Ókeypis sniðmát fyrir vaktaskrá starfsmanna í Excel með klukkustundareiknivél

Gott vaktaskráarsniðmát í Excel ætti að gera meira en að sýna hver vinnur hvenær. Það ætti að reikna skipulagðar klukkustundir samkvæmt, gera forsendur um næturvökt og ógreidd frí sýnilegar, sýna stjórnendum hvar vaktasveit er þunn og halda einfaldleika þannig að einhver geti uppfært það án þess að skemma formúlurnar. Ef vinnubókin gefur þér hreina vikulega áætlun en getur ekki útskýrt hvernig hún komst að klukkustundarheildunum, er hún ekki nógu áreiðanleg til að nota sem starfssniðmát.

Þessi ókeypis uppbygging er hönnuð fyrir smá fyrirtæki sem vilja hagnýta vaktaskrá áður en farið er yfir í sérhæfða vinnukraftastjórnunarbúnað. Hún notar núverandi Excel eiginleika sem Microsoft skjalfestir, þar á meðal Excel töflur, skipulagðar tilvísanir, gagnastjórnun (Data Validation), skilyrðisbundna sniðmun, tímaútreikninga, prentsvæði og PDF-vænavænt úttak. Hún gerir einnig mikilvægan lagalegan greinarmun: skipulagðar klukkustundir eru ekki sjálfkrafa það sama og klukkustundir sem í raun eru unnar fyrir laun eða yfirvinnu.

Samkvæmt bandarísku alríkislögunum um sanngjarna laun og vinnuskilyrði (FLSA), fá viðkomandi starfsmenn sem ekki falla undir undantekningar almennt yfirvinnu eftir 40 klukkustundir unnar í vinnuviku, en undantekningar og ríkislögreglur geta breytt útreikningnum. Bandaríska vinnumálaráðuneytið gerir einnig greinarmun á greiddum stuttum hvíldartímum og raunverulegum máltíðum og krefst nákvæmrar skráningar á raunverulegum klukkustundum sem viðkomandi starfsmenn vinna. Meðhöndlaðu yfirvinnudálk vinnubókarinnar sem áætlunarviðvörun nema þú hafir stillt hann til að passa við reglurnar sem gilda um starfsmenn þína.

Hvernig gagnlegt niðurstaða ætti að líta út

Áður en formúlur eru byggðar, skilgreindu niðurstöðuna. Hagnýt vikuleg vaktaskrá ætti að leyfa stjórnanda að svara þessum spurningum hratt:

• Hver er á vaktinni á hverjum degi og á hvaða tímum?
• Hversu margar nettó skipulagðar klukkustundir inniheldur hver vakt?
• Reiknast næturvakt rétt?
• Hvaða frádrætti fyrir frí eru dregin frá, og af hverju?
• Hversu margar skipulagðar klukkustundir hefur hver starfsmaður í vinnuvikunni?
• Hvaða starfsmenn fara yfir áætlunarþröskuldinn sem þú notar fyrir yfirvinnuendurskoðun?
• Hefur hvert lykilhlutverk næga vaktasveit?
• Er hægt að prenta vaktaskrána eða vista sem PDF án þess að textinn verði of lítill til að lesa?

Ef vinnubókin svarar þessum spurningum samkvæmt, er hún að gera gagnlegt verk. Ef stjórnendur þurfa enn að nota reiknivél, handskrifaðar athugasemdir eða aðra töflu til að staðfesta vaktaskrána, einfaldaðu hönnunina áður en fleiri eiginleikar eru bættir við.

Mælt með hönnun vinnubókar: aðskildu útreikningsgögn frá prentanlegu útsýni

Hreinasta uppsetningin fyrir smá fyrirtæki notar þrjá vinnublöð:

Þetta er örlítið skipulagðara en að slá „9:00–17:00“ inn í sjö reiti þvert á röð, en kostnaðurinn við þetta er þess virði. Fín vikuleg töfluröð er auðveld að lesa; staðlað vaktatafla er auðveldari að reikna. Með því að halda báðum útsýnum leyfir Excel að gera útreikningana á meðan fólk fær vaktaskráarsniðið sem það væntir.

Skref 1: Byggðu Vöktir töfluna og settu inn raunveruleg Excel tímagildi

Á Vöktir blaðinu, búðu til þessa dálka:

Breyttu svæðinu í Excel töflu með Heim → Sniða sem töflu. Microsoft skjalfestir að töflur eru ætlaðar til að skipuleggja tengd gögn, og skipulagðar tilvísanir lagast sjálfkrafa eftir því sem röðum er bætt við eða fjarlægðar. Sjá Leiðbeiningar Microsoft um að búa til og sniða töflur og skjölun skipulagðra tilvísana.

