Prentanlegt sniðmát fyrir byggingartilboð í Excel fyrir litla verkþjónustufyrirtæki

Ef þú ert lítið byggingafyrirtæki sem er að búa til fyrsta tilboðið sitt í Excel, byrjaðu á einum grundvallarreglu: gerðu umfangið og kostnaðargrundvöllinn auðsýnilegan. Viðskiptavinur ætti að geta skilið hvaða vinnu er tekið á sig, en þú ættir að geta rekja lokaverðina aftur til magns, vinnu, undirverktaka, búnaðar, rekstrarkostnaðar, óvissu og álags.

Þú þarft ekki á tilboðsbúnaði að halda til að búa til gagnlegt tilboð fyrir hvert lítið verk. Excel virkar vel þegar umfangið er stýranlegt, þú getur verðlagt vinnuna út frá þekktum magnstærðum og tímagjöldum, og þú ert skipulagður í að uppfæra forsendurnar. Takmörkunin er sú að Excel sniðmát veit ekki hvort mælingarnar þínar séu réttar, hvort falin skilyrði séu til staðar, eða hvort skatt-, leyfis-, tryggingar-, leyfis- eða samningsreglur gildi í þínu lögdæmi.

Þetta byrjendavænt sniðmát notar núverandi Excel eiginleika sem Microsoft skjalfestir: Excel töflur, skipulagðar tilvísunarformúlur, síðusnið, prentsvæði, prentforskoðun og PDF útflutning. Tilboðshugmyndirnar eru einnig í samræmi við viðurkenndar opinberar leiðbeiningar um kostnaðarmat: Bandaríska orkumálaráðuneytið (DOE) meðhöndlar beina kostnað, óbeinan eða rekstrarkostnað, verðbólgu og óvissu sem sérstaka liði sem ættu að hafa skjalfestan grundvöll, en Bandaríska almennu þjónustustofnunin (GSA) leggur áherslu á að nákvæmni tilboða batni eftir því sem umfang verkefnisins og hönnunupplýsingar verða skýrari.

Hvað þú þarft áður en þú opnar Excel

Safnaðu upplýsingunum sem ákvarða verðið áður en þú byrjar að sniða arkflöuna:

• Verksvið: Nákvæmlega hvaða vinnu þú ert að samþykkja að verðleggja, að meðtöldum mikilvægum undantekningum.
• Magn: Mælanlegar stærðir eins og ferfet af gólfi, línulegir fet af listaverki, fjöldi armatúra, klukkustundir af vinnu eða einingafjöldi.
• Einingarkostnaður: Kostnaður á einingu—til dæmis, $4.25 á ferfet eða $65 á vinnustund.
• Tilboð undirverktaka: Pípulagnir, rafvirkjun, loftræsting, þakverk, steypa eða önnur sérhæfð vinna sem þú ert að kaupa frá öðrum verktaka.
• Búnaður og verkstæðiskostnaður: Leiga, sorptunnur, afhending, tímabundin vernd, leyfi, förgun og svipaðir kostnaðir.
• Rekstrarkostnaður (Overhead): Fyrirtækjakostnaður sem styður vinnuna en er ekki auðvelt að tengja við einn efna- eða vinnulið, eins og skrifstofukostnaður, tilboðsvinna, hugbúnaður, ökutæki, tryggingar og stjórnsýsla.
• Óvissa (Contingency): Framlenging fyrir greinda óvissu í tilboðinu, ekki staðgengill fyrir óskilgreint verksvið.
• Álags- eða hagnaðaraðferð: Verðlagningaraðferðin sem fyrirtækið þitt notar til að breyta áætluðum kostnaði í söluverð.

Leiðbeiningar DOE um kostnaðarmat lýsa beinum og óbeinum kostnaði sérstaklega og segja að óvissa ætti að hafa skjalfestan grundvöll tengdan áhættu og óvissu verkefnisins. Núverandi kostnaðarstjórnunarleiðbeiningar GSA taka fram að tilboð þróast og verða almennt nákvæmari eftir því sem umfang og hönnun eru skilgreind ítarlegar.

