A nagy Excel-fájlok kezelése kihívást jelenthet, különösen akkor, ha gyorsan meg kell osztania vagy betöltenie kell őket. Ebből a cikkből megtudhat hat hatékony módszert az Excel-fájl méretének csökkentésére fontos adatok elvesztése nélkül.
Ezeknek a technikáknak a megértéséhez és alkalmazásához nincs szükség Excel szakértői készségekre. A bemutatott módszerek egyszerűek és könnyen követhetőek, így a különböző tapasztalati szintű felhasználók számára elérhetőek.
A fájl méretének csökkentése segít:
Takarítson meg helyet
Könnyítse meg a munka megosztását
Javítsa ki a lassú és tapadós Excel-fájlokat
Menjünk bele.
Tartalomjegyzék
Az Excel fájlméret megértése
Különféle tényezők járulnak hozzá a nagy Excel-fájlmérethez. Ha tudja, mi járul hozzá az Excel-táblázathoz, könnyebben azonosíthatja a méret hatékony csökkentésére szolgáló stratégiákat.
Íme néhány kulcsfontosságú tényező, amelyek befolyásolhatják az Excel-lapfájl méretét:
Adatok és tartalom: Minél több adat, objektum, adatgyorsítótár és beágyazott kép van a munkafüzetben, annál nagyobb lesz a fájlméret.
Képletek: Az összetett és hosszú képletek használata növelheti a fájl méretét, különösen, ha nagyszámú cellára alkalmazza őket. Sőt, a felesleges képletek is hozzájárulnak a nagyobb fájlmérethez.
Formázás: Minden formázás, például cellastílusok, feltételes formázás és egyesített cellák, növelheti a fájlméretet.
Rejtett vagy fel nem használt adatok: A túl sok adatot tartalmazó rejtett vagy szükségtelen munkalapok, sorok vagy oszlopok is döntő tényezők lehetnek.
Kimutatás-gyorsítótár: A kimutatástáblák egy adatgyorsítótárhoz kapcsolódnak, ami jelentősen megnövelheti a fájl méretét. A pivot tábla gyorsítótárának eltávolítása segíthet az okon.
Fájlformátum: Az Excel-fájlformátum a fájlméretet is befolyásolhatja. A bináris formátumú (.xlsb) fájl általában kisebb, mint az alapértelmezett XML formátum (.xlsx).
E tényezők megértésével hatékonyan alkalmazhat különböző stratégiákat az Excel-fájl méretének csökkentésére, ezáltal kezelhetőbbé és hatékonyabbá teheti azt.
Most pedig csökkentsük!
6 módszer az Excel fájl méretének csökkentésére
Az Excel-fájlok csökkentésének 6 módja a következő:
Az Excel képletek optimalizálása
Adatok és formázások kezelése
Képek és objektumok tömörítése
Ossza fel a nagy Excel fájlokat
Fájlok mentése különböző formátumokban
Pivot Table Cache törlése
Fussunk végig ezeken a módszereken, hogy kiválasszuk az optimális módot az Excel fájl méretének csökkentésére.
#1 – Az Excel képletek optimalizálása
Az Excel-képletek optimalizálása nagyszerű módja annak, hogy csökkentse a munkafüzet fájlméretét és javítsa a teljesítményét.
Ez a rész három módszert tárgyal: Képletek egyszerűsítése, Hatékony függvények használata, szükségtelen képletek eltávolítása és értékekké alakítása.
Képletek egyszerűsítése
Az összetett képletek növelhetik az Excel-fájl méretét, és lelassíthatják a munkafüzetet.
Kövesse az alábbi lépéseket a képletek egyszerűsítéséhez:
Bontsa fel a hosszú képleteket kisebb és jobban kezelhető részekre.
Kerülje a szükségtelen beágyazott függvények használatát. Ehelyett használjon segédoszlopokat vagy sorokat a közbenső számítások elvégzéséhez.
Használjon cellahivatkozásokat, hogy elkerülje ugyanazt a számítást többször is.
