Ókeypis innheimtufyrirmynstur fyrir lítil fyrirtæki í Excel með sjálfvirkri útreikningi á virðisaukaskatti

Öruggasta „sjálfvirka“ innheimtufyrirmynstrið fyrir virðisaukaskatt í Excel er það sem sjálfvirkar útreikningana en gerir skattareglurnar sýnilegar. Excel getur reiknað línusummu, skattskyldar millisorð, skatt og innheimtuheildarupphæðir áreiðanlega, en það getur ekki ákveðið sjálft hvaða vörur eru skattskyldar eða hvaða skattprósenta á við um viðskiptavin. Þessar inntaksupplýsingar eru háðar viðskiptunum og viðeigandi ríkis- og sveitarfélagsreglum.

Fyrir lítið fyrirtæki sem selur á einum eða nokkrum vel kunnugum svæðum getur einfalt Excel vinnubók verið praktískt ókeypis innheimtukerfi. Fyrir fyrirtæki sem selur í mörgum ríkjum, meðhöndlar undantekningarskírteini, sendir til margra staða eða meðhöndlar vörusértæka skattskyldu verður töflureiknirinn erfiðari í viðhaldi og öruggri notkun. Besta uppsetningin fer minna eftir fjölda innheimtuseðla heldur en hversu flóknar skattareglurnar þínar eru.

Þetta fyrirmynstur notar núverandi eiginleika Microsoft Excel eins og töflur, skipulagðar tilvísanir, gagnastarfæmi, formúlur, prentun og PDF útflutning. Skattadæmin hér að neðan eru meðvitað almenn. Áður en þú slærð inn skattprósentu, staðfestu hana hjá skattyfirvöldunum sem stjórna sölu þinni.

Hraðaval: Hvilka virðisaukaskattsuppsetning hentar fyrirtækinu þínu?

Ef þú ert óviss, byrjaðu með eina staðfesta skattprósentu á innheimtuseðil ásamt „Skattskyld?“ reit á hverri vörulínu. Það heldur vinnubókinni skiljanlegri og forðast að beita skatti blindlega á undantekna eða óskattskylda hluti.

Af hverju ættir þú ekki að fastkóða eina skattprósentu í hvern innheimtuseðil

Virðisaukaskattur er ekki ein ríkisvíðtækt bandarísk skattprósenta. Ríkis- og sveitarfélagsreglur geta haft áhrif bæði á skattprósentuna og hvað er skattskyldt. Núverandi skattprósentusíða Kaliforníu, til dæmis, skráir skattprósentur eftir borg og sýslu og bendir á að staðbundin hreppaskattar geti hækkað heildarprósentuna yfir ríkisgrunnprósentuna. Kaliforníu skatt- og gjaldstofnunin (California Department of Tax and Fee Administration) gefur einnig út gildistíma vegna þess að staðbundnar skattprósentur breytast með tímanum. Sjá Upplýsingar um sölu- og notkunar skattprósentur í borgum og sýslum í Kaliforníu.

Skattskylda getur einnig verið ólík. Skattstofnun New York (Department of Taxation and Finance) tilgreinir að efnisleg persónuleg eign sé almennt skattskyld nema undantekin, en mörg þjónustufyrirtæki eru almennt undantekin nema sérstaklega skattskyld. Sjá Opinberar leiðbeiningar New York um skattskyldar vörur og þjónustur.

Þessi dæmi eru ekki reglur fyrir öll ríki. Þau sýna af hverju töflureiknir ætti að gera skattprósentuna og skattgrunninn sýnilegan frekar en að fela þau inni í ógagnsæri formúlu.

Mælt með uppbyggingu vinnubókar

Þú getur haldið öllu kerfinu í tveimur vinnublöðum:

Fyrir mjög lítið rekstur nægir eitt vinnublað. Sérstakt Stillinga blað verður gagnlegt þegar þú endurnýtir sömu skattsvæði, greiðsluskilmála eða fyrirtækjaupplýsingar reglulega.

Afritunarhæfir innheimtuseðilsreitir

Að ofanverðu á Innheimtuseðil blaðinu, hafðu með upplýsingarnar sem viðskiptavinur þarf til að auðkenna viðskiptin:

• Nafn fyrirtækis og samskiptaupplýsingar
• Innheimtunúmer
• Innheimtudagsetning
• Gjaldadagsetning eða greiðsluskilmálar
• „Reikningur til“ viðskiptavinarupplýsingar
• „Sendið til“ eða þjónustustaður þegar við á um skattákvörðun þína
• Athugasemd um skattsvæði eða skattprósentuheimild, ef gagnlegt fyrir skrár þínar

Neðan við það, búðu til Excel töflu fyrir vörulínur með þessum dálkum:

Veldu svæðið og notaðu Heim → Sníða sem töflu. Microsoft skráir að Excel töflur hópi saman tengdum gögnum og stækki sjálfkrafa þegar línur eru bættar við. Sjá Leiðbeiningar Microsoft um að búa til og sniða töflur.