Fyrir lítið íbúðar- eða létt viðskiptaverkþjónustufyrirtæki er hagnýta kennslan einföld: Ekki fela hverja óþekkta stærð inni í einum prósentutölu. Skrifaðu niður hvað þú veist, hvað þú gerðir ráð fyrir, og hvaða liðir standa enn sem framlengingar eða undantekningar.

Skref 1: Stilltu upp verkefni, viðskiptavin, verksvið og tilboðsskilyrði

Búðu til arkflöðu sem heitir Tilboð. Efst, geymdu hreint haus svæði fyrir:

Neðan við, bættu við stuttum Verksvið & Forsendur hluta. Til dæmis:

Inntekið:
- Fjarlægja núverandi innréttingu og borðplötur
- Setja upp innréttingu samþykta af eiganda
- Setja upp kvarðaborðplötur
- Grunn verkstæðishreingerning

Forsendur:
- Núverandi veggir standa áfram
- Engin falin vatns- eða burðarskaði er innifalinn
- Vinna framkvæmd á venjulegum virkisdögum

Undantekið nema bætt við:
- Uppfærslur á rafmagnstöflum
- Asbest eða hættulegt efnaafhörgun
- Hönnunarbreytingar óskaðar eftir af eiganda eftir samþykki

Verksviðslýsing er mikilvægari en skrautmerkingar. Ef liður segir aðeins „Eldhús endurbætur — $18,500,“ gætirðu vitað hvað þú áttir við í dag, en viðskiptavinurinn gæti munað eitthvað annað þremur vikum síðar.

Tilboð versus samningur: Tilboð er verðlagningarskjal, en hvort undirritað tilboð verði lagalega bindandi fer eftir orðalagi þess, umhverfissamningnum og staðbundnum lögum. Gerðu ekki ráð fyrir að almenn Excel sniðmát komi í stað samningsskjala, tilkynninga, upplýsingaskyldu eða leyfisyrðis sem krafist er þar sem þú starfar.

Mistök byrjenda sem forðast á: Verðlagning áður en verksviðið er stöðugt. Ítarleg tafla gerir óskýrt verksvið ekki nákvæmt.

Skref 2: Byggðu efnistöfluna með magni og einingarkostnaði

Búðu til aðskilda arkflöðu sem heitir Efni, eða haltu hlutanum undir verkefnishausnum ef tilboðið er stutt. Notaðu dálka eins og:

Dæmi tölurnar hér að ofan eru skálduð. Skiptu þeim út fyrir tilboð frá birgjum þínum, núverandi verðlistum eða skjalfestum tilboðsgögnum.

Breyttu þessu svæði í Excel töflu með Heim → Sníða sem töflu. Opinber leiðarvísir Microsoft um Excel töflur útskýrir að töflur eru hannaðar til að flokka og greina tengd gögn. Töflur eru sérstaklega gagnlegar í tilboði vegna þess að formúlur geta sjálfkrafa framlengt í nýjar raðir.

Ef þú nefnir töfluna Efni, getur Upphæð formúlan notað skipulagða tilvísun:

=[@Magn]*[@[Einingarkostnaður]]

Skipulagðar tilvísunar skjölun Microsoft útskýrir að töflu- og dálkanöfn lagast eftir því sem raðir eru bætt við eða fjarlægðar. Þetta er öruggara en að búa til fasta formúlu sem stoppar við röð 25 og sleppir óvart nýju efni sem sett er inn í röð 26.

Fyrir milliheildina utan töflunnar geturðu notað:

=SUMMA(Efni[Upphæð])

Gerðu ráð fyrir úrgangi meðvitað

Efni eins og gólfefni, flísar, þakverk, listaverk og plötur geta þurft úrgang eða ofkaup vegna klippingar, brotnunar, mynstursamsvörunar eða lágmarks kaupmagns. Það er engin almennt gildandi úrgangsprósenta sem er rétt fyrir hvert fag og hverja útlögun.

Ef þú notar úrgangsstuðul, sýndu hann skýrt. Til dæmis, ef mælt gólfefni er 200 ferfet og verkstæðisupptakan þín krefst 7% framlengingar:

Pöntunarmagn = 200 * (1 + 7%)

Það gefur 214 ferfet. 7% í þessu dæmi er til skýringar, ekki mælt með sem staðall.

Mistök byrjenda sem forðast á: Að afrita almenna úrgangsprósentu frá öðru fagi eða verkefni án þess að athenda stærðir, mynstur, pakkastærðir og reglur birgis.

