Hvernig á að umbreyta PDF í breytilegt Word-skjal án þess að missa snið

Besta leiðin til að varðveita snið er að forðast að umbreyta PDF-skjalinu yfirleitt ef upprunalega Word-skjalið er enn til staðar. Microsoft mælir með því að breyta upprunalega Office-skjalinu og búa til nýtt PDF frá því þegar mögulegt er. PDF er fast-sniðssnið (fixed-layout): það geymir hvar texti, myndir og vigurhlutir birtast á síðu, en það varðveitir ekki alltaf rökfræðilega uppbygginguna sem Word þarf fyrir málsgreinar, töflur, dálka, neðanmálsgreinar og flæðandi texta. Sérhver PDF-í-Word umbreytari verður að endurskapa þessa uppbyggingu, svo „núll sniðtap“ er ekki hægt að tryggja.

Ef upprunaskjalið er horfið, veldu umbreytingaraðferðina út frá PDF-skjalinu. Fyrir PDF-skjal sem er að mestu textabundið er að opna það beint í Word á skjáborðstölvu yfirleitt hraðasta leiðin. Fyrir skannað PDF-skjal eða skjal með flóknu sniði gefur Adobe Acrobat þér meiri stjórn á OCR og valkostum fyrir sniðvarðveislu. Eftir umbreytingu, staðfestu alltaf Word-skjalið síðu fyrir síðu áður en þú lítur á það sem lokaskjal.

Hraðákvörðunartafla

Aðferð 1: Opnaðu textaríkt PDF beint í Word

Microsoft Word getur opnað PDF og umbreytt afriti í breytilegt Word-skjal. Microsoft segir að þetta virki best með PDF-skjölum sem eru að mestu textabundin, svo sem viðskipta-, lögfræði- eða vísindaskjöl. Upprunalega PDF-skjalið er ekki breytt.

Notaðu Word á skjáborðstölvu:

1. Opnaðu Word.
2. Veldu Skrá → Opna.
3. Veldu PDF-skjalið.
4. Samþykktu skilaboðin sem útskýra að Word muni umbreyta afriti.
5. Eftir umbreytingu, veldu Skrá → Vista sem og vistaðu niðurstöðuna sem .docx.

Microsoft skjalfestir þessa hegðun í Að opna PDF-skjöl í Word og Breyta PDF í Word leiðbeiningum.

Hvenær Word er gott val

• Megin textinn er aðalefnið.
• Það eru fáir skrautlegir síðueiningar.
• Töflur eru einfaldar.
• Þú leggur meiri áherslu á breytileika en nákvæma síðu-fyrir-síðu samsvaran.
• Þú vilt hraða umbreytingu án sérstaks PDF-forrits.

Hvað Word gæti ekki varðveitt vel

Microsoft varar sérstaklega við að umbreytta Word-skjalið gæti ekki litið nákvæmlega eins út og PDF-ið. Þekktir vandamálsreitar eru töflur með frumubili, síðulitir og rammir, fylgst með breytingum, ramar, neðanmálsgreinar sem ná yfir margar síður, lokamálsgreinar, PDF bókamerki, PDF merki, athugasemdir og sum leturáhrif. Ef Word túlkar síðu sem að mestu grafík, gæti síðan birst sem mynd og textinn hennar gæti verið óbreytilegur.

Hagnýt aðgerð: umbreyttu tveimur eða þremur dæmigerðum síðum fyrst. Ef fyrirsagnir, töflur og síðuskil eru nú þegar illa endurgerðar, ekki umbreyta öllu skjalinu og vona að síðari síðurnar verði betri.

Aðferð 2: Notaðu Acrobat þegar sniðvarðveisla skiptir meiri máli

Adobe Acrobat getur flutt út PDF í Microsoft Word snið eins og DOCX. Núverandi skjáborðsleiðbeiningar Adobe nota Convert (Umbreyta) vinnusvæðið, þar sem þú velur Microsoft Word og síðan DOCX eða DOC. Sjá opinberar Acrobat PDF-í-Word leiðbeiningar.

