Metaadat-szűrés a SharePoint-fájlokban

A metaadatok segítenek a dokumentumtárak rendszerezésében. Új oszlopok hozzáadásával adhatunk hozzá metaadatokat fájljainkhoz. Miután hozzáadtuk fájljainkhoz, használhatjuk őket fájljaink rendezésére, szűrésére vagy csoportosítására. Ebben a blogban megvitatjuk, hogyan végezhetjük el a metaadat-szűrést SharePoint-fájljainkban és ennek előnyeit.

A metaadat-szűrés logikusabbá és testreszabhatóbbá teszi a fájlok/dokumentumok szűrését a SharePoint-listákban és dokumentumtárban.

Ebben a példában két metaadatoszlopot adtunk hozzá, nevezetesen az Osztály és a Költségtípus oszlopot . Ezekkel tudunk osztályozni, szűrni vagy osztályonként csoportosítani.

Tartalomjegyzék

• SharePoint-fájlok szűrése metaadatok használatával
• SharePoint-fájljaink csoportosítása metaadatok segítségével
• Következtetés

SharePoint-fájlok szűrése metaadatok használatával

Fájljaink ezen oszlop szerinti szűréséhez kattintson a Szűrés alapja lehetőségre .

Ezután válassza ki a megtekinteni kívánt részleget. Például szűrni szeretnénk fájljainkat könyvelés és értékesítés szerint. Tehát jelöljük ki őket, és kattintsunk az Alkalmaz gombra.

Amint látjuk, most csak a könyvelési és értékesítési fájlok jelennek meg. 

Ez jobb módja a fájlok csoportosításának vagy rendezésének, mint a mappahierarchia használata. A metaadatok szűrővel vagy szolgáltatás szerinti csoportosításával egyszerre láthatjuk a könyvelési és értékesítési fájlokat. A mappák használatával külön kell megnyitnunk a mappájukat, hogy láthassuk vagy megkeressük a szükséges fájlokat.  

A szűrő eltávolításához kattintson ismét a Szűrés alapja elemre , törölje a jelöléseket itt, vagy kattintson az Összes törlése gombra, és kattintson az Alkalmaz gombra. 

SharePoint-fájljaink csoportosítása metaadatok segítségével

Egy másik nagyszerű dolog a metaadatainkkal kapcsolatban a Csoportosítás funkció használata. Ezzel osztályonként vagy költségtípusonként csoportosíthatjuk fájljainkat. Csak kattintson a Részlegenkénti csoportra, hogy megtudja, hogyan fog kinézni.

Amint látjuk, fájljaink mostantól osztálytípusuk szerint vannak csoportosítva. A Számviteli részleg alatt található fájlok csoportosítva vannak, ugyanúgy, mint az Értékesítés és így tovább.

Ez nagyon megkönnyíti fájljaink kategorizálását. A legördülő menük segítségével könnyedén megtekinthetjük fájljainkat, ha több száz van belőlük. Csoportonként összecsukhatjuk őket, és csak azt a csoportot jeleníthetjük meg, amelyet látni szeretnénk.

Technikailag hasonló dolgokat csinálhattunk volna a mappastruktúrával is. A metaadatok azonban itt igazán segítenek, mert ezt más metaadatoszlopok, például a Költségtípus oszlop segítségével is megtehetjük . 

Ha nem törődünk a fájlrészlegekkel, és ehelyett költségtípusuk szerint kell csoportosítanunk vagy szűrnünk őket, akkor ugyanezt megtehetjük ebben a Költségtípus oszlopban. Szűrjük például fájljainkat Utazási költség típusa szerint.

Ezután látni fogjuk az utazási költségekkel kapcsolatos fájlokat, függetlenül azok osztályától.

Szűrést és csoportosítást is végezhetünk egyszerre. Például, ha a marketing kivételével az összes részleget látni akarjuk, akkor hagyjuk ki a marketinget. 

Ezután csoportosíthatjuk ezeket a fájlokat, miközben szűrjük őket. Ehhez egyszerűen kattintson a Részleg szerinti csoportosításra is. 

Szűrőket is készíthetünk egyidejűleg az Osztály és a Költségtípus oszlophoz. Például csak a Számviteli osztályon tudjuk megjeleníteni az Utazási és beszerzési költségeket .

Következtetés

Összefoglalva, miután hozzáadtuk a metaadatokat fájljainkhoz, könnyedén rendezhetjük fájljainkat tetszés szerint, ami hatékonyságot teremt a szervezetben.

Ez a szűrési és csoportosítási mechanizmus lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy dinamikusan szűrjenek és találjanak tartalmat a dokumentumtárakban. Ésszerű, ha a könyvtárát egyéni metaadatokkal/oszlopokkal konfigurálja. Ha nem állított be egyéni metaadatokat, csak azok a szűrők lesznek, amelyek alapértelmezés szerint léteznek bármely könyvtárban.

Minden jót,

Henrik