Ráð til að vinna með sameiginlegum töflureiknum sem þú þekkir kannski ekki

Vinnur þú oft í töflureiknum sem deilt er með öðrum? Þá munu ráðin hér að neðan hjálpa þér að bæta hópvinnu skilvirkni á töflureiknum í Excel eða Google Sheets .

Hvernig á að vinna með Excel og Google Sheets töflureiknum er deilt

• Breyttu og uppfærðu skjalalykla
• Sláðu inn réttar upprunagögn
• Notaðu stýringar á töflureiknum
• Notaðu töflur og töflur
• Leggðu áherslu á mikilvæg gildi með lit og sniði

Breyttu og uppfærðu skjalalykla

Þegar unnið er að töflureikni er mikilvægt að fylgjast með öllum breytingum vegna þess að þú getur skrifað yfir verk einhvers annars ef þú ert ekki varkár.

Prófaðu að bæta við athugasemdum eða athugasemdum til að skrá breytingar eins og ástæðuna fyrir uppfærslu hlutarins, nafn ritstjórans, vinnustíl o.s.frv. Þú getur auðveldlega gert þetta með því að nota eiginleikann Highlight Changes í sameiginlegu vinnubókinni. Til að virkja þennan eiginleika skaltu fylgja skrefunum hér að neðan:

1. Farðu í File > Options > Quick Access Toolbar . Í macOS, farðu í  Excel > Kjörstillingar… > Borði og tækjastika > Tækjastika fyrir skjótan aðgang .
2. Í fellivalmyndinni skaltu velja Allar skipanir .
3. Veldu Auðkenndu breytingar og veldu hvort þú vilt bæta við Quick Access tækjastikunni fyrir ofan eða neðan borðann eða ekki. Smelltu á Ok .
4. Pikkaðu síðan á fellilistasíuna á tækjastikunni fyrir skjótan aðgang > Sýna skipanamerki . Þú getur sérsniðið hvernig þú vilt auðkenna breytingar á töflureikninum þínum með því að smella á viðeigandi valkost í fellivalmyndinni.

Þú getur líka litakóðað hluta eða flipa í sameiginlegum töflureikni svo þú getur auðveldlega séð breytingar í fljótu bragði.

Sláðu inn réttar upprunagögn

Það er auðvelt að gera mistök þegar hrá gögn eru færð inn í töflureikni. Vandamálið hér er að ef þú gerir þetta ekki rétt geta niðurstöðurnar skekkt og leitt þig í ranga átt.

Sem betur fer eru nokkur ráð til að hjálpa þér að ganga úr skugga um að þú sért að slá inn réttan uppruna eða upprunaleg gögn í Excel skrána þína.

• Gögnin þín þurfa að vera skýr og nákvæm. Reyndu að forðast óþarfa skammstafanir og vertu viss um að númera- eða dagsetningarsnið sé skýrt og samkvæmt í öllum töflureikninum.
• Vertu viss um að hafa titil efst í hverjum dálki/röð til að hjálpa öðrum notendum að túlka töfluna betur.
• Notaðu viðeigandi tengda formúlu.

Notaðu stýringar á töflureiknum

Með því að nota töflureiknastýringar geturðu dregið úr líkum á villum þegar gögn eru slegin inn. Hér eru nokkur verkfæri sem þú getur notað:

Gagnaprófun : Með því að nota gagnaprófunartól geturðu safnað innlagi frá mörgum notendum á réttu sniði. Það tryggir einnig einsleitni í innslætti gagna og kemur í veg fyrir mistök frá notendum. Ef þú ert að slá inn gögn sem tilheyra þekktum gildum eins og Já, Nei eða Ekki er hægt að ákvarða, geturðu búið til fellilista með þeim valkostum til að leyfa öðrum notendum að velja af listanum yfir tiltæka valkosti.

Sheet view : Annar gagnlegur eiginleiki, það gerir notendum töflureikna kleift að búa til sérsniðnar skoðanir fyrir vinnubækur sínar og stilla sínar eigin upplýsingaskoðunarsíur án þess að verða fyrir áhrifum af breytingum sem aðrir hafa gert á þeim.

Notaðu töflur og töflur

Reyndar gagntaka töflureiknar áhorfendur oft í fyrstu, sérstaklega ef þeir eru ekki vanir að meðhöndla mikið magn af gögnum. Þess vegna ættir þú að nota töflur, töflur eða línurit til að sjá gögn.

Þó að töflur hjálpi til við að skipuleggja og flokka upplýsingar, mun notkun á töflum eða línuritum hjálpa þér að kynna þær sjónrænt. Þökk sé þeim verður auðveldara að benda á þróun eða bera saman mun á hópum gagnabreyta með tímanum. Með þessu geturðu greint mikilvæg tengsl og þróun í gagnagildum.

Leggðu áherslu á mikilvæg gildi með lit og sniði

Með því að lita texta og titla geturðu skipulagt gögn á læsilegri hátt.

Með því að nota þessa aðferð geturðu einbeitt þér að ákveðnum þáttum gagna án þess að vera gagntekinn af of miklum upplýsingum. Þú getur líka notað verkfæri eins og skilyrt snið , sem gerir þér kleift að auðkenna sérstakar frumur út frá forsendum, svo sem svið.

Hér að ofan eru ábendingar um samvinnu og úrvinnslu gagna á Excel töflureiknum eða Google töflureiknum . Vona að greinin nýtist þér.