Hvernig á að flytja Salesforce tengiliði yfir í hreint Excel-snið án þess að skemma auðkenni eða símanúmer

Þú flytur tengiliði út úr Salesforce, opnar skrána í Excel og tekur strax eftir vandamálum: póstnúmer missa núll á undan, langir ID-tölur líta út eins og tölur, dagsetningar breyta sniði, tengiliðir sem líta út eins og tvítekin birtast, eða töfluskjalið inniheldur fleiri dálka en nokkur getur notað. Útflutningurinn sjálfur gæti verið í lagi – skemmdirnar verða oft þegar Excel giskar sjálfkrafa á gagnagerðir eða þegar útflutningurinn var búinn til án stöðugs skráarlykils.

Öruggasta vinnuferlið er að flytja út Salesforce skýrslu á upplýsingastigi (detail-level) í CSV, halda upprunalegu CSV skránni ósnortinni, og flytja hana inn í Excel með Data > From Text/CSV svo þú getir stillt auðkenni, símanúmer og póstnúmer sem Text áður en hleðsla fer fram. Hreinsaðu síðan afrit, fjarlægðu tvítekin með því að nota Salesforce Contact ID frekar en aðeins netfang, og vistaðu lokaða vinnubókina sem .xlsx.

Þessi leiðbeining endurspeglar Salesforce og Microsoft skjöl sem skoðuð voru þann 11. september 2026. Salesforce gaf út uppfærða hjálpargrein um útflutning tengiliða þann 18. ágúst 2026 sem vísar notendum á skýrslu þar sem Contacts er aðalhlut (primary object). Nákvæmar skýrslugerðir og svið geta samt enn verið mismunandi eftir org-stillingum, heimildum, innsettum vörum og því hvort stofnunin þín hafi þegar viðeigandi Contacts skýrslugerð.

Af hverju Salesforce útflutningur getur litið óskipulagt út í Excel

Þrjú ólík kerfi eru að verki: Salesforce ákveður hvaða skrár og svið eru flutt út, CSV geymir þessi gildi sem afmarkaðan texta, og Excel ákveður hvernig túlkast þau þegar þú opnar eða flytur inn skrána. Síðasti liðurinn er þar sem mörg „Salesforce útflutningsvandamál“ eru í raun kynnt til leiks.

Salesforce skráði þetta sérstaklega í júní 2026 varðandi núll á undan: útflutningurinn getur innihaldið gildi eins og 01234 rétt, en Excel getur túlkað dálkinn sem tölulegt og birt 1234. Microsoft varar einnig við því að sjálfvirk umbreyting geti fjarlægt núll á undan, breytt löngum tölustöngum í vísindalega rithátt og túlkað dagsetningarlíkan texta sem dagsetningar. Sjá Leiðbeiningar Salesforce um núll á undan í Excel útflutningi og Valkostir Microsoft Excel fyrir innflutning og greiningu gagna.

Hagnýt regla: dæma ekki CSV skrána eftir því hvað gerist eftir að hún er tvísmelltu á í Excel. Flyttu hana inn með stýrtum gagnagerðum fyrst.

Skref 1: Búðu til Contacts skýrslu með aðeins þeim sviðum sem þú þarft

Núverandi grein Salesforce um útflutning tengiliða segir að búa til Custom Report Type með Contacts sem aðalhlut, og síðan búa til skýrslu úr þeirri gerð. Skýrslugerð skilgreinir hvaða skrár og svið eru tiltæk fyrir skýrslur. Salesforce hefur einnig skjöl sem sýna skýrslugerðir með tengiliðum, eins og Contacts & Accounts í sumum vinnuferlum, svo ef org-ið þitt birtir þegar viðeigandi skýrslugerð geturðu notað hana í stað þess að búa til aðra.

Fyrir sérsniðna skýrslugerð, farðu í Setup, leitaðu að Report Types, veldu New Custom Report Type, og veldu Contacts sem aðalhlut. Salesforce tekur fram að ekki er hægt að breyta aðalhlutinu eftir að skýrslugerðin er vistuð. Sjá Leiðbeiningar Salesforce fyrir útvíkkaða Custom Report Type Builder og Núverandi leiðbeiningar Salesforce fyrir útflutning tengiliða.

