Mindannyian ott voltunk. Hosszú listája van azokról az emberekről, akikkel kapcsolatba léphet, és mindegyiküket személyre szabottan szeretné megadni, de attól a gondolattól, hogy több száz vagy akár több ezer e-mailt manuálisan gépeljen ki, megfordul a feje. Levélegyesítés a megmentésre!
Az Excelből az Outlookba történő levélegyesítéshez először készítse el az Excel-táblázatot a szükséges adatokkal, és gondoskodjon arról, hogy az olyan adatoknak, mint a név, e-mail cím stb. külön oszlopa legyen. Nyissa meg az Outlookot, és írjon új e-mailt. Kattintson a „Levelezések” fülre, majd a „Körlevél indítása” elemre, és válassza az „E-mail üzenetek” lehetőséget. Kattintson a „Címzettek kiválasztása” és a „Meglévő lista használata” elemre, majd navigáljon az Excel-fájlhoz, és válassza ki. Módosítsa a beállításokat szükség szerint, majd kattintson az „OK” gombra a személyre szabott e-mailek elküldéséhez.
Ez a folyamat rövidített változata. A mai cikkben bemutatjuk, hogyan kell a , a Word és az Outlook segítségével körlevél-egyesítést végrehajtani. Létrehozunk egy levelezőlistát az Excel segítségével, a Microsoft Word segítségével írunk egy üzenetet, majd egyesítjük az Outlook programban.
Akár most ismerkedik a körlevélírással, akár egyszerűen csak frissítésre van szüksége, ez az útmutató segít eligazodni a folyamatban.
Kezdjük el!
Tartalomjegyzék
Mi az a körlevél?
A levelezőegyesítés a Microsoft olyan szolgáltatása , amely leegyszerűsíti a tömeges e-mail kommunikációt. Lehetővé teszi, hogy személyre szabott üzeneteket küldjön egy listának, úgy, hogy az üzeneteket meghatározott adatmezőkkel (például nevekkel vagy címekkel) helyezi el a táblázatban.
Attól kezdve, hogy személyre szabott tartalmat és hirdetéseket vagy fontos frissítéseket küld sok címzettnek, a körlevél-egyesítés sok időt és erőfeszítést takaríthat meg, mivel többé nem kell egyenként testreszabnia az üzeneteket.
Íme egy rövid összefoglaló arról, hogyan kell az Excelből az Outlookba történő levélegyesítést használni:
Rendszerezze kapcsolatfelvételi adatait az általános hely és egyéb tényezők alapján
Készítsen üzenetet a Wordben, és állítsa be a személyre szabást
Használja az Outlookot a körlevél-dokumentum feldolgozásához és elküldéséhez
Nézzük át az egyes részeket a következő három részben!
1. rész. Készítse elő Excel-munkalapját a körlevél-összevonáshoz
Mielőtt elkezdené a körlevél-egyesítést, ne győződjön meg arról, hogy az Excel-táblázat a .
Rendezze adatait külön oszlopokba, megfelelő levelezési címkékkel fejlécként minden adattípushoz, például:
Utó- és vezetéknevek
Email címek
Cégnév
utcanév
Város Név
Irányítószámok
Ellenőrizze még egyszer az adatok pontosságát és konzisztenciáját, mivel a hibák problémákat okozhatnak a körlevél folyamatban. Ezenkívül győződjön meg arról, hogy a munkalap különálló oszlopai megegyeznek a használni kívánt mezőkkel.
Íme egy példa egy Excel-táblázatra, amelyet a körlevélkészítéshez használunk:
Ha a táblázat elkészült, a Word segítségével létrehozhatjuk a körlevél-dokumentumot.
2. rész: Word dokumentum beállítása körlevélhez
Most, hogy a táblázat készen áll, a levelek egyesítési folyamata testreszabott e-mail tartalom létrehozásával kezdődik a Wordben.
Miután összekapcsolta Excel-adatait e-mail üzenetével, megtekintheti a személyre szabott e-mailek előnézetét, és befejezheti a körlevél-összevonást.
Íme, hogyan kell csinálni:
1. E-mail sablon létrehozása
A jól megtervezett e-mail sablon létfontosságú, ha tömeges e-mail üzeneteket szeretne küldeni az Excelből az Outlookba való körlevéllel.
