Levélegyesítés az Excelből az Outlookba: gyorsan és egyszerűen

Mindannyian ott voltunk. Hosszú listája van azokról az emberekről, akikkel kapcsolatba léphet, és mindegyiküket személyre szabottan szeretné megadni, de attól a gondolattól, hogy több száz vagy akár több ezer e-mailt manuálisan gépeljen ki, megfordul a feje. Levélegyesítés a megmentésre!

Az Excelből az Outlookba történő levélegyesítéshez először készítse el az Excel-táblázatot a szükséges adatokkal, és gondoskodjon arról, hogy az olyan adatoknak, mint a név, e-mail cím stb. külön oszlopa legyen. Nyissa meg az Outlookot, és írjon új e-mailt. Kattintson a „Levelezések” fülre, majd a „Körlevél indítása” elemre, és válassza az „E-mail üzenetek” lehetőséget. Kattintson a „Címzettek kiválasztása” és a „Meglévő lista használata” elemre, majd navigáljon az Excel-fájlhoz, és válassza ki. Módosítsa a beállításokat szükség szerint, majd kattintson az „OK” gombra a személyre szabott e-mailek elküldéséhez.

Ez a folyamat rövidített változata. A mai cikkben bemutatjuk, hogyan kell a , a Word és az Outlook segítségével körlevél-egyesítést végrehajtani. Létrehozunk egy levelezőlistát az Excel segítségével, a Microsoft Word segítségével írunk egy üzenetet, majd egyesítjük az Outlook programban.

Akár most ismerkedik a körlevélírással, akár egyszerűen csak frissítésre van szüksége, ez az útmutató segít eligazodni a folyamatban.

Kezdjük el!

Tartalomjegyzék

• Mi az a körlevél?
• 1. rész. Készítse elő Excel-munkalapját a körlevél-összevonáshoz
• 2. rész: Word dokumentum beállítása körlevélhez
  • 1. E-mail sablon létrehozása
  • 2. Válassza az Egyesítés típusa lehetőséget
  • 3. Csatlakoztassa az Excel-lapot a Word-hez
  • 4. A címzettek listájának módosítása
  • 5. Illessze be a Címblokkot és az üdvözlő sort
  • 6. Egyesítési mezők beszúrása – Speciális személyre szabás
  • 7. Sablon formázása és testreszabása
  • 8. Eredmények előnézete
• 3. rész. A körlevél befejezése
• Fejlett körlevél-technikák
  • 1. Feltételes formázás
  • 2. Körlevél a mellékletekhez
• A Körlevél gyakori problémáinak elhárítása
  • 1. A hibák kezelése
  • 2. Az adatok eltérésének feloldása
• Végső gondolatok

Mi az a körlevél?

A levelezőegyesítés a Microsoft olyan szolgáltatása , amely leegyszerűsíti a tömeges e-mail kommunikációt. Lehetővé teszi, hogy személyre szabott üzeneteket küldjön egy listának, úgy, hogy az üzeneteket meghatározott adatmezőkkel (például nevekkel vagy címekkel) helyezi el a táblázatban.

Attól kezdve, hogy személyre szabott tartalmat és hirdetéseket vagy fontos frissítéseket küld sok címzettnek, a körlevél-egyesítés sok időt és erőfeszítést takaríthat meg, mivel többé nem kell egyenként testreszabnia az üzeneteket.

Íme egy rövid összefoglaló arról, hogyan kell az Excelből az Outlookba történő levélegyesítést használni:

1. Rendszerezze kapcsolatfelvételi adatait az általános hely és egyéb tényezők alapján

2. Készítsen üzenetet a Wordben, és állítsa be a személyre szabást

3. Használja az Outlookot a körlevél-dokumentum feldolgozásához és elküldéséhez

Nézzük át az egyes részeket a következő három részben!

1. rész. Készítse elő Excel-munkalapját a körlevél-összevonáshoz

Mielőtt elkezdené a körlevél-egyesítést, ne győződjön meg arról, hogy az Excel-táblázat a .

Rendezze adatait külön oszlopokba, megfelelő levelezési címkékkel fejlécként minden adattípushoz, például:

• Utó- és vezetéknevek

• Email címek

• Cégnév

• utcanév

• Város Név

• Irányítószámok

Ellenőrizze még egyszer az adatok pontosságát és konzisztenciáját, mivel a hibák problémákat okozhatnak a körlevél folyamatban. Ezenkívül győződjön meg arról, hogy a munkalap különálló oszlopai megegyeznek a használni kívánt mezőkkel.

