Mi az a Sharepoint? Legjobb jellemzők és funkciók

Belefáradt abba, hogy elveszíti a nyomát a fontos dokumentumoknak az e-mailek, törölt dokumentumok, mappák és postai feljegyzések tengerében?

Néha úgy érzi, szüksége van egy GPS-re, hogy megtalálja azt a fájlt, amelyet a főnöke három hete kért? Ne félj, kedves olvasó, mert van köztünk egy hős: a Microsoft SharePoint.

A SharePoint a Microsoft által kifejlesztett webalapú platform, amely központosított teret biztosít a szervezetek számára a különféle típusú tartalmak, például dokumentumok, naptárak, feladatok és egyebek kezelésére, megosztására és együttműködésére.

A platform lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy webhelyeket hozzanak létre különböző részlegek, projektek vagy csapatok számára testreszabható felhasználói jogosultságokkal és munkafolyamatokkal a hozzáférés szabályozására, az információk megjelenítésére és a folyamatok egyszerűsítésére.

A SharePoint robusztus funkciói testreszabhatók a szervezet speciális igényeihez, így a termelékenység és az együttműködés fokozásának elengedhetetlen eszközévé válik.

De ez csak a jéghegy csúcsa! A következő szakaszokban részletesebben bemutatjuk a Microsoft SharePoint történetét, az alapvető funkciókat, az elérhető verziókat, a Microsoft integrációit és a lehetséges használati eseteket.

Fogja meg tehát a választott italát, dőljön hátra, és fedezze fel együtt a SharePoint csodáit.

Tartalomjegyzék

• Mi az a SharePoint?
• A SharePoint története
  • A jelen napjai SharePoint
• A SharePoint 6 legfontosabb funkciója és képessége
  • 1. Együttműködés
  • 2. Tartalomkezelés
  • 3. Munkafolyamatok automatizálása
  • 4. Társadalmi jellemzők
  • 4. Üzleti intelligencia
  • 5. Keresés
• SharePoint verziók és árak
  • SharePoint Online
  • SharePoint Server
  • SharePoint Foundation és SharePoint Designer
• Integráció a Microsoft ökoszisztémával
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Teams
  • Power Platform
• Microsoft SharePoint használati esetek
• Alsó vonal

Mi az a SharePoint?

Képzelje el ezt: elkezdi a munkanapját, és egy zsúfolásig megtelt beérkező levelek, egy véget nem érő teendők listája és egy rakás szállítmány fogad, amelyek egyszerűen nem fognak feladni. Elsöprően hangzik, igaz? Itt jön a Microsoft SharePoint, hogy megmentse a napot!

Tehát mi az a SharePoint? Egyszerűen fogalmazva, ez egy Microsoft által kifejlesztett platform, amely központi helyet biztosít a szervezetek számára különféle típusú tartalmak és feladatok webes alkalmazások általi kezelésére, tárolására és megosztására, mint például:

• Dokumentumok : Word, Excel, PowerPoint, PDF-ek és egyebek

• Megosztott naptárak : csapatütemezések, projekt határidők és értekezletek

• Feladatok : teendőlisták, munkafolyamatok és jóváhagyások

• Modern listák : névjegyek, megosztott postafiókok, leltár, metaadatok és ügyféladatok

A Microsoft SharePoint hatékony együttműködési eszközöket tartalmaz, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy valós időben dolgozzanak együtt a tartalmakon, megosszák a frissítéseket, és egy helyen kapjanak visszajelzést. Ráadásul a keresési lehetőségek révén a megfelelő dokumentum vagy információ megtalálása gyerekjáték.

De várj, van még! A következő részben a SharePoint több mint két évtizedes történetét tárjuk fel, mielőtt áttekintenénk az alapvető termékfunkciókat.

Ha magasabb szintre szeretné emelni szervezete termelékenységét, olvasson tovább, hogy felfedezze a SharePointban rejlő lehetőségeket.

A SharePoint története

Tegyünk egy sétát a memóriasávban, vissza abba az időbe, amikor a felhajtható telefonok divatosak voltak, a MySpace volt a közösségi hálózat, a SharePoint pedig csak egy pillantás volt a Microsoft szemében.

Igaz, a 2000-es évek elejéről beszélünk, amikor az internet még gyerekcipőben járt, és a világ csak most kezdte megérteni az együttműködés és a tartalomkezelés fontosságát.

A Microsoft SharePoint először 2001-ben mutatkozott be, amikor a világ még csak hozzászokott ahhoz, hogy az internetet nem csak e-mailek küldésére és macskavideók böngészésére használják.

