Küldjön e-maileket a LuckyTemplates és a Power Automate Platform segítségével

Ma megmutatjuk, hogyan csatlakozhatés Power Automate platform. Ennek egy egyszerű felhasználási példája, ha rendelkezik egy LuckyTemplates jelentéssel, amely listában felsorolja az ügyfeleket, ügyfeleit és saját csapatának tagjait, és szeretne mindegyiket végigfutni, és tenni szeretne valamit az egyes ügyfelekért, ügyfelekért vagy csapatokért. tag.

Például e-mailt szeretne küldeni nekik. Csatlakoztathatja a LuckyTemplates alkalmazást a Power Automate-hez, és kiemelheti azokat a rekordokat, amelyeknél a műveletet meg kívánja tenni. Amikor rákattint egy gombra, alapvetően egy Power Automate szkript indul el, amely e-mailt küld, vagy fájlt hoz létre minden egyes ügyfél, ügyfél vagy csapattag számára.

Amikor Tim és én először foglalkoztunk ezzel, meglehetősen könnyű volt megtenni. De az a hiba, amelyet akkor találtunk ki, amikor vannak olyan felhasználók, akik a gombra kattintanak, mielőtt ténylegesen kiszűrnének két konkrét rekordot.

Tegyük fel, hogy Ön egy 10 000 alkalmazottat foglalkoztató vállalat tagja, és van egy listája a szervezetében lévő összes csapattagról. Nem szeretne 10 000 embernek e-mailt küldeni. Szüksége van egy küszöbértékre vagy egy szűrőre a Power Automate szkriptben; ellenkező esetben több ezer felesleges e-mailt küldhet, ami blokkolja az Outlook rendszert.

Íme egy jó példa egy igazán egyszerű táblázatra. Példámban csak hat nevet mutatok meg, de a jelentésében több száz vagy több ezer rekord lehet ebben a táblázatban.

A Power Automate nagyszerűsége az, hogy az e-mailek automatikus küldésére használható, nem pedig manuálisan.

Azonban néhány lehetséges problémába ütközhet. Tegyük fel, hogy e-mailt kell küldenünk a keleti értékesítési képviselőinknek: Melissának és Samnek. Nekünk vangombot, amely a jelentésünkhöz kapcsolódik.

Csak elindítjuk az e-mail elküldéséhez. Ebben a helyzetben azért küldték el nekem az e-mailt, hogy megmutassam. A beérkező levelemben itt található az a két e-mail, amelyet a Power Automate és a LuckyTemplates jelentés indított el. Nyilván ezek is a felhasználóhoz kerültek volna.

Tartalomjegyzék

• Néhány lehetséges probléma a Power Automate platformmal
• E-mail küldése a Power Automate platform használatával
• A változó inicializálása
• Feltételes nyilatkozat hozzáadása
• Az áramlás tesztelése a Power Automate platformon
• Rekordhatár hozzáadása szeletelővel
• Következtetés

Néhány lehetséges probléma a Power Automate platformmal

Mielőtt végigvezetem az e-mail folyamat beállításán és a feltételes stop gap mértékén, szeretnék kiemelni néhány tapasztalt problémát .

Az első, ha van egy táblája, amely több száz vagy több ezer rekordot tartalmaz, ez eltömítheti az e-mail rendszert.

A második dolog, amit az emberek nem tudnak, az az, hogy ha a táblázat rejtett szűrővel rendelkezik, amely nem ugyanaz, mint a Power Automate platform gombjában, akkor előre nem látható eredményeket érhet el.

E-mail küldése a Power Automate platform használatával

Először végigmegyek az e-mail beállításán és elküldésén, majd beveszem azt a technikát, amellyel megakadályozom, hogy sok e-mail átmenjen.

Íme a táblázatom a Power Automate-ban, amely szabványos vizualizációnak kell lennie, amely megjelenik a vizuális ablaktáblában.

Minden alkalommal, amikor áthúzza a Power Automate-ot, először a mezőket fogja kérni . Most nem kell az összes mezőnek lennie a vizualizációban, hanem csak a folyamathoz szükséges adatoknak. Az én esetemben szükségem van az e-mail címre , névre és beosztásra .

Hozzáadom a nevemet és a címemet a vizualitásomhoz. Rákattintok az ellipszisekre, majd a Szerkesztés gombra . Ez a művelet a Power Automate-ba küld.

Azt is tudnia kell, hogy az itteni mezők eléréséhez hozzá kell férnie a folyamathoz, miután elmentettem magában a Power Automate alkalmazásban. Nehezebb elérni a LuckyTemplates dinamikus mezőit, ezért is szoktam sokat itt fejleszteni. De csak hogy tudd, mindkettőt megteheted.

Ez egy Power Automate shell a LuckyTemplatesben, és sokkal könnyebb itt fejleszteni a folyamatot, mint megnyitni egy Power Automate webböngészőt, és ott megtenni.

Már beállítottam néhány áramlást, de menjünk tovább, és hozzunk létre egy újat. Kattintson az Új , majd az Indítás sablonból , majd az Instant cloud flow elemre .

Ez automatikusan hozzáadja LuckyTemplates gombra kattintott . Ezután belépek a csatlakozóba, és kiválasztok egy operátort. Amikor beírom , hogy küldjön egy e-mailt , megjelenik a V2 és a V3.

Megértésem és a V3-mal kapcsolatos tapasztalataim szerint ez magától a Power Automate szolgáltatástól érkezik, míg a V2 valójában attól a felhasználótól érkezik, aki az áramlást létrehozta. Az e-mail postafiókjukból érkezik.

Egy dologra figyelni kell, hogy amikor a Power Automate szolgáltatáson keresztül e-mailes értesítést küld , napi 100 e-mailre korlátozódik. Ha azonban azt akarta, hogy az e-mail tőled érkezzen, akkor nyilvánvalóan az e-mail küldése megközelítést (V2) kell használnia.

A nevet kéri tőlem, ami a dinamikus tartalmamból fog származni . Csak két e-mail címre van szükségem: a felhasználói e-mail címre (az alapértelmezett, amelyet később ténylegesen elérek) és az általam hozzáadott adatmezőt .

Tehát csak a pontosítás kedvéért: az első dinamikus adat a felhasználó e-mail címe, vagy annak a személynek, aki ténylegesen rákattint a gombra, míg a második a LuckyTemplates adat e-mail, amely a táblázatban szereplő e-mail és az, amelyet használni fogunk.

És mivel a LuckyTemplates jelentésből származó adatok több rekordot tartalmaznak, automatikusan konvertálja azokat az Alkalmazás az egyes vezérlőkre .

Hozzáadtam a témát, ami az Ez egy e-mail a következőnek, és a szövegbe, amit beírtam: Kedves . Ezután a Mentés és alkalmazás gombra kattintok .

Ez itt az alapelv, és minden, amit tudnia kell az e-mail beállításához. Tehát ha elmentjük és alkalmazzuk ezt, amikor visszamegyünk és lefuttatjuk ezeket a teszteket, elküldi az e-mailt. De ha ezer sora van, akkor ezerszer végigmegy az Alkalmazás minden függvényen.

Azt szeretném tudni, hogy a folyamat megmondja, hogy ha meghaladja a három küszöböt, akkor nem állítja le az áramlást, és nem küld e-mailt a felhasználónak. Ehhez létrehozunk egy változót.

A változó inicializálása

Az első lépés a változó inicializálása. Hadd hívjam ezt, válassza ki az Integer típust , és kezdje 0-val.

Most, hogy inicializáltam a változómat, a következő lépés a változó növelése. Ez segít meghatározni, hogy hány rekordot választottam ki, amikor a LuckyTemplates gombra kattintottam. Ennek egyszerű módja egy művelet hozzáadása .