Csillagos e-mail sablon létrehozásához tegye a következőket:
Összpontosítson e-mailje tartalmának megfogalmazására
Előnyben részesítsd a világosságot és a tömörséget
Világosan fogalmazza meg az e-mail célját
Győződjön meg arról, hogy a hangnem megfelel a közönségnek.
Olvassa le a tartalmat a hibákért, és végezze el a szükséges módosításokat.
Így néz ki a Microsoft Word dokumentum e-mail sablonunk:
2. Válassza az Egyesítés típusa lehetőséget
Nyissa meg a Microsoft Word programot, és hozzon létre egy új dokumentumot. Ezután lépjen a Levelezések fülre, és válassza a Körlevél indítása lehetőséget .
Ezután válassza ki az Egyesítés típusát . Lehetőségei között szerepel levelek, e-mailek, borítékok stb. Ebben a példában az E-mail üzeneteket választottuk .
3. Csatlakoztassa az Excel-lapot a Word-hez
Ezután csatlakoztassa az Excel-fájlt adatforrásként a Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata elemre kattintva.
Keresse meg a levelezőlistát tartalmazó Excel-fájlt. Válassza ki, majd kattintson a Megnyitás gombra .
Győződjön meg arról, hogy a kívánt munkalap van kiválasztva, majd kattintson az OK gombra .
Az adatforrás összekapcsolása után egyesítési mezőket szúrhat be a dokumentumba, ahol szeretné, hogy a személyre szabott adatok megjelenjenek.
4. A címzettek listájának módosítása
Szeretne módosítani az importált címzettlistán? Válassza a Címzettlista szerkesztése lehetőséget .
Itt bejelölheti/törölheti a jelölőnégyzeteket a címzettek felvételéhez/eltávolításához. Rendezés, szűrés, ismétlődések keresése, címzettek keresése és .
5. Illessze be a Címblokkot és az üdvözlő sort
Most megmutatjuk, hogyan adhat hozzá helyőrzőket a címblokkhoz és az üdvözlősorhoz.
A Mezők írása és beszúrása csoportban válassza a Címblokk vagy az Üdvözlő sor lehetőséget .
Erősítse meg a használni kívánt formátumot, és ellenőrizze az előnézetet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy rendben van-e. Ezután kattintson az OK gombra .
Megjegyzés: Ha az információ nem teljes, kattintson a Mezők egyeztetése lehetőségre . Ezután párosítsa a megadott beállításokat az Excel munkalap oszlopával. Esetünkben az 1. címet az Utca oszloppal egyeztetjük.
Az egyesítési mezők helyőrzői így fognak kinézni a hozzáadást követően:
6. Egyesítési mezők beszúrása – Speciális személyre szabás
Ezután egyesítési mezőket kell hozzáadnia az e-mailek személyre szabásához az egyes címzettekhez. Példánkban a személyes kapcsolat érdekében feltüntetjük az ügyfelek által eltöltött éveket.
Először válassza ki azt a szót/szóközt, ahová az információt be szeretné szúrni. Ezután lépjen a Levelezések oldalra , és kattintson az Egyesítési mező beszúrása lehetőségre .
A rendelkezésre álló mezők listájából válassza ki azokat, amelyek megfelelnek az Excel-táblázatban szereplő adatoknak. Az Éveket választjuk a körlevél címzettjei számára.
Íme az eredmény:
7. Sablon formázása és testreszabása
A tartalom- és egyesítési mezőkkel itt az ideje formázni és személyre szabni az e-mail sablont.
Vegye figyelembe a következő szempontokat:
Betűtípus és szövegméret: válasszon olvasható betűtípust és -méretet, amely könnyen olvasható. Ha például körlevéllel küldi a múltbeli tevékenység alapján személyre szabott hirdetéseket, akkor használjon a márkájának megfelelő betűtípust és -színt.
Bekezdés formázása: Használjon megfelelő szóközt, behúzást és igazítást az információk egyértelmű megjelenítéséhez.
Felsorolásjelek és táblázatok: A listákhoz és táblázatokhoz használjon felsoroláspontokat az adatok, például a termékadatok vagy az árak rendszerezett megjelenítéséhez.
Képek: Ha például a hirdetésmegjelenítés tevékenységen alapul, használjon releváns képeket. Azonban; ügyeljen arra, hogy megfelelő méretűek legyenek, és ne vonják el a figyelmet az e-mail tartalmáról.
8. Eredmények előnézete
Az egyesített e-mailek elküldése előtt szánjon időt az üzenet előnézetének megtekintésére, lektorálásra, és a szükséges módosítások elvégzésére.
