en þú skannar skjalið.

Búðu til meistara skjala sem notuð eru oft

Þegar þú notar oft sama staf en með minniháttar breytingum skaltu halda aðalskrá yfir hann á tölvunni þinni. Síðan þegar þú þarft skjalið skaltu opna aðalskjalið þitt, gera breytingarnar og prenta skjalið. Mundu að vista skrána með öðru skráarnafni svo að masternum sé ekki breytt.

Notaðu bókhaldshugbúnað til að búa til reikninga og innkaupapantanir

Þú þarft ekki lengur að þumla í gegnum skjalaskápa fulla af reikningum eða innkaupapöntunum. Notaðu bókhaldshugbúnað eins og QuickBooks eða Sage 50 til að búa til þessi skjöl. Þú gætir þurft að prenta og senda skjöl til viðskiptavinar, en hin raunverulega skrá verður áfram - ekki í skjalaskápum sem þjást af plássi - heldur á tölvunni þinni þar sem að finna reikning er spurning um að slá inn nokkrar ásláttur.

Gerðu sjálfvirkan tímakort, verkefnareikninga og launavinnslu

Hægt er að skipta út kýla og afgreiðslu tímakorta fyrir rafræna innskráningu og launavinnslu. Hugsaðu um þann tíma sem sparast og villurnar sem voru forðast. Einn vinnuveitandi segir að fyrirtæki hans hafi dregið úr launavinnslu úr 6 klukkustundum í 45 mínútur með því að nota tímakortahugbúnað. Nú er það mikil afrek.

Og ef áreiðanleiki er vandamál fyrir fyrirtæki þitt geturðu keypt hugbúnað sem krefst þess að hver starfsmaður setji fingur á skanna þegar vinnutími hefst og lýkur! Þetta fingraför hljómar eins og sci-fi kvikmynd, er það ekki?

Fylgstu með birgðum rafrænt

Ef lítið fyrirtæki þitt felur í sér birgðahald er það eina leiðin til að nota tækni. Optical Character Recognition (OCR) hugbúnaður gerir fyrirtækinu þínu kleift að halda nákvæma skrá yfir birgðahald, fylla út pantanir hraðar, senda pantanir óaðfinnanlega og reikninga nákvæmlega vegna þess að allt er rakið í tölvu. Þú getur stjórnað öllum þessum ferlum með því að nota merki og númer á tölvuskjánum þínum.

Skráðu kaup og vöruupplýsingar um eignir í töflureikni eða gagnagrunni

Þegar þú kaupir búnað eða aðrar eignir skaltu skrá kaupin og vöruupplýsingarnar í töflureikni eða gagnagrunn. Með allar upplýsingar innan seilingar geturðu haft samband við söluaðilann með hvers kyns vandamálum eða talið fljótt eignir þínar fyrir reikningsskil eða svarað beiðni um eignaupplýsingar frá bankanum.

Gerðu skatttíma að köku

Þegar allar eða flestar skrárnar þínar eru á tölvunni er það miklu auðveldara og nákvæmara að undirbúa skatta en að flytja gögn úr pappírsskjölum yfir í tölvuna.

Með öllum reikningum þínum eða innkaupapantunum í bókhaldsforriti, keyrirðu bara skýrslu og — voila! -hugbúnaðurinn gefur þér heildarreikninga eða innkaupapantanir fyrir árið. Sama er að segja um launaskrá, birgðahald og eignir. Þú getur sótt allt sem þú hefur kerfisbundið vistað í tölvunni þegar þú þarft á því að halda.

Taktu öryggisafrit af skrám

Viðbótarkostur við að nota tækni til að stjórna færslum fyrir smáfyrirtæki er að þú getur tekið öryggisafrit af þeim - vistað þær í tölvu á öðrum stað eða á flash-drifi, til dæmis.

Af hverju er það svona mikilvægt? Dýrmætasta tölvueignin eru gögnin sem hún geymir. Haltu aukaafriti af þessum gögnum svo þú lendir aldrei í óánægju vegna glataðra gagna. Þú færð sjaldan tilkynningu um að innbrotsþjófur ætli að stela tölvunni þinni, eldur muni bræða hana eða hún deyja bara.