E-mailek elemzése és SharePoint-listák feltöltése a Power Automate-ban

A Power Automate gyakori használata az e-mailek fogadásával kezdődő munkafolyamatok automatizálása. Például [e-mail fogadása] à [művelet végrehajtása]. Ennek érdekében tudnunk kell, hogyan kell az e-mailekben lévő adatokat elemezni, és hogyan adhatunk hozzá/menthetünk e-mail mellékleteket. Ebben az oktatóanyagban ezt a fogalmat egy nagyon ismerős példával magyarázom. Megmutatom, hogyan lehet e-maileket elemezni és SharePoint-listába menteni. Az oktatóanyag teljes videóját a blog alján tekintheti meg.

Itt felvázoltam egy nagyon egyszerű példát, amelyet ügyfeleim folyamatosan használnak. Tegyük fel, hogy egy tanácsadó cégnél dolgozunk, és vannak olyan alkalmazásaik, amelyeket saját ügyfeleiknek telepítenek, és hatékony jegyértékesítő rendszerre van szükségük.

Jelenleg az történik, ha valaki problémát talál az alkalmazásában, akkor küld egy e-mailt, majd valakinek be kell mennie és meg kell néznie az e-mailt, majd manuálisan hozzá kell adnia a SharePoint jegyek nevű listájához. Miután hozzáadta a SharePoint-listához, a mérnökök tesztelik, majd végül megoldják.

Tehát ez az egész munkafolyamat; Automatizálni fogjuk azt a részt, ahol valaki valóban elolvassa az e-mailt, majd manuálisan feltölti a SharePointba. Ezt automatizálni fogjuk a Power Automate segítségével.

Egy másik bonyodalom, hogy ez az e-mail postafiók egy általános postafiók. Minden típusú e-mailhez használják. Azt akarjuk, hogy csak a jegyekkel kapcsolatos e-mailek kerüljenek a SharePoint listába. A másik probléma az, hogy az e-mailek néha mellékleteket tartalmaznak, például fényképeket a problémáról vagy más olyan dolgokat, amelyek segítenek a mérnököknek megállapítani, mi a probléma. Biztosítani szeretnénk, hogy ezt is mentsük a SharePoint listába.

Most, hogy elkészítettük a forgatókönyvet, menjünk előre, és kezdjük el.

Tartalomjegyzék

• E-mailek elemzése a Power Automate segítségével
• Következtetés

E-mailek elemzése a Power Automate segítségével

Nyissuk meg a Power Automate-ot, és hozzuk létre a folyamatunkat. Kattintsunk a Létrehozás gombra itt. Az általunk létrehozandó folyamtípust automatizált felhőfolyamnak nevezzük , amely egy meghatározott esemény által kiváltott folyam. A kijelölt eseményünk nyilvánvalóan a postafiókunkba érkező e-mail.

Tehát kattintsunk az Automated Cloud Flow-ra. Egyelőre nem adunk neki nevet, sem triggert, ezért csak kattintsunk a Kihagyás gombra.

Most nyilvánvalóan szükség van egy triggerre, és a mi triggerünk az lesz, amikor új e-mail érkezik. Tehát megkeresem az Office 365 Outlookot . Én outlook-ot használok. Ez működhet a Gmaillel, a Yahoo Mail-lel vagy a Power Automate bármely csatlakozójával, amely több ezerre tehető.

Tehát az Office 365 Outlookot választom, és azt a műveletet fogom választani, amikor új e-mail érkezik. Most egy csomó lehetőség közül választhatok. Győződjön meg arról, hogy amikor új e-mail érkezik a beérkező levelek mappába, a folyamat elindul. Nem szeretném azonban, hogy minden e-mail elindítsa ezt a munkafolyamatot, hanem csak azok az e-mailek, amelyekben szerepelhet a Ticket nevű tárgyszűrő.

Tehát megyek a Speciális beállítások megjelenítéséhez , és beírom a Ticket nevű tárgyszűrőt . Ez azt jelenti, hogy ez a folyamat csak akkor indul el, ha a Ticket karakterlánc az e-mail tárgyán belül van. Azt is fogom mondani, hogy csatolja a mellékleteket , így ténylegesen hozzáadhatunk mellékleteket a SharePoint-listához.

Általában azt is megteheti, hogy ha tudja, hogy csak néhány postafiókból fog jegykérést kapni, módosíthatja a Innen is , de mi csak a jegy tárgyszűrőjét nézzük meg.

A következő dolog, amit tudnia kell, hogy hogyan néz ki egy jegy e-mail, mielőtt feldolgoznánk. Mostantól szabványos e-mail űrlapot adtunk felhasználóinknak, amelyet akkor használhatnak, amikor jegyeket küldenek nekünk. És valahogy így néz ki.

Van egy táblázatuk, ahol az első sor a Cím , ahol beírják a panasz címét , majd a Panasz , ahol leírják, hogy mi történik , ami nem tetszik nekik. A panasz az Alkalmazásra vonatkozik . Előfordulhat, hogy felhasználóinkhoz több különböző alkalmazást is telepítünk. És akkor végre a Sürgősség kikerült a 10- ből .

Ez valószínűleg egy e-mail-sablon, amelyet mi adtunk nekik. És ez azért fontos, mert ha elemezni szeretné az e-mailjeit, győződjön meg arról, hogy az e-mailjei nagyon szabványos sablonformátumban érkeznek.

A folyamat következő része egy HTML e-mail átvitelének lehetősége , amit manapság általában az e-mailekkel kapunk, és szöveges e-maillé alakítjuk, amelyet aztán elemezhetünk. Tehát a következő lépésünket a HTML-ből szöveggé műveletnek nevezzük .

Erre kattintunk, és csak a tényleges tartalom kell hozzá. Azért kell ezt tennünk, mert a kapott táblázatok HTML formátumban vannak. Nehéz a HTML-táblázatokon keresztül elemezni. Tehát a Testet választom . Ez a lépés az e-mail törzsét szöveggé alakítja.

A következő lépés a SharePoint-lista létrehozása . Most már mindenünk megvan ahhoz, hogy létrehozzuk.

Tehát megyünk a SharePointba, és létrehozunk egy elemet, ami lényegében egy újabb sor létrehozását jelenti a listában. Meg kell adnunk webhelyünk címét, és tesztoldalakat használunk. A listánk a Jegyek lesz. Ezt követően fel kell bukkannia egy olyan értéklistával, amely megfelel a listánkban szereplő oszlopoknak.

Biztosak akarunk lenni abban, hogy ugyanazokat az eredményeket kapjuk. Tehát meglesz a cím, a panasz, a kérelem és a sürgősség. Aztán van egy másik mezőnk, az email, ahol az e-mail teljes tartalmát ebbe a mezőbe írjuk, mert meg akarjuk tartani a teljes e-mailt arra az esetre, ha az elemzési módszerünk megsérülne, helytelen lenne, vagy bármi hasonló.

Tehát ezt a kimenetet fogjuk venni. Ez a kimenet alapvetően a táblázat lesz, de a tényleges sorok nélkül.

Szeretnénk ezt a hosszú szöveget felosztani egy tömbre, ahol a tömb első eleme a cím . A tömb második eleme a Hoola App nem működik . A harmadik elem a panasz, és így tovább, és így tovább.

Ezt követően ezekben az oszlopokban pontosan megadhatjuk, hogy mit szeretnénk. Az első, title nevű oszlopban azt szeretnénk, hogy az első elem, a Hoola App ne működjön. A második oszlopban az a panasz, akkor szeretnénk a harmadik elemet stb.

Az általunk használt függvényt Splitnek nevezzük . Egy tömböt ad vissza, amely a megadott határoló alapján vesszővel elválasztott részkarakterláncokat tartalmaz. Határolónk, a szövegünket elválasztó karakterek a csövek az asztalon.

Tehát most menjünk át a címünkön, és menjünk a kifejezésre, és hívjuk a split függvényt. Láthatjuk, hogy a felosztási függvény két argumentumot vesz fel, egy szöveget és egy határolót vagy elválasztót. A szöveg az egyszerű szöveges tartalom lesz. Ennek a műveletnek a kimenete, a vessző, majd a második argumentum, amely az elválasztó, vagy a határoló a cső lesz.

Most, miután felosztottuk, meg kell adnunk az elemet. A cím elem ekkor az első elemben lesz. Ezt átmásoljuk, majd az OK gombra kattintunk. Ugyanezt fogjuk tenni a panasz, a kérelem és a sürgősségi ügyekben is. Végül megvan a teljes e-mail. A teljes e-mailt el akarjuk menteni, így nem kell végrehajtanunk az osztott tömb típusú logikát. Tehát csak az egyszerű szövegkörnyezetet fogjuk kiválasztani.

Végül a mellékletekkel is tennünk kell valamit . Tehát rákattintunk az Új lépésre, és a SharePoint-összekötőben van egy melléklet hozzáadása . Erre rákattintunk, és megadja nekünk a címet és a listát. A cím: Site. A lista a Jegyek.

Az azonosító az a hely, ahová a mellékletet csatolni szeretné. Most ez lesz az elem létrehozása művelet kimenete, ezért kattintunk rá. Megnézzük az Elem létrehozása lehetőséget, és szükségünk lesz az azonosítóra. Szeretnénk hozzáadni a fájlnevet is, ezért csak csatoltnak nevezzük. És akkor a fájl tartalma maga az e-mail melléklete lesz. Ha lejjebb görgetünk, ahol az e-mailt látjuk, akkor a melléklet tartalmát szeretnénk hozzáadni.

Technikailag több mellékletet is tartalmazhat egy e-mailben, így ezt a folyamatot minden egyes mellékletnél végrehajtjuk. Ha egynél több képük van, akkor például az összes képük megjelenik.

Ezután kattintson a Mentés gombra.

Következtetés

Ebben a blogban egy nagyon egyszerű példát mutattam be az e-mailek elemzésére egy Power Automated munkafolyamatban, amely átveszi az e-mailek tartalmát, és feltölt egy SharePoint-listát.

Létrehoztunk egy nagyon egyszerű munkafolyamatot, de elképzelhető, hogy bonyolultabbá válhat.

A második dolog itt az, hogy csak a jegyek betöltését automatizáltuk. A jegyeknek nagyon hosszú életciklusuk van. Egy jegy keletkezett, amit automatizáltunk, és azt is kommentálják, hogy megoldódott. Ezután a határozatot visszaküldik az ügyfélnek. Ez egy teljes Power Automated munkafolyamat, amelyet valóban automatizálhat.

Ügyfeleink e-mailt is használtak a munkafolyamat elindításához. Előfordulhat azonban, hogy helyette a Power App alkalmazást szeretné.

Az alábbiakban megtekintheti az e-mailek elemzésével kapcsolatos teljes oktatóvideót. Ha többet szeretne megtudni a Power Automate-ról, tekintse meg az alábbi linkeket.

Minden jót!

Henrik