A SharePoint előnyei a LuckyTemplates jelentéskészítésben

A SharePoint három fő előnyéről szeretnék beszélni. Beszélünk a három átfogó előnyről, és részletesen kitérünk arra, hogy mit jelentenek ezek az előnyök, és hogyan teszik lehetővé a SharePoint szolgáltatásai ezeket az előnyöket. Az oktatóanyag teljes videóját a blog alján tekintheti meg.

Tartalomjegyzék

• SharePoint 1. előny: Tartalomkezelés és -szolgáltatás
• Dokumentumtárak
• SharePoint listák
• Csapatoldal
• SharePoint 2. előny: Üzleti folyamatok munkafolyamatai
• SharePoint és Power Automate
• SharePoint és Power Apps
• SharePoint és LuckyTemplates
• SharePoint 3. előny: Együttműködés
• Következtetés

SharePoint 1. előny: Tartalomkezelés és -szolgáltatás

A SharePoint előnyei közül az első az, amit tartalomkezelésnek és - szállításnak nevezek . Ez a terület mindig is kulcsfontosságú probléma volt a munkahelyeken szerte a világon.

Becslések szerint idejének körülbelül 30%-át e-mailek és adatok küldésével, megválaszolásával és rendszerezésével tölti. A SharePoint segítségével az alkalmazottak és Ön is visszaszerezheti ezt az időt.

Ez egyébként napi 2,6–3 óra, amit a SharePoint segítségével visszakaphat. Az emberek a SharePoint segítségével tárolják a dokumentumokat, hasonlóan a OneDrive-hoz. A dokumentumok SharePointtal való tárolásának előnye azonban az, hogy metaadatokat csatolhat minden dokumentumhoz.

Tegyük fel például, hogy van egy könyvelési mappája, ahol az összes fájl először évenként, majd maga a fiók szerint van elválasztva.

A 2017-es munkavállalói adófájl megkereséséhez először a 2017-es mappára kell kattintania, majd a munkavállalói adók lehetőségre, majd meg kell keresnie azt a tényleges személyt, akinek adót szeretne fizetni.

Ez egy nagyon bonyolult rendszer, különösen, ha egy bizonyos személy összes fájlját szeretné látni, igaz? Egy adott személy összes fájlja, vagy az összes adófájl minden évben különböző mappákban található, így ezt nehéz megtenni hagyományos OneDrive vagy asztali formátumban.

Dokumentumtárak

A SharePoint tehát dokumentumkönyvtárakat hozott létre , ahol az összes fájl egy listában van, és metaadatokat csatolhat a dokumentumokhoz.

Példánkban van egy Év nevű metaadatunk, egy másik, Fióktípus nevű metaadatunk , és egy másik metaadatunk, melynek neve Személy .

Ha meg szeretné tekinteni egy adott személy összes fájlját, egyszerűen lépjen át a metaadatokra, és szűrje az adott személyre. Látni fogja az összes fájlt az összes évre vonatkozóan. Ha vissza szeretne térni az eredeti módhoz, és csak megnézni egy bizonyos év összes fájlját, akkor át kell lépnie a metaadatokra, és az adott évre szűrnie kell.

A metaadatok jelentik a dokumentumtár következő rendszerezési szintjét.

Nagyon meglepett, hogy nem több cég csinálja ezt. Amikor ezt megteszik, nagyobb termelékenységet látnak a szükséges dokumentumok megtalálásában.

Ez is nagyon skálázható. Például rendelkezhet egy dokumentumtárral a szerződéseihez, egy másik dokumentumtárral a könyveléséhez és egy másik dokumentumtárral a HR-hez. Ezeket külön lehet tartani, hogy a HR-es ne tudja átnézni a könyvelésben lévő bizonylatokat.

SharePoint listák

Egy másik funkció, amely lehetővé teszi a robusztus tartalomkezelést a listákon keresztül . Ebben a példában van egy személyre szabott adatbázisunk, amelyet valaki a számára releváns adatok tárolására hozott létre.

Ez az események útvonalainak listája. Minden rekord egy adott esemény az adott esemény útvonalában. Van egy Reggeli meet & greet Welcome & Introduction és így tovább.

Ez a személy olyan oszlopokat hozott létre, amelyek relevánsak számára. Tehát minden munkamenethez tartozik egy kód, típus, leírás, hangszórók, kezdési és befejezési időpont.

A SharePoint-listák erőssége az, hogy egy robusztus adatbázis sokoldalúságát biztosítják, és a dolgozók számára könnyen alkalmazhatóak. Nagyon egyszerű saját listát és oszloptípust létrehozni. Kifinomult oszloptípusai lehetnek, például választási oszlopok (pl. Munkamenet típusa) vagy felhasználóalapú oszlopok (pl. Hangszórók).

