Microsoft SharePoint | Áttekintés

Ebben az oktatóanyagban áttekintést nyújtunk a . Megvitatjuk a felhasználását és azt is, hogy miért fontos megismerni.

A SharePoint egy webalapú együttműködési eszköz egy szervezet számára , amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy az interneten keresztül kommunikáljanak és megosszák az információkat. 

Tartalomjegyzék

• A Microsoft SharePoint megértése
• A Microsoft SharePoint felhasználása
  • 1. Kifinomult könyvtár a szervezet dokumentumainak megőrzéséhez
  • 2. Hírek és frissítések csapata számára
  • 3. Microsoft SharePoint mint adatbázis
  • 4. A közös munkafolyamatok fenntartása a vállalkozásokban
  • 5. Egyablakos ügyintézés a vállalkozások számára
• A Microsoft SharePoint szolgáltatásai
• A Microsoft Sharepoint tanulásának fontossága
• Következtetés

A Microsoft SharePoint megértése

A szervezetben mindenki használhatja a SharePointot, mivel ez segíti a csapatok együttműködését.

Ez lehet az Ön személyes intranetje is . Az internet olyan weboldalak és források együttműködése, amelyeket bárki meglátogathat. Az intranet viszont olyan webhelyek és erőforrások gyűjteménye, amelyeket csak egy szervezethez tartozó személyek látogathatnak meg.

Az intranet segítségével több olyan oldalunk is lehet, amelyek hasonlóak ahhoz, amit az interneten keresztül érhetünk el. Különböző webhelyeink lehetnek szervezetünk számára, amelyekhez csak a szervezetünk tagjai férhetnek hozzá egy adott projekthez.

Ezen túlmenően a SharePoint egy módszer a tartalom és tudás megosztására és kezelésére egy csapaton belül . Szervezetként sok tartalommal és tudással rendelkezhetünk, mint például a költségjelentés benyújtása, kik az ügyfeleink vagy az értékesítési csapatunk, vagy hogyan juthatunk be egy adott irodába. 

A SharePoint azt is lehetővé teszi egy csapat számára, hogy minden információt „ egyablakos” helyen találjanak . Minden információ egy helyen lehet, és könnyen hozzáférhető is.

Előfordulhat, hogy továbbra is a régi folyamatot használjuk, még akkor is, ha már van frissített folyamat. Ez az oka annak, hogy a SharePoint hasznos a tartalom és tudás megosztására és kezelésére csapatunkban. 

Végül a SharePoint lehetővé teszi a csapatmunkát webhelyek használatával . Együttműködési teret biztosít, amely lehetővé teszi a csapatok számára az együttműködést, az előrehaladás nyomon követését, valamint a tartalom vagy az engedélyek webalapú webhelyek használatával történő kezelését. 

Ezenkívül nagyon hozzáférhető és intuitív. Ez azon készségek egyike, amelyeket könnyű megtanulni és megérteni.

A Microsoft SharePoint felhasználása

A SharePoint egy rugalmas eszköz. Különféle dolgokat csinálhatsz, vagy ezek közül csak egyet vagy kettőt. Rajtad múlik, hogyan szeretnéd használni. A SharePoint használatakor egyelőre egyszerű eszközöket használhat, majd a szervezet növekedésével bővítheti őket gazdagabb szolgáltatásokkal. 

1. Kifinomult könyvtár a szervezet dokumentumainak megőrzéséhez

A SharePoint egy kifinomult könyvtár a szervezet dokumentumainak tárolására . Ez hasonló a OneDrive-hoz vagy a Google Drive-hoz. Ez egy módja annak, hogy minden dokumentumát egy helyen tárolja. 

A SharePoint egyik olyan funkciója, amelyet a OneDrive és a Google Drive nem kínál, az, hogy metaadatokat társíthat ezekhez a dokumentumokhoz. Tehát ahelyett, hogy a dokumentumok megőrzésének tipikus mappaszerkezete lenne, metaadatokat is társíthat, és különböző dolgok alapján csoportosíthatja azokat.

Egyes nagy teljesítményű szervezetek például nem helyezik el megosztott tartalmaikat mappaszerű szerkezetbe, mivel ezzel sok probléma adódhat. Általában van egy metaadatokkal rendelkező fájlok listája.

Ezzel könnyen nyomon követhetik, csoportosíthatják a kívánt dolgokat, és karbantarthatják a metaadatokat. Ha a dolgok frissülnek, nem kell mozogniuk a mappákban, mert csak frissíteni kell a metaadatokat. 

2. Hírek és frissítések csapata számára

A SharePoint arra is használható, hogy egyszerűen híreket és frissítéseket közöljön csapata számára . Amellett, hogy beállíthat információkat tartalmazó webhelyeket, oldalakat is létrehozhat a webhelyén, hogy frissítse csapatát bizonyos dolgokról.

Tegyük fel például, hogy van egya csapatod számára. Ezután van egy új értékesítési folyamat, amelyet be szeretne vezetni. Ahelyett, hogy e-mailben küldené el, egyszerűen közzéteheti új oldalként a SharePointban.

Ezzel mindenkinek hozzáférést biztosít ahhoz az oldalhoz, amelyhez hozzászólhat. Ha például hibát vétett, időnként módosíthatja vagy frissítheti.

3. Microsoft SharePoint mint adatbázis

A SharePoint adatbázisként használható bármilyen információ tárolására . Vannak olyan szervezetek, amelyek létrehoznak egy SharePoint-listát, amely ügyféladatokat, tranzakciós adatokat, rendelési adatokat és még sok mást tartalmaz. Erőteljes és nagyon rugalmas is, mivel gyakorlatilag bármilyen típusú adatot, például mellékleteket, felhasználókat és profilokat képes tárolni. 

Ezenkívül intuitívabb, mint más adatbázisok. Például nem használja az Excelt adatok tárolására, mert azt szeretné, hogy sok ember között megosszák, és ugyanazon a helyen legyenek. Olyan érvényesítési szabályokat szeretne, amelyekhez bizonyos felhasználók csak bizonyos feltételekkel rendelkező és érvényes ügyfeleket adhatnak hozzá. 

Nem szeretne SQL-t, Salesforce-ot vagy bármilyen más bonyolult adatbázist használni, mert meg kell tanulnia az SQL nyelvét, hogy használni tudja. Tehát a SharePoint nagyon jó eszköz adatbázisként való használatra, és egyben jó alternatíva a Microsoft Dataverse számára is. 

4. A közös munkafolyamatok fenntartása a vállalkozásokban

A SharePoint a közös munkafolyamatok karbantartására is szolgál a hatékonyság érdekében . Miután megvan az adatbázisa a SharePointban, használhatja annak munkafolyamat-képességeit bizonyos általános üzleti feladatok kezelésére.

Tegyük fel például, hogy van egy költségjelentés kitöltésével kapcsolatos munkafolyamat. Régen az e-mailünkre kellett mennünk, és meg kellett keresnünk a költségjelentést, hogy manuálisan kitölthessük. Ezután el kell küldenünk a mellékletet a menedzsernek jóváhagyásra, és más bonyolult folyamatokat kell végrehajtanunk.

Ezt a folyamatot sokkal könnyebben megteheti, ha a munkafolyamatot teljes egészében a SharePointban futtatja. Lesz egy adatbázis az összes kiadás tárolására. Ezután létrehozhat egy új rekordot, és jóváhagyásra elküldheti a kezelő SharePoint-jának.

A jóváhagyást követően az közvetlenül a SharePointban lévő fizetendő számlákhoz kerül. Végül jóváhagyják, hogy megkaphassa a kifizetést. Nincs szükség oda-vissza e-mailekre, nyomon követhető és auditálható is. 

5. Egyablakos ügyintézés a vállalkozások számára

Mindent összevetve, ez egy egyablakos ügyintézés, amely mindenre kiterjed a vállalkozásában . Minden a platformjukon történik, ami nagyon hatékonyvá teszi. A SharePoint segítségével nem kell különböző adatbázis-forrásokat használnia. Ezenkívül nincs szükség igazán összetett, pusztán kézi munkafolyamatokra.

Itt vannak a SharePoint azon funkciói, amelyeket szeretném, ha a későbbiekben is megtapasztalhatna. 

A Microsoft SharePoint szolgáltatásai

A SharePoint egy tartalomkezelő rendszer, amelyben egyszerűen kereshet. Ezenkívül rendelkezik néhány közösségi hálózati lehetőséggel, amelyek lehetővé teszik az alkalmazottak együttműködését. Például elhelyezhet vitabejegyzéseket, GYIK-eket, hírfolyamokat az emberek tevékenységéről és hasonlókról. Ez közösségi hálózatot hoz a szervezetébe. 

Kiválóan integrálható az Office 365 alkalmazásokkal is.

Ráadásul a SharePoint nemcsak tervezési, hanem funkcionális szempontból is nagyon testreszabható. A SharePoint-listákon keresztül bármilyen munkafolyamatot vagy adatot létrehozhat. Mappa alapú vagy metaadat alapú dokumentumtár rendszerrel is rendelkezhet. Még azt is lehetővé teheti a felhasználóknak, hogy oldalakon belül vagy egy teljes oldalon legyenek oldalak. 

A SharePoint saját adatbázissal rendelkezik. Elég bonyolult ahhoz, hogy nagyon összetett adattípusokat tároljon, de elég intuitív is, így bárki használhatja anélkül, hogy bármiféle kódolást ismerne. 

A SharePointban is vannak jó üzleti intelligencia funkciók. Miután adatai megvannak a SharePointban, kezelheti, hogy mi és hogyan módosul. Lehetnek nézetek, irányítópultok és egyéb hasonló dolgok. 

A SharePoint rendelkezik az egyik legjobb engedélyekkel és biztonsági rendszerekkel is. Az engedélyeket nagyon egyszerűen és részletesen kezelheti. Az engedélyeket bioszinten, alkalmazásszinten, adatbázisszinten, oszlopszinten vagy a teljes webhely szintjén állíthatja be. 

A tipikus rendszerek helyett, ahol az engedélyeket felhasználói szinten kezelik, ezt csoportszinten kezelik. Tehát engedélyeket rendel bizonyos csoportokhoz, majd felhasználókat rendel ezekhez a csoportokhoz. 

Végül a Microsoft nagyon egyszerűvé, intuitívá és a szervezet minden szintje számára elérhetővé teszi a SharePointot, készségszinttől függetlenül.

A Microsoft Sharepoint tanulásának fontossága

Számos oka van annak, hogy miért kell megtanulnunk a SharePoint. Ennek egyik fő oka az, hogy lehetővé teszi a felhasználók számára az együttműködés fokozását, a csapatmunka javítását és a szervezet hatékonyságának növelését. 

Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egyablakos ügyintézést hozzanak létre minden jelenlegi és jövőbeli alkalmazottja számára. Például előfordulhat, hogy egy alkalmazott jelentkezik be, vagy olyan új alkalmazottak érkeznek, akik nem fogadtak híreket vagy fontos e-maileket az előzményekből. Jobb, ha az összes információt a SharePoint tartalmazza, így az új alkalmazottak felvételekor láthatják az összes előzményt magában a SharePointban. 

Az utolsó ok, amiért ezt tényleg meg kell tanulnunk, az az, hogy felveszünk. A SharePoint olyan gyakran használják a szervezetekben, hogy ez az egyik olyan dolog, amit az emberek keresnek, amikor felvesznek. Az irodai készségekhez hasonlóan a SharePoint is nagyon fontos, különösen akkor, ha saját webhelyet készíthet.

A SharePoint-felhasználók különböznek a SharePoint-fejlesztőktől. Ha önéletrajzában azt mondja, hogy Ön SharePoint-fejlesztő, az nagyon releváns, mert a főnöke tudja, hogy automatizálhatja a munkafolyamataikat, és tudja, hogyan kell egyablakos ügyintézést biztosítani az összes alkalmazottja számára.

Következtetés

Összefoglalva, elengedhetetlen, hogy megtanulja a SharePoint használatát, mivel az számos előnnyel jár szervezete számára. Ez különösen fontos a LuckyTemplates-t használó csapatok számára, mivel zökkenőmentesen dolgoznak egymással, és kiegészítik egymás funkcióit.

Felszabadíthatja a SharePoint további értékeit és funkcióit, amelyeket szervezete használhat. A SharePoint-listákkal, engedélyrendszerekkel, munkafolyamat-kezeléssel, verzióelőzményekkel és még sok mással sok mindent megtehet. 

Ez egy olyan dolog is, amelyet a szervezetben mindenki könnyedén használhat anélkül, hogy túlterhelt volna. Felhasználóként nagyon könnyen használható, de nehéz is elsajátítani és fejleszteni. De ha egyszer rászoktatja, akkor segít az üzleti munkafolyamatok hatékonyságának növelésében.

Minden jót,

Henrik