Íme egy példa egy Excel-táblázatra, amelyet a körlevélkészítéshez használunk:

Ha a táblázat elkészült, a Word segítségével létrehozhatjuk a körlevél-dokumentumot.

2. rész: Word dokumentum beállítása körlevélhez

Most, hogy a táblázat készen áll, a levelek egyesítési folyamata testreszabott e-mail tartalom létrehozásával kezdődik a Wordben.

Miután összekapcsolta Excel-adatait e-mail üzenetével, megtekintheti a személyre szabott e-mailek előnézetét, és befejezheti a körlevél-összevonást.

Íme, hogyan kell csinálni:

1. E-mail sablon létrehozása

A jól megtervezett e-mail sablon létfontosságú, ha tömeges e-mail üzeneteket szeretne küldeni az Excelből az Outlookba való körlevéllel.

Csillagos e-mail sablon létrehozásához tegye a következőket:

• Összpontosítson e-mailje tartalmának megfogalmazására

• Előnyben részesítsd a világosságot és a tömörséget

• Világosan fogalmazza meg az e-mail célját

• Győződjön meg arról, hogy a hangnem megfelel a közönségnek.

• Olvassa le a tartalmat a hibákért, és végezze el a szükséges módosításokat.

Így néz ki a Microsoft Word dokumentum e-mail sablonunk:

2. Válassza az Egyesítés típusa lehetőséget

Nyissa meg a Microsoft Word programot, és hozzon létre egy új dokumentumot. Ezután lépjen a Levelezések fülre, és válassza a Körlevél indítása lehetőséget .

Ezután válassza ki az Egyesítés típusát . Lehetőségei között szerepel levelek, e-mailek, borítékok stb. Ebben a példában az E-mail üzeneteket választottuk .

3. Csatlakoztassa az Excel-lapot a Word-hez

Ezután csatlakoztassa az Excel-fájlt adatforrásként a Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata elemre kattintva.

Keresse meg a levelezőlistát tartalmazó Excel-fájlt. Válassza ki, majd kattintson a Megnyitás gombra .

Győződjön meg arról, hogy a kívánt munkalap van kiválasztva, majd kattintson az OK gombra .

Az adatforrás összekapcsolása után egyesítési mezőket szúrhat be a dokumentumba, ahol szeretné, hogy a személyre szabott adatok megjelenjenek.

4. A címzettek listájának módosítása

Szeretne módosítani az importált címzettlistán? Válassza a Címzettlista szerkesztése lehetőséget .

Itt bejelölheti/törölheti a jelölőnégyzeteket a címzettek felvételéhez/eltávolításához. Rendezés, szűrés, ismétlődések keresése, címzettek keresése és .

5. Illessze be a Címblokkot és az üdvözlő sort

Most megmutatjuk, hogyan adhat hozzá helyőrzőket a címblokkhoz és az üdvözlősorhoz.

A Mezők írása és beszúrása csoportban válassza a Címblokk vagy az Üdvözlő sor lehetőséget .

Erősítse meg a használni kívánt formátumot, és ellenőrizze az előnézetet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy rendben van-e. Ezután kattintson az OK gombra .

Megjegyzés: Ha az információ nem teljes, kattintson a Mezők egyeztetése lehetőségre . Ezután párosítsa a megadott beállításokat az Excel munkalap oszlopával. Esetünkben az 1. címet az Utca oszloppal egyeztetjük.

Az egyesítési mezők helyőrzői így fognak kinézni a hozzáadást követően:

6. Egyesítési mezők beszúrása – Speciális személyre szabás

Ezután egyesítési mezőket kell hozzáadnia az e-mailek személyre szabásához az egyes címzettekhez. Példánkban a személyes kapcsolat érdekében feltüntetjük az ügyfelek által eltöltött éveket.

Először válassza ki azt a szót/szóközt, ahová az információt be szeretné szúrni. Ezután lépjen a Levelezések oldalra , és kattintson az Egyesítési mező beszúrása lehetőségre .