A SharePoint-lista létrehozása után számos dolgot megtehet. Skálázható is, mert sok mindenhez létrehozhat egyet. Létrehozhat egyet a költségekhez, ahelyett, hogy egy véletlenszerű Excel-fájlban tenné, amelyhez nagyon nehéz hozzáférni. Mindenki hozzáférhet és frissítheti. Ha vannak változtatások, jóváhagyást kérhet ezekhez a módosításokhoz, és apró munkafolyamatokat adhat hozzá.

Ezek a listák mellékletekkel is módosíthatók. Ez például a blogcikkek listája, ahol mindegyik tényleges fájl. Tehát ez a dokumentumtárak és a SharePoint-listák keveréke, ahol valaki létrehozott egy dokumentumtárat metaadatokkal és SharePoint-lista oszlopaival.

Tehát itt is sok mix and match készíthető. Ez sokkal jobb, mintha adatai valamilyen véletlenszerű raktárban, OneDrive-ban vagy e-mailekben lennének.

A SharePoint egy többfunkciós hely az összes adat számára, legyen szó dokumentumtárról vagy SharePoint-listáról.

Csapatoldal

A SharePoint végső jellemzője, hogy csapatwebhely . Ez egy belső csapatoldal, ahol minden alkalmazottja hozzáférhet a szükséges információkhoz. A teljes szervezet számára létrehozhat egy csapatwebhelyet olyan dolgokkal, mint a hírek, blogbejegyzések, naptárak, gyorshivatkozások és az alkalmazottai által használt külső források.

Például, ha meg akarom találni a HR szabályzataimat, nem kell e-mailt küldenem a HR-esnek. Felkereshetem a csapat oldalát, és megtalálhatom a HR részt, ahol megtalálhatom az összes szükséges dokumentumot.

Az is nagyon lényeges, hogy ha rendelkezik SharePointtal, akkor a szervezet csapatwebhelye a kezdőlapja. Így amint valaki megnyitja a Chrome-ot vagy az Explorert, láthatja a cég legfrissebb híreit és tevékenységeit.

Lehetnek csoportspecifikus csapatoldalak is. Létrehozhat egy csapatwebhelyet a teljes szervezet számára, és egy másik csoportwebhelyet, amely privát a csapata számára, így csak az alkalmazottak számára releváns információkat kapnak.

Létrehozhatja saját SharePoint-webhelyeit és SharePoint-listáit. Bárki számára nagyon egyszerű létrehozni, mivel nincs benne kódolás, és az egész csak húzással történik.

SharePoint 2. előny: Üzleti folyamatok munkafolyamatai

A SharePoint egyik fontos előnye az üzleti folyamatok munkafolyamataira vonatkozik . Ez egy példa egy nagyon egyszerű üzleti folyamat munkafolyamatára egy szervezet számára.

Egy dokumentum egy e-mail postafiókjába érkezik, amelyet átirányítanak a véleményezőknek. Ezután több felülvizsgálati szakaszon megy keresztül. Ha jóváhagyják, akkor elfogadják; ha nem, akkor elutasítják.

Ez a folyamat néhány e-mailt tartalmaz, igaz? E-mail érkezik a tényleges postafiókba. Ezután e-mailt kell küldeni Annának és Seannak, hogy ellenőrizzék. Anna és Sean valószínűleg e-mailt küldenek egymásnak, hogy áttekintsék. És végül egy újabb e-mail, amely jelzi a jóváhagyást vagy az elutasítást.

Ha a felhasznált adatok valójában a SharePointban vannak, akkor ez a munkafolyamat automatizálható. Például létrehozhatunk egy SharePoint-listát, amely az összes dokumentumot tartalmazza. A dokumentum megérkezik, és Seannak vagy Annának át kell néznie, mielőtt elfogadná.

Az e-mailes folyamat helyett a jóváhagyást kérő személy feltöltheti azt egy SharePoint-listába vagy egy dokumentumtárba, amely ezután automatikusan e-mail értesítést küld Seannak és Annának. Ezt bármelyiken keresztül meg lehet tennivagy a SharePoint belső munkafolyamat-rendszere.

Az e-mail tartalmazhat hivatkozást a SharePoint dokumentumtárban található SharePoint-dokumentumra is, így Anna e-mailt fog kapni arról, hogy valaki új dokumentumot töltött fel. Anna ezután áttekinti a dokumentumot, és csak a Jóváhagyás vagy az Elutasítás gombra kattint .

Ugyanez vonatkozik Seanra is; és ha mindketten a Jóváhagyás gombra kattintanak , egy másik e-mailt küldünk az eredeti feladónak, amely szerint Sean és Anna is jóváhagyta. Ezután automatikusan frissíti a dokumentum állapotát Jóváhagyás értékre , és az állapotkövetés a SharePointban történik.

SharePoint és Power Automate

Valójában elkészítettünk egy költség-jóváhagyási rendszert a YouTube-sorozatunkban, ahol arról beszéltünk, hogyan használhatjuk a Power Automate-ot a SharePointtal a rendszer automatizálására.