Hatékony funkciók használata
A megfelelő funkciók kiválasztása jelentősen befolyásolhatja a munkafüzet teljesítményét és helyet takaríthat meg. Íme néhány hatékony funkció a használatukkal:
Használja az INDEX és a MATCH függvényeket a VLOOKUP vagy HLOOKUP helyett, hogy sokoldalúbb és hatékonyabb keresést végezzen.
Több SUMIF vagy COUNTIF függvény használata helyett használja a SUMIFS-t és a COUNTIFS-t. Ezenkívül használja a SUMIFS és COUNTIFS használatát a feltételes számítások egyszerűsítésére.
Használja az IFERROR-t több IF-függvény egymásba ágyazása helyett a hibák kezelésére. Ezenkívül válassza az IFERROR beállítást, hogy hiba esetén alapértelmezett értéket adjon meg.
Ne felejtse el használni ezeket a tippeket és stratégiákat, amikor Excel-képletekkel dolgozik a hatékonyság maximalizálása és az olvashatóság megőrzése érdekében.
Távolítsa el a szükségtelen képleteket és alakítsa át értékekké
Túl sok képlet az Excel-lapon drasztikusan megnövelheti annak méretét.
A képletek eltávolításával és értékké alakításával rengeteg helyet takaríthat meg. Íme egy lépésről lépésre szóló útmutató ehhez:
1. Nyissa meg az Excel-fájlt, és válassza ki a teljes lapot. Nyomja meg az F5 billentyűt, és várja meg, amíg megjelenik az Ugrás ablak. Ezután válassza a Speciális lehetőséget .
2. Válassza ki a Képletek rádiódobozt , és kattintson az OK gombra .
3. A képletekkel rendelkező sorok/oszlopok ki lesznek választva. Válassza a Másolás gombot a Kezdőlap lapon.
4. Válasszon egy üres cellát, és válassza a Beillesztés legördülő menüt .
5. Az Értékek beillesztése területen válassza ki az Érték beillesztése logót.
#2 – Adatkezelés és formázás
Az Excel-fájl adatainak kezelése és formázása nagymértékben befolyásolhatja a teljes méretet.
Íme három módszer az Excel-fájl méretének csökkentésére adatok kezelésével és formázásával:
A nem használt sorok és oszlopok eltávolítása
A nem használt sorok és oszlopok eltávolítása fontos az Excel-fájl méretének csökkentése érdekében. Ezt a következőképpen érheti el:
1. Jelölje ki a nem használt sort vagy oszlopot a fejlécére kattintva.
2. Kattintson az egér jobb gombjával . Ezután válassza a Törlés lehetőséget .
A formázás bonyolultságának csökkentése
Az Excel-dokumentum fájlméretének csökkentésének másik módja a formázás egyszerűsítése. Tartsa szem előtt ezeket a mutatókat:
Csökkentse a munkafüzetben használt betűtípusok, betűméretek és színek számát.
Távolítsa el a cella háttérszíneit és szegélyeit, amelyek nem szükségesek a vizuális szervezéshez.
Távolítsa el a szükségtelen feltételes formázási szabályokat.
Adatok átalakítása táblázatokká
Az adatok táblázatokká konvertálásával olyan hatékony Excel-funkciókat használhat, mint a rendezés, szűrés és strukturált hivatkozás, amelyek segíthetnek minimalizálni a fájlméretet és javítani a navigációt.
A következőképpen konvertálhatja az adatokat táblázatokká:
1. Válassza ki a táblázattá konvertálni kívánt adattartományt.
2. Lépjen a Beszúrás fülre, és kattintson a Táblázat gombra.
3. Jelölje be A táblázatom fejléceit négyzetet, ha az adattartomány fejlécsorokat tartalmaz, majd kattintson az OK gombra .
