Ebben a blogban megmutatjuk, hogyan rendezheti fájljait mappastruktúrán keresztül. Szó lesz a SharePoint-metaadatok előnyeiről is a fájlok egyszerű rendszerezéséhez és megtalálásához, összehasonlítva a mappahierarchia használatával.
A SharePoint metaadatok a fájlokkal kapcsolatos további információk, nem pedig a fájlok tartalma. Segítségével a felhasználók könnyen megtalálhatják, visszakereshetik és rendszerezhetik a tartalmat.
Fájljaink megfelelő rendszerezése segít abban, hogy helyesen találjuk meg őket, ami kulcsfontosságú a termelékenységünk szempontjából. A számítógépünkön általában mappastruktúrák vagy hierarchia alapján csoportosítjuk fájljainkat.
Tartalomjegyzék
A hagyományos mappastruktúra használata a SharePointban
Vannak, akik továbbra is szívesebben rendezik fájljaikat mappák segítségével. Ebben a példában van egy Expenses – TRADITIONAL nevű mappánk .
Ebben a mappában találhatók cégünk különböző részlegeinek költségjelentései. A kezdeti rendszerezés, amit ezeken a fájlokon átneveztünk.
Az E a költséget jelenti, ezt követi a részleg neve, a költség mire vonatkozik, majd egy véletlenszámú kód a végén. Egy nagy cégnél naponta száz ilyen jelentés készülhet. Ezért nem lesz olyan hasznos, ha neveken keresztül rendszerezi őket.
Az első dolog, amit megtehetünk a rendszerezésük érdekében, az az, hogy mappákat hozunk létre, és osztályok szerint szétválasztjuk őket.
Így az összes könyvelési költségjelentést áthelyeztük a könyvelési mappába, a HR-költségjelentést a HR mappába stb.
Tehát ez a hagyományos módja a fájljaink rendszerezésének a dokumentumkönyvtárainkban.
Mappahierarchia használata SharePoint-metaadatok helyett
A mappák vagy címtárrendszerek használata azonban korlátoz bennünket, mivel csak egyféleképpen csoportosíthatjuk fájljainkat. Ebben az esetben csak egy kategória, azaz a részleg alapján szervezhetünk. Tehát, ha meg akarjuk nézni az összes utazással vagy felszereléssel kapcsolatos jelentést, meg kell keresnünk őket az egyes osztályok mappáiban. Ez nem igazán hatékony, és továbbra is megnehezíti a fájlok megtalálását.
Egy másik probléma, ha csak mappahierarchiát használunk a fájlok rendezésére, a fájlok ismétlődése. Érdemes lehet a fájljainkat osztályok és költségtípusok szerint is csoportosítani. Ezekkel elképzelhető, hogy ugyanabból a fájlból szeretnénk másolatot menteni, de minden mappába.
A SharePoint fájljainkban a keresőmezőn keresztül is kereshetünk. Egyes felhasználók azonban hibásan írják le a fájljelentéseiket.
A SharePoint-metaadatok előnyei a fájlok rendszerezéséhez
A SharePoint metaadatok további információkat adnak a fájljainkról, mint például a fájl neve, létrehozásának dátuma, ki hozta létre, fájlméret, fájltípus és még sok más. Ez megkönnyíti a fájlok rendszerezését, visszakeresését és megtalálását.
Az alábbi példaképen a Név , Módosította , Módosította , Osztály és Költségtípus oszlopokon keresztül láthatjuk a metaadatokat . Számos módja van ezeknek a metaadatoszlopoknak a felhasználására, például Nézetek létrehozása , Csoportosítás és Szűrés .
További metaadatoszlopokat hozhatunk létre, és igényeinknek megfelelően testreszabhatjuk. Egyes metaadatoszlopok, például a Módosítva és Módosítva automatikusan feltöltődnek, ami azt jelenti, hogy nem tudjuk módosítani őket.
Példafájlunkhoz létrehoztuk az Osztály és Költségtípus oszlopot a szűrővel és a szolgáltatás szerinti csoportosítással együtt .
Így könnyen csoportosíthatjuk vagy megkereshetjük a fájlokat osztályonként vagy költségtípusonként.
A SharePoint metaadatokat az információbiztonság érdekében is használhatjuk, például blokkoljuk a felhasználókat bizonyos fájlok megtekintésében vagy szerkesztésében. Ezzel biztonságosan tárolhatjuk szervezetünkön belül a privát vagy érzékeny fájlokat.
Következtetés
Összefoglalva, meg tudjuk érteni a különbséget a fájlok mappahierarchián keresztüli rendszerezése és a SharePoint metaadatok használata között. Ne feledje, hogy a SharePoint metaadatok a fájljaira vonatkozó információk, nem pedig a fájlok tartalma.
Teljes mértékben személyre szabható az Ön szerepkörétől és iparágától függően. A metaadatok által nyújtott leghatékonyabb funkció az, hogy könnyedén csoportosíthatjuk, rendezhetjük vagy megtalálhatjuk fájljainkat. Erről többet megtudhat, ha megérti, hogyan kell metaadatoszlopokat hozzáadni.
Minden jót,
Henrik
Ebből a blogból megtudhatja, hogyan mentheti automatikusan az e-mail mellékleteket a SharePointba, majd törölheti az e-maileket a Power Automate segítségével.
A Microsoft LuckyTemplates irányítópult 18 legjobb példája 2023
Ismerje meg, hogyan hozhat létre <strong>Power Automate</strong> folyamatokat a semmiből. Sablon használata helyett mi magunk hozzuk létre a kiváltó okokat és a műveleteket.
4 módszer a Pi használatára a Pythonban példákkal
Ebben az útmutatóban bemutatom, hogyan lehet Pénzügyi információk mátrixát létrehozni a Profit és veszteség (P&L) kimutatással a LuckyTemplates alkalmazásban.
Fedezze fel, hogyan lehet dinamikusan egyesíteni oszlopokat a Power Query Table.CombineColumns függvény segítségével.
Ismerje meg, hogyan adhatjuk hozzá és szinkronizálhatjuk SharePoint-fájljainkat az asztalon és a OneDrive-on.
Tudja meg, miért fontos egy dedikált dátumtáblázat a LuckyTemplatesben, és ismerje meg ennek leggyorsabb és leghatékonyabb módját.
Ez a rövid oktatóanyag kiemeli a LuckyTemplates mobil jelentési funkcióját. Megmutatom, hogyan készíthet hatékony jelentéseket mobileszközökön.
Ebben a LuckyTemplates bemutatóban olyan jelentéseket tekintünk át, amelyek professzionális szolgáltatáselemzést mutatnak be egy olyan cégtől, amely több szerződéssel és ügyfél-elkötelezettséggel rendelkezik.
