Í Office 2011 fyrir Mac virkar póstsamruni þannig að gögn sem eru geymd í gagnatöflu koma inn í Word 2011. Fyrsta röð góðrar gagnatöflu (og aðeins fyrsta röð) hefur hausana, einnig kallaðir reiti eða dálknöfn. Allar síðari línur innihalda gögn. Það eru engar sameinaðar hólf í gagnatöflu og engar alveg tómar línur eða dálkar, þó tómar hólf séu leyfðar.
Word getur notað marga mismunandi gagnagjafa til að framkvæma póstsamruna:
-
Tafla í Word.
-
Excel vinnublað eða gagnasvið.
-
FileMaker Pro gagnagrunnsskrá.
-
Háþróaðir notendur geta notað ODBC og VBA til að tengjast nánast hvaða gagnagjafa sem er, þar á meðal Microsoft Access, SQL Server, Oracle og MySQL.
Ef þú ert ekki með gagnatöflu gerir valkosturinn New Data Source þér kleift að búa til gagnatöflu frá grunni í nýju Word-skjali með því að nota röð af gluggum. Þessi valkostur er fínn fyrir litla gagnagrunna allt að nokkur þúsund færslur.
Velja reiti fyrir samruna gagnagjafa
Þegar þú velur New Data Source birtist glugganum Búa til gagnaheimild. Í fyrsta lagi skilgreinir þú reiti fyrir nýju gögnin þín. Sjálfgefið eru nokkrir almennt notaðir reitir. Í reitnum Staðsetningarlisti geturðu slegið inn ný hausheiti og bætt þeim við listann með því að smella á hnappinn Bæta við staðgengil.
Þegar þú ert búinn að velja svæðisnöfn, smelltu á OK hnappinn og þú verður beðinn um að vista nýja Word skjalið. Gefðu nýja gagnagjafanum þínum nafn og vistaðu síðan skrána.
Að fylla út gögnin fyrir póstsamrunann þinn í Word 2011 fyrir Mac
Um leið og skráin þín hefur verið vistuð færðu auðveld gagnagrunnsinnsláttareyðublað sem kallast Data Form.
Vinstra megin á Data Form sýnir reitnöfnin þín. Dragðu skrunstikuna ef allir reitirnir passa ekki í gluggann. Í miðjudálknum slærðu inn gagnafærslur fyrir núverandi færslu. Númer núverandi færslu er sýnt í færsluleiðsögninni neðst á gagnaeyðublaðinu.
Í Gagnaeyðublaði glugganum, ýttu á Tab eða niður-örina til að fara í næsta reit innan færslu. Ýttu á Shift-Tab eða upp-örina til að velja fyrri reitinn.
Þegar þú vinnur með gagnatöfluna þína í Word geturðu breytt beint í töflunni. Kveiktu á gagnagrunnstækjastikunni með því að velja Skoða→ Verkfærastikur→ Gagnagrunnur á valmyndastikunni.
Ekki láta hrekkjusvín reyna að segja að þú ættir ekki að gera þessa hluti í Word. Ef þér líkar við Word og ert ánægð með þessi verkfæri, þá er það fullkomlega í lagi að nota Word fyrir grunngagnagrunn. Þú getur notað Töflur flipann á borði með gagnagrunnstækjastikunni til að stjórna stíl, valmöguleikum og ramma borðsins þíns.