4. Adatait táblázattá alakítjuk.
#3 – Képek és objektumok tömörítése
A képek táblázaton belüli tömörítése csökkentheti az Excel-munkafüzet fájlméretét. A képek tömörítéséhez kövesse az alábbi egyszerű lépéseket:
1. Válassza ki a tömöríteni kívánt képet vagy képeket.
2. Lépjen a Formátum/Képformátum fülre, amely azonnal megjelenik, amint kiválasztott egy képet.
3. A Beállítás csoportban kattintson a Képek tömörítése párbeszédpanelre.
4. Válassza ki az igényeinek megfelelő tömörítési beállításokat, például csak a kiválasztott képre vagy az összes képre alkalmazza a tömörítést. Ne felejtse el kiválasztani az E-mail (96 ppi) lehetőséget . Ezután kattintson az OK gombra .
A képek mellett a beágyazott objektumok, például diagramok és alakzatok is optimalizálhatók a fájlméret minimalizálása érdekében. Kövesse az alábbi lépéseket az objektumok tömörítéséhez:
1. Válassza ki a tömöríteni kívánt objektumot vagy objektumokat, és kattintson rájuk a jobb gombbal.
2. Kattintson az Objektum formázása elemre .
3. Lépjen a Méret fülre .
4. Válassza ki az objektumnak megfelelő méretbeállításokat, figyelembe véve a fájlméret és a vizuális megjelenítés közötti kompromisszumot. Ezután kattintson az OK gombra .
#4 – Nagy Excel-fájlok felosztása
Ha nagy Excel-fájllal dolgozik, kisebb, jobban kezelhető fájlokra bontása csökkentheti a teljes méretet. Itt van, hogyan:
1. Először is elemezze adatait, és határozza meg a fájl felosztásához szükséges logikai pontokat. Ezek a pontok az adatok szempontjából releváns régiókon, időszakokon vagy egyéb tényezőkön alapulhatnak.
2. Miután azonosította ezeket a pontokat, hozzon létre egy új Excel-fájlt ezekhez a kisebb szakaszokhoz. Ezt úgy teheti meg, hogy kiválasztja az egyes szakaszokhoz tartozó adatokat, majd a Ctrl+C lenyomásával másolja azokat.
3. Nyisson meg egy új Excel-munkafüzetet, és nyomja le a Ctrl+V billentyűkombinációt az adatok új fájlba való beillesztéséhez. Mentsen el minden új fájlt értelmes névvel, hogy azonosítsa a tartalmát.
Tipp: Ne felejtse el eltávolítani az eredeti adatokat a kezdeti Excel-fájlból, miután kisebb fájlokra osztotta.
A lépések végrehajtása után az eredeti nagy fájl kisebb és jobban kezelhető fájlokra lesz osztva, ami jobb teljesítményt és könnyebb megosztást eredményez.
# 5 – Fájlok mentése különböző formátumokban
Az Excel-fájlok méretének csökkentésének egyik módja, ha különböző formátumokba menti. Néhány formátum segíthet a fájl méretének csökkentésében anélkül, hogy elveszítené a fájlban tárolt adatokat.
Bináris Excel munkafüzet
Az Excel-fájl alapértelmezett XLSX formátumban való mentése helyett fontolja meg a Bináris Excel-munkafüzet (XLSB fájlformátum) mentését. Az XLSB formátum jobban tömöríti az adatokat, és gyorsabban nyílik meg és menthető, különösen nagy fájlok esetén.
A fájl XLSB formátumban történő mentéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. Kattintson a Fájl fülre.
2. Válassza a Mentés másként lehetőséget .
3. Válassza a További opciók lehetőséget .
4. Válassza ki a fájl célhelyét, és válassza ki a Mentés típusaként blokkot.
5. A Mentés típusa legördülő menüben válassza az Excel bináris munkafüzet lehetőséget .
6. Kattintson a Mentés gombra a folyamat befejezéséhez.
CSV formátum
Egy másik lehetőség a fájlméret csökkentésére az adatok vesszővel tagolt értékekkel (CSV) való mentése. Ez a formátum különösen hasznos a szükségtelen formázások eltávolítására, mivel csak a vesszővel elválasztott nyers adatokat őrzi meg.
A fájl CSV formátumban történő mentéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. Lépjen a Fájl > Mentés másként > További lehetőségek menüpontra , válasszon egy fájl célhelyet, és kattintson a Mentés típusblokkra .