Íme egy egyszerű költségjóváhagyás, amelyet egy szervezetnél végeztem, amely korábban körülbelül 7 vagy 8 e-mailt fogadott, és túl sok fájdalmas pontja volt. Korábban a költségeket bejelentő alkalmazottat távol tartották a köröktől, utólag nem lehetett mindent megszervezni.

A SharePoint és egy olyan munkafolyamat-rendszer, mint a Power Automate, valóban meg tudja oldani ezt. Miután megvannak az adatok, a folyamatok és a SharePoint, más alkalmazások is könnyen beléphetnek, és javíthatják ezt a folyamatot.

SharePoint és Power Apps

Beszéltünk arról, hogy a SharePoint és a Power Automate hogyan használható az üzleti folyamatok munkafolyamatainak automatizálására. De ugyanez elmondható a SharePoint és a Power Apps esetében is. Tegyük fel, hogy egyáltalán nem szeretné, hogy Sean és Anna hozzáférjen a SharePointhoz.

Létrehozhat egy alkalmazást Sean és Anna számára, ahol felkereshetnek egy webhelyet, amely megmutatja nekik a szerződéseket, amelyeket egyenként kell átnézniük. Nem kapnak e-maileket, csak bejelentkeznek az alkalmazásba. És megint csak az a legjobb a Power Apps-ben, hogy nincs kód.

SharePoint és LuckyTemplates

A SharePoint a LuckyTemplates szolgáltatással is nagyon hatékony. Tegyük fel például, hogy költségjóváhagyási rendszere van a SharePointban. Ez azt is jelenti, hogy nyomon követi a folyamat összes adatát. Nyomon követi, hogy ki nyújtja be a költségeket, mekkora összeget jelent, és mennyi ideig tart minden áttekintése. A SharePoint egyik előnye, hogy az adatok segítségével jelentést és irányítópultot hozhat létre a webhelyen.

A SharePoint lehetővé teszi a munkafolyamatokat, de más Power Platform-alkalmazásokkal való integrálása valóban a következő szintre emeli.

SharePoint 3. előny: Együttműködés

A SharePoint előnyei közül a harmadik az együttműködés. Ez az egyik ok, amiért a legtöbb szervezet indokolja a SharePoint megvásárlását termelékenységének javítása érdekében. A SharePoint számos előnye és szolgáltatása lehetővé teszi az együttműködési környezetet. Nagyon gyorsan végigmegyek mindegyiken.

A verzióvezérlés lehetővé teszi, hogy megbizonyosodjon arról, hogy dokumentumai naprakészek, és ha bármilyen változtatás történik a dokumentumokon, bármikor visszatérhet az előző verzióhoz.

A jóváhagyás és áttekintés olyan, mint amiről az üzleti folyamatok munkafolyamatainál beszéltünk. Beállíthat egy dokumentumtár rendszert, ahol valaki beküld egy dokumentumot, és valaki másnak jóvá kell hagynia vagy el kell utasítania a dokumentumot.

Az all-in-one bank egy olyan filozófia, ahol a szervezet összes információjának egy helyen kell lennie. Tehát nem lehet megismételhető és könnyen megtalálható bárki számára, akinek meg kell találnia.

Bővítmények hozhatók létre a SharePointban, és importálhatók az együttműködés javítása érdekében. Az olyan dolgok, mint a feladatkövető, a widgetek és a Kanban-táblák olyan dolgok, amelyeket gyakran használnak a SharePoint-oldalakon az együttműködés javítására.

Az engedélyek lehetővé teszik bizonyos emberek csoportjainak kiválasztását, hogy hozzáférjenek az információkhoz. Néha a vállalatok információtúlterheltségtől szenvednek. Nem akarja, hogy mindenki mindenhez hozzáférjen, és ha nagyon érzékeny adatai vannak, meg kell győződnie arról, hogy csak azok látják, akiknek látni szeretné őket.

A méretezhetőség egy másik nagy előny. Ha nem a helyszíni SharePoint-ot, hanem a felhőben csinálja, akkor 10 főről egészen egymillió emberre bővítheti a Microsoft-kiszolgálón. Nagyon könnyű alkalmazni, és személyenként csak egy átalánydíjat kell játszania.

A közösségi funkciók a blogbejegyzéseken és oldalakon keresztül is elérhetők. Emellett kommentálhatod, kedvelheted és megoszthatod őket. Bizonyos elemlistákat is megoszthat, ha rendelkezik engedéllyel.

Erős integráció az Office 365-tel is, mivel ugyanaz az anyavállalat, a Microsoft készítette. Ha vannak fájljai a , a Word vagy a PowerPoint alkalmazásban, a letöltés és szerkesztés helyett online szerkesztheti őket a SharePointban.

Következtetés

Ebben a bejegyzésben a SharePoint három fő előnyét tárgyaltuk. Beszélgettünk arról, hogy a SharePoint nagyon jó a tartalomkezelésben , az üzleti folyamatok munkafolyamataiban és az együttműködésben .

Henrik