E-mail melléklet mentése SharePointba a Power Automate segítségével

A mai blogból megtudhatja, hogyan mentheti automatikusan az e-mail mellékleteket a SharePointba a Power Automate segítségével. A Power Automate folyamat használatával rengeteg időt takarítok meg a mindennapi tevékenységeim során, és remélem, hogy Ön is ezt tudja tenni. Az oktatóanyag teljes videóját a blog alján tekintheti meg.

Tartalomjegyzék

• Áttekintés
• E-mail melléklet mentése SharePointba és e-mail törlése
• Power Automate Flow Példa: LawtonAR
• Folyamat létrehozása Power Automate sablon használatával
  • 1. lépés: Amikor érkezik egy e-mail melléklettel
  • 2. lépés: E-mail melléklet mentése a Sharepointba
  • 3. lépés: Az e-mail törlése
• A Desktop Flow használata az e-mail melléklet SharePointba mentése után
• Következtetés

Áttekintés

Minden nap kapok több mellékletet tartalmazó e-mailt, és rendszeresen veszem ezeket a mellékleteket, és elmentem egy mappába. 

De ahelyett, hogy minden egyes e-mailt külön-külön végignéztem volna, a mellékleteket a SharePointba mentem volna, és naponta frissítettem volna a fájlokat, létrehoztam egy egyszeri programot a Power Automate-ban, hogy automatizáljam ezt a fárasztó feladatot.  

Tehát minden egyes, egy adott feladótól érkező e-mail esetén a folyamat átveszi a mellékletet, áthelyezi a SharePointba, és felülírja az adott mappában lévő fájlt. Ezután az abban a fájlban tárolt adatokat használom a fájlok frissítésére. Nézzük meg a Power Automate folyamat beállításának lépéseit.

E-mail melléklet mentése SharePointba és e-mail törlése

Kezdje a Power Automate Online megnyitásával . Amint az Saját áramlásaimban láthatod , számos áramlást használok mindennap. Például a listám első három folyamata ugyanazt a Power Automate-sablont használja, amelyről már beszéltünk. 

Egy Power Automate-sablon segítségével hoztam létre őket, amely fogadja az e-mail mellékleteket, elmenti őket a SharePointba, és még utána is törli az e-mailt, így nem kell aggódnom a törlésük miatt. 

A sablon eléréséhez kattintson a Sablonok elemre , majd írja be az e-mail mellékletek mentése kifejezést a keresősávba. 

Számos kapcsolódó Power Automate-sablon fog megjelenni az eredmények között, de mi az E-mail mellékletek mentése a SharePointba és az e-mail törlése elemre fogunk összpontosítani . 

Ahelyett, hogy ezt a semmiből hoznánk létre, veszünk egy meglévőt, és megnézzük, hogyan van beállítva, és hogyan teljesített ez a folyamat az idők során.

Power Automate Flow Példa: LawtonAR

Példaként tekintsük az egyik áramlásomat. A LawtonAR az általam létrehozott folyamok egyike, és már egy ideje fut. 

Ezt megnyitva megjelenik a leírás, amely a korábban kiválasztott sablon. A létrehozásának dátumát is láthatjuk augusztus 20-án, és tudjuk, hogy azóta is fut. 

Ha lefelé görgetünk, látni fogjuk a folyamat napi futási előzményeit, a folyamat időtartamát és annak állapotát, hogy sikerült-e vagy nem.

Fókuszáljon az Időtartam oszlopra, és vegye figyelembe, hogy mennyi idő szükséges a folyamat végrehajtásához. Amint az e-mail megérkezik a beérkező levelek mappájába, 2–3 másodpercbe telik, amíg a folyamat átveszi a mellékletet, elmenti a SharePointba, majd törli az e-mailt.

Szükségem van erre a folyamatra, mert vannak QuickBooks Online-t használó ügyfeleim, és van néhány egyéni jelentésem, amelyek minden nap e-mailt küldenek nekem. A QuickBooks Online azonban jelenleg nem támogatja az e-mailek ütemezését.

Az e-mailek általában 4:30 és 5:00 óra között érkeznek meg, ami elegendő időt biztosít a fájlok SharePointba való mentésére, mielőtt a LuckyTemplates naponta frissül.

Tehát ez a mintánk, a LawtonAR áttekintése. Most folytassuk egy hasonló Power Automate folyamat beállításának folyamatát.

Folyamat létrehozása Power Automate sablon használatával

Először kattintson a Szerkesztés gombra a folyamat megnyitásához és az ehhez a folyamathoz beállítandó lépésekhez. Ehhez az áramláshoz három fő lépést kell megtennünk.

1. lépés: Amikor érkezik egy e-mail melléklettel

Az első az Amikor új e-mail érkezik . Kattintson erre a lépésre a speciális beállítások megnyitásához. 

