SharePoint sablonok dokumentumkönyvtárak számára

A sablonok előre elkészített tervek, amelyek segítségével szabványosíthatunk egy bizonyos elrendezést. Ebben az oktatóanyagban arról fogunk beszélni, hogyan adhatunk hozzá és használhatunk egyéni SharePoint-sablonokat a webhelyen. 

A dokumentumsablonok tárolhatók és újra felhasználhatók a folyamatok szabványosítása és a szervezeten belüli egységesség megteremtése érdekében. Általában valamilyen módon előre formázva vannak, ami tájékoztat a dokumentum használatáról.

Tartalomjegyzék

• A dokumentumsablonok használatának fontossága a SharePointban
• Dokumentumsablonok feltöltése a SharePointba
• SharePoint-sablonok használata dokumentumokhoz
• Következtetés

A dokumentumsablonok használatának fontossága a SharePointban

A dokumentumsablonok SharePointban való használatának fő oka az, hogy időt takarít meg a felhasználók számára. Ahelyett, hogy minden alkalommal időt kellene töltenünk egy adott típusú dokumentum formázásával, egyszerűen elmenthetünk egy dokumentumsablont, majd újra felhasználhatjuk. Ezenkívül a sablonok használatával biztosítható az egységesség, mivel minden megfelelően formázva marad. 

Például, ha autógyártó cég vagyunk, általában van egy Excel árajánlatfájlunk az értékesítők számára. Ebben a példában van egy Idézetek mappánk.

Ebben a mappában található néhány példa Excel-árajánlatfájl a Hondához és a Fordhoz . 

Ahogy megnyitjuk ezeket az ajánlatfájlokat, láthatjuk, hogy különböző formátumúak, ami zavaró lehet annak számára, aki szeretné ellenőrizni őket, vagy új ajánlatfájlt szeretne létrehozni egy másik autógyártó cég számára. 

Ezen túlmenően, ha egy másik felhasználónak ajánlatfájlt kell létrehoznia, más módon is elkészítheti azt. 

Olyan sablont tudunk biztosítani, amelyet az értékesítési felhasználók minden alkalommal használhatnak, amikor árajánlatot kell készíteniük. Ezután feltölthetjük a SharePointunkra. 

Dokumentumsablonok feltöltése a SharePointba

Ehhez az oktatóanyaghoz készítettem egy mintaárajánlat-sablont, amelyet szeretném, ha a felhasználók minden alkalommal használnának, amikor árajánlatot készítenek. Ehhez a sablonhoz hozzáadtam a cég nevét, szlogenjét, árajánlatát, dátumát stb. 

Ha sablont szeretne feltölteni a SharePointba, kattintson az Új gombra, majd kattintson a Sablon hozzáadása elemre .

Ezután válassza ki a létrehozott sablont. Ehhez a példához létrehoztam egy Árajánlat sablon nevű sablont .

Értesítést fogunk látni arról, hogy sablonunkat már feltöltöttük.

A felhasználók most már használhatják ezt a sablont. Csak az Új gombra kell kattintaniuk .

Ezután látni fogjuk, hogy az általunk feltöltött ajánlatsablon felkerült a listára. Ez ismét hasznos, mert ha a felhasználók idézőjeleket adnak hozzá, megmondhatjuk nekik, hogy ne hozzanak létre idézet Excel-fájlt a maguk módján, hanem csak ezt a sablont használják, amelyet mi biztosítottunk helyette. 

Ebben a példában törlöm ezt a két mintaárajánlatfájlt, amelyek nem azonos formátumúak. 

SharePoint-sablonok használata dokumentumokhoz

Az általunk hozzáadott sablon használatához kattintson az Új gombra, majd kattintson a sablonra. 

Amint látjuk, ahelyett, hogy üres excel fájlunk lenne, és a semmiből árajánlatot készítenénk, most van egy ajánlatsablonunk, amelyet csak ki kell töltenünk.

Az árajánlathoz szükséges adatok megadása után átnevezhetjük az ajánlatot. Ez egy minta idézet a Fordról , ezért Fordnak neveztem el .

Minden alkalommal, amikor a felhasználónak árajánlatot kell készítenie, egyszerűen használhatja ajánlatsablonunkat. Ezzel árajánlatokhoz, hívási ívekhez, értekezleti feljegyzésekhez és sok máshoz is rendelkezhetünk sablonokkal. Vegye figyelembe, hogy ezt Word vagy PowerPoint fájloknál is megtehetjük.

De mi van akkor, ha már nem akarjuk, hogy a felhasználók saját Excel-munkafüzetet vagy Word dokumentumot hozzanak létre? Azt is megtehetjük. Először kattintson az Új gombra, majd az Új szerkesztése menüre . 

Törölje a jelölést azon beállítások közül, amelyeket a felhasználók használhatnak új fájl hozzáadásakor. Például, ha van sablonunk egy Excel-munkafüzethez, akkor itt törölhetjük az Excel-munkafüzet jelölését. 

Lehetőségeinket is egyeztethetjük. Például, ha akarjuk, áthúzhatjuk az ajánlatsablonunkat, és feltehetjük a tetejére.

A módosítások mentéséhez kattintson a Mentés gombra .

Majd ha ismét rákattintunk az Új gombra, azt látjuk, hogy az Excel-munkafüzet nem szerepelt a listában, és most az ajánlatsablonunk van a tetején. 

Az Excel munkafüzetet könnyen visszahozhatjuk, ha akarjuk. Csak lépjen újra a Szerkesztés menübe, és jelölje be az Excel-munkafüzet jelölőnégyzetét. Minden változtatáskor mentse el.

Ha el akarunk távolítani egy bizonyos sablont, csak kattintsunk az ellipszisekre, majd a Törlés gombra .

Következtetés

Végezetül elmondható, hogy a SharePoint-sablonok nagyszerű lehetőséget kínálnak munkánk egyszerűsítésére, különös tekintettel a dokumentumkészítési folyamatra. Ebben az oktatóanyagban megtudhatta, hogyan tölthet fel és használhat egyéni dokumentumsablonokat a SharePointban.

Ez a funkció a SharePointban nagyon hatékony, mivel arra kényszeríti a felhasználókat, hogy összefüggő dokumentumformátumokat szervezzenek és hozzanak létre. Remélhetőleg sikerült megértened a használatát és jelentőségét.

Minden jót,

Henrik