A metaadatok segítenek a dokumentumtárak rendszerezésében. Új oszlopok hozzáadásával adhatunk hozzá metaadatokat fájljainkhoz. Miután hozzáadtuk fájljainkhoz, használhatjuk őket fájljaink rendezésére, szűrésére vagy csoportosítására. Ebben a blogban megvitatjuk, hogyan végezhetjük el a metaadat-szűrést SharePoint-fájljainkban és ennek előnyeit.
A metaadat-szűrés logikusabbá és testreszabhatóbbá teszi a fájlok/dokumentumok szűrését a SharePoint-listákban és dokumentumtárban.
Ebben a példában két metaadatoszlopot adtunk hozzá, nevezetesen az Osztály és a Költségtípus oszlopot . Ezekkel tudunk osztályozni, szűrni vagy osztályonként csoportosítani.
Tartalomjegyzék
SharePoint-fájlok szűrése metaadatok használatával
Fájljaink ezen oszlop szerinti szűréséhez kattintson a Szűrés alapja lehetőségre .
Ezután válassza ki a megtekinteni kívánt részleget. Például szűrni szeretnénk fájljainkat könyvelés és értékesítés szerint. Tehát jelöljük ki őket, és kattintsunk az Alkalmaz gombra.
Amint látjuk, most csak a könyvelési és értékesítési fájlok jelennek meg.
Ez jobb módja a fájlok csoportosításának vagy rendezésének, mint a mappahierarchia használata. A metaadatok szűrővel vagy szolgáltatás szerinti csoportosításával egyszerre láthatjuk a könyvelési és értékesítési fájlokat. A mappák használatával külön kell megnyitnunk a mappájukat, hogy láthassuk vagy megkeressük a szükséges fájlokat.
A szűrő eltávolításához kattintson ismét a Szűrés alapja elemre , törölje a jelöléseket itt, vagy kattintson az Összes törlése gombra, és kattintson az Alkalmaz gombra.
SharePoint-fájljaink csoportosítása metaadatok segítségével
Egy másik nagyszerű dolog a metaadatainkkal kapcsolatban a Csoportosítás funkció használata. Ezzel osztályonként vagy költségtípusonként csoportosíthatjuk fájljainkat. Csak kattintson a Részlegenkénti csoportra, hogy megtudja, hogyan fog kinézni.
Amint látjuk, fájljaink mostantól osztálytípusuk szerint vannak csoportosítva. A Számviteli részleg alatt található fájlok csoportosítva vannak, ugyanúgy, mint az Értékesítés és így tovább.
Ez nagyon megkönnyíti fájljaink kategorizálását. A legördülő menük segítségével könnyedén megtekinthetjük fájljainkat, ha több száz van belőlük. Csoportonként összecsukhatjuk őket, és csak azt a csoportot jeleníthetjük meg, amelyet látni szeretnénk.
Technikailag hasonló dolgokat csinálhattunk volna a mappastruktúrával is. A metaadatok azonban itt igazán segítenek, mert ezt más metaadatoszlopok, például a Költségtípus oszlop segítségével is megtehetjük .
Ha nem törődünk a fájlrészlegekkel, és ehelyett költségtípusuk szerint kell csoportosítanunk vagy szűrnünk őket, akkor ugyanezt megtehetjük ebben a Költségtípus oszlopban. Szűrjük például fájljainkat Utazási költség típusa szerint.
Ezután látni fogjuk az utazási költségekkel kapcsolatos fájlokat, függetlenül azok osztályától.
Szűrést és csoportosítást is végezhetünk egyszerre. Például, ha a marketing kivételével az összes részleget látni akarjuk, akkor hagyjuk ki a marketinget.
Ezután csoportosíthatjuk ezeket a fájlokat, miközben szűrjük őket. Ehhez egyszerűen kattintson a Részleg szerinti csoportosításra is.
Szűrőket is készíthetünk egyidejűleg az Osztály és a Költségtípus oszlophoz. Például csak a Számviteli osztályon tudjuk megjeleníteni az Utazási és beszerzési költségeket .
Következtetés
Összefoglalva, miután hozzáadtuk a metaadatokat fájljainkhoz, könnyedén rendezhetjük fájljainkat tetszés szerint, ami hatékonyságot teremt a szervezetben.
Ez a szűrési és csoportosítási mechanizmus lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy dinamikusan szűrjenek és találjanak tartalmat a dokumentumtárakban. Ésszerű, ha a könyvtárát egyéni metaadatokkal/oszlopokkal konfigurálja. Ha nem állított be egyéni metaadatokat, csak azok a szűrők lesznek, amelyek alapértelmezés szerint léteznek bármely könyvtárban.
Minden jót,
Henrik
Ebből a blogból megtudhatja, hogyan mentheti automatikusan az e-mail mellékleteket a SharePointba, majd törölheti az e-maileket a Power Automate segítségével.
A Microsoft LuckyTemplates irányítópult 18 legjobb példája 2023
Ismerje meg, hogyan hozhat létre <strong>Power Automate</strong> folyamatokat a semmiből. Sablon használata helyett mi magunk hozzuk létre a kiváltó okokat és a műveleteket.
4 módszer a Pi használatára a Pythonban példákkal
Ebben az útmutatóban bemutatom, hogyan lehet Pénzügyi információk mátrixát létrehozni a Profit és veszteség (P&L) kimutatással a LuckyTemplates alkalmazásban.
Fedezze fel, hogyan lehet dinamikusan egyesíteni oszlopokat a Power Query Table.CombineColumns függvény segítségével.
Ismerje meg, hogyan adhatjuk hozzá és szinkronizálhatjuk SharePoint-fájljainkat az asztalon és a OneDrive-on.
Tudja meg, miért fontos egy dedikált dátumtáblázat a LuckyTemplatesben, és ismerje meg ennek leggyorsabb és leghatékonyabb módját.
Ez a rövid oktatóanyag kiemeli a LuckyTemplates mobil jelentési funkcióját. Megmutatom, hogyan készíthet hatékony jelentéseket mobileszközökön.
Ebben a LuckyTemplates bemutatóban olyan jelentéseket tekintünk át, amelyek professzionális szolgáltatáselemzést mutatnak be egy olyan cégtől, amely több szerződéssel és ügyfél-elkötelezettséggel rendelkezik.
