A SharePoint automatizálási szolgáltatás | Bevezetés

Ebben az oktatóanyagban megvitatjuk, hogyan használhatjuk az automatizálás funkciót munkafolyamatok létrehozásához .

A SharePoint „automatizálása” funkciója segíthet a SharePoint-felhasználók, könyvtárak, listák és munkafolyamatok mikrokezelésében.

Mielőtt közvetlenül a fő témánkra folytatnánk, először beszéljük meg a munkafolyamatokat . Így világosan megértheti, hogyan működik az „ automatizálás ” funkció a munkafolyamatok létrehozásában.

Tartalomjegyzék

• Munkafolyamat a SharePointban
• Munkafolyamat létrehozása a SharePoint Automate szolgáltatással
• A munkafolyamat ellenőrzése és tesztelése a SharePointban
• Feltételekkel rendelkező munkafolyamat létrehozása a SharePoint Automate segítségével
• A munkafolyamat állapotának tesztelése
• Következtetés

Munkafolyamat a SharePointban

A munkafolyamat egyszerűen bármilyen feladat vizuális megjelenítése. és cselekvési komponens. A trigger felelős a munkafolyamat végrehajtásáért. Másrészt a művelet a munkafolyamatban előforduló esemény vagy állapot.

A SharePoint a munkafolyamatok megkerülésére használja. A Power Automate segítségével képes lesz . Képzeljen el egy olyan munkafolyamatot, amelyben az eseményindító az, amikor valaki módosítja a lista egy elemét, és a művelet e-mailben értesítést kap.

Ez a munkafolyamat hasonló ahhoz, amit a SharePointban „ figyelmeztetésnek ” nevezünk . Később megpróbálunk néhány figyelmeztetést újra létrehozni a Power Automate segítségével . Vegye figyelembe, hogy a Power Automate különféle alkalmazásokban használható. Ebben az oktatóanyagban azonban csak a SharePointban való használatára összpontosítunk.

Munkafolyamat létrehozása a SharePoint Automate szolgáltatással

Munkafolyamat létrehozásához és a SharePoint „automatizálási” funkciójának használatához keresse meg a „ Listák ” elemet, és kattintson az „ Ugrás ” gombra az Ügyfelek listában.

A lista megnyitása után látnia kell az „ Automatizálás ” funkciót közvetlenül az ügyfelek listájának tetején.

Vegye figyelembe, hogy ez a funkció minden olyan listában működik, amely felhasználó típusú oszlopot tartalmaz. Ebben az esetben az Értékesítési munkatárs oszlop áll rendelkezésünkre. Most kezdjük el egy munkafolyamat létrehozását, ahol ha egy tétel felkerül az Ügyfelek listájára, akkor e-mailben értesítjük.

Ehhez kattintson az „ Automatizálás ” legördülő menüre, majd válassza a „ Szabály létrehozása ” lehetőséget.

Miután kiválasztotta a „Szabály létrehozása” lehetőséget, megjelenik egy Szabály létrehozása ablak . Ez az ablak különböző feltételeket tartalmaz, amelyek közül választhat. Ezen feltételek vagy szabályok mindegyike triggerként működik . Ebben a példában válasszuk az „ Új elem jön létre ” feltételt.

Ezt követően testre kell szabnia a feltételt. Ehhez a szabályhoz azonban nem kell, mert nincs olyan feltétel, amelyen változtatni kellene. Ebben az esetben az egyetlen dolog, amit módosítunk, az az, hogy ki kap értesítést egy új elem létrehozásáról.

Adjunk értéket az e-mail címhez , ha rákattintunk. Ezután a legördülő menüből válassza az „ Én ” lehetőséget. Ez azt jelenti, hogy e-mailben értesítünk, ha új tétel jön létre az Ügyfelek listáján.

Ezután kattintson a Létrehozás gombra a szabály testreszabásának befejezéséhez.

Ezután győződjön meg arról, hogy ez a szabály aktív, a kapcsoló „ Be ” állásba állításával . Ezután zárja be az ablakot.

A munkafolyamat ellenőrzése és tesztelése a SharePointban

Ha ellenőrizni szeretné, hogy a munkafolyamat megfelelően létrejött-e, kattintson az „ Automatizálás ” funkcióra, és válassza a „ Szabályok kezelése ” lehetőséget.

Ezzel visszatér ugyanabba az ablakba, amelyet a munkafolyamat létrehozása után látott. Itt szabályozhatja a létrehozandó munkafolyamatokat azok be- és kikapcsolásával.