Ebben a példában válasszuk a Beérkezett üzenetek mappát a mappához . A Címzett mezőben válassza ki a megfelelő e-mail címet, különösen, ha egynél több e-mail címet mentett. 

Válassza az Igen lehetőséget a Mellékletek belefoglalásánál , mert ezt szeretnénk áthelyezni a SharePointba. A Tárgyszűrő ugyanazt a tárgysort tartalmazza, mint az e-mail érkezik. Állítsa a Fontosság értéket Normál értékre , és válassza az Igen lehetőséget Csak a mellékletekkel lehetőségre . 

És ez minden, amire szükségünk van az első lépéshez. 

2. lépés: E-mail melléklet mentése a Sharepointba

Amint megérkezik az e-mail, a második lépésben megtudjuk, hova kell áthelyeznünk vagy vigyük a mellékleteket. Ha van egy e-mailje, amelyhez öt különböző melléklet tartozik, akkor ezek a fájlok mindegyikét áthelyezheti egy pontból a hozzárendelt helyre.

Nyissa meg a második lépést: Alkalmazás az e-mail minden mellékletére . Amint megnyílik, láthatja, hogy a Mellékletek már el vannak helyezve a Kimenet kiválasztása az előző lépésekből alatt.

Kattintson a bal egérgombbal a Mellékletek elemre a Dinamikus tartalom és kifejezések listájának megnyitásához . Nyissa meg a Fájl létrehozása allépést. A Webhely címe mezőben adja hozzá a használni kívánt SharePoint-címet . Adja meg a kívánt mappa elérési útját is azzal, hogy hova szeretné áthelyezni a mellékleteket.

A Fájlnév mezőben lépjen a Dinamikus tartalom listájára , és válassza a Melléklet neve lehetőséget . A Fájltartalomnál válassza a Melléklettartalom lehetőséget .

A második lépés összefoglalásaként vesszük a mellékletet az eredeti e-mailből, majd kijelöljük, hogy hova és milyen mappába szeretnénk hozzáadni a SharePointban. Ezután elmentjük a melléklet nevével és tartalommal. 

3. lépés: Az e-mail törlése

Végül a harmadik lépésben töröljük az e-maileket . Nyissa meg ezt a lépést az előző kettőhöz hasonlóan.

Ezután válassza ki az Üzenetazonosítót a Dinamikus tartalom listából. Ez az üzenetazonosító tartalmazza az üzenet egyedi azonosítóját, amely később segít az e-mail törlésében. Ezután adja meg a megfelelő e-mail címet az Eredeti postafiók címe mezőben.

Ami nagyszerű ebben a folyamatban, az az, hogy miután beállította és futtatta, nem kell aggódnia az ütemezés miatt. Ennek az az oka, hogy a folyamat csak akkor megy végbe, ha egy e-mailt elküldenek a kívánt e-mail címre, a megadott tárgyszűrővel és melléklettel. Csak ezután menti el az e-mail mellékleteket a SharePointba.

A Desktop Flow használata az e-mail melléklet SharePointba mentése után

A fájlok mentése után más asztali folyamaim vannak, amelyek az ideiglenes mappánkból (FilesToMove) átviszik a fájlokat a megfelelő mappákba, ahová a fájlokat el kell menteni feldolgozásra. 

Ha megnyitom a Fájlokat a számítógépen, a SharePoint mappám > Power Reports – Documents > .FilesToMove menüpontba lépek . Jelenleg elmentettem egy ReconAR nevű fájlt.

Miután az első folyamatunk ebbe a mappába menti, az asztali folyamatom innen veszi ezt a fájlt, majd áthelyezi a megfelelő mappába. Tehát, ha visszamegyek a Power Reports – Documents oldalra , megnyithatok egy másik RECON nevű mappát .

Ezen a mappán belül láthatjuk, hogy az asztali folyamat működött, és a ReconAR már át van helyezve. 

Következtetés

Összefoglalva, a Power Automate hatékony eszköz lehet az e-mail mellékletek SharePointba való automatikus mentésére. Egy egyszerű folyamat létrehozásával az Új e-mail érkezik trigger és a Fájl létrehozása művelet segítségével egyszerűen beállíthat egy rendszert, amely automatikusan menti a mellékleteket a kívánt SharePoint mappába. 

Ezzel a Power Automate-sablonnal időt és erőfeszítést takaríthat meg, mivel nincs szükség a mellékletek manuális letöltésére és feltöltésére, valamint segíthet a fontos dokumentumok megfelelő tárolásában és rendszerezésében. A Power Automate segítségével könnyen automatizálható ez a folyamat, és egyszerűsíthető a munkafolyamat.

Minden jót,

Jarrett Moore