2. Válassza a CSV (vesszővel tagolt) lehetőséget .
3. A folyamat befejezéséhez kattintson a Mentés gombra .
Megjegyzés: A CSV-formátum nem alkalmas összetett képleteket, makrókat vagy formázást tartalmazó fájlokhoz.
#6 – A kimutatástábla gyorsítótárának törlése
A Pivot Table egy hatékony eszköz az adatok kiszámításához, elemzéséhez és összegzéséhez. De amikor létrehoz egyet, akkor automatikusan létrehozza a Pivot Cache-t – egy objektumot, amely az eredeti forrásadatok másolatát tartalmazza.
A kimutatástáblázaton végrehajtott módosítások nem kapcsolódnak közvetlenül az eredeti forrásadatokhoz. Ehelyett a Pivot gyorsítótárba kerülnek.
Tehát a következőképpen távolíthatja el az ismétlődő adatokat, és takaríthat meg helyet a kimutatástáblákkal való munka során:
1. Válassza a Kimutatástáblázatot, majd a Kimutatáselemzés lapot. Kattintson a Beállítások elemre a kimutatás alatt.
2. Válassza az Adatok lapot.
3. Törölje a Forrásadatok mentése jelölőnégyzetet , és válassza az Adatok frissítése lehetőséget a fájl megnyitásakor .
4. Kattintson az OK gombra a mentéshez.
Kerekítsük fel
Ebben a cikkben hat módszert ismerhet meg az Excel-fájlok méretének csökkentésére. Ezen technikák alkalmazása javíthatja az Excel futási sebességét, és kezelhetőbbé teheti a fájlok másokkal való megosztását.
Emlékezni:
Törölje vagy törölje a szükségtelen adatokat, beleértve az üres és rejtett cellákat is
Képek tömörítése
Mentse el a fájlt Excel bináris formátumban
Ellenőrizze és optimalizálja a képleteket
Távolítsa el a feltételes formázást
Tartsa tisztán a Pivot gyorsítótárat
Ha követi ezeket a lépéseket, hatékonyan csökkentheti az Excel-fájl méretét, és hatékonyabban és rendszerezettebben használhatja a táblázatokat.
Ha szeretné továbbtanulni, mit szólna az eltérő értékek megszámlálásához az Excelben? Tekintse meg az alábbi videónkat erről.
Ebből a blogból megtudhatja, hogyan mentheti automatikusan az e-mail mellékleteket a SharePointba, majd törölheti az e-maileket a Power Automate segítségével.
A Microsoft LuckyTemplates irányítópult 18 legjobb példája 2023
Ismerje meg, hogyan hozhat létre <strong>Power Automate</strong> folyamatokat a semmiből. Sablon használata helyett mi magunk hozzuk létre a kiváltó okokat és a műveleteket.
4 módszer a Pi használatára a Pythonban példákkal
Ebben az útmutatóban bemutatom, hogyan lehet Pénzügyi információk mátrixát létrehozni a Profit és veszteség (P&L) kimutatással a LuckyTemplates alkalmazásban.
Fedezze fel, hogyan lehet dinamikusan egyesíteni oszlopokat a Power Query Table.CombineColumns függvény segítségével.
Ismerje meg, hogyan adhatjuk hozzá és szinkronizálhatjuk SharePoint-fájljainkat az asztalon és a OneDrive-on.
Tudja meg, miért fontos egy dedikált dátumtáblázat a LuckyTemplatesben, és ismerje meg ennek leggyorsabb és leghatékonyabb módját.
Ez a rövid oktatóanyag kiemeli a LuckyTemplates mobil jelentési funkcióját. Megmutatom, hogyan készíthet hatékony jelentéseket mobileszközökön.
Ebben a LuckyTemplates bemutatóban olyan jelentéseket tekintünk át, amelyek professzionális szolgáltatáselemzést mutatnak be egy olyan cégtől, amely több szerződéssel és ügyfél-elkötelezettséggel rendelkezik.
