Einfalt skráningarform fyrir birgðatalningu í Excel fyrir smásöluverslanir: Reitur, formúlur og vinnuferli

Einfalt birgðatalningarskjal fyrir smásölu þarf ekki að vera flókið til að vera gagnlegt. Fyrir litla verslun, pop-up verslun, birgðageymslu eða deildartalningu getur vel uppsett Excel vinnublað veitt starfsfólki samræmdan stað til að skrá hvað kerfið segir að eigi að vera til, hvað var raunverulega talið og hvar mismunurinn þarf að rannsaka.

Markmiðið er ekki að breyta Excel í fullkomið birgðastjórnunarkerfi. Markmiðið er að búa til áreiðanlegt talningarskjal sem er auðvelt í notkun undir raunverulegum verslunaraðstæðum, auðvelt að yfirfara eftir á og einfalt nægilega til að starfsfólk sleppi því ekki. Góður árangur ætti að leyfa þér að svara fjórum spurningum hratt: Hvaða vara var talin? Hvar var hún talin? Hvaða magn var væntanlegt versus fundið? Hvaða aðgerð er nauðsynleg fyrir hvert frávik?

Hvað ætti einfalt birgðatalningarskjal fyrir smásölu að innihalda?

Fyrir flestar verslunartalningar, byrjaðu með einni línu fyrir hverja SKU-staðsetningar samsetningu. Ef sama SKU er geymt á sölusvæðinu og í bakherbergi, notaðu sérstakar línur nema ferlið þitt sameini staðsetningarnar viljandi. Þetta gerir ósamræmi auðveldara að rekja.

Mælt með vinnublaðs uppbyggingu

Haltu vinnubókinni nógu lítilli til að starfsfólk skilji hana án þjálfunar á tugum af flipum. Hagnýt uppsetning er:

• Talningarskjal: vinnulisti notaður við raunverulega talningu.
• Leiðbeiningar: stutt útskýring á skurðtíma, talningareglum, hver undirritar og hvernig endurtalningar eru meðhöndlaðar.
• Listar: valfrjáls stýrð gildi fyrir Flokkur, Staðsetning, Eining og Talningarstaða fellivalmyndir.

Ef talningin er stór, skiptu vinnunni eftir efnislegum svæðum frekar en að búa til margar óskyldar útgáfur af töflureikni. Ein stýrð vinnubók er yfirleitt auðveldari að bera saman við nokkrar afrit með mismunandi formúlum eða dálkaröð.

Hvernig á að setja upp Excel blaðið

1. Breyttu talningarsvæðinu í Excel töflu

Sláðu inn fyrirsagnirnar þínar og dæmiröð, veldu svæðið og notaðu Heim > Sníða sem töflu eða Setja inn > Tafla. Microsoft skjalfestir að Excel töflur hópa og greina gögn, bera fyrirsagnir með gögnunum og styðja innbyggða síun. Fyrir talningarskjal gerir það auðveldara að sía eftir flokki, staðsetningu eða vörum með ósamræmi. Sjá Microsoft’s Create and format tables leiðbeiningar.

Nafngæfðu töfluna eitthvað skýrt, eins og InventoryCount. Forðastu sniðug nöfn sem aðeins höfundur vinnubókarinnar skilur.

2. Notaðu einfaldar formúlur fyrir frávik

Ef töflu fyrirsagnirnar þínar eru Væntanlegt magn og Talið magn, getur Mismunur dálkur notað uppbyggingarvísunar formúlu eins og:

=[@[Talið magn]]-[@[Væntanlegt magn]]

Með þeirri venju þýðir neikvæð niðurstaða að færri einingar fundust en vænt var, núll þýðir að talningin passaði, og jákvæð niðurstaða þýðir að fleiri einingar fundust.

Ef þú tekur inn Einingarkostnað, er valfrjáls Fráviksgildi formúla:

=[@Mismunur]*[@[Einingarkostnaður]]

Haltu þessum formúlum sýnilegum fyrir aðilann sem viðheldur vinnubókinni. Ef niðurstaða lítur röng út, ætti yfirfarinn að geta skoðað formúluna í stað þess að meðhöndla töflureikninn sem svarta kassa.