A rendelkezésre álló mezők listájából válassza ki azokat, amelyek megfelelnek az Excel-táblázatban szereplő adatoknak. Az Éveket választjuk a körlevél címzettjei számára.

Íme az eredmény:

7. Sablon formázása és testreszabása

A tartalom- és egyesítési mezőkkel itt az ideje formázni és személyre szabni az e-mail sablont.

Vegye figyelembe a következő szempontokat:

• Betűtípus és szövegméret: válasszon olvasható betűtípust és -méretet, amely könnyen olvasható. Ha például körlevéllel küldi a múltbeli tevékenység alapján személyre szabott hirdetéseket, akkor használjon a márkájának megfelelő betűtípust és -színt.

• Bekezdés formázása: Használjon megfelelő szóközt, behúzást és igazítást az információk egyértelmű megjelenítéséhez.

• Felsorolásjelek és táblázatok: A listákhoz és táblázatokhoz használjon felsoroláspontokat az adatok, például a termékadatok vagy az árak rendszerezett megjelenítéséhez.

• Képek: Ha például a hirdetésmegjelenítés tevékenységen alapul, használjon releváns képeket. Azonban; ügyeljen arra, hogy megfelelő méretűek legyenek, és ne vonják el a figyelmet az e-mail tartalmáról.

8. Eredmények előnézete

Az egyesített e-mailek elküldése előtt szánjon időt az üzenet előnézetének megtekintésére, lektorálásra, és a szükséges módosítások elvégzésére.

Kattintson az Eredmények előnézete elemre a Levelezések lapon.

A nyilak segítségével böngészhet a különböző címzettek között. Ez lehetővé teszi, hogy megtekinthesse, hogyan fog megjelenni az egyesítés az egyes személyeknél, és elvégezheti a szükséges módosításokat.

Miután minden lépést végrehajtott ebben a szakaszban, személyre szabott e-mail üzenete készen áll az elküldésre!

A következő részben áttekintjük az utolsó lépést, és azt, hogyan helyezheti át e-mailjeit az Outlookba feldolgozás céljából. Gyerünk!

3. rész. A körlevél befejezése

Ha elégedett az üzenetével, ideje befejezni a körlevél-egyesítést a Wordben.

Kattintson a Befejezés és egyesítés > E-mail üzenetek küldése elemre a Levelezések lapon.

Megjelenik egy új párbeszédpanel. Adja hozzá a munkalap e-mail címeket tartalmazó oszlopát a Címzett mezőben, szúrjon be egy Tárgy sort, majd kattintson az OK gombra .

Nyissa meg az Outlookot, és lépjen a Kimenő mappába. Itt láthatja, hogy e-mailjeit elküldik. Legyen türelmes, mert ez a beállításoktól és a címzettek számától függően eltarthat egy ideig.

És ez az! Sikeresen kiküldött tömeges e-maileket, amelyek minden címzett számára személyre szabott üzenetet tartalmaznak!

A következő részben áttekintünk néhány fejlett technikát, amelyek segítségével profi módon egyesítheti a leveleket.

Fejlett körlevél-technikák

Rendben, megvan az alapok, és most már kiküldheti azokat a remek, személyre szabott e-maileket. Nagyszerű munka! De rúgjuk fel egy fokkal.

Ebben a részben néhány következő szintű dologgal foglalkozunk. A feltételes formázásról és a mellékletek hozzáadásáról beszélünk,

1. Feltételes formázás

A feltételes formázás lehetővé teszi a körlevél-üzenetek személyre szabását az adatok meghatározott kritériumai alapján.

Feltételes formázás használatához a körlevélben:

1. Hozzon létre egy IF utasítást a Word-dokumentumban, ahol be van állítva a körlevél. Az utasításnak a következő formátumot kell követnie: { IF <> = "Érték" "Szöveg, ha igaz" "Szöveg, ha hamis" }

2. Cserélje ki a <> elemet az Excel-adatok megfelelő mezőjével, az értéket az egyeztetni kívánt feltételekkel, a szöveget ha igaz és a szöveget ha hamis a feltétel alapján megjeleníteni kívánt tartalommal.

3. Frissítse IF-kivonatát az összes releváns mezőben, és ennek megfelelően módosítsa az e-mail tartalmát.

Ez a technika segít hatékonyabb körlevél-üzenetek létrehozásában, amelyek személyre szabottabbak és relevánsabbak a címzettek számára.