És mivel végig akarok lépni mindegyiken, az Alkalmazást minden vezérlőre használom .

Ezután adjon hozzá egy műveletet, és növelje a változómat.

A változómhoz a RecordCount -ot választom , amelyet korábban inicializáltam, és eggyel szeretném növelni.

Ez végigfut az adatkészletem minden egyes rekordján, és 1-gyel növeli azt. A végére meglesz a teljes szám, hogy hány rekord van, amit használhatok a feltételes utasításomban .

Feltételes nyilatkozat hozzáadása

A következő lépés egy feltétel hozzáadása. Behúzom a RecordCount változómat, és a háromnál kisebb vagy egyenlő értéket választom , mert csak hat rekordom van.

Ha kisebb vagy egyenlő, mint három, akkor az áramlás az igen útvonalon halad . Elküldi az e-mailt és minden rendben lesz.

Ha nem, akkor lemegy a nincs útra, ahol megszakítom az áramlást. Ha ez a változó nagyobb háromnál, akkor két dolgot fog tenni. Először is a folyamat e-mailben figyelmezteti a felhasználót. Ismét a V2-t választom.

Nos, ez az a mező, ami jól jön, mert ez váltotta ki az áramlást.

Ide írom, hogy az áramlás megszakadt, és felhúzom a változómat. Ezután rákattintok a Mentés és alkalmazás gombra .

Az áramlás tesztelése a Power Automate platformon

Győződjön meg arról, hogy ez a folyamat lefut, ezért visszatérünk a jelentéshez, itt válasszunk ki két rekordot, és futtassuk le a folyamatot.

Mivel azt írja, hogy a folyamat elindult, ugorjunk át a beérkezett üzenetek mappába. Láthatjuk a folyamat által küldött két e-mailt.

Most, amikor az összeset kiválasztjuk, ez elindítja azt a feltételt, amely megszakítja a folyamatomat. Amint látja, van egy e-mail, amely arról tájékoztat, hogy a folyamatot törölték.

Rekordhatár hozzáadása szeletelővel

Tegyük fel, hogy a felhasználók nem férnek hozzá a folyamathoz, de Ön lehetővé teszi számukra a rekordkorlát kiválasztását. Ebben a példában van egy szeletelőnk.

Megmutatom, hogyan ágyaztam be ezt a folyamatba, és hoztam létre egy másik változót a szeletelő elkészítéséhez. Létrehoztam ezt az egyszerű táblázatot, és Max Selection Count-nak neveztem el, amit a szeletelőmhöz használok.

Ezután létrehoztam egy mértéket, melynek neve Selected Max Records , és a . Csak meg kell győződnie arról, hogy rádiógombokká alakítja át, hogy a felhasználó kiválaszthasson egyet. A következő lépés az, hogy hozzáadja ezt a mértéket az áramláshoz.

Itt van az első változó, amit inicializáltam, és a második változó, amelyet egész számmá alakítottam.

És most csinálok egy másik ciklust, de ahelyett, hogy növelnék, csak a beállított változót csinálom . Csak beállítom ezt a változót, és minden alkalommal ugyanazon a cikluson megy keresztül. Most az enyémaz általam most létrehozott mértékkel van beállítva.

Ami a feltételt illeti, ahelyett, hogy keményen kódolnám, egyszerűen csatlakoztatom a Max Records változómat , hogy dinamikussá tegyem, majd hozzáadom az e-mailemhez.

Következtetés

A mai napon megtanultuk, hogyan emelhetjük a következő szintre LuckyTemplates-jelentéseinket a Power Automate platform használatával. Pontosabban, rendelkezhet egy táblázattal, és rákattinthat egy olyan gombra, amely alapvetően végrehajt egy folyamatot, amely ebben a példában e-mailt küld minden rekordnak. Ez egy új technika, amelyet elkezdhetünk, és remélhetőleg az emberek hasznosnak találják majd saját jelentéseik elkészítésekor.

Henrik