Nafngættu töfluna Shifts. Sláðu Upphaf og Lok inn sem raunveruleg Excel tímagildi fremur en texta. Til dæmis, sláðu 9:00 AM, ekki 9am-5pm í einum reiti. Skjölun Microsoft um tímamismun útskýrir að Excel geti dregið tímagildi frá og umbreytt niðurstöðunni í klukkustundir.

Gæðaeftirlit: smelltu á Upphaf eða Lok reit og breyttu tölusniði hans. Ef Excel þekkir það sem tíma, er hægt að reikna gildið. Ef það helst sem hreint texta, lagfærðu gagnainnslutniðið áður en þú treystir heildunum.

Skref 2: Reiknaðu nettó klukkustundir, að meðtöldum næturvöktum og ógreiddum frí

Fyrir vakt innan sama dags er grunnhugmyndin Lok - Upphaf. Vegna þess að Excel geymir tíma sem brot af degi, margfaldaðu tímamismuninn með 24 til að fá tugabrotaklukkustundir.

Nyttari formúla meðhöndlar vakt sem fer yfir miðnætti:

=IF(OR([@Start]="",[@End]=""),"",24*MOD([@End]-[@Start],1)-[@[Unpaid Break (hrs)]])

MOD fallið skilar afgangi. Í þessari formúlu, MOD(Lok-Upphaf,1) pakkar neikvæðum tímamismun inn í næsta 24 klukkustunda dag. Microsoft skjalfestir MOD(number, divisor) fallið í opinberri MOD tilvísun sinni.

Dæmi:

Upphaf: 10:00 PM
Lok:   6:00 AM
Ógreitt frí: 0.5 klukkustundir

24 * MOD(6:00 AM - 10:00 PM, 1) = 8.0
Nettó skipulagðar klukkustundir = 8.0 - 0.5 = 7.5

Ekki draga frá hvert frí sjálfkrafa. Samkvæmt alríkisleiðbeiningum eru stutt hvíldartímabil, um 20 mínútur eða skemmri, almennt talin sem unnir klukkustundir, en raunverulegar máltíðir—venjulega að minnsta kosti 30 mínútur þegar starfsmaður er leystur undan skyldum—þurfa almennt ekki að teljast sem vinnutími. Ríkislögregla getur sett aðrar eða viðbótar kröfur. Sjá Upplýsingablað #22 um unnar klukkustundir frá bandaríska vinnumálaráðuneytinu.

Fyrir vaktaskipan er öruggasta töluhönnunin að merkja sviðið Ógreitt frí (klst), ekki bara Frí. Stjórnandinn ætti að slá inn frádrátt aðeins þegar fríið er í raun ætlað að vera ógreitt samkvæmt reglum og stefnum sem gilda.

Gæðaeftirlit: prófaðu að minnsta kosti fjórar vöktir: venjulega dagsvakt, stutta vakt, næturvakt og vakt með ógreiddum máltíðarfrádrætti. Reiknaðu þessar fjórar handvirkt einu sinni og staðfestu að Excel passi.

Skref 3: Reiknaðu vikulegar heildartölur og notaðu yfirvinnu aðeins sem áætlunarmerki

Þegar hver vakt hefur áreiðanlegt Nettó klukkustundir gildi, verða vikulegar heildartölur einfaldar. Ef yfirlitið þitt listar starfsmannanafn í reit A2, geturðu lagt saman skipulagðar klukkustundir starfsmannsins fyrir tímabil með SUMIFS:

=SUMIFS(
  Shifts[Net Hours],
  Shifts[Employee],A2,
  Shifts[Date],">="&$B$1,
  Shifts[Date],"<="&$C$1
)

þar sem B1 er upphafsdagsetning vinnuvikunnar og C1 er lokadagsetningin.

Fyrir einfalda áætlunarviðvörun geturðu geymt þröskuld—eins og 40—í merktum Stillingar reit og reiknað:

=MAX(0,[@[Total Hours]]-OT_Threshold)

Ef starfsmaðurinn hefur 44 skipulagðar klukkustundir og þröskuldurinn er 40, sýnir áætlunarmerkið 4 klukkustundir yfir þröskuldinum.

Þetta er ekki sjálfkrafa launayfirvinnuútreikningurinn. Alríkis FLSA krefst almennt yfirvinnu fyrir viðkomandi starfsmenn sem ekki falla undir undantekningar eftir 40 klukkustundir unnar í föstri 168 klukkustunda vinnuviku, en það eru undantekningar og aðrar löglegar launaaðferðir, og ríkislögregla kann að veita viðbótarreglur. Upplýsingablað #23 Vinnumálaráðuneytisins útskýrir alríkisregluna sem byggir á vinnuviku.

Mundu einnig muninn á skipulögðum og unnnum klukkustundum. Leiðbeiningar DOL um skráningu krefjast þess að viðkomandi vinnuveitendur haldi nákvæmar upplýsingar um klukkustundir sem í raun eru unnar, og það er sérstaklega tekið fram að þegar starfsmenn víkja frá föstri vaktaskrá, verður að skrá raunverulegar klukkustundir. Sjá Upplýsingablað #21 um skráningu.

Gæðaeftirlit: berðu saman vikulegar skipulagðar heildartölur við raunverulega tímaskráningu eða launagjafa þinn eftir að vikan lokast. Ef þær eru reglulega ólíkar, breyttu ekki vaktaskránni í launakerfi með tilgátu; haltu vaktaskipan og rauntímaskráningu aðskildum.

Skref 4: Bættu við verndarveggjum, vaktasveitaeftirliti og prentanlegu starfsfólksútsýni

Notaðu Gagnastjórnun (Data Validation) fyrir starfsmenn og hlutverk

Búðu til starfsmanna- og hlutverkalista á Stillingar blaðinu, notaðu síðan Gögn → Gagnastjórnun → Listi í Vöktir töflunni. Microsoft skjalfestir að Gagnastjórnun getur takmarkað innslátt við samþykkt gildi og búið til fellilista. Sjá Leiðbeiningar Microsoft um Gagnastjórnun.

Þetta kemur í veg fyrir villur eins og að „Móttaka“, „Móttaka“ og „Borð“ verði þrjú ólík hlutverk í vaktasveit yfirliti.

Notaðu skilyrðisbundna sniðmun fyrir vandamál sem þurfa athygli

Nyttar reglur eru meðal annars:

• auðkenna Nettó klukkustundir undir 0 eða yfir viðskiptaskilgreindan hámark;
• auðkenna starfsmenn sem vikulegar skipulagðar klukkustundir fara yfir áætlunarþröskuldinn;
• auðkenna dagsetningar þar sem nauðsynlegt hlutverk hefur enga skipulagða vaktasveit;
• auðkenna vantarandi Lok tíma á annars virkum vaktaröðum.

Skjölun Microsoft um skilyrðisbundna sniðmun styður reglur byggðar á reitargildum eða formúlum.

Gera Vaktaskrá blaðið starfsfólksvænt

Prentanlega Vaktaskrá blaðið ætti að sýna minni smáatriði en útreikningataflan. Einfalt útsýni getur innihaldið:

• starfsmannanafn;
• hlutverk;
• mánudag til sunnudags vaktartíma;
• vikulega skipulagða heild;
• samþykktar athugasemdir eins og „Frí“, „Þjálfun“ eða „Frí“.

Ekki prenta innri launagreiðslur, agaviðvörunir eða aðrar upplýsingar sem starfsmenn þurfa ekki að sjá.

Veldu aðeins vaktaskráarsvæðið og notaðu Síðusnið → Prentsvæði → Stilltu prentsvæði. Skjölun Microsoft um Prentsvæði útskýrir að Excel geymir valið prentsvæði með vinnubókinni.

Gæðaeftirlit: opnaðu Prentforskoðun og staðfestu að starfsmannanafn, hver dagur vikunnar, vaktartímar og heildartölur séu læsilegir án stækkunarglers. Ef Excel minnkar blaðið of mikið, prentaðu í láréttu, styttu óþarfa dálka eða skiptu úttakinu yfir á síður frekar en að þvinga allt á eina síðu.

Hvernig á að meta hvort sniðmátið virki vel

Eftir að hafa notað vinnubókina í tvö eða þrjú vaktaskipanarlot, skoðaðu niðurstöðuna fremur en útlitið. Árangursrík vaktaskrá hefur sýnileg merki:

Þegar Excel byrjar að verða rangt tæki

Excel virkar vel þegar einn stjórnandi eða lítill hópur heldur spáanlegri vikulegri vaktaskrá. Það verður síður aðlaðandi þegar erfiðasti hlutinn er ekki lengur útreikningar en samhæfing.

Hugsaðu um sérhæft vaktaskipanar- eða vinnukraftastjórnunarkerfi þegar nokkrar af þessum skilyrðum koma fram:

• starfsmenn þurfa að senda inn tiltækni eða skipta vöktum sjálfir;
• margir stjórnendur breyta vaktaskránni samtímis;
• þú þarft sjálfvirkar SMS, app eða tölvupósttilkynningar um breytingar á vaktaskrá;
• þú skipuleggur mörg staðsetningar eða deildir;
• vinnureglur eru ólíkar eftir starfsmannaflokki eða lögsögu;
• þú þarft tímaskráningargögn tengd beint við laun;
• vaktabreytingar eru svo tíðar að prentaðar afrit verða úreltar strax;
• þú þarft samþykktarsögu, endurskoðunarslóðir eða hlutverkabundin leyfi.

Það er engin almennum starfsmannafjöldi þar sem Excel verður „of lítið.“ 30 manna rekstur með stöðugum vikulegum vöktum getur stýrt þægilega í vinnubók, á meðan átta manna veitingastaður með stöðugum skiptum og breytilegri tiltækni getur haft gagn af vaktaskipanarbúnaði mun fyrr.

Algengar mistök sem minnka gæði vaktaskrár

Að slá vaktarsvæði sem hreinan texta

9-5 er auðvelt að lesa en erfitt að reikna áreiðanlega. Haltu Upphaf og Lok í aðskildum tímareitum í útreikningataflunni.

Að draga frá máltíðarfrí sjálfkrafa frá hverri vakt

Meðhöndlun frí fer eftir því hvort tíminn er greiðsluhæfur. Notaðu skýrt ógreitt frí svið og beittu reglunum sem stjórna starfsfólki þínu.

Að gera ráð fyrir að 40 klukkustunda formúla sanni yfirvinnulaun

Vaktaskrá getur merkt áætlaðar klukkustundir yfir 40, en löglegir yfirvinnuútreikningar fer eftir raunverulegum klukkustundum unnum, starfsmannaumfjöllun/undantekningastöðu, reglulegum launareglum og hugsanlega ríkiskröfum.

Að nota dagatalsvikuna þegar vinnuvika fyrirtækisins er önnur

Alríkis yfirvinnureglur nota fasta, reglulega endurtekna sjö daga vinnuviku sem þarf ekki að ganga frá mánudegi til sunnudags. Geymdu raunverulega upphafsdagsetningu vinnuvikunnar í Stillingum frekar en að gera ráð fyrir að dagatalsútlitið stjórni launum.

Að birta vaktaskrá án þess að athuga vaktasveit

Heildarklukkustundir geta litið sanngjarnar út á meðan lykilhlutverk er óvakið í tvær klukkustundir. Endurskoðaðu eftir hlutverki og tímabili, ekki aðeins eftir starfsmanna heild.

Loka sjálfskoðun áður en vikuleg vaktaskrá er birt

• Innihalda Upphaf og Lok reitir raunveruleg Excel tímagildi?
• Skila næturvöktir væntanlegum klukkustundum?
• Eru ógreitt frí frádrættir ásetningsbundnir og lög-/stefnuviðeigandi?
• Passar vikuleg heildartala hvers starfsmanns við summu vaktaraða hans?
• Er vinnuvikudagsetningarsvæðið rétt?
• Eru yfirvinnugildi merkt sem áætlunarvísar nema þau séu hluti af staðfestri launareikningi?
• Hefur hvert nauðsynlegt hlutverk vaktasveit?
• Eru mótsagnakenndar eða yfirskriðandi vöktir fyrir sama starfsmann?
• Geta starfsmenn lesið prentaðu eða PDF vaktaskránna auðveldlega?
• Er ein skýrt auðkennd núverandi útgáfa?

Í stuttu máli

Ókeypis Excel starfsmannavaktaskrá getur verið sterkt tæki fyrir smá fyrirtæki þegar hún reiknar klukkustundir gagnsætt og hjálpar stjórnendum að grípa vaktasveitavandamál áður en hún er birt. Áreiðanlegasta hönnunin aðskilur ítarleg vaktagögn frá prentanlegu vikulegu útsýni, notar raunveruleg tímagildi, meðhöndlar miðnætti með prófaðri formúlu og meðhöndlar frí og yfirvinnuloðgíku sem stillanleg viðskipta/lögaleg inntak fremur en almennt gildandi reglur.

Notaðu Excel á meðan vinnubókin helst uppfærð, skiljanleg og auðveld að bera saman við raunverulegar tímaskráningar. Þegar vaktaskipti, viðvaranir, margar staðsetningar, launatengingar, leyfi eða regluflækjur verða stærri vandamálið, er skipti um tæki yfirleitt meira virði en að bæta við lagi af formúlum.