Ennek az MS-projektnek a kezdeti verziója egy alapvető webalkalmazás volt, amely lehetővé tette a csapatok számára a dokumentumok megosztását és a projekteken való együttműködést. Nem igazán változtatta meg a játékot, de lefektette az alapjait annak, ami ezután következett.

Az évek során a SharePoint platform tovább fejlődött, új funkciókkal és képességekkel bővült, amelyek nélkülözhetetlen eszközzé tették bármilyen méretű vállalkozások és szervezetek számára.

2003-ban a Microsoft kiadta a SharePoint Portal Servert, amely fejlettebb tartalomkezelést és keresési funkciókat tett lehetővé.

2006-ban pedig elindult a Microsoft Office SharePoint Server 2007, amely közösségi funkciókat és üzleti intelligencia képességeket vezetett be.

A jelen napjai SharePoint

A platform csak a SharePoint Server 2010 megjelenéséig kezdett igazán teret nyerni.

Továbbfejlesztett felhasználói felületével és olyan hatékony új funkcióival, mint a dokumentumok társszerzői és a munkafolyamatok automatizálása, a SharePoint 2010 gyorsan az együttműködés és a tartalomkezelés legnépszerűbb platformjává vált.

Manapság a SharePoint egy hatalmas platform, amely funkciók és képességek széles skáláját kínálja a dokumentumkezeléstől és az üzleti döntéshozataltól a közösségi együttműködésig és a keresési funkciókig.

De az egész egy egyszerű ötlettel kezdődött: a csapatoknak meg kell osztaniuk az információkat és együttműködniük kell a projektekben.

A következő részben közelebbről megvizsgáljuk azokat a funkciókat, amelyek a SharePoint olyan hatékony eszközzé teszik a vállalkozások és szervezetek számára.

A SharePoint 6 legfontosabb funkciója és képessége

A Microsoft SharePoint nem csak egy unalmas régi dokumentumkezelő rendszer. Ez egy olyan funkciókban gazdag platform, amely segíthet a vállalkozásoknak és a szervezeteknek az együttműködésben, automatizálni a folyamatokat, és még adatvezérelt döntéseket is hozhatnak.

Ebben a részben közelebbről megvizsgálunk néhány olyan kulcsfontosságú szolgáltatást és képességet, amelyek a SharePoint olyan hatékony eszközzé teszik a digitális munkahelyeken.

1. Együttműködés

Kezdjük az együttműködéssel. A Microsoft SharePoint eszközök széles skáláját kínálja, amelyek segítenek a csapatoknak információmegosztásban és hatékonyabb együttműködésben SharePoint környezetben.

Csoportwebhelyeket hozhat létre a különböző részlegekhez vagy projektekhez, amelyek segítségével tárolhatja és rendszerezheti a dokumentumokat, nyomon követheti a feladatokat és megoszthatja a frissítéseket valós időben.

Az olyan funkciókkal pedig, mint a verziókezelés és a társszerzőség , biztosíthatja, hogy mindenki ugyanazon a dokumentumverzión dolgozzon, és elkerülheti a végtelen e-mail-láncok okozta fejfájást.

A SharePoint együttműködési funkciói lehetővé teszik a társszerzők használatát, és lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy SharePoint-webhelyeket hozzanak létre, hozzáférjenek a megosztott dokumentumokhoz, gyorsan megosszák a frissítéseket, és visszajelzést adjanak.

A platform testreszabható engedélybeállításokat is kínál, így Ön szabályozhatja, hogy ki férhet hozzá a SharePoint-webhelyén található bizonyos dokumentumokhoz.

2. Tartalomkezelés

A SharePoint-webhellyel a felhasználók könnyedén hozhatnak létre, tölthetnek fel és tárolhatnak dokumentumokat egy központi dokumentumtárban. A felhasználók az MS Teams-szel való integrációt is használhatják a kommunikáció további javítása érdekében.

A SharePoint kezdőlap verzióvezérlést is kínál, így nyomon követheti a változásokat, és biztosíthatja, hogy mindenki a legfrissebb információkkal dolgozzon.

3. Munkafolyamatok automatizálása

A SharePoint webhely nem csupán egy dokumentumkezelő rendszerre való. Hatékony üzleti folyamat-automatizálási képességeket is kínál, amelyek lehetővé teszik a munkafolyamatok egyszerűsítését és az ismétlődő feladatok automatizálását.