Búðu síðan til skýrsluna:

1. Opnaðu Reports og veldu New Report.
2. Veldu Contacts skýrslugerðina sem þú bjóst til eða viðeigandi tilverandi tengiliðaskýrslugerð.
3. Hefstu skýrsluna og stilltu skráarsviðið (record scope) á þá tengiliði sem þú þarft í raun. Núverandi grein Salesforce um útflutning tengiliða notar All Contacts.
4. Bættu við sviðunum sem þú þarft og fjarlægðu skrautleg eða óviðkomandi svið.
5. Keyrðu skýrsluna og skoðaðu nokkrar raðir áður en þú flytur út.

Hreinn almennur útflutningur inniheldur yfirleitt:

Hafðu Contact ID með þegar skýrslugerðin birtir það. Salesforce segir að hver skrá hafi einstakt ID sem er búið til við stofnun, og að það ID haldist auðkenni skrárinnar jafnvel eftir eyðingu og endurheimt (delete-and-undelete). Salesforce skráir einnig að bæta við hlutbundnu Record ID sviði í skýrslur. Sjá Leiðbeiningar Salesforce um Record ID.

Skref 2: Flyttu út Details Only sem CSV

Keyrðu skýrsluna, opnaðu útflutningsaðgerðina og veldu Details Only. Fyrir þetta vinnuferli, veldu .csv frekar en sniðna skýrslu. Salesforce lýsir Details Only sem útflutningi á hverri röð án skýrslusniðs, sem er viðeigandi þegar þú hyggst reikna eða endurskipuleggja gögnin í töfluskjali. Sjá Skjöl Salesforce fyrir Export a Report.

CSV er gagnlegt hér af tveimur ástæðum. Í fyrsta lagi leyfir Excel þér að stjórna gagnagerðum við innflutning. Í öðru lagi skráði Salesforce í maí 2026 að Long Text Area og Rich Text Area svið geta verið stytt niður í 255 stafi í sniðnum útflutningum og í Details Only XLSX útflutningum, en Details Only CSV er mælt með þegar fullt langt textainnihald er krafist. Þetta skiptir kannski ekki máli fyrir einfaldan First Name / Last Name / Email útflutning, en það skiptir máli þegar Contacts hluturinn þinn hefur sérsniðin langtextasvið. Sjá Leiðbeiningar Salesforce um útflutning langtexts.

Haltu niðurhalaðri CSV skrá sem raw source (upprunaleg heimild). Ekki hreinsa, endurröða eða eyða röðum í eina afritinu. Endurnefndu hana lýsandi, t.d. salesforce_contacts_raw_2026-09-11.csv, og gerðu Excel vinnubókina að hreinsaða afritinu.

Skref 3: Flyttu CSV skrána inn í Excel í stað þess að tvísmella á hana

Í nútíma Excel fyrir Windows, notaðu:

Data > From Text/CSV > veldu Salesforce CSV > Transform Data

Microsoft mælir með Text/CSV innflutningsleiðinni þegar þú þarft stjórn á dálkagerðum. Power Query – gagnainnflutnings- og umbreytingartólið sem er innbyggt í núverandi Excel útgáfur – getur greint dálka sjálfkrafa, en þú getur yfirtekið þessi gisk áður en gögnin eru hlaðin. Sjá Leiðbeiningar Microsoft fyrir CSV innflutning og Leiðbeiningar Microsoft fyrir Power Query innflutning.

Stilltu þessa dálka sem Text áður en hleðsla:

• Contact ID og önnur Salesforce skráar-ID
• Phone og Mobile Phone
• Postal Code (Póstnúmer)
• Starfsnúmer, viðskiptavinaauðkenni, meðlimsauðkenni eða ytri ID sem geta innihaldið núll á undan
• Hvert svið sem lítur tölulegt út en er í raun auðkenni

Stilltu raunveruleg dagsetningu/tíma svið sem Date eða Date/Time aðeins eftir að hafa athugað upprunalegt snið og staðfærslu (locale).

Af hverju sími ætti að halda Text gerð: símanúmer er auðkenni, ekki gildi sem þú leggur saman eða meðaltal af. Að breyta því í tölu getur fjarlægt núll á undan, hent plúsmerki eða annað breytt framsetningu þess.