Kattintson az Eredmények előnézete elemre a Levelezések lapon.
A nyilak segítségével böngészhet a különböző címzettek között. Ez lehetővé teszi, hogy megtekinthesse, hogyan fog megjelenni az egyesítés az egyes személyeknél, és elvégezheti a szükséges módosításokat.
Miután minden lépést végrehajtott ebben a szakaszban, személyre szabott e-mail üzenete készen áll az elküldésre!
A következő részben áttekintjük az utolsó lépést, és azt, hogyan helyezheti át e-mailjeit az Outlookba feldolgozás céljából. Gyerünk!
3. rész. A körlevél befejezése
Ha elégedett az üzenetével, ideje befejezni a körlevél-egyesítést a Wordben.
Kattintson a Befejezés és egyesítés > E-mail üzenetek küldése elemre a Levelezések lapon.
Megjelenik egy új párbeszédpanel. Adja hozzá a munkalap e-mail címeket tartalmazó oszlopát a Címzett mezőben, szúrjon be egy Tárgy sort, majd kattintson az OK gombra .
Nyissa meg az Outlookot, és lépjen a Kimenő mappába. Itt láthatja, hogy e-mailjeit elküldik. Legyen türelmes, mert ez a beállításoktól és a címzettek számától függően eltarthat egy ideig.
És ez az! Sikeresen kiküldött tömeges e-maileket, amelyek minden címzett számára személyre szabott üzenetet tartalmaznak!
A következő részben áttekintünk néhány fejlett technikát, amelyek segítségével profi módon egyesítheti a leveleket.
Fejlett körlevél-technikák
Rendben, megvan az alapok, és most már kiküldheti azokat a remek, személyre szabott e-maileket. Nagyszerű munka! De rúgjuk fel egy fokkal.
Ebben a részben néhány következő szintű dologgal foglalkozunk. A feltételes formázásról és a mellékletek hozzáadásáról beszélünk,
1. Feltételes formázás
A feltételes formázás lehetővé teszi a körlevél-üzenetek személyre szabását az adatok meghatározott kritériumai alapján.
Feltételes formázás használatához a körlevélben:
Hozzon létre egy IF utasítást a Word-dokumentumban, ahol be van állítva a körlevél. Az utasításnak a következő formátumot kell követnie: { IF <> = "Érték" "Szöveg, ha igaz" "Szöveg, ha hamis" }
Cserélje ki a <> elemet az Excel-adatok megfelelő mezőjével, az értéket az egyeztetni kívánt feltételekkel, a szöveget ha igaz és a szöveget ha hamis a feltétel alapján megjeleníteni kívánt tartalommal.
Frissítse IF-kivonatát az összes releváns mezőben, és ennek megfelelően módosítsa az e-mail tartalmát.
Ez a technika segít hatékonyabb körlevél-üzenetek létrehozásában, amelyek személyre szabottabbak és relevánsabbak a címzettek számára.
2. Körlevél a mellékletekhez
Az Outlook nem támogatja a körlevélben található mellékleteket. Kövesse az alábbi lépéseket, ha csatolmányokat szeretne hozzáadni a körlevélhez:
Telepítsen egy külső féltől származó Outlook-bővítményt (például Mail Merge Toolkit ), amely támogatja a mellékleteket a körlevélkészítés során.
Konfigurálja a bővítményt a szükséges beállításokkal, beleértve a mellékletfájl mezőként történő megadását az Excel-adatokban.
Folytassa a szokásos körlevél-egyesítési eljárást, és a bővítmény biztosítja, hogy minden egyes e-mailhez a megfelelő mellékletet elküldje a megadott feltételeknek megfelelően.
Az egyes címzettek számára releváns mellékletek beillesztése vonzóbbá és hasznosabbá teszi üzeneteit.
Az utolsó részben áttekintünk néhány gyakori problémát a körlevél-egyesítéssel kapcsolatban, és megvizsgáljuk, hogyan háríthatja el ezeket.
A Körlevél gyakori problémáinak elhárítása
Ön most egy körlevél-profi, és átvészeli az egészet, amikor – bam! – akadtál el.
Ez a következő rész segít eligazodni a körlevél-útvonal esetleges kátyúiban, és bemutatja a hibák kezelését és az adatok eltéréseinek megoldását.