Skref 3: Bættu við vinnu, undirverktökum, búnaði, rekstrarkostnaði, óvissu og álagi

Vinna

Vinnukostnaður er áætlaður kostnaður við tímann sem þarf til að framkvæma vinnuna. Byrjendavæn tafla getur notað:

Aftur, þessar gjaldtökur eru aðeins dæmi. Vinnutímagjaldið þitt gæti þurft að standa undir meiru en klukkustundarlaun starfsmanns. Eftir því hvernig fyrirtækið þitt reiknar kostnað, geta launaskattar, slysatryggingar, föng, greidd óframleiðandi tími og annar vinnubyrði verið innbyggðir í vinnutímagjaldið eða meðhöndlaðir annars staðar. Mikilvægasta reglan er samræmi: Vissu hvað gjaldið þitt inniheldur svo þú sleppir ekki raunverulegum kostnaði eða teljir sama kostnaðinn tvisvar.

Notaðu sömu röðarformúlu:

=[@Klukkustundir]*[@[Vinnutímagjald]]

Undirverktakar, búnaður, leyfi, förgun og annar beinn kostnaður

Beinn kostnaður eru kostnaðir sem þú getur sanngjörnt tengt við tiltekið verk. Eftir verkefni gætu þeir innihaldið:

• tilboð undirverktaka;
• búnaðarleigu;
• sorptunnur eða förgunargjöld;
• afhendingu og flutning;
• leyfis- eða skoðunargjöld;
• tímabundna vernd;
• verkstæðisbundna tryggingar- eða ábyrgðarkostnað þar sem við á.

Ekki finna upp leyfis-, skatta- eða ábyrgðarprósentur bara til að fylla út arkflöðuna. Notaðu raunverulega staðbundna kröfu eða skýrt skjalfesta framlengingu.

Rekstrarkostnaður

Rekstrarkostnaður þýðir kostnað sem krafist er til að rekja fyrirtækið sem er ekki auðvelt að tengja við einn lið af uppsettri vinnu. Dæmi geta innihaldið skrifstofuleigu, bókhald, tilboðsvinnu, hugbúnað, almennar tryggingar, síma, stjórnunartíma og ökutæki. Hvernig þú endurheimtir þessa kostnað er viðskiptaverðlagningarákvörðun.

Þú gætir beitt rekstrarkostnaðarstuðli við samþykktan kostnaðargrundvöll:

Rekstrarkostnaðarframlenging = Viðeigandi kostnaðargrundvöllur * Rekstrarkostnaðarstuðull

Ekki afrita rekstrarkostnaðarprósentu annars verktaka. Starfsfólk þeirra, tryggingar, skrifstofa, búnaður, landfræðileg staðsetning og magn geta verið alveg ólík þínum.

Óvissa

Óvissa er upphæð innifalin til að takast á við óvissu í áætluðum vinnu. Kostnaðarmatleiðbeiningar DOE lýsa óvissu sem upphæð fyrir óvissu eins og ófullkomna hönnun eða ófyrirsjáanleg skilyrði og segja að grundvöllur hennar ætti að vera skjalfestur.

Óvissa ætti því að tengjast ástæðu. Til dæmis: „Ástand núverandi veggjar getur ekki verið full skoðað fyrr en niðurrif; tilboðið inniheldur tilgreinda framlengingu fyrir litla undirlagsviðgerð.“

Mistök byrjenda sem forðast á: Að nota óvissu til að standa undir þekktum vinnu sem þú gleymdir einfaldlega að verðleggja. Ef þú veist að vinnan er nauðsynleg, settu hana inn í tilboðið sem raunverulegan lið.

Álag er ekki það sama og hagnaðarmörk

Álag er hagnaður eða verðhækkun tjáð sem prósentutala af kostnaði. Hagnaðarmörk er hagnaður tjáður sem prósentutala af söluverði. Þau eru stærðfræðilega ólík.