3. Takmarkaðu magn-inngangs reiti

Fyrir raunverulegar vöru talningar sem verða að vera heiltölur, notaðu Excel gagna staðfestingu á Talið magn dálkinum. Núverandi leiðbeiningar Microsoft leyfa að takmarka reiti við heiltölur, tugabrot, lista, dagsetningar, tíma, textalengd eða sérsniðnar reglur. Farðu í Gögn > Gagna staðfesting og veldu regluna sem hentar talningunni þinni. Sjá Apply data validation to cells.

Notaðu ekki heiltölureglu ef fyrirtækið þitt telur réttilega brotagn magn, eins og vörur seldar eftir þyngd eða lengd. Staðfestingarreglan ætti að endurspegla eininguna sem þú stjórnað raunverulega.

4. Framhefðu undantekningar frekar en hverja línu

Skilyrðisbundin snið er gagnlegast þegar það beinir athyglinni að vandamáli. Til dæmis, beittu reglu á Mismunur dálkinum þannig að núll-gildi séu sjónrænt ólík. Microsoft tekur fram að skilyrðisbundin snið geti metið reitargildi eða formúlur og geti verið beitt á svæði og Excel töflur. Sjá Use conditional formatting to highlight information in Excel.

Forðastu regnboga af stöðulitum. Ef hver skilyrði er framhefð, missa starfsmenn sjónrænu vísbendinguna sem skiptir máli: hvaða línur þurfa rannsókn eða endurtalningu.

5. Haltu fyrirsögnum sýnilegum við langar talningar

Ef listinn nær yfir hundruð lína, frystu fyrirsagnar svæðið. Í Excel, Skoða > Frysta rúður heldur völdum línum eða dálkum sýnilegum meðan þú skrunar. Microsoft útskýrir að Frysta rúður læsir línum fyrir ofan og dálkum vinstra megin við valda reit. Sjá Freeze panes to lock rows and columns.

Fyrir einfalt birgðaskjal er að frysta fyrirsagnar línu yfirleitt nægilegt. Frystu auka dálka aðeins ef SKU eða Staðsetning verður að halda sýnilegri við yfirferð á reitum lengra til hægri.

Fljótleg talningardags lista

• Veldu talningarskurðpunkt og vertu viss um að allir viti hvort sala, móttökur, flutningar og skil geti haldið áfram meðan talning fer fram.
• Flyttu út eða afritaðu væntanleg magn við þann skurðpunkt; endurnýjaðu þau ekki í miðri talningu nema ferlið þitt krefjist þess sérstaklega.
• Staðfestu að hver lína hafi SKU, lýsingu og staðsetningu áður en starfsfólk hefst.
• Úthlutaðu efnisleg svæði þannig að tveir viti ekki óvitandi af að telja sama birgðir.
• Sláðu inn raunverulegar talningar í Talið magn, ekki í Væntanlegt magn.
• Farðu yfir hvern núll-mismun.
• Endurtalið veruleg eða óvenjuleg frávik áður en birgðakerfið er leiðrétt.
• Skráðu stutta ástæðu í Athugasemdir þegar orsök er þekkt.
• Vistaðu ósnortna afrit af fullkláðri talningarskjali áður en leiðréttingar eftir talning eru gerðar.

Hvernig á að meðhöndla endurtalningar?

Ekki einfaldlega yfirskrifaðu fyrstu talningu ef fyrirtækið þitt þarf endurskoðunarslóð. Bættu við valfrjálsum dálkum eins og Talning 1, Talning 2 og Lokatalning, eða varðveittu fyrstu talninguna í sérstaku læstu afriti áður en staðfest niðurstaða er slegin inn.

Gagnleg regla er að endurtala byggt á áhættu, ekki bara á því hvort frávik er stórt í einingum. Tíu vantarandi ódýrir fylgihlutir og ein vantarandi dýrmæt vara geta krafist mjög ólíkrar athygli. Ef þú fylgist með Einingarkostnaði, getur Fráviksgildi hjálpað til við að forgangsraða yfirferð, en það ætti ekki að koma í stað vinnsludóms.

Hvernig á að gera blaðið hagnýtt fyrir pappírstalningu

Sumar verslanir kjósa pappír í göngum og Excel fyrir afstemingu. Ef það er ferlið þitt, hannaðu blaðið fyrir prentun áður en talningardagur. Notaðu láréttar stefnu þegar þú ert með marga dálka, fjarlægðu reiti sem teljarar þurfa ekki, og skoðaðu úttakið svo magn og SKU merkimiðar haldist læsileg.

