SharePoint metaadatok | Bevezetés

Ebben a blogban megmutatjuk, hogyan rendezheti fájljait mappastruktúrán keresztül. Szó lesz a SharePoint-metaadatok előnyeiről is a fájlok egyszerű rendszerezéséhez és megtalálásához, összehasonlítva a mappahierarchia használatával. 

A SharePoint metaadatok a fájlokkal kapcsolatos további információk, nem pedig a fájlok tartalma. Segítségével a felhasználók könnyen megtalálhatják, visszakereshetik és rendszerezhetik a tartalmat.

Fájljaink megfelelő rendszerezése segít abban, hogy helyesen találjuk meg őket, ami kulcsfontosságú a termelékenységünk szempontjából. A számítógépünkön általában mappastruktúrák vagy hierarchia alapján csoportosítjuk fájljainkat.

Tartalomjegyzék

• A hagyományos mappastruktúra használata a SharePointban
• Mappahierarchia használata SharePoint-metaadatok helyett
• A SharePoint-metaadatok előnyei a fájlok rendszerezéséhez
• Következtetés

A hagyományos mappastruktúra használata a SharePointban

Vannak, akik továbbra is szívesebben rendezik fájljaikat mappák segítségével. Ebben a példában van egy Expenses – TRADITIONAL nevű mappánk .

Ebben a mappában találhatók cégünk különböző részlegeinek költségjelentései. A kezdeti rendszerezés, amit ezeken a fájlokon átneveztünk.

Az E a költséget jelenti, ezt követi a részleg neve, a költség mire vonatkozik, majd egy véletlenszámú kód a végén. Egy nagy cégnél naponta száz ilyen jelentés készülhet. Ezért nem lesz olyan hasznos, ha neveken keresztül rendszerezi őket. 

Az első dolog, amit megtehetünk a rendszerezésük érdekében, az az, hogy mappákat hozunk létre, és osztályok szerint szétválasztjuk őket.

Így az összes könyvelési költségjelentést áthelyeztük a könyvelési mappába, a HR-költségjelentést a HR mappába stb.

Tehát ez a hagyományos módja a fájljaink rendszerezésének a dokumentumkönyvtárainkban. 

Mappahierarchia használata SharePoint-metaadatok helyett

A mappák vagy címtárrendszerek használata azonban korlátoz bennünket, mivel csak egyféleképpen csoportosíthatjuk fájljainkat. Ebben az esetben csak egy kategória, azaz a részleg alapján szervezhetünk. Tehát, ha meg akarjuk nézni az összes utazással vagy felszereléssel kapcsolatos jelentést, meg kell keresnünk őket az egyes osztályok mappáiban. Ez nem igazán hatékony, és továbbra is megnehezíti a fájlok megtalálását. 

Egy másik probléma, ha csak mappahierarchiát használunk a fájlok rendezésére, a fájlok ismétlődése. Érdemes lehet a fájljainkat osztályok és költségtípusok szerint is csoportosítani. Ezekkel elképzelhető, hogy ugyanabból a fájlból szeretnénk másolatot menteni, de minden mappába.

A SharePoint fájljainkban a keresőmezőn keresztül is kereshetünk. Egyes felhasználók azonban hibásan írják le a fájljelentéseiket. 

A SharePoint-metaadatok előnyei a fájlok rendszerezéséhez

A SharePoint metaadatok további információkat adnak a fájljainkról, mint például a fájl neve, létrehozásának dátuma, ki hozta létre, fájlméret, fájltípus és még sok más. Ez megkönnyíti a fájlok rendszerezését, visszakeresését és megtalálását.

Az alábbi példaképen a Név , Módosította , Módosította , Osztály és Költségtípus oszlopokon keresztül láthatjuk a metaadatokat . Számos módja van ezeknek a metaadatoszlopoknak a felhasználására, például Nézetek létrehozása , Csoportosítás és Szűrés . 

További metaadatoszlopokat hozhatunk létre, és igényeinknek megfelelően testreszabhatjuk. Egyes metaadatoszlopok, például a Módosítva és Módosítva automatikusan feltöltődnek, ami azt jelenti, hogy nem tudjuk módosítani őket. 

Példafájlunkhoz létrehoztuk az Osztály és Költségtípus oszlopot a szűrővel és a szolgáltatás szerinti csoportosítással együtt . 

Így könnyen csoportosíthatjuk vagy megkereshetjük a fájlokat osztályonként vagy költségtípusonként.

A SharePoint metaadatokat az információbiztonság érdekében is használhatjuk, például blokkoljuk a felhasználókat bizonyos fájlok megtekintésében vagy szerkesztésében. Ezzel biztonságosan tárolhatjuk szervezetünkön belül a privát vagy érzékeny fájlokat. 

Következtetés

Összefoglalva, meg tudjuk érteni a különbséget a fájlok mappahierarchián keresztüli rendszerezése és a SharePoint metaadatok használata között. Ne feledje, hogy a SharePoint metaadatok a fájljaira vonatkozó információk, nem pedig a fájlok tartalma.

Teljes mértékben személyre szabható az Ön szerepkörétől és iparágától függően. A metaadatok által nyújtott leghatékonyabb funkció az, hogy könnyedén csoportosíthatjuk, rendezhetjük vagy megtalálhatjuk fájljainkat. Erről többet megtudhat, ha megérti, hogyan kell metaadatoszlopokat hozzáadni. 

Minden jót,

Henrik