Ef áætlaður kostnaður er $100 og þú bætir við 20% álagi:

Söluverð = $100 * (1 + 20%) = $120
Hagnaður = $20
Hagnaðarmörk = $20 / $120 = 16.67%

Ef í staðinn er markmið þitt 20% heildarhagnaðarmörk, er söluverðsformúlan:

Söluverð = Kostnaður / (1 - Markmiðshagnaðarmörk)
Söluverð = $100 / (1 - 20%) = $125

Veldu verðlagningaraðferðina sem fyrirtækið þitt notar í raun og merktu arkflöðuna rétt. Vinna sem kallar álag „hagnaðarmörk“ getur leitt til kerfisbundinnar ofláttar verðlagningar.

Mistök byrjenda sem forðast á: Að stafla sérstökum rekstrarkostnaðar-, álags- og vinnutímagjaldsframlengingum án þess að vita hvaða kostnaðir eru þegar innbyggðir í hvert gjald. Tvíteking getur gert tilboð ósamkeppnishæft; að sleppa þeim getur gert sigurvegandi verk óhagnýtt.

Skref 4: Byggðu tilboðssamantektina og gerðu hana prentanlega

Samantektin fyrir viðskiptavin ætti að vera auðveld til að skoða án þess að birta hverja innri viðskiptareikningu sem þú kýst að halda einkarétti. Einföld innri samantekt gæti litið svona út:

Dæmi myndin hér að neðan notar einfaldaða skáldaða heild og skattalínu til skýringar. Ekki afrita 8% skattprósentu þess. Meðhöndlun byggingarsölu skatts getur háð ríkis- og staðbundnum reglum, tegund vinnu, hvort efni eða þjónusta sé skattskyld, og hvernig viðskiptin eru skipulögð. Staðfestu regluna við viðeigandi ríkis- eða sveitarfélags skattyfirvöld eða skatt ráðgjafa þinn.

Stilltu prentsvæðið

Veldu aðeins viðskiptavinatilboðið og notaðu Síðusnið → Prentsvæði → Stilltu prentsvæði. Opinber leiðarvísir Microsoft um prentsvæði útskýrir að Excel vistari skilgreint prentsvæði með vinnunni og prentar aðeins það svæði nema þú yfirskirðu það.

Veldu síðustefnu og kvarða

Opnaðu Síðusnið → Síðusnið. Microsoft skjalfestir stýringar fyrir lóðrétt eða lárétt stefnu, pappírsstærð, spássíur og kvarða. Fyrir breitt tilboð er gagnlegt upphafspunktur Lárétt og Passa á 1 síðu breitt en leyfa eins margar síður hátt og nauðsyn krefur.

Sá síðasti hluti skiptir máli. Að þvinga 60 lína tilboð á eina efnislega síðu getur minnkað textann þar til „prentanlega sniðmátið“ er tæknilega ein síða en í reynd ólæsilegt. Síðusniðsskjölun Microsoft útskýrir að þú getir passa arkflöðu við tiltekinn fjölda síðna breitt og hátt.

Notaðu prentforskoðun áður en þú sendir

Opnaðu Skrá → Prenta og skoðaðu forskoðunina. Microsoft mælir með að forskoða arkflöðu áður en prentað er svo þú getir leiðrétt stefnu, spássíur, kvarða og síðuskil. Sjáðu leiðarvísirinn um að prenta arkflöðu.

Leitaðu að:

• dálkum klipptir af við hægri brún;
• smáum texta vegna of mikils kvarða;
• heild aðskildri frá liðunum sem hún samantekur;
• tómum síðum vegna rangs prentsvæðis;
• athugasemdum eða undantekningum sem vantar úr prentsvæðinu;
• hausum sem endurtaka sig ekki þegar langt tilboð nær yfir margar síður.

Vistaðu PDF afrit fyrir viðskiptavin

Haltu Excel vinnunni sem breytilega tilboðsskrá þína og sendu PDF þegar þú vilt að tilboðið haldi ætluðu síðusniði sínu. Opinberar PDF leiðbeiningar Microsoft Office skjalfesta vistun Excel úttaks sem PDF fyrir deilingu og prentun.

Notaðu endurskoðunarvænan skráarnafn eins og:

EST-2026-014_Smith-Kitchen_Rev1.pdf

Ef verksvið eða verð breytist, gefðu út skýrt númeraða endurskoðun frekar en að skipta út gömlu skránni í þögn.

