Hogyan lehet csökkenteni egy Excel-fájl méretét – 6 hatékony módszer

A nagy Excel-fájlok kezelése kihívást jelenthet, különösen akkor, ha gyorsan meg kell osztania vagy betöltenie kell őket. Ebből a cikkből megtudhat hat hatékony módszert az Excel-fájl méretének csökkentésére fontos adatok elvesztése nélkül.

Ezeknek a technikáknak a megértéséhez és alkalmazásához nincs szükség Excel szakértői készségekre. A bemutatott módszerek egyszerűek és könnyen követhetőek, így a különböző tapasztalati szintű felhasználók számára elérhetőek.

A fájl méretének csökkentése segít:

• Takarítson meg helyet

• Könnyítse meg a munka megosztását

• Javítsa ki a lassú és tapadós Excel-fájlokat

Menjünk bele.

Tartalomjegyzék

• Az Excel fájlméret megértése
• 6 módszer az Excel fájl méretének csökkentésére
• #1 – Az Excel képletek optimalizálása
  • Képletek egyszerűsítése
  • Hatékony funkciók használata
  • Távolítsa el a szükségtelen képleteket és alakítsa át értékekké
• #2 – Adatkezelés és formázás
  • A nem használt sorok és oszlopok eltávolítása
  • A formázás bonyolultságának csökkentése
  • Adatok átalakítása táblázatokká
• #3 – Képek és objektumok tömörítése
• #4 – Nagy Excel-fájlok felosztása
• # 5 – Fájlok mentése különböző formátumokban
  • Bináris Excel munkafüzet
  • CSV formátum
• #6 – A kimutatástábla gyorsítótárának törlése
• Kerekítsük fel

Az Excel fájlméret megértése

Különféle tényezők járulnak hozzá a nagy Excel-fájlmérethez. Ha tudja, mi járul hozzá az Excel-táblázathoz, könnyebben azonosíthatja a méret hatékony csökkentésére szolgáló stratégiákat.

Íme néhány kulcsfontosságú tényező, amelyek befolyásolhatják az Excel-lapfájl méretét:

• Adatok és tartalom: Minél több adat, objektum, adatgyorsítótár és beágyazott kép van a munkafüzetben, annál nagyobb lesz a fájlméret.

• Képletek: Az összetett és hosszú képletek használata növelheti a fájl méretét, különösen, ha nagyszámú cellára alkalmazza őket. Sőt, a felesleges képletek is hozzájárulnak a nagyobb fájlmérethez.

• Formázás: Minden formázás, például cellastílusok, feltételes formázás és egyesített cellák, növelheti a fájlméretet.

• Rejtett vagy fel nem használt adatok: A túl sok adatot tartalmazó rejtett vagy szükségtelen munkalapok, sorok vagy oszlopok is döntő tényezők lehetnek.

• Kimutatás-gyorsítótár: A kimutatástáblák egy adatgyorsítótárhoz kapcsolódnak, ami jelentősen megnövelheti a fájl méretét. A pivot tábla gyorsítótárának eltávolítása segíthet az okon.

• Fájlformátum: Az Excel-fájlformátum a fájlméretet is befolyásolhatja. A bináris formátumú (.xlsb) fájl általában kisebb, mint az alapértelmezett XML formátum (.xlsx).

E tényezők megértésével hatékonyan alkalmazhat különböző stratégiákat az Excel-fájl méretének csökkentésére, ezáltal kezelhetőbbé és hatékonyabbá teheti azt.

Most pedig csökkentsük!

6 módszer az Excel fájl méretének csökkentésére

Az Excel-fájlok csökkentésének 6 módja a következő:

• Az Excel képletek optimalizálása

• Adatok és formázások kezelése

• Képek és objektumok tömörítése

• Ossza fel a nagy Excel fájlokat

• Fájlok mentése különböző formátumokban

• Pivot Table Cache törlése

Fussunk végig ezeken a módszereken, hogy kiválasszuk az optimális módot az Excel fájl méretének csökkentésére.

#1 – Az Excel képletek optimalizálása

Az Excel-képletek optimalizálása nagyszerű módja annak, hogy csökkentse a munkafüzet fájlméretét és javítsa a teljesítményét.

Ez a rész három módszert tárgyal: Képletek egyszerűsítése, Hatékony függvények használata, szükségtelen képletek eltávolítása és értékekké alakítása.

Képletek egyszerűsítése

Az összetett képletek növelhetik az Excel-fájl méretét, és lelassíthatják a munkafüzetet.

Kövesse az alábbi lépéseket a képletek egyszerűsítéséhez:

1. Bontsa fel a hosszú képleteket kisebb és jobban kezelhető részekre.

2. Kerülje a szükségtelen beágyazott függvények használatát. Ehelyett használjon segédoszlopokat vagy sorokat a közbenső számítások elvégzéséhez.

3. Használjon cellahivatkozásokat, hogy elkerülje ugyanazt a számítást többször is.

Hatékony funkciók használata

A megfelelő funkciók kiválasztása jelentősen befolyásolhatja a munkafüzet teljesítményét és helyet takaríthat meg. Íme néhány hatékony funkció a használatukkal:

• Használja az INDEX és a MATCH függvényeket a VLOOKUP vagy HLOOKUP helyett, hogy sokoldalúbb és hatékonyabb keresést végezzen.

• Több SUMIF vagy COUNTIF függvény használata helyett használja a SUMIFS-t és a COUNTIFS-t. Ezenkívül használja a SUMIFS és COUNTIFS használatát a feltételes számítások egyszerűsítésére.

• Használja az IFERROR-t több IF-függvény egymásba ágyazása helyett a hibák kezelésére. Ezenkívül válassza az IFERROR beállítást, hogy hiba esetén alapértelmezett értéket adjon meg.

Ne felejtse el használni ezeket a tippeket és stratégiákat, amikor Excel-képletekkel dolgozik a hatékonyság maximalizálása és az olvashatóság megőrzése érdekében.

Távolítsa el a szükségtelen képleteket és alakítsa át értékekké

Túl sok képlet az Excel-lapon drasztikusan megnövelheti annak méretét.

A képletek eltávolításával és értékké alakításával rengeteg helyet takaríthat meg. Íme egy lépésről lépésre szóló útmutató ehhez:

1. Nyissa meg az Excel-fájlt, és válassza ki a teljes lapot. Nyomja meg az F5 billentyűt, és várja meg, amíg megjelenik az Ugrás ablak. Ezután válassza a Speciális lehetőséget .

2. Válassza ki a Képletek rádiódobozt , és kattintson az OK gombra .

3. A képletekkel rendelkező sorok/oszlopok ki lesznek választva. Válassza a Másolás gombot a Kezdőlap lapon.

4. Válasszon egy üres cellát, és válassza a Beillesztés legördülő menüt .

5. Az Értékek beillesztése területen válassza ki az Érték beillesztése logót.

#2 – Adatkezelés és formázás

Az Excel-fájl adatainak kezelése és formázása nagymértékben befolyásolhatja a teljes méretet.

Íme három módszer az Excel-fájl méretének csökkentésére adatok kezelésével és formázásával:

A nem használt sorok és oszlopok eltávolítása

A nem használt sorok és oszlopok eltávolítása fontos az Excel-fájl méretének csökkentése érdekében. Ezt a következőképpen érheti el:

1. Jelölje ki a nem használt sort vagy oszlopot a fejlécére kattintva.

2. Kattintson az egér jobb gombjával . Ezután válassza a Törlés lehetőséget .

A formázás bonyolultságának csökkentése

Az Excel-dokumentum fájlméretének csökkentésének másik módja a formázás egyszerűsítése. Tartsa szem előtt ezeket a mutatókat:

• Csökkentse a munkafüzetben használt betűtípusok, betűméretek és színek számát.

• Távolítsa el a cella háttérszíneit és szegélyeit, amelyek nem szükségesek a vizuális szervezéshez.

• Távolítsa el a szükségtelen feltételes formázási szabályokat.

Adatok átalakítása táblázatokká

Az adatok táblázatokká konvertálásával olyan hatékony Excel-funkciókat használhat, mint a rendezés, szűrés és strukturált hivatkozás, amelyek segíthetnek minimalizálni a fájlméretet és javítani a navigációt.

A következőképpen konvertálhatja az adatokat táblázatokká:

1. Válassza ki a táblázattá konvertálni kívánt adattartományt.

2. Lépjen a Beszúrás fülre, és kattintson a Táblázat gombra.

3. Jelölje be A táblázatom fejléceit négyzetet, ha az adattartomány fejlécsorokat tartalmaz, majd kattintson az OK gombra .

4. Adatait táblázattá alakítjuk.

#3 – Képek és objektumok tömörítése

A képek táblázaton belüli tömörítése csökkentheti az Excel-munkafüzet fájlméretét. A képek tömörítéséhez kövesse az alábbi egyszerű lépéseket:

1. Válassza ki a tömöríteni kívánt képet vagy képeket.

2. Lépjen a Formátum/Képformátum fülre, amely azonnal megjelenik, amint kiválasztott egy képet.

3. A Beállítás csoportban kattintson a Képek tömörítése párbeszédpanelre.

4. Válassza ki az igényeinek megfelelő tömörítési beállításokat, például csak a kiválasztott képre vagy az összes képre alkalmazza a tömörítést. Ne felejtse el kiválasztani az E-mail (96 ppi) lehetőséget . Ezután kattintson az OK gombra .

A képek mellett a beágyazott objektumok, például diagramok és alakzatok is optimalizálhatók a fájlméret minimalizálása érdekében. Kövesse az alábbi lépéseket az objektumok tömörítéséhez:

1. Válassza ki a tömöríteni kívánt objektumot vagy objektumokat, és kattintson rájuk a jobb gombbal.

2. Kattintson az Objektum formázása elemre .

3. Lépjen a Méret fülre .

4. Válassza ki az objektumnak megfelelő méretbeállításokat, figyelembe véve a fájlméret és a vizuális megjelenítés közötti kompromisszumot. Ezután kattintson az OK gombra .

#4 – Nagy Excel-fájlok felosztása

Ha nagy Excel-fájllal dolgozik, kisebb, jobban kezelhető fájlokra bontása csökkentheti a teljes méretet. Itt van, hogyan:

1. Először is elemezze adatait, és határozza meg a fájl felosztásához szükséges logikai pontokat. Ezek a pontok az adatok szempontjából releváns régiókon, időszakokon vagy egyéb tényezőkön alapulhatnak.

2. Miután azonosította ezeket a pontokat, hozzon létre egy új Excel-fájlt ezekhez a kisebb szakaszokhoz. Ezt úgy teheti meg, hogy kiválasztja az egyes szakaszokhoz tartozó adatokat, majd a Ctrl+C lenyomásával másolja azokat.

3. Nyisson meg egy új Excel-munkafüzetet, és nyomja le a Ctrl+V billentyűkombinációt az adatok új fájlba való beillesztéséhez. Mentsen el minden új fájlt értelmes névvel, hogy azonosítsa a tartalmát.

Tipp: Ne felejtse el eltávolítani az eredeti adatokat a kezdeti Excel-fájlból, miután kisebb fájlokra osztotta.

A lépések végrehajtása után az eredeti nagy fájl kisebb és jobban kezelhető fájlokra lesz osztva, ami jobb teljesítményt és könnyebb megosztást eredményez.

# 5 – Fájlok mentése különböző formátumokban

Az Excel-fájlok méretének csökkentésének egyik módja, ha különböző formátumokba menti. Néhány formátum segíthet a fájl méretének csökkentésében anélkül, hogy elveszítené a fájlban tárolt adatokat.

Bináris Excel munkafüzet

Az Excel-fájl alapértelmezett XLSX formátumban való mentése helyett fontolja meg a Bináris Excel-munkafüzet (XLSB fájlformátum) mentését. Az XLSB formátum jobban tömöríti az adatokat, és gyorsabban nyílik meg és menthető, különösen nagy fájlok esetén.

A fájl XLSB formátumban történő mentéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson a Fájl fülre.

2. Válassza a Mentés másként lehetőséget .

3. Válassza a További opciók lehetőséget .

4. Válassza ki a fájl célhelyét, és válassza ki a Mentés típusaként blokkot.

5. A Mentés típusa legördülő menüben válassza az Excel bináris munkafüzet lehetőséget .

6. Kattintson a Mentés gombra a folyamat befejezéséhez.

CSV formátum

Egy másik lehetőség a fájlméret csökkentésére az adatok vesszővel tagolt értékekkel (CSV) való mentése. Ez a formátum különösen hasznos a szükségtelen formázások eltávolítására, mivel csak a vesszővel elválasztott nyers adatokat őrzi meg.

A fájl CSV formátumban történő mentéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Lépjen a Fájl > Mentés másként > További lehetőségek menüpontra , válasszon egy fájl célhelyet, és kattintson a Mentés típusblokkra .

2. Válassza a CSV (vesszővel tagolt) lehetőséget .

3. A folyamat befejezéséhez kattintson a Mentés gombra .

Megjegyzés: A CSV-formátum nem alkalmas összetett képleteket, makrókat vagy formázást tartalmazó fájlokhoz.

#6 – A kimutatástábla gyorsítótárának törlése

A Pivot Table egy hatékony eszköz az adatok kiszámításához, elemzéséhez és összegzéséhez. De amikor létrehoz egyet, akkor automatikusan létrehozza a Pivot Cache-t – egy objektumot, amely az eredeti forrásadatok másolatát tartalmazza.

A kimutatástáblázaton végrehajtott módosítások nem kapcsolódnak közvetlenül az eredeti forrásadatokhoz. Ehelyett a Pivot gyorsítótárba kerülnek.

Tehát a következőképpen távolíthatja el az ismétlődő adatokat, és takaríthat meg helyet a kimutatástáblákkal való munka során:

1. Válassza a Kimutatástáblázatot, majd a Kimutatáselemzés lapot. Kattintson a Beállítások elemre a kimutatás alatt.

2. Válassza az Adatok lapot.

3. Törölje a Forrásadatok mentése jelölőnégyzetet , és válassza az Adatok frissítése lehetőséget a fájl megnyitásakor .

4. Kattintson az OK gombra a mentéshez.

Kerekítsük fel

Ebben a cikkben hat módszert ismerhet meg az Excel-fájlok méretének csökkentésére. Ezen technikák alkalmazása javíthatja az Excel futási sebességét, és kezelhetőbbé teheti a fájlok másokkal való megosztását.

Emlékezni:

• Törölje vagy törölje a szükségtelen adatokat, beleértve az üres és rejtett cellákat is

• Képek tömörítése

• Mentse el a fájlt Excel bináris formátumban

• Ellenőrizze és optimalizálja a képleteket

• Távolítsa el a feltételes formázást

• Tartsa tisztán a Pivot gyorsítótárat

Ha követi ezeket a lépéseket, hatékonyan csökkentheti az Excel-fájl méretét, és hatékonyabban és rendszerezettebben használhatja a táblázatokat.

Ha szeretné továbbtanulni, mit szólna az eltérő értékek megszámlálásához az Excelben? Tekintse meg az alábbi videónkat erről.