Excel getur prentað valið vinnublaðssvæði, og skjáborðs Excel getur endurtekið tilgreindar línur efst á hverri prentaðri síðu. Microsoft skjalfestir Síðusnið > Prentfyrirsagnir fyrir endurtekna fyrirsagnar línu. Sjá Repeat specific rows or columns on every printed page og Print a worksheet or workbook.

Ef teljarar munu skrifa magn með höndum, skildu eftir nægan línuhæð og skýrt afmarkaðan Talið magn dálk. Prentun sem lítur glæsileg út á skjá en gefur starfsfólki engin rými til að skrifa er ekki gott talningarskjal.

Algengar mistök sem gera birgðaskjöl óáreiðanleg

Að blanda mörgum staðsetningum í eina línu

Ef vara er til á hillu, endahillu, skilakerru og birgðageymslurakki, getur ein sameinuð lína falið hvar frávikin áttu sér stað. Notaðu sérstakar staðsetningarlínur þegar staðsetningarstjórnun skiptir máli.

Að breyta væntanlegum magni meðan talning fer fram

Ef Væntanlegt magn heldur áfram að breytast meðan fólk er að telja, hættir Mismunur dálkurinn að tákna einn skýran tímapunkt. Skilgreindu skurðpunkt eða flutningsferli áður en talning hefst.

Að leyfa starfsfólki að skrifa yfir formúlur

Mismunur og Fráviksgildi ættu yfirleitt að vera reiknuð, ekki handvirkt slegin inn. Íhugaðu að vernda formúludálka eftir að vinnubókin er prófuð, en skilja talningainngangs og athugasemda reiti breytilega.

Að nota lýsingar í stað SKU sem aðal lykil

Lýsingar geta verið tvíteknar eða breyttar. Haltu SKU eða öðru stöðugu vöruauðkenni sem lykilreit, og notaðu lýsinguna til að hjálpa fólki að þekkja vöruna.

Að hunsa núll eða tómar talningar

Tómt reit getur þýtt “ekki talið”, en núll getur þýtt “talið og ekkert fannst”. Þetta eru ólík vinnslustig. Ákvarðaðu hvaða venju teymið þitt mun nota og skráðu það á Leiðbeininga blaðinu.

Hvenær er Excel nægilegt, og hvenær ætti að nota annað kerfi?

Excel virkar best hér sem stýrt talningar- og afstemingartól. Það verður slæmur staðgengill þegar þú þarft rauntíma viðskiptastjórnun, sjálfvirka áfyllingu, raðnúmeraðar birgðir, flókin aðgangsréttindi, eða nokkrar staðsetningar að skrá birgðahreyfingar samtímis.

Einfalt gætaeftirlit áður en þú endurnýtir sniðið

Áður en þú vistar vinnubókina sem staðlað smásölu birgðatalningarskjal, prófaðu það með litlu raunverulegu úrtaki. Notaðu tíu til tuttugu SKU úr mismunandi flokkum og staðsetningum. Sláðu inn samsvarandi talningu, skort, ofmagn, núll talningu og endurtalningu. Staðfestu síðan að:

• síur virki sem búist var við;
• magn staðfesting samþykki lögmæta innganga og hafni ógildum;
• Mismunur reiknist rétt fyrir hvert prófunartilfelli;
• skilyrðisbundin snið dragi athygli að undantekningum;
• prentaðar fyrirsagnir endurtaki sig rétt ef þú notar pappírstalningar;
• enginn þarf að breyta formúlureitum til að ljúka talningunni;
• blaðið er skiljanlegt fyrir teljara sem byggði það ekki.

Ef þessar athuganir standast, er sniðið að vinna aðalverkefni sitt: að gera efnislega talningu samræmda og gera undantekningar auðveldari að rannsaka. Bættu við eiginleikum aðeins þegar þeir leysa ákveðnu endurteknu vandamáli. Smásölu talningarskjal sem er einfalt, stýrt og notað rétt er yfirleitt verðmætara en flókin vinnubók sem starfsfólk getur ekki fylgt áreiðanlega.

Opinberar Excel tilvísanir

• Microsoft Support: Create and format tables
• Microsoft Support: Apply data validation to cells
• Microsoft Support: Use conditional formatting to highlight information
• Microsoft Support: Freeze panes to lock rows and columns
• Microsoft Support: Repeat rows or columns on every printed page