Csak zárja be ezt az ablakot, miután végzett a legutóbb létrehozott munkafolyamat ellenőrzésével. Kezdjük a munkafolyamat tesztelését az „ Új ” gombra kattintva.

Ezután töltse ki az új elem mezőit.

A mezők kitöltése után kattintson a „ Mentés ” gombra az elem létrehozásának befejezéséhez.

Az új elem megtalálásához görgessünk le a lista legvégére.

Végül lépjen a beérkező levelek közé, és ellenőrizze, hogy kapott-e e-mailt a listán létrehozott új elemről.

Az Outlookom ellenőrzésekor kaptam egy automatikus e-mailt a SharePoint Online-tól, amely szerint „Henry Legge hozzáadta az [email protected] címet” az ügyfelek listájához. Ez azt jelenti, hogy az általunk létrehozott munkafolyamat megfelelően működik.

Amíg a munkafolyamat aktív, e-mailt fog kapni, amikor valaki új elemet hoz létre az Ügyfelek listában. Csak hogy tisztázzuk, ebben a példában az általunk választott munkafolyamat indítója az, amikor „ Új elem jön létre ”, és a művelet az, hogy e-mailt kapunk .

Feltételekkel rendelkező munkafolyamat létrehozása a SharePoint Automate segítségével

Az előző példában munkafolyamatot hoztunk létre a feltételek testreszabása nélkül. Ezúttal egy másik munkafolyamatot hozunk létre , de feltételekkel. Kezdjük azzal, hogy rákattint az „ Automatizálás ” gombra, és kiválasztja a „ Szabály létrehozása ” opciót.

c

Ezután a szabályok listájából válassza ki az „ Egy oszlop megváltozik ” opciót.

Ezzel a lehetőséggel most személyre szabhatja az állapot kiváltóját. Például akkor állítom be a triggert, amikor az Értékesítő oszlop megváltozik. E-mail küldése lesz a művelet , és beállítom az Értékesítési munkatársra. Csak kattintson a „ Létrehozás ” gombra a munkafolyamat létrehozásához.

Ebben a példában a Vevők listában szereplő minden egyes cikk egy értékesítési munkatárshoz kapcsolódik. Ha azonban az értékesítési munkatársat felmondják, a vezető köteles az ügyfelet új értékesítési munkatárshoz rendelni. Ezután az újonnan kinevezett értékesítési munkatársnak e-mailt kell kapnia az üggyel kapcsolatban.

A munkafolyamat létrehozása után felugrik a „Szabályok kezelése” ablak, és látni fogja, hogy 2 szabály áll rendelkezésre, amelyek magukban foglalják a korábban létrehozott és a legutóbbi munkafolyamatot.

Csak zárja be az ablakot, ha végzett a szabályok állapotának ellenőrzésével. 

A munkafolyamat állapotának tesztelése

Állapotunk teszteléséhez ki fogom választani a listából Jason Zeleniát , és a Szerkesztés gombra kattintva elkezdem szerkeszteni a rekordját .

A Szerkesztés gombra kattintás után görgessen lefelé a rekordok listájából, amíg meg nem találja az Értékesítési munkatárs mezőt.

Ebben az esetben az értékesítési munkatársat Jamie Crust helyett Brad Pittre cserélem .

Ezután kattintson a Mentés gombra a módosítások mentéséhez.

Végül ellenőrizzük, hogy a munkafolyamat megfelelően működik-e, ha bemegyünk Brad Pitt e-mailjébe.

Mivel Brad Pitt a [email protected] új értékesítési munkatársa, az e-mailt neki küldték el. Az e-mailben az „ Ugrás a tételhez ” gombra kattintva közvetlenül a módosított elemre léphet, és letilthatja az értesítést a „ Miért kapom ezt az értesítést? ” linkre.

Ez a SharePointban az automatizálási funkcióval létrehozható összetett munkafolyamatok egyike .

Következtetés

Összefoglalva, megtanulta, mi az a munkafolyamat, és annak összetevői, amelyek a kiváltó ok és a művelet. Azt is megértette, hogyan működik az automatizálás funkció a SharePointban. A SharePoint „automatizálása” funkciója kivételes a szervezetében dolgozó emberek figyelmeztetése szempontjából. Ezzel nem kell manuálisan e-mailt küldenie valakinek, ha valami megváltozik a listában vagy a könyvtárban.

Az automatizálás funkcióval több dolgot is megtehet, ezért szánjon időt a további felfedezésre. Ha többet szeretne megtudni erről a témáról és más kapcsolódó tartalomról, tekintse meg a vonatkozó linkek alábbi listáját.

Minden jót,

Henrik