A SharePoint-munkafolyamatok testreszabhatók, automatizálhatják a feladatokat és egyszerűsíthetik a folyamatokat. Beállíthat például egy munkafolyamatot dokumentumok jóváhagyására, értesítések küldésére, alkalmazottak bevonására vagy visszajelzések gyűjtésére.

A Power Automate (korábban Microsoft Flow) integrálásával pedig akár a SharePoint-webhelyén kívüli folyamatokat is automatizálhatja a különböző alkalmazásokban és szolgáltatásokban.

4. Társadalmi jellemzők

A SharePoint közösségi funkciókat is kínál kommunikációs webhelyek létrehozásához, ahol kapcsolatba léphet kollégáival, és megoszthatja tudását a szervezetben.

A közösségi eszközök segítségével olyan SharePoint-környezeteket hozhat létre, amelyek gyakorlati közösségekként működnek, ahol az alkalmazottak megoszthatják egymással ötleteiket és bevált gyakorlataikat, valamint együttműködhetnek projektekben.

4. Üzleti intelligencia

És ne feledkezzünk meg az üzleti intelligenciáról sem! A SharePoint segítségével hatékony irányítópultokat és jelentéseket hozhat létre, amelyek segítségével több kiszolgálón is adatvezérelt döntéseket hozhat.

Használhatja a SharePoint beépített analitikai és jelentéskészítő eszközeit, valamint integrálhatja projektkiszolgálóját interaktív vizualizációk és betekintések létrehozásához.

5. Keresés

A SharePoint hatékony keresési funkciói lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy gyorsan megtalálják a keresett tartalmat, legyen szó egy adott dokumentumról, egy projekt webhelyoldaláról vagy egy kolléga profiljáról.

Ez csak néhány az alapvető funkciók közül, amelyek a SharePointot a modern munkahelyek alapvető eszközévé teszik. De tudtad, hogy a SharePointnak különböző verziói állnak rendelkezésre, amelyek mindegyike más-más képességekkel rendelkezik?

A következő részben megvizsgáljuk a SharePoint különböző verzióit, a SharePoint Online-tól a SharePoint Serverig, így megtudhatja, melyik a megfelelő szervezete számára.

SharePoint verziók és árak

Ez a rész a SharePoint különböző verzióival és a különféle szervezeti igények kielégítésével foglalkozik.

Különféle verziók állnak rendelkezésre, de két aktív fejlesztés alatt áll az online és a helyszíni verzió: a SharePoint Online és a SharePoint Server.

SharePoint Online

A SharePoint Online a platform felhőalapú verziója, amely a Microsoft Office 365-előfizetési csomagban szerepel, és a SharePoint mobilalkalmazáson keresztül érhető el.

Tökéletes azoknak a szervezeteknek, amelyek saját SharePoint-kiszolgálóik kezelésével járó gondok nélkül szeretnék élvezni a SharePoint előnyeit.

A SharePoint Online segítségével a felhasználók a SharePoint összes funkcióját bármilyen eszközről (beleértve a mobileszközöket is) elérhetik internetkapcsolattal és webböngészővel, így ez rugalmas és kényelmes lehetőség a modern munkahelyeken.

A SharePoint Online néhány előnye:

• Bármilyen internetkapcsolattal rendelkező eszközről elérhető

• Nincs szükség saját szerverek vagy webrészek kezelésére

• Automatikus frissítések és új funkciók

• Integráció más Microsoft Office 365-alkalmazásokkal

A SharePoint Online a Microsoft Office 365-előfizetés részeként érhető el . Az ár a választott előfizetési csomagtól függően változik, de a SharePoint Online az alap Microsoft Office 365 Business Basic csomag kivételével minden csomagban benne van.

SharePoint Server

A SharePoint Server a SharePoint helyszíni verziója, amely telepíthető a szervezet kiszolgálóira.

A SharePoint Online összes funkcióját, valamint további testreszabási lehetőségeket, valamint az adattárolás és egyéb biztonsági vezérlők szabályozását kínálja.

A helyszíni SharePoint használata ideális azoknak a szervezeteknek, amelyeknek teljes ellenőrzésre van szükségük SharePoint-környezetük felett, vagy speciális biztonsági és megfelelőségi követelményekkel rendelkező webhelyeket hoznak létre.

A SharePoint Server néhány előnye:

• Teljes ellenőrzés az adattárolás, a dokumentumtárak és a biztonság felett

• További testreszabási lehetőségek a SharePoint-webhelyekhez

• Integráció más SharePoint helyszíni rendszerekkel

• Nagyobb rugalmasság a telepítési lehetőségekben

A SharePoint Server 2019 licence kiszolgálónként és a kiszolgálóhoz hozzáférő felhasználónként vagy eszközönként történik. Két licencmodell áll rendelkezésre : a Standard CAL (Client Access License) és az Enterprise CAL.