Nafngættu töfluna InvoiceLines. Skipulagðar tilvísanir skjölun Microsoft útskýrir að formúlur geti notað töflu- og dálkanöfn og aðlagast þegar töflulínur eru bættar við eða fjarlægðar.

Formúlur fyrir einfalt eina-skattprósentu fyrirmynstur

1. Reiknaðu hverja línuupphæð

Í Upphæð dálkinum:

=ROUND([@Magn]*[@[Einingaverð]],2)

ROUND fallið námundar gildi að tilteknum fjölda tölustafa. Microsoft skráir setningafræðina sem ROUND(tala, fjöldi_tölustafa). Sjá Tilvísun Microsoft í ROUND fallið.

2. Reiknaðu skattskylda hluta hverrar línu

Í Skattskyld upphæð dálkinum:

=IF([@[Skattskyld?]]="Já",[@Upphæð],0)

Þetta gerir skattgrunninn endurskoðanlegan. Ef lína er ekki skattskyld samkvæmt staðfestri reglu þinni, leggur hún núll við skattskylda millisorðið en er samt hluti af heildarmillisorði innheimtuseðilsins.

3. Reiknaðu millisorð innheimtuseðils

=SUM(InvoiceLines[Upphæð])

4. Reiknaðu skattskylda millisorð

=SUM(InvoiceLines[Skattskyld upphæð])

5. Sláðu inn eina staðfesta skattprósentu

Settu skattprósentuna í greinilega merktan inntaksreit eins og H4. Sniðaðu reitinn sem Prósentu. Ef staðfesta skattprósentan er 8,25%, sláðu inn 8,25%, ekki 8,25.

Talan 8,25% hér er eingöngu dæmi. Hún er ekki mælt með skattprósentu.

6. Reiknaðu virðisaukaskatt

Ef skattskylda millisorðið er í H16 og skattprósentan er í H4:

=ROUND(H16*$H$4,2)

Dollarmerkin búa til algilda tilvísun, svo formúlan heldur áfram að vísa í sama skattprósentureit ef hún er afrituð.

7. Reiknaðu heildarupphæð innheimtuseðils

=ROUND(H15+H17,2)

þar sem H15 er millisorðið og H17 er virðisaukaskattur.

Þetta er einfaldasta áreiðanlega hönnunin fyrir innheimtuseðil sem notar eina staðfesta skattprósentu. Ef svæðið þitt tilgreinir sérstaka námundunaraðferð, skattgrunn eða meðferð afsláttar, afhendingar eða annarra gjalda, fylgdu þeirri reglu frekar en að gera ráð fyrir að almenn töflureiknisformúla stjórni löglegum niðurstöðum.

Notaðu Já/Nei valmynd fyrir Skattskyld?

Handvirk innsláttur kallar fram ósamræmdar færslur eins og J, JÁ, Skatt og skattskyld. Excel Gagnastarfæmi (Data Validation) getur takmarkað reitinn við stuttan lista.

Veldu Skattskyld? dálkinn, veldu Gögn → Gagnastarfæmi, veldu Listi og notaðu:

Já,Nei

Skjölun Microsoft um Gagnastarfæmi staðfestir að Listi regla getur takmarkað færslur við valmyndargildi.

Þetta er lítil breyting, en hún gerir sjálfvirku formúluna mun óviðkvæmari.

Hvað með sendingu, afhendingu, afslátt og þjónustugjöld?

Ekki gera ráð fyrir að þau séu alltaf skattskyld eða alltaf undantekin. Meðferð þeirra getur verið háð svæðinu og undirliggjandi viðskiptum. New York, til dæmis, gefur út sérstakar leiðbeiningar um sendingar- og afhendingargjöld og útskýrir að gjöld sem eru á reikningi geta verið skattskyld þegar tengd skattskyldri vöru eða þjónustu. Önnur ríki geta beitt ólíkum reglum.

Fyrir almenna Excel fyrirmynstur er hreinasta nálgunin að slá inn sendingu eða önnur gjöld sem venjulegar innheimtulínur og stilla Skattskyld? samkvæmt reglunni sem á við um þau viðskipti. Ef ríkið þitt krefst annarrar útreikningsröðar, sérsniðið vinnubókina eftir því.

Sjá Opinbera sendingar- og afhendingar virðisaukaskattsbulletín New York fyrir eitt dæmi um af hverju þessi gjöld þurfa svæðissértæka meðferð.

Valkostur 2: notaðu skattprósentu valmynd fyrir nokkur endurtekin svæði

Ef þú reiknar reglulega viðskiptavini á sömu þremur eða fjórum stöðum, skapar endurtekinn handvirkur innsláttur á skattprósentu forðanlegar villur. Á Stillinga blaðinu, búðu til litla töflu:

Búðu til Gagnastarfæmi valmynd á Innheimtuseðil blaðinu fyrir Svæði. Þú getur síðan notað leitformúlu til að skila vistuðu skattprósentunni, eða einfaldlega valið og afritað staðfesta gildið í skattprósentureitinn.

Galli: þetta er hraðara en að slá inn skattprósentu á hvern innheimtuseðil, en vinnubókin þín inniheldur núna skattagögn sem geta orðið úrelt. Opinber skattprósentusíða Kaliforníu, til dæmis, gefur út skattprósentur eftir gildistíma og væntanlegar breytingar. Staðbundin viðhaldin leitartafla er aðeins eins nákvæm og síðasta uppfærsla hennar.

Notaðu þessa hönnun þegar: þú selur reglulega á litlu, stöðugu setti svæða og einhver ber ábyrgð á að endurskoða skattprósentutöfluna.

Ekki notaðu þetta þegar: þú sendir um allt land og búist við að Excel álykta hverja núverandi staðbundna skattprósentu úr viðskiptavinarfangi án viðhaldins gagnagrunns.

Valkostur 3: skattprósentur á hverja línu

Sveigjanlegri vinnubók getur innihaldið Skattprósenta dálk fyrir hverja línu og reiknað:

=ROUND([@[Skattskyld upphæð]]*[@[Skattprósenta]],2)

Summaðu síðan Skattupphæð dálkinn.

Þetta er gagnlegt aðeins þegar vörulínur þurfa raunverulega ólíka skattmeðferð eða skattprósentur samkvæmt reglunum sem gilda um sölu þína. Það eykur einnig fjölda inntaksupplýsinga sem geta verið rangar.

Kostur: hámarks sveigjanleiki töflureiknis.

Galli: innheimtuseðillinn verður erfiðari í endurskoðun, og notendur geta óvart valið ólíkar skattprósentur á línum sem ættu að deila einni svæðisskattprósentu.

Fyrir flest lítil fyrirtæki sem gefa út venjulegan innheimtuseðil til eins viðskiptavins á einum áfangastað, er ein staðfest innheimtuseðils-skattprósenta ásamt línu-fyrir-línu skattskyldu flagum auðveldari í endurskoðun.

Þegar Excel hættir að vera rétti skattaverkfærið

Excel getur sjálfvirkjað formúlur mjög vel. Það er síður hentugt til að ákvarða skattskyldur stöðugt yfir breytileg svæði og viðskiptavinarumstæður.

Hugsaðu um að flytja skattútreikninga inn í bókhalds-, innheimtu-, viðskiptakerfi eða sérstakt skattakerfi ef nokkrar af þessum staðreyndum eru sannar:

• Þú selur í mörg ríki eða staðbundin svæði.
• Skattprósentur breytast oft eftir áfangastað viðskiptavinar.
• Vörulisti þinn blandar saman skattskyldum, undanteknum og sérstaklega skattlagðum flokkum.
• Þú meðhöndlar undantekningarskírteini viðskiptavina.
• Þú hefur markaðs- og beinar söluferlar sem fylgja ólíkum vinnuferlum.
• Meira en einn starfsmaður uppfærir skattareglur.
• Þú eyðir miklum tíma í að athuga hvort skattprósentutafla vinnubókarinnar sé uppfærð.
• Þú þarft sjálfvirka skýrslugerð, skattaskýrslur eða endurskoðunarferil út fyrir innheimtuseðilsköppur.

Það er engin töfrandi innheimtufjöldi þar sem CRM eða skattavél verður nauðsynleg. Flókiðleiki er betri vísbendingin.

Haltu gagnlegum skattaskrám með innheimtuseðlinum

Skrásetningarkröfur eru ólíkar, en innheimtuseðillinn ætti að gera það mögulegt að endurskapa hvernig skatturinn var reiknaður. Sem eitt opinbert dæmi, New York leiðbeinir virðisaukaskattsveitendum að halda skrár sem innihalda upphæð skatts innheimts, upphæð hverrar sölu, afrit af innheimtuseðlum eða kvittunum, svæðið þar sem sölu eða afhendingar áttu sér stað, og undantekningarskírteini fyrir undantekna viðskipti. Sjá Leiðbeiningar New York um að selja vörur eða þjónustur.

Fyrir Excel vinnuferli geta gagnlegir innri reitir innihaldið:

• Skattsvæði
• Skattprósenta notuð
• Dagsetning þegar skattprósentan var staðfest
• Skattskyld millisorð
• Virðisaukaskattsupphæð
• Undantekningartilvísun þegar við á

Þú þarft ekki endilega að prenta hvern innri reit á viðskiptavinarinnheimtuseðilinn. Haltu nægum upplýsingum í skránum þínum til að útskýra útreikninginn síðar.

Gera innheimtuseðilinn prentanlegan og PDF-vænan

Þegar formúlurnar virka, skilgreindu viðskiptavinarsvæðið sem prentsvæði. Skjölun Microsoft um Prentsvæði útskýrir að Excel geti vistað tiltekið svæði til að prenta í stað alls vinnublaðsins.

Áður en þú sendir innheimtuseðil, notaðu Skrá → Prenta og skoðaðu Prentforskoðun. Microsoft mælir með að forskoða vinnublaðið svo þú getir tekið eftir síðustefnu, spássíum, kvarðun og síðuskilavillum áður en þú prentar. Sjá Leiðbeiningar Microsoft um að prenta vinnublað.

Haltu breytanlegu .xlsx skránni sem vinnuskjal þitt og sendu PDF þegar þú vilt stöðugt viðskiptavinarútlit. Microsoft skráir að vista Excel skrár sem PDF í gegnum Skrá → Vista sem eða Vista afrit og velja PDF. Sjá Leiðbeiningar Microsoft um PDF útflutning í Office.

Dæmi um innheimtuútreikning

Gerum ráð fyrir að innheimtuseðill innihaldi eftirfarandi ímynduð atriði:

*Skattskylda sendingarinnar er eingöngu til skýringar. Staðfestu raunverulegu regluna fyrir viðskipti þín.

Millisorðið væri $445.00 og skattskylda millisorðið $220.00. Ef staðfesta skattprósentan fyrir viðskiptin væri 8,00% eingöngu fyrir þetta dæmi, myndi formúlan skila:

Virðisaukaskattur = ROUND($220.00 * 8,00%, 2) = $17.60
Innheimtuheildarupphæð = $445.00 + $17.60 = $462.60

Mikilvægasta hönnunareiginleikinn er að töflureiknirinn sýnir af hverju skatturinn er $17.60: aðeins $220.00 var tekinn inn í skattgrunninn. Ef skattskylda línu breytist, uppfærast útreikningarnir sjálfkrafa án þess að breyta kjarnaformúlunni.

Lokaskoðunarlisti áður en þú endurnýtar fyrirmynstrið

• Reiknar hver vörulína Upphæð rétt?
• Notar Skattskyld? dálkurinn samræmd Já/Nei gildi?
• Er skattskylda millisorðið aðskilið frá heildarmillisorðinu?
• Var skattprósentan staðfest fyrir raunverulegt svæði og dagsetningu viðskiptanna?
• Hafa skattskyldureglur fyrir vörur/þjónustur verið athugaðar þar sem þörf krefur?
• Er meðhöndluð sending, afhending, afsláttur, gjöld og undantekningar samkvæmt viðeigandi reglu frekar en áætlun?
• Námundar Virðisaukaskattsformúlan á þann hátt sem svæðið þitt krefst?
• Getur þú útskýrt útreikninginn úr vistuðum innheimtuseðli síðar?
• Sýnir Prentforskoðun allan innheimtuseðilinn án falinna lína eða klipptra heildarupphæða?
• Hélt þú breytanlegu Excel skránni og viðskiptavinar PDF skránni?

Ályktun

Ókeypis Excel innheimtufyrirmynstur getur sjálfvirkjað virðisaukaskattsútreikninga árangursrílega þegar fyrirtækið þitt hefur stjórnlega skattastöðu. Fyrir flest lítil staðbundin fyrirtæki er besti jafnvægið vörulínu tafla, Já/Nei Skattskyld? reitur, ein greinilega merktur staðfestur skattprósentureitur, og formúlur fyrir skattskylda millisorð, virðisaukaskatt og heildarupphæð.

Ekki rugla saman formúlusjálfvirkni við skattareglusjálfvirkni. Skattprósentan, skattskyldan, upprunareglan, undantekningarnar og námundunarkröfurnar koma frá viðeigandi skattyfirvöldum, ekki frá Excel. Ef viðhald þessara reglna verður erfiðasti hluti innheimtunarinnar, er það punkturinn til að íhuga kerfi hannað til að stjórna virðisaukaskattslogík frekar en að bæta við flókiðleika í töflureikninn.