Hvernig á að búa til og senda Word 2010 póstsamruna tölvupóst

Í Word 2010 felst póstsamruni í því að opna eitt Word skjal, hræra í lista yfir nöfn og aðrar upplýsingar og síðan sameina (sameina) allt. Word gerir þér kleift að spýta út sérsniðnum tölvupóstskeytum með því að nota E-Mail valmöguleikann fyrir póstsamruna. (Þessi valkostur virkar aðeins þegar þú hefur stillt Microsoft Outlook forritið á tölvunni þinni.)

1Byrjaðu nýtt, autt skjal.

Þú getur notað flýtilykla Ctrl+N.

2Á Mailings flipanum, veldu Start Mail Merge→ E-Mail Messages.

Word breytist í vefútlit, notað til að búa til internetskjöl í Word.

3Búðu til póstskilaboðin þín, sláðu inn reitina í skeytið með því að nota STÓR.

Með því að nota ALLA STÖRUR geturðu auðveldlega fundið þá hluta skilaboðanna sem á að sérsníða, svo sem nafn einhvers og staðsetningu.

4Vista skjalið þitt.

Þú getur vistað með því að nota flýtilykla Ctrl+S.

5Á Mailings flipanum, í Start Mail Merge Group, veldu Velja viðtakendur→ Sláðu inn nýjan lista.

Ef þessi valkostur er ekki tiltækur hefur þú ekki búið til aðalskjalið almennilega. Annars sérðu New Address List valmyndina.

Word gerir ráð fyrir að þú þurfir tugi eða svo reiti fyrir póstsamrunann þinn, sem er kjánalegt en samt tala sem þú verður að takast á við. Þannig að eftirfarandi skref fjarlægja reitina sem þú þarft ekki í skjalinu þínu og kemur þeim í stað þeirra reita sem skjalið þitt krefst.

6Smelltu á Customize Columns hnappinn.

Valmyndin Sérsníða heimilisfangalista birtist og sýnir reiti sem Word gerir ráð fyrir að þú þurfir.. Slíka heimsku er ekki hægt að líða.

7Veldu reit sem þú þarft ekki og smelltu á Eyða hnappinn.

Staðfestingargluggi birtist.

8Smelltu á Já í staðfestingarglugganum.

Valmyndin lokar og óþarfa reiturinn hverfur.

9Endurtaktu skref 8 og 9 fyrir hvern reit sem þú þarft ekki.

Eftir að umframreiti hafa verið fjarlægð er næsta skref að bæta við þeim reitum sem þú þarft - ef einhver er.

10Til að bæta við reit sem þarf í skjalið þitt, smelltu á Bæta við hnappinn.

Litli Bæta við reit valmynd birtist.

11Sláðu inn heiti reitsins og smelltu á OK hnappinn.

Nefndu reitinn til að endurspegla hvers konar upplýsingar eru í honum; til dæmis, Shark Bite Location.

12Endurtaktu skref 11 og 12 fyrir hvern nýjan reit sem þú þarft í aðalskjalinu þínu.

Þegar þú ert búinn skaltu fara yfir listann. Það ætti að passa við listann yfir ALL CAPS reiti í skjalinu þínu (ef þú valdir að búa þá til). Ekki hafa áhyggjur ef það gerist ekki - þú getur bætt við reitum seinna, þó það taki lengri tíma.

13Smelltu á OK.

Þú sérð nú sérsniðna reiti birtast sem dálkafyrirsagnir í glugganum Nýr heimilisfangalisti.

Nú ertu tilbúinn til að fylla út viðtakendalistann.

14Sláðu inn gögn færslunnar.

Sláðu inn upplýsingarnar sem eiga við hvern reit: nafn, titil, uppáhalds sushi-stað eða uppruna plánetu, til dæmis.

15Ýttu á Tab til að slá inn næsta reit.

Eftir að hafa fyllt út síðasta reitinn viltu líklega bæta við annarri færslu.

16Til að bæta við nýrri færslu, ýttu á Tab takkann eftir að síðasta reiturinn hefur verið sleginn inn.

Þegar þú ýtir á Tab takkann á síðasta reit í færslu er ný færsla sjálfkrafa búin til og bætt við í næstu línu.

17Endurtaktu skref 15 til 17 þar til þú slærð inn allar færslur sem þú vilt.

Haltu áfram að fylla út gögn!

18Farðu yfir verk þitt þegar þú ert búinn.

Þú getur breytt hvaða reit sem er í hvaða skrá sem er með því að velja hann með músinni.

19Smelltu á OK.

Sérstakur Vista sem valmynd birtist, sem gerir þér kleift að vista viðtakendalistann.

20Sláðu inn nafn fyrir viðtakendalistann.

Lýsandi nöfn eru best. Þegar öllu er á botninn hvolft gætirðu notað sama viðtakendalistann aftur.

21Smelltu á Vista hnappinn.

Þú ferð aftur í skjalið þitt. Næsta skref í póstsamruna kvölinni þinni er að hræra reitunum frá viðtakendalistanum inn í aðalskjalið.

22Veldu staðgengil reits í aðalskjalinu.

Ef þú notaðir ALL CAPS staðgengla til að setja inn reiti í skjalið þitt ættirðu að geta fundið þá auðveldlega.

23Smelltu á Insert Merge Field skipanahnappinn.

Valmyndin Insert Merge Field birtist og sýnir reiti í samræmi við viðtakendalistann sem tengist aðalskjalinu.

24Veldu viðeigandi reit til að setja inn í textann þinn.

Til dæmis, ef þú ert að skipta út textanum FYRST í skjalinu þínu fyrir fyrsta reit, veldu Fyrsta reitinn í valmyndinni Insert Merge Field. Reiturinn er settur inn í skjalið þitt og kemur í stað ALLRA STÖÐUR texta.

25Haltu áfram að bæta við reitum þar til skjalið er lokið.

Endurtaktu skref 23 til 25 eftir þörfum til að festa alla reiti inn í skjalið þitt.

26Vistaðu aðalskjalið.

Þú ert nú tilbúinn til að senda út mörg tölvupóstskeyti.

27Veldu Ljúka og sameina→ Senda tölvupóstskeyti.

Sameina í tölvupósti svarglugginn birtist.

28Veldu netfangsreitinn úr Til fellilistanum.

Viðtakendalisti skjalsins þíns verður að innihalda netfang, hvort sem það heimilisfang kemur fram í skjalinu eða ekki. Ef það gerir það ekki skaltu breyta viðtakendalistanum til að innihalda heimilisfangið.

29Sláðu inn efnislínu skilaboða og smelltu á Í lagi.

Það lítur út fyrir að ekkert hafi gerst, en skilaboðin hafa verið sett í Outlook úthólfið.

30Opnaðu Outlook.

Eftir að þú hefur opnað Outlook eru skilaboðin sem þú settir í biðröð send (ef þú ert með Outlook stillt til að senda biðskilaboð þegar það er opnað).