Copy-ready vinnuuppbygging

Byrjandi þarf ekki tólf arkflöður. Fjórir duga fyrir mörg lítil verk:

Ef verkefnin þín eru mjög lítil geturðu sameinað alla fjóra hlutana á einni arkflöðu. Ef vinnan þín þarf reglulega margar valkostir, samsetningar, áfanga, teymi, birgjasamanburði, breytingartilboð eða söguleg kostnaðargagnagrunna, gæti sérstakur tilboðsbúnaður verið auðveldari viðhald en að stækka Excel líkanið stöðugt.

Algeng mistök sem gera fagmannlegt tilboð óáreiðanlegt

1. Að nota eina heildarupphæð án verksviðs smáatriða

Verð án nægilegrar lýsingar skilur eftir rými fyrir mótsagnakenndar væntingar. Skiptu vinnunni í rökfræðilega hluta og skrifaðu undantekningar.

2. Að rugla saman söluverði og kostnaði

Birgjarreikningur, starfsmannalaun eða tilboð undirverktaka er ekki endilega lokasöluverð. Gakktu úr skugga um að vinnan innihaldi kostnaðarendurheimt- og hagnaðaraðferðina sem fyrirtækið þitt hyggst nota.

3. Að gleyma litlum verkstæðisbundnum kostnaðum

Afhending, förgun, neysluvörur, tímabundin vernd, búnaður, leyfisgjöld, ferðakostnaður og hreingerning geta verið einstaklega hóflegar en marktækar í heild.

4. Tvíteking rekstrarkostnaðar

Ef vinnu- eða búnaðargjald inniheldur þegar ákveðna rekstrarkostnaði, skildu það áður en þú beitir öðrum heildar rekstrarkostnaðarstuðli.

5. Að meðhöndla óvissu sem tryggðan hagnað

Óvissa takast á við óvissu í tilboðinu. Hún ætti að hafa grundvöll og ætti ekki að vera ruglað saman við venjulega hagnaðarreikning þinn.

6. Að afrita skattprósentu annars

Skattameðhöndlun breytist eftir lögdæmi og verkefnistegund. Haltu gjaldtökunni sem inntakssellu og staðfestu viðeigandi reglu áður en tilboðið er gefið út.

7. Að prenta áður en síðuskipting er athuguð

Excel getur kvarðað breitta arkflöðu svo mikið að viðskiptavinir geta ekki lesið hana. Notaðu prentforskoðun og forgangsraða læsileika fram yfir að þvinga allt á eina síðu.

Loka byrjenda athugunarlisti áður en þú sendir tilboðið

• Er tilboðið að tilgreina verktaka, viðskiptavin, verkstæði, dagsetningu og endurskoðun?
• Er verksviðið nógu sértækt svo annar aðili geti sagt hvað er innifalið og undantekið?
• Passa efnismagnin við nýjustu mælingar eða teikningar?
• Er verð birgja og undirverktaka nógu núverandi fyrir gildistíma tilboðsins?
• Hefur hvert vinnuverkefni varanlega klukkustunda- og gjaldforsendu?
• Hafa búnaður, afhending, förgun, leyfi og annar beinn kostnaður verið í huga?
• Vistu hvaða kostnaðir eru þegar innifaldir í vinnutímagjöldum eða öðru álagi?
• Tengist óvissa greinanlegri óvissu frekar en að vera notuð sem falinn fylling?
• Notar formúlan álag ef þú átt við álag, og hagnaðarmörk ef þú átt við hagnaðarmörk?
• Hefur viðeigandi skattameðhöndlun verið athuguð fyrir lögdæmi verkefnisins?
• Sýnir prentforskoðunin læsilegan texta, fullar heildir og allar verksviðsathugasemdir?
• Vistaðir þú breytilegu vinnuna og skýrt nefnda viðskiptavina PDF sérstaklega?

Gagnlegt byggingartilboð er ekki það með flestar formúlur. Það er það sem þú getur útskýrt. Byrjendavænt Excel sniðmát ætti að leyfa þér að vísa frá lokaverðinni aftur til verksviðs, magns, gjalda, forsendna og verðlagningaraðferðar án þess að endurbyggja útreikninginn í höfðinu. Byrjaðu á þessari gagnsæju uppbyggingu, prentaðu hana hreinlega, og bættu flækju við aðeins þegar vinnurnar þínar krefjast þess í raun.