1. A hibák kezelése
Ha hibákat tapasztal a körlevél-egyesítési folyamat során, íme néhány tipp a megoldáshoz:
Ellenőrizze a szoftver verzióit: Győződjön meg arról, hogy a Microsoft Outlook és a Microsoft Word ugyanazt a verzióját használja. Kompatibilitási problémák léphetnek fel, ha eltérnek egymástól.
Bővítmények letiltása: Futtassa mind a Word-t, mind az Outlook-ot csökkentett módban a bővítmények letiltásához, hogy azok ne zavarják a körlevél funkciót.
2. Az adatok eltérésének feloldása
Az adatok eltérésével kapcsolatos problémák gyakran előfordulnak a körlevél-egyesítés során. Az érvényes e-mailek generálásához elengedhetetlen, hogy megcímezzék őket. Íme néhány megoldás a gyakori adategyezési problémákra:
Ellenőrizze még egyszer az adatokat: Győződjön meg arról, hogy Excel-táblázata megfelelően van formázva, és minden szükséges információ rendelkezésre áll.
Levelezőlista csatlakoztatása és szerkesztése: Csatlakozhat az adatforráshoz, és módosíthatja a címzettlistát. További információért látogasson el a Microsoft támogatási oldalára .
Egyesítési eredmények előnézete: Mindig tekintse meg az egyesített e-mailek előnézetét, mielőtt elküldi őket. A körlevél véglegesítése előtt végezze el a szükséges módosításokat.
A hibák kijavításával és az adatok eltérési problémáinak megoldásával zökkenőmentes levélegyesítési folyamatot biztosíthat az Excelből az Outlookba.
Végső gondolatok
Ez a cikk bemutatja, hogyan küldhet tömegesen személyre szabott e-maileket körlevéllel. És az egész folyamat három részre oszlik:
Excel munkalap készítése
A Word dokumentum beállítása
A folyamat befejezése az Outlookban
Ön végigjárta a levelek egyesítésének csínját-bínját, és még a leggyakoribb problémákat is megoldotta, és cookie-kat és adatokat használt.
A körlevélkezelés elsajátítása gyakorláson és türelemen múlik. Ez egy hatékony eszköz, amellyel rengeteg időt takaríthat meg, növelheti a termelékenységet, és javíthatja az üzenetek minőségét, különösen akkor, ha személyre szabott e-maileket kell kiküldenie nagy csoportoknak.
Így a következő alkalommal, amikor az elküldendő e-mailek ijesztő listájával szembesül, készen áll arra, hogy profiként kezelje. Folytassa a felfedezést, tanuljon, és ami a legfontosabb, k��nnyítse meg életét ezekkel a praktikus technikai eszközökkel. Boldog levélösszevonást!
Ha további hasznos Outlook-készségeket szeretne elsajátítani, például hogyan kell hozzáadni az Outlookhoz, tekintse meg az alábbi lejátszási listát:
Ebből a blogból megtudhatja, hogyan mentheti automatikusan az e-mail mellékleteket a SharePointba, majd törölheti az e-maileket a Power Automate segítségével.
A Microsoft LuckyTemplates irányítópult 18 legjobb példája 2023
Ismerje meg, hogyan hozhat létre <strong>Power Automate</strong> folyamatokat a semmiből. Sablon használata helyett mi magunk hozzuk létre a kiváltó okokat és a műveleteket.
4 módszer a Pi használatára a Pythonban példákkal
Ebben az útmutatóban bemutatom, hogyan lehet Pénzügyi információk mátrixát létrehozni a Profit és veszteség (P&L) kimutatással a LuckyTemplates alkalmazásban.
Fedezze fel, hogyan lehet dinamikusan egyesíteni oszlopokat a Power Query Table.CombineColumns függvény segítségével.
Ismerje meg, hogyan adhatjuk hozzá és szinkronizálhatjuk SharePoint-fájljainkat az asztalon és a OneDrive-on.
Tudja meg, miért fontos egy dedikált dátumtáblázat a LuckyTemplatesben, és ismerje meg ennek leggyorsabb és leghatékonyabb módját.
Ez a rövid oktatóanyag kiemeli a LuckyTemplates mobil jelentési funkcióját. Megmutatom, hogyan készíthet hatékony jelentéseket mobileszközökön.
Ebben a LuckyTemplates bemutatóban olyan jelentéseket tekintünk át, amelyek professzionális szolgáltatáselemzést mutatnak be egy olyan cégtől, amely több szerződéssel és ügyfél-elkötelezettséggel rendelkezik.