A Standard CAL alapvető SharePoint-szolgáltatásokat biztosít, míg az Enterprise CAL olyan fejlettebb funkciókat tartalmaz, mint az üzleti intelligencia és a vállalati keresés.

SharePoint Foundation és SharePoint Designer

Ez a kettő méltó elismerést érdemel. Mindketten ingyenes eszközök, amelyek már nem állnak aktív fejlesztés alatt, és akár letilthatják a jövőbeni verziókban található termékfunkciókat; egyes verziók azonban még mindig működnek a modern operációs rendszereken.

A SharePoint Designert általában haladó felhasználók vagy fejlesztők használják, akik egyéni munkafolyamatokat és megoldásokat szeretnének létrehozni a SharePoint tetején.

A SharePoint Foundation viszont a SharePoint ingyenes, belépő szintű verziója, amely alapvető, dokumentummegosztásra, kezelésre és együttműködésre használható.

Remek kiindulópont kezdőknek és kisebb szervezeteknek, akiknek nincs szükségük a SharePoint Online vagy a SharePoint Server összes funkciójára, de szeretnének élvezni az olyan előnyöket, mint a fájlmegosztás.

A SharePoint Foundation néhány előnye:

• Ingyenesen használható

• Alapvető dokumentumkezelési és együttműködési lehetőségek

• Könnyen beállítható és használható

Most, hogy áttekintettük a különböző verziókat és árképzési lehetőségeket, vizsgáljuk meg a SharePoint másik fontos aspektusát: más Microsoft-termékekkel való integrációját.

A SharePoint integrálható olyan termékekkel, mint a Teams, a OneDrive, és a Power Platform nagymértékben javíthatja a funkcióit.

A következő részben közelebbről megvizsgáljuk, hogyan integrálódik a SharePoint ezekkel a termékekkel, és hogyan javíthatja a szervezet termelékenységét és együttműködését. Szóval, merüljünk bele!

Integráció a Microsoft ökoszisztémával

A többi Microsoft-termékkel való integráció jelentős előny, mivel zökkenőmentes együttműködést, egyszerűsített munkafolyamatokat és modern élményt biztosít.

Ebben a részben közelebbről megvizsgáljuk a SharePointtal integrálható néhány kulcsfontosságú Microsoft-terméket.

Microsoft Office 365

Az Office 365 ökoszisztémájának részeként a SharePoint zökkenőmentesen integrálható más termelékenységi eszközökkel, mint például a , a Word és a . Ez lehetővé teszi a dokumentumok valós idejű elérését és megosztását, biztosítva, hogy csapata ugyanazon az oldalon maradjon.

A SharePoint beépítésével az Office 365 szolgáltatáscsomagba szervezete üzleti felhasználói a következőket élvezhetik:

• Központi fájltárolás biztonságos hozzáférés-vezérléssel

• Együttműködő és áramvonalas csapatkommunikáció

• Rugalmas és személyre szabható csapatoldal kialakítás

Microsoft Teams

A Microsoft Teams egy együttműködési platform, amely lehetővé teszi a csapatok számára, hogy valós időben csevegjenek, megoszthassanak fájlokat és együttműködjenek a projekteken. A Teams integrálható a SharePointtal, így a felhasználók közvetlenül a Teams felületéről érhetik el a SharePoint fájlokat és dokumentumokat.

A Microsoft Teams szolgáltatással való integrációval a következőket teheti:

• Könnyen hozzáférhet a csapatával megosztott naprakész dokumentumokhoz

• Együttműködjön dokumentumokon a csapat többi tagjával

• Kövesse nyomon a változatokat és karbantartja a verzióelőzményeket

Power Platform

A SharePoint a következőkkel működik együtt: , Power Apps és . A Power Platform képességeinek kihasználásával egyéni automatizálást, alkalmazásmegoldásokat és adatvizualizációt adhat SharePoint kommunikációs webhelyeihez.

A Power Platform integrációval a következőket teheti:

• Hozzon létre automatizált munkafolyamatokat a SharePoint és más alkalmazások és szolgáltatások között

• Hozzon létre egyéni alkalmazásokat a SharePoint adatok kezelésére és megjelenítésére

• Hatékony adatvizualizációkat készíthet a LuckyTemplates segítségével

A Microsoft ökoszisztémával való integráció lehetővé teszi a SharePointban rejlő teljes potenciál kiaknázását, végtelen együttműködési és innovációs lehetőségeket teremtve a szervezeten belül.