Grunnvinnuflæðið er:

1. Opnaðu PDF-ið í Acrobat.
2. Veldu Convert (Umbreyta).
3. Veldu Microsoft Word.
4. Veldu DOCX fyrir nútímalegt breytilegt Word-skjal.
5. Skoðaðu umbreytingarstillingar þegar tiltækar.
6. Umbreyttu og vistaðu Word-skjalið.

Adobe skjalfestir tvö gagnleg sniðforgangsröð í Acrobat útflutningsstillingum:

• Retain Flowing Text (Halda flæðandi texta): forgangsröðar breytilegum texta sem brotnar og flæðir náttúrulega í Word.
• Retain Page Layout (Halda síðuskipulagi): forgangsröðar að halda umbreytta skjalinu sjónrænt nálægt PDF síðuskipulaginu, jafnvel þótt það þýði að skipta efni í aðskilda textareiti eða hópa.

Adobe útskýrir þessa viðskipti í PDF útflutnings snið leiðbeiningum sínum.

Veldu Retain Flowing Text þegar: þú búist við að endurskrifa málsgreinar, setja inn hluta eða láta texta flæða yfir síður.

Veldu Retain Page Layout þegar: að passa við upprunalega sjónræna staðsetningu skiptir meiri máli en að hafa einn hreinan samfelldan textaflæði.

Það er engin almennt betri valkostur. Mikið hannað kynningarefni gæti litið nær PDF með síðuskipulagsvarðveislu en verið óþægilegt að breyta vegna þess að texti er brotinn í staðsetta blokkir. Einfalt skýrsla gæti verið auðveldara að viðhalda með flæðandi texta jafnvel þótt sum síðuskil færist.

Aðferð 3: Keyrðu OCR fyrir skönnuð PDF áður en þú búist við breytilegum texta

Skannað PDF-skjal gæti innihaldið eingöngu myndir af síðum. Í því tilviki þarf umbreytarinn fyrst OCR—sjónræna stafagreiningu—til að breyta sýnilegum stöfum í vélrænan texta.

Núverandi Acrobat skjalfesting Adobe segir að skönnuð PDF-skjöl innihaldi myndagögn og að Scan & OCR → Recognize Text geti búið til hleitanlegan textalag. Adobe mælir með því að velja rétta síðubil og tungumál skjals, síðan skoða OCR niðurstöðuna fyrir nákvæmni. Sjá Að greina texta í skönnuðum PDF-skjölum með Acrobat.

Fyrir skönnuð skjöl er öruggasta röðin:

1. Haltu afriti af upprunalega PDF-skjalinu.
2. Keyrðu OCR með rétta tungumáli skjals.
3. Leitaðu að nokkrum þekktum orðum eða nöfnum til að staðfesta að textalagið sé nothæft.
4. Skoðaðu dagsetningar, reikningsnúmer, heimilisföng og aðra háhættustafi.
5. Fluttu OCR-vinnslaða PDF-ið út í DOCX.

Afhverju tungumál skiptir máli: OCR vélar nota tungumálalíkön og stafavæntingar. Að velja rangt tungumál getur aukið villur í áherslustöfum, greinarmerkjum og orðagreiningu.

Hagnýt aðgerð: ef skönnun inniheldur mikilvæg reikningsnúmer, verð, lagalega ákvæði eða tæknileg gildi, berðu þessi svið saman við upprunalegu myndina handvirkt eftir OCR. Word-skjal sem lítur sjónrænt rétt út getur samt innihaldið rangt greindan texta.

Aðferð 4: Opnaðu DOCX og lagaðu uppbyggingu áður en þú breytir mikið

Eftir umbreytingu, standist freistnina að byrja að endurskrifa strax. Ákvarðaðu fyrst hvort Word hafi endurgerð skjalið sem nothæft skjal eða sem safn af staðsettum hlutum.

Skoðaðu þessi svæði í röð:

Fyrir skjöl sem þú munt breyta endurtekið, umbreyttu sniði í Word-eigin uppbyggingu þar sem mögulegt er. Það þýðir raunverulegar fyrirsagnarstílar frekar en handvirkt stækkaðan texta, raunverulegar töflur frekar en dálka aðskilda með tab, raunveruleg síðuskil frekar en tugum af tómum línum, og raunverulega toppa og neðanmál frekar en texta staðsett efst og neðst á hverri síðu.

Afhverju snið færist eftir PDF umbreytingu

Microsoft gefur skýrasta útskýringuna: PDF er fast snið. Það geymir síðuhnit fyrir texta, grafík og myndir, en geymir ekki endilega „þetta er málsgrein“, „þetta er tafla“ eða „þetta er tveggja dálka hluti“ á þann hátt sem Word þarf til að breyta efni.

Umbreytari verður því að álykta uppbyggingu. Tvö sjónrænt eins PDF-skjöl geta verið mjög ólík innri. Eitt gæti innihaldið hreinar textablokkir og merkt uppbyggingu; annað gæti innihaldið tugum af einstaklega staðsettum textabrotum. Þau geta litið eins út í PDF skoðara en umbreytt mjög ólíkt.

Þetta er ástæðan fyrir því að sniðvandamál er ekki alltaf sönnunargagn um að umbreytarinn sé gallaður. Stundum inniheldur upprunalega PDF-skjalið einfaldlega ekki nægilega uppbyggingarupplýsingar til að endurskapa upprunalega Word-skjalið nákvæmlega.

Hvenær ættir þú að nota Word versus Acrobat?

Sniðvandamál og minnst eyðileggjandi lagfæringar

Síður brotna á öðrum stöðum

Microsoft varar við að línu- og síðuskil geti breyst eftir umbreytingu. Ekki þvinga gamla síðuskiptingu með endurteknum tómum línum. Notaðu málsgreinarbil, Keep with next (Halda með næstu), Keep lines together (Halda línum saman) og handvirk síðuskil aðeins þar sem uppbyggingin krefst þess.

Tafla verður að venjulegum texta

Ef taflan er mikilvæg, getur endurgerð hennar sem raunveruleg Word tafla verið hraðvirkari og stöðugri en að reyna að stilla umbreyttan texta með bilum eða tab. Þetta er sérstaklega satt fyrir töflur með sameinaðum frumum, óvenjulegu bili eða mörgum fyrirsagnarstigum.

All síðan verður að einni mynd

Microsoft segir að þetta geti gerst þegar PDF inniheldur að mestu grafík. Ef undirliggjandi skjal er skönnun, notaðu OCR. Ef það er raunverulega grafík-rík síða, gætir þú þurft að endurskapa breytilegan texta handvirkt eða varðveita síðuna sem mynd.

Letur breytist

PDF gæti innihaldið innfelldar eða undirsett (subsetted) leturgerðir sem eru ekki uppsettar á tölvunni þinni. Umbreytarinn gæti útskipt annarri leturgerð. Ef þú ert með leyfi til að nota upprunalegu leturgerðina, settu hana upp og skiptu um útskiptu leturgerðina í Word. Annars, notaðu sjónrænt líka leturgerð og búist við einhverju textaflæði.

Athugasemdir eða merkingar hegða sér öðruvísi

Microsoft listar PDF athugasemdir og fylgst með breytingum tengt efni meðal eininga sem gætu ekki umbreytt hreint. Adobe segir að athugasemdir geti verið fluttar út sem textareiti í sumum umbreytingarvinnuflæðum. Ef yfirferðarsaga er mikilvæg, haltu upprunalega PDF-skjalinu við hliðina á DOCX til viðmiðunar.

Ef nákvæmur útlit skiptir meiri máli en breytileiki

Stundum er kröfan misskilin. Ef skjalið þarf aðeins nokkrar textabreytingar en verður að halda sjónrænt eins, gæti heildarumbreyting í Word ekki verið besta vinnuflæðið. Að breyta PDF í PDF ritliði getur varðveitt fasta síðuskipulag betur en að umbreyta öllu skjalinu í Word.

Ef kröfan er öfug—stórtíma endurskrift, samvinnu, stílar, fylgst með breytingum og framtíðar endurskoðanir—samþykktu að einhver uppbyggingarendurgerð gæti verið nauðsynleg. Word skjal hannað fyrir breytingar hegðar sér öðruvísi en PDF hannað til að frysta útlit.

Vistaðu örugglega eftir umbreytingu

Þegar DOCX-ið er nógu hreint til notkunar, vistaðu það með nýju skráarnafni frekar en að yfirskrifa aðrar verkefnaskrár. Haltu upprunalega PDF-skjalinu sem sjónrænt viðmið.

Gagnlegt skráarnafnamynstur er:

Upprunalegt:
Project-Proposal.pdf

Umbreytt vinnuskjal:
Project-Proposal_converted.docx

Hreinsað lokaskjal Word:
Project-Proposal_editable-final.docx

Þetta heldur fasta upprunanum, hráju umbreytingunni og hreinsaða skjalinu aðskildum. Ef snið brotnar við síðari breytingar, ertu samt með viðmiðunarafrit.

Loka gæðaeftirlits listi

Áður en þú sendir eða skiptir um upprunaskjalið, berðu PDF og Word skjöl saman hlið við hlið:

• Eru allar síður til staðar og í réttri röð?
• Nota fyrirsagnir rétta stigskiptingu og númerun?
• Eru töflur fullkomnar, með réttum röð- og dálkasamböndum?
• Eru neðanmálsgreinar, lokamálsgreinar, myndatextar og tilvísanir enn merkingarbærar?
• Eru toppar, neðanmál, síðunúmer og hlutaskil rétt?
• Tilheyra myndir og myndatextar enn saman?
• Hefur letur verið útskipt?
• Eru hlekkir enn gildir?
• Fyrir OCR skjöl, hafa nöfn, tölur, dagsetningar og upphæðir verið athugaðar staf fyrir staf?
• Lítur Prentunarskoðun Word ásættanlega nálægt upprunalega PDF-skjalinu?

Ef umbreytta skjalið fellur á nokkrum af þessum prófunum, skiptu aðferð frekar en að eyða klukkustundum í að lappa á slæma umbreytingu. Texta-fyrst PDF gæti umbreytt betur í Word; skönnun eða snið-ríkt PDF gæti gengið betur í gegnum Acrobat með OCR og sniðstillingum; og skjal með öfgafullri hönnunarflóknum gæti verið hraðvirkara að endurskapa valkvætt.

Í stuttu máli

Það er enginn umbreytari sem getur lofað breytilegu Word-skjali með núll sniðtap fyrir hvert PDF. Microsoft útskýrir sjálft afhverju: PDF geymir fast sjónrænt niðurstöðu, en Word þarf breytilega skjaluppbyggingu. Besta vinnuflæðið er því að velja aðferðina sem passar við upprunann.

Notaðu upprunalega Word-skjalið ef það er til staðar. Notaðu Word á skjáborðstölvu fyrir að mestu textabundin PDF-skjöl. Notaðu Acrobat þegar þú þarft OCR eða sterkari stjórn á síðuskipulagi versus flæðandi texta umbreytingu. Síðan lagaðu Word uppbyggingu, staðfestu niðurstöðuna við upprunalega PDF-skjalið, og haltu báðum skránum þar til umbreytta skjalið hefur staðist síðu-fyrir-síðu prófun.