2. Körlevél a mellékletekhez

Az Outlook nem támogatja a körlevélben található mellékleteket. Kövesse az alábbi lépéseket, ha csatolmányokat szeretne hozzáadni a körlevélhez:

1. Telepítsen egy külső féltől származó Outlook-bővítményt (például Mail Merge Toolkit ), amely támogatja a mellékleteket a körlevélkészítés során.

2. Konfigurálja a bővítményt a szükséges beállításokkal, beleértve a mellékletfájl mezőként történő megadását az Excel-adatokban.

3. Folytassa a szokásos körlevél-egyesítési eljárást, és a bővítmény biztosítja, hogy minden egyes e-mailhez a megfelelő mellékletet elküldje a megadott feltételeknek megfelelően.

Az egyes címzettek számára releváns mellékletek beillesztése vonzóbbá és hasznosabbá teszi üzeneteit.

Az utolsó részben áttekintünk néhány gyakori problémát a körlevél-egyesítéssel kapcsolatban, és megvizsgáljuk, hogyan háríthatja el ezeket.

A Körlevél gyakori problémáinak elhárítása

Ön most egy körlevél-profi, és átvészeli az egészet, amikor – bam! – akadtál el.

Ez a következő rész segít eligazodni a körlevél-útvonal esetleges kátyúiban, és bemutatja a hibák kezelését és az adatok eltéréseinek megoldását.

1. A hibák kezelése

Ha hibákat tapasztal a körlevél-egyesítési folyamat során, íme néhány tipp a megoldáshoz:

• Ellenőrizze a szoftver verzióit: Győződjön meg arról, hogy a Microsoft Outlook és a Microsoft Word ugyanazt a verzióját használja. Kompatibilitási problémák léphetnek fel, ha eltérnek egymástól.

• Bővítmények letiltása: Futtassa mind a Word-t, mind az Outlook-ot csökkentett módban a bővítmények letiltásához, hogy azok ne zavarják a körlevél funkciót.

2. Az adatok eltérésének feloldása

Az adatok eltérésével kapcsolatos problémák gyakran előfordulnak a körlevél-egyesítés során. Az érvényes e-mailek generálásához elengedhetetlen, hogy megcímezzék őket. Íme néhány megoldás a gyakori adategyezési problémákra:

• Ellenőrizze még egyszer az adatokat: Győződjön meg arról, hogy Excel-táblázata megfelelően van formázva, és minden szükséges információ rendelkezésre áll.

• Levelezőlista csatlakoztatása és szerkesztése: Csatlakozhat az adatforráshoz, és módosíthatja a címzettlistát. További információért látogasson el a Microsoft támogatási oldalára .

• Egyesítési eredmények előnézete: Mindig tekintse meg az egyesített e-mailek előnézetét, mielőtt elküldi őket. A körlevél véglegesítése előtt végezze el a szükséges módosításokat.

A hibák kijavításával és az adatok eltérési problémáinak megoldásával zökkenőmentes levélegyesítési folyamatot biztosíthat az Excelből az Outlookba.

Végső gondolatok

Ez a cikk bemutatja, hogyan küldhet tömegesen személyre szabott e-maileket körlevéllel. És az egész folyamat három részre oszlik:

• Excel munkalap készítése

• A Word dokumentum beállítása

• A folyamat befejezése az Outlookban

Ön végigjárta a levelek egyesítésének csínját-bínját, és még a leggyakoribb problémákat is megoldotta, és cookie-kat és adatokat használt.

A körlevélkezelés elsajátítása gyakorláson és türelemen múlik. Ez egy hatékony eszköz, amellyel rengeteg időt takaríthat meg, növelheti a termelékenységet, és javíthatja az üzenetek minőségét, különösen akkor, ha személyre szabott e-maileket kell kiküldenie nagy csoportoknak.

Így a következő alkalommal, amikor az elküldendő e-mailek ijesztő listájával szembesül, készen áll arra, hogy profiként kezelje. Folytassa a felfedezést, tanuljon, és ami a legfontosabb, k��nnyítse meg életét ezekkel a praktikus technikai eszközökkel. Boldog levélösszevonást!

Ha további hasznos Outlook-készségeket szeretne elsajátítani, például hogyan kell hozzáadni az Outlookhoz, tekintse meg az alábbi lejátszási listát: