Ráð til að stjórna og skipuleggja tölvuskrár á áhrifaríkan hátt

Hvernig skrám er raðað á tölvuna þína er afar mikilvægt vegna þess að þessi aðgerð stuðlar að því að tryggja að kerfið gangi vel og stöðugt. Þessi grein mun benda þér á nokkrar einfaldar en árangursríkar leiðir til að stjórna skrám á tölvunni þinni !

Ráð til að stjórna og skipuleggja tölvuskrár á áhrifaríkan hátt

• Eyða rusli
• Flokkaðu skrár í möppur
• Búðu til samræmda nafnavenju
• Fljótur aðgangur að möppum og skrám
• Notaðu skýjageymsluveitur
• Eyddu afritum skrám og notaðu flýtilykla
• Notaðu minnismiðaforrit
• Vistaðu aðeins gamlar skrár ef þú virkilega þarfnast þeirra

Eyða rusli

Ef það eru óþarfa gögn á tölvunni þinni skaltu finna þau og eyða þeim eins fljótt og auðið er. Þetta er góð lausn til að hreinsa til í drifinu og „velkomna“ ný gagnleg gögn. Þú getur vísað í skref-fyrir-skref leiðbeiningar um að þrífa Windows 10 sem besta leiðin . Ef þú eyðir einhverjum gögnum óvart geturðu alltaf endurheimt þau úr ruslafötunni.

Flokkaðu skrár í möppur

Möppur eru „kjarni“ góðs kerfisskipulags. Þeir leyfa þér að flokka skrár í rökrétt söfn. Sjálfgefið er að Windows er með bókasöfn eins og skjöl og myndir í boði . Í File Explorer, hægrismelltu og veldu Nýtt > Mappa til að byrja að búa til.

Þú getur skipulagt möppurnar þínar á pappír áður en þú byrjar að skipuleggja. Til dæmis geturðu aðgreint Myndir möppuna eftir atburðum, fólki, staðsetningum... eða aðskilið skjöl í skjöl fyrir vinnu og líf. Þú getur líka búið til möppur í möppum. Hins vegar skaltu ekki reyna að fara of djúpt því þú verður stöðugt að smella í gegnum möppur til að finna upplýsingarnar sem þú vilt.

Búðu til samræmda nafnavenju

Það er best að hafa samræmda nafnavenju fyrir bæði möppur og skrár. Þessi samþykkt ætti að vera hnitmiðuð og skýra hvað er inni án þess að þurfa að opna hana. Ekki gleyma File Explorer getur sýnt þér mikið af frábærum lýsigögnum. Í borði, farðu í Skoða > Bæta við dálkum . Hér getur þú bætt við dálkum eins og Dagsetning breytt , Tegund og  Höfundar . Þetta þýðir að þú þarft ekki að hafa þessar upplýsingar með í skráarnafninu.

Nokkur ráð um nafnasamkomulag sem vert er að prófa:

• Þegar þú notar raðnúmer í upphafi nafns skaltu nota 0 til að aðstoða við flokkun (t.d. 001, 002).
• Gakktu úr skugga um að framburður og málfræði séu rétt svo þau birtist rétt í hverri leit.
• Ekki nota skammstafanir vegna þess að það er auðvelt að gleyma merkingu þeirra eftir að hafa ekki notað þær reglulega.

Fljótur aðgangur að möppum og skrám

Það er frábært að skipuleggja skrár í möppukerfi, en þú þarft ekki að fletta í gegnum þessa uppbyggingu í hvert skipti sem þú vilt finna eitthvað. Windows er með öflugan leitaraðgerð. Þú opnar bara Start valmyndina , byrjar að slá inn og það mun skanna allt á tölvunni þinni.

Þú getur fest möppur sem oft eru notaðar við Start valmyndina . Hægrismelltu og veldu Pin to Start til að gera þetta. Að öðrum kosti, dragðu möppuna á verkefnastikuna til að festa hana hér. Hægrismelltu síðan á File Explorer táknið , það mun birtast í festa hlutanum .

Að lokum geturðu stillt File Explorer til að fá betri gagnayfirsýn. Skiptu yfir í Skoða flipann í borði . Hér getur þú valið mismunandi flokkunaraðferðir, virkjað Upplýsingar spjaldið , breytt útlitsútliti og margt fleira. Þú getur líka breytt valmöguleikum fyrir hverja möppu. Til dæmis, stór táknmynd fyrir myndamöppur, listasnið fyrir skjöl...

Notaðu skýjageymsluveitur

Ef þú vinnur reglulega með öðrum í gegnum skrár eða ferð á milli tækja eins og fartölvu og borðtölva, getur það verið algjör höfuðverkur að senda skrár fram og til baka. Fyrir vikið muntu hafa margar skrár á mismunandi stöðum. Til að laga þetta vandamál skaltu nota ókeypis skýgeymsluþjónustu eins og OneDrive, Google Drive. Þessi þjónusta fellur oft beint inn í File Explorer svo þú getur stjórnað öllum skrám þínum á einum stað og samstillt þær á milli allra tækja.

Eyddu afritum skrám og notaðu flýtilykla

Að hafa mörg eintök af sömu skrá eyðir ekki aðeins plássi heldur kemur einnig í veg fyrir breytingar á milli þeirra. Þetta leiðir til þess að þú hefur margar mismunandi útgáfur af sama skjalinu. Þess vegna ættir þú að nota afrit skráarskönnunarforrit eins og dupeGuru til að fjarlægja þær tafarlaust.

Skráafrit birtast oft þegar þær eru vistaðar á mismunandi stöðum. Ekki gera þetta. Í staðinn skaltu nota flýtilykla. Í þeirri möppu, hægrismelltu og veldu Nýtt > Flýtileið , fylgdu síðan leiðbeiningunum.

Notaðu minnismiðaforrit

Að nota ókeypis glósuforrit eins og OneNote, Evernote... mun hjálpa þér að halda mikilvægum upplýsingum í vinnunni eða daglegu lífi í stað þess að sóa peningum í að kaupa límmiða sem aðeins er hægt að nota einu sinni og henda síðan. Flest minnismiðaforrit gera þér kleift að vista skrár á staðnum eða á netinu, sem gerir þær auðveldar í notkun í stofnunum eða einstaklingum.

Vistaðu aðeins gamlar skrár ef þú virkilega þarfnast þeirra

Sumum finnst gaman að búa til „Archive“ möppu á tölvunni sinni til að setja gamlar skrár þar. Hins vegar, þessi aðgerð "felur stundum ryk undir teppinu". Venjulega er skjalasafnsmappa notuð til að geyma skrár sem ekki er lengur oft aðgangur að en þarf samt að geyma. Almennt séð er það aðskilið frá aðaldrifinu og einnig er hægt að nota ódýrari geymslulausnir.

Til að finna feril skráar skaltu hægrismella á hana og velja Eiginleikar . Hér getur þú séð hvenær skráin var búin til - Búið til , breytt - Breytt og opnað - Aðgengilegt .

Það er einfalt að safna skrám í hópa eftir breyttri dagsetningu. Í File Explorer, smelltu á leitarreitinn efst til hægri, notaðu síðan Dagsetning breytt fellivalmyndina á borði. Þú getur tengt þessa færibreytu við annan leitarstreng. Til dæmis, finndu Doc skrár sem síðast var breytt árið 2019.

Almennt séð hefur það engin áhrif á kerfið að vista gamlar skrár. Þú ættir bara ekki að gera þetta ef aðaldrifið er að klárast.

Hér að ofan eru nokkur ráð til að hjálpa þér að skipuleggja og stjórna skrám á áhrifaríkan hátt á tölvunni þinni. Ef þú veist aðra leið skaltu ekki hika við að deila með EU.LuckyTemplates!