Microsoft mælir sérstaklega með því að flytja dálka sem Text þegar núll á undan eða langir tölustrengir skipta máli. Í núverandi Excel fyrir Microsoft 365 og Excel 2024 geta Automatic Data Conversion stillingar einnig slökkt á sumum sjálfvirkum umbreytingum, en Text/CSV innflutningsvinnuferlið er auðveldara að skoða dálk fyrir dálk. Sjá Leiðbeiningar Microsoft um að varðveita núll á undan og lang gildi.

Skref 4: Hreinsaðu gögnin án þess að eyðileggja upprunalegu gildin

Þegar dálkarnir hafa öruggar gagnagerðir, hreinsaðu fyrir notagildi frekar en fagurfræðilegan fullkomnun.

Klippu óvilhallt bil (whitespace)

Nöfn, starfsheiti, reikningsnöfn og heimilisfang innihalda stundom bil á undan eða á eftir. Power Query inniheldur textabreytingar eins og Trim og Clean; Excel veitir einnig TRIM og CLEAN töfluföll. Microsoft útskýrir að TRIM fjarlægi venjuleg auka bil og CLEAN fjarlægi óprentanlega stjórnstafi. Sjá Skjöl Microsoft fyrir TRIM fallið og Power Query Text.Clean tilvísun Microsoft.

Ekki yfirskrifa upprunaleg símanúmer bara til að láta þau líta eins út

Ef allir tengiliðir tilheyra einu landi og stofnunin þín hefur skilgreindan símastandard, geturðu staðlað afrit. Ef skráin inniheldur alþjóðlega tengiliði, getur sjónrænt snið eins og (555) 123-4567 verið rangt eða eyðileggjandi. Haltu Phone Raw og, ef þörf krefur, búðu til sérstakan Phone Normalized dálk.

Haltu First Name og Last Name aðskildum

Ef Salesforce flytur þegar út aðskild svið, ekki sameina þau í eitt Name svið nema áfangastaðurinn krefjist þess sérstaklega. Aðskild svið eru auðveldari að raða, para, persónulega aðlaga og endurflytja.

Fjarlægðu dálka aðeins úr hreinsaða afritinu

Hreint Excel skjal ætti að vera auðvelt að lesa, en „hreint“ þýðir ekki „eyða öllu ókunnugu“. Fjarlægðu svið aðeins þegar þú veist að þau eru ekki nauðsynleg fyrir áhorfendur vinnubókarinnar eða niðurstreymisferlið.

Skref 5: Meðhöndlaðu tvítekin varlega

Ekki fjarlægja tvítekin úr Salesforce tengiliðum með netfangi einu nema viðskiptareglur þínar skilgreini netfang sem einstakt. Deildar innhólf, hjón, almenn deildarnetföng, viljandi tvítekin skrá og tómt netfangssvið geta öll valdið rangri pörun.

Fyrir útflutning á Salesforce Contact skrár, er öruggasta fyrsta tvítekin athugunin Contact ID. Ef sama Contact ID birtist tvisvar óvænt, rannsakaðu hvers vegna skýrslan eða tengingin (join) framleiddi tvítekin raðir. Merktu síðan sérstaklega möguleg viðskiptatvítekin með samsetningum eins og:

• Email + Account Name
• First Name + Last Name + Account Name
• Phone + Account Name

Excel getur merkt tvítekin með Conditional Formatting, eða varanlega eytt tvítekinum með Data > Remove Duplicates. Microsoft mælir með að skoða eða afrita upprunalegu gögnin áður en eyðing fer fram því Remove Duplicates eyðir varanlega tvítekinum röðum úr valda svæðinu. Sjá Leiðbeiningar Microsoft fyrir tvítekin gögn.

Mælt vinnuferli: merktu fyrst, rannsakaðu í öðru lagi, fjarlægðu aðeins eftir að þú veist að pörunarreglan sé gild.

Þegar skýrsluaðferðin nægir ekki

Skýrsla er auðveldasta aðferðin þegar einstaklingur vill lesanlegt undirmengi af Contacts og ákveðin svið. Notaðu aðra aðferð þegar kröfurnar breytast.

Data Export þjónusta Salesforce er hönnuð sem víðtækari öryggisafritunaraðferð og getur búið til ZIP safn sem innihalda CSV skrár. Eftir útgáfu geta útflutningar keyrt vikulega eða mánaðarlega. Hún er gagnleg fyrir öryggisafrit, en er yfirleitt of mikil þegar verkefnið er „gefðu mér hreina Contacts töflu“. Sjá Skjöl Salesforce fyrir Data Export.

Haltu einnig auga með töflublaðsmörkum Excel. Salesforce tók eftir því í maí 2026 hjálpargrein að mjög stórar Data Export CSV skrár geta farið yfir u.þ.b. 1.048.576 raða mörk Excel töflublaðs. Ef tengiliðagagnasettið þitt nálgast þann skala, er venjulegt töflublað ekki lengur rétt markasnið. Sjá Leiðbeiningar Salesforce fyrir stóra útflutninga.

Vistaðu hreinu niðurstöðuna sem XLSX

Eftir að hafa hlaðið og hreinsað fyrirspurnarúttakið, vistaðu vinnuskjölið sem Excel vinnubók eins og salesforce_contacts_clean_2026-09-11.xlsx. Haltu upprunalegu CSV skránni við hliðina á henni eða í stýrðri upprunagagnamöppu.

Hagnýt vinnubók getur innihaldið:

• Contacts_Clean — lokaða lesanlega tengiliðataflan
• QA — fjöldi tvítekinna, fjöldi raða, athuganir á vantum ID og athugasemdir
• README — útflutningsdagsetning, heiti Salesforce skýrslu, síur notaðar og hver bjó til úrtakið

Ef þú notar Power Query, gerir það að vinnuferlinu endurteknanlegt: skiptu um eða vísaðu á nýrri CSV, endurnýjaðu fyrirspurnina og beittu sömu umbreytingum aftur í stað þess að hreinsa handvirkt hvern útflutning.

Loka sjálfsprófun: hvernig á að vita að Excel skráin sé í raun hrein

Áður en þú deilir vinnubókinni, staðfestu hana kerfisbundið:

Fyrir sérstaklega mikilvægan útflutning, berðu saman lítið slembisýni af Contacts í Salesforce við lokaðar Excel raðir. Athugaðu Contact ID, nafn, reikning, netfang, síma, póstnúmer og eitt dagsetningarsvið. Þetta grípur flokk villna sem snið ein og sér getur ekki afhjúpað.

Algengar mistök sem forðast á

• Að tvísmella á CSV skrána áður en textasvið eru vernduð. Excel getur framkvæmt sjálfvirkar umbreytingar.
• Að nota sniðna Salesforce skýrslu þegar þú þarft röðarstigs gögn. Details Only er hreinna fyrir greiningu.
• Að sleppa Contact ID. Þú tapar sterkasta skráarstigs lyklinum til að rekja röð aftur til Salesforce.
• Að nota netfang sem eina tvítekinlykil. Netfang er gagnlegt, en það er ekki tryggt að auðkenna nákvæmlega einn Contact.
• Að yfirskrifa eina upprunalegu útflutningsskrána. Haltu upprunalegu CSV skránni óbreyttri.
• Að eyða „tvítekinum“ röðum áður en þær eru skoðaðar. Remove Duplicates Excel er eyðileggjandi fyrir valda svæðið.
• Að gera ráð fyrir að öll org hafi eins skýrslugerðir. Salesforce stillingar og heimildir geta breytt því hvað birtist í viðmótinu.

Hreinasta Salesforce-til-Excel vinnuferlið snýst því minna um snið og meira um að varðveita merkingu: flyttu út réttar raðir, hafðu stöðugt Salesforce ID með, flyttu CSV inn með ásettu gagnagerðum, hreinsaðu án þess að yfirskrifa upprunaleg gildi, og staðfestu niðurstöðuna gegn Salesforce áður en einhver treystir á hana. Þegar það ferli er vistað sem Power Query vinnuferli, verða framtíðar tengiliðaútflutningar mun endurteknanlegri en handvirk viðgerð á töfluskjali eftir að Excel hefur þegar giskað rangt á gerðir.