Hvernig á að búa til og prenta Word 2010 póstsamrunabréf

Í Word 2010 felst póstsamruni í því að opna eitt Word skjal, hræra í lista yfir nöfn og aðrar upplýsingar og síðan sameina (sameina) allt. Algengast að póstsamruni sé venjulegt, pirrandi formbréf sem þú getur síðan prentað út og sent út.

2 Á Mailings flipanum, í Start Mail Merge hópnum, veldu Start Mail Merge→ Letters.

Sláðu inn stafinn. Þú ert að skrifa aðeins almenna hluta bréfsins, textann sem breytist ekki fyrir hvert eintak sem þú prentar.

3 Sláðu inn reitina sem þú þarft með HÖFUM.

Þú þarft ekki að slá þessar upplýsingar inn með ALL STÖRF, en það gerir þér kleift að finna textann sem á að skipta út eða aðlaga í skjalinu þínu auðveldlega. Notaðu stutt, lýsandi hugtök.

4 Vistaðu aðalskjalið.

Þú getur vistað með því að nota flýtilykla Ctrl+S.

5 Á Mailings flipanum, í Start Mail Merge Group, veldu Velja viðtakendur→ Sláðu inn nýjan lista.

Ef þessi valkostur er ekki tiltækur hefur þú ekki búið til aðalskjalið almennilega. Annars sérðu New Address List valmyndina.

Word gerir ráð fyrir að þú þurfir tugi eða svo reiti fyrir póstsamrunann þinn, sem er kjánalegt en samt tala sem þú verður að takast á við. Þannig að eftirfarandi skref fjarlægja reitina sem þú þarft ekki í skjalinu þínu og kemur þeim í stað þeirra reita sem skjalið þitt krefst.

6 Smelltu á Customize Columns hnappinn.

Valmyndin Sérsníða heimilisfangalista birtist og sýnir reiti sem Word gerir ráð fyrir að þú þurfir. Svona heimsku er ekki hægt að líða.

7 Veldu reit sem þú þarft ekki og smelltu á Eyða hnappinn.

Staðfestingargluggi birtist.

8 Smelltu á Já í staðfestingarglugganum.

Valmyndin lokar og óþarfa reiturinn hverfur.

9 Endurtaktu skref 8 og 9 fyrir hvern reit sem þú þarft ekki.

Eftir að umframreiti hafa verið fjarlægð er næsta skref að bæta við þeim reitum sem þú þarft - ef einhver er.

10 Til að bæta við reit sem þarf í skjalið þitt, smelltu á Bæta við hnappinn.

Litli Bæta við reit valmynd birtist.

11 Sláðu inn heiti reitsins og smelltu á OK hnappinn.

Nefndu reitinn til að endurspegla hvers konar upplýsingar eru í honum; til dæmis, Shark Bite Location.

12 Endurtaktu skref 11 og 12 fyrir hvern nýjan reit sem þú þarft í aðalskjalinu þínu.

Þegar þú ert búinn skaltu fara yfir listann. Það ætti að passa við listann yfir ALL CAPS reiti í skjalinu þínu (ef þú valdir að búa þá til). Ekki hafa áhyggjur ef það gerist ekki - þú getur bætt við reitum seinna, þó það taki lengri tíma.

13 Smelltu á OK.

Þú sérð nú sérsniðna reiti birtast sem dálkafyrirsagnir í glugganum Nýr heimilisfangalisti.

Nú ertu tilbúinn til að fylla út viðtakendalistann.

14 Sláðu inn gögn færslunnar.

Sláðu inn upplýsingarnar sem eiga við hvern reit: nafn, titil, uppáhalds sushi-stað eða uppruna plánetu, til dæmis.

15 Ýttu á Tab til að slá inn næsta reit.

Eftir að hafa fyllt út síðasta reitinn viltu líklega bæta við annarri færslu.

16 Til að bæta við nýrri færslu, ýttu á Tab takkann eftir að síðasta reiturinn hefur verið sleginn inn.

Þegar þú ýtir á Tab takkann á síðasta reit í færslu er ný færsla sjálfkrafa búin til og bætt við í næstu línu.

18 Farðu yfir verk þitt þegar þú ert búinn.

Þú getur breytt hvaða reit sem er í hvaða skrá sem er með því að velja hann með músinni.

19 Smelltu á OK.

Sérstakur Vista sem valmynd birtist, sem gerir þér kleift að vista viðtakendalistann.

20 Sláðu inn nafn fyrir heimilisfangalistann.

Lýsandi nöfn eru best. Þegar öllu er á botninn hvolft gætirðu notað sama viðtakendalistann aftur.

21 Smelltu á Vista hnappinn.

Þú ferð aftur í skjalið þitt. Næsta skref í póstsamruna kvölinni þinni er að hræra reitunum frá viðtakendalistanum inn í aðalskjalið.

22 Veldu staðgengill reits í aðalskjalinu.

Ef þú notaðir ALL CAPS staðgengla til að setja inn reiti í skjalið þitt ættirðu að geta fundið þá auðveldlega.

23 Smelltu á Insert Merge Field skipanahnappinn.

Valmyndin Insert Merge Field birtist og sýnir reiti í samræmi við viðtakendalistann sem tengist aðalskjalinu.

24 Veldu viðeigandi reit til að setja inn í textann þinn.

Til dæmis, ef þú ert að skipta út textanum FYRST í skjalinu þínu fyrir fyrsta reit, veldu Fyrsta reitinn í valmyndinni Insert Merge Field. Reiturinn er settur inn í skjalið þitt og kemur í stað ALLRA STÖÐUR texta.

25 Haltu áfram að bæta við reitum þar til skjalið er lokið.

Endurtaktu skref 23 til 25 eftir þörfum til að festa alla reiti inn í skjalið þitt.

26 Vistaðu aðalskjalið.

Algengasta áfangastaðurinn fyrir sameinuð skjöl er prentarinn. Prentunarferlið er frekar auðvelt.

27 Veldu Ljúka og sameina→ Prenta skjöl.

Sameina í prentara svarglugginn birtist, þar sem þú getur valið færslur til að prenta.

28 Veldu Allt til að prenta allt skjalið þitt.

Að öðrum kosti geturðu tilgreint hvaða færslur á að prenta.

29 Smelltu á OK.

Hefðbundinn prentgluggi birtist.

30 Smelltu á OK hnappinn.

Skjölin þín prentuð.

31 Vistaðu og lokaðu skjalinu þínu.

Púff! Póstsameiningarferðinni er lokið.