A következő részben közelebbről megvizsgáljuk a SharePoint néhány lehetséges valós használati esetét. Gyerünk!

Microsoft SharePoint használati esetek

Amint azt ma már tudja, a SharePoint egy sokoldalú platform, amely sokféle felhasználási lehetőséget kínál a különböző iparágakban, és sok szervezet kedvence. Az alábbiakban bemutatjuk a SharePoint leggyakoribb használati eseteit:

1. Dokumentumkezelés : A SharePoint dokumentumkezelő rendszerének lehetőségei a legnépszerűbb szolgáltatásai közé tartoznak. A szervezetek a SharePoint segítségével különféle adatforrásokból származó dokumentumokat tárolhatnak, rendszerezhetnek és kezelhetnek, így biztosítva, hogy a csapattagok könnyen hozzáférhessenek a dokumentumok legújabb verziójához, és együttműködjenek azokon. A SharePoint verziókezelési és bejelentkezési/kijelentkezési funkciói segítenek megelőzni az ütközéseket, és biztosítják, hogy a csapattagok mindig a dokumentum legújabb verziójával dolgozzanak, akár a helyszínen, akár online.

2. Intranet és portálok : A SharePoint használható önálló intranetes webhelyek és portálok létrehozására is belső kommunikációhoz, információk megosztásához, modern webrészekhez és együttműködéshez. Az intranetes webhelyek testreszabhatók, hogy tartalmazzák a híreket, eseményeket, wikiket és fontos közleményeket, valamint a vállalati szabályzatokat és eljárásokat. Beépített keresési képességei megkönnyítik a végfelhasználók számára, hogy gyorsan megtalálják a helyszínen tárolt érzékeny információkat.

3. Projektmenedzsment: A SharePoint projektkezelési képességei segíthetik a csapatokat a projektek kezelésében az elejétől a végéig. A csapatok a SharePoint segítségével projektoldalakat hozhatnak létre, feladatokat rendelhetnek hozzá, nyomon követhetik az előrehaladást, módosíthatják a webhely szerkezetét, és együttműködhetnek a projektdokumentumokkal egyetlen szerveren. Integrációja más Office 365-termékekkel és Office-alkalmazásokkal, például az MS Teams-szel és a Planner-rel, szintén javíthatja a projektkezelési képességeket.

4. Üzleti folyamatok automatizálása: A SharePoint integrációja (korábbi nevén Microsoft Flow) lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy automatizálják az ismétlődő feladatokat és folyamatokat. A SharePoint-farmot a Power Automate-el együtt használhatja a munkafolyamatok, például a dokumentum-jóváhagyási folyamatok automatizálására, nagy fájltámogatással.

A SharePoint felhasználási eseteinek széles skálája létezik, és ez csak néhány példa. A szervezet igényeitől függetlenül a platform a SharePoint-bővítményekkel együtt segíthet a termelékenység és a közönségcélzás javításában, valamint a munkafolyamatok egyszerűsítésében.

Alsó vonal

A SharePoint egy hatékony és sokoldalú platform, amely segít a szervezeteknek és az üzleti kapcsolati szolgáltatásoknak a termelékenység javításában és az együttműködés fokozásában.

Intranet- és portálszolgáltatásaival, Office 365 alkalmazásintegrációival, projektmenedzsment-eszközeivel, webrészeivel, hozzáférési szolgáltatásaival és üzleti folyamat-automatizálási képességeivel a SharePoint egyablakos megoldása minden méretű és iparági szervezet számára.

Ezenkívül a SharePoint integrációja más Office 365-termékekkel és Office-szolgáltatásokkal, például az MS Teams-szel, a OneDrive-val, az Outlookkal és a Power Automate-el, még értékesebb webalkalmazássá teszi a munkafolyamat javításához.

A különféle árképzési opciókkal és telepítési modellekkel pedig bármely szervezet igényeihez és költségvetéséhez igazítható.

Legyen szó kisvállalkozásról, amely az üzleti folyamatok egyszerűsítését, vagy egy nagyvállalatról van szó, amely javítani szeretné a csapatmunkát, a belső kommunikációt, valamint a részlegek és helyszínek közötti együttműködést, a SharePoint egy olyan platform, amelyet érdemes megfontolni.

Ha többet szeretne megtudni a SharePoint webalkalmazásként való használatának előnyeiről, tekintse meg az alábbi oktatóanyagot: