Poboljšajte svoj priljev novca uz QuickBooks 2019

Morate znati kako pratiti što vam klijenti duguju i kako procijeniti financijske troškove. Ipak, ne brini. Možete pratiti što kupac duguje na nekoliko načina. Vjerojatno najjednostavniji način je prikazati Centar za korisnike odabirom Customer → Customer Center.

Zatim odaberite kupca s popisa Kupci i poslovi (koji se pojavljuje duž lijevog ruba prozora). QuickBooks otvara stranicu s popisom transakcija za kupca. Također prikazuje kontakt podatke kupca. Ova slika prikazuje informacije Centra za korisnike za kupca.

Prozor Centra za korisnike

Također biste trebali biti svjesni da QuickBooks nudi nekoliko izvrsnih izvješća o potraživanjima (A/R). Do ovih izvješća dolazite klikom na ikonu Izvješća i odabirom Kupci i potraživanja. Ili možete odabrati Izvješća → Kupci i potraživanja. QuickBooks zatim prikazuje podizbornik od oko pola tuceta izvješća koja opisuju koliko vam novca kupci duguju. Neka izvješća, na primjer, organiziraju otvorene fakture u različite grupe na temelju toga koliko su fakture stari. (Ova izvješća se nazivaju starenjem. ) Neka izvješća sažimaju samo fakture ili plaćanja. A neka izvješća pokazuju otvoreni ili neplaćeni saldo svakog klijenta.

Možete ispisati izjavu koju želite poslati kupcu odabirom Kupci→Kreiraj izjave. Upotrijebite dijaloški okvir Stvori izjave da opišete za koje klijente želite ispisati izjave i datumske raspone za koje želite da se izvodi prikazuju; zatim kliknite Ispis ili Pošalji e-poštom za ispis ili e-poštu izjava. Izvodi su praktičan način da se zaboravne kupce ili klijente podsjeti na dospjeli iznos. Usput, ne morate slati izjave svima za svaki mjesec. U svojoj CPA praksi, nekoliko puta godišnje šaljem izvode klijentima s dospjelim računima. Ovaj prijateljski podsjetnik uvijek proizvede pregršt brzih plaćanja i neugodnih isprika.

Kako procijeniti financijske troškove u QuickBooks 2019

QuickBooks procjenjuje financijske troškove na neplaćenim otvorenim fakturama bez razmatranja bilo kakvih neprimijenjenih plaćanja. Sukladno tome, trebali biste biti sigurni da ste primijenili sva plaćanja i kreditne zapise na otvorene fakture prije procjene financijskih troškova.

Za procjenu financijskih troškova slijedite ove korake:

1. Odaberite Uredi → Postavke, kliknite ikonu Financijski trošak na popisu s lijeve strane, a zatim kliknite karticu Postavke tvrtke.

Da biste mogli procijeniti financijske troškove, prvo ih morate postaviti.

Samo administrator QuickBooksa može promijeniti postavke naplate financija tvrtke, a on ili ona to mogu učiniti samo u načinu rada za jednog korisnika.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Preferences, kao što je prikazano. (Ako ste prije procjenjivali financijske troškove, QuickBooks prikazuje prozor Procjena financijskih troškova. Možete prikazati dijaloški okvir Preferences i provjeriti ili urediti svoje postavke financijskih troškova klikom na gumb Postavke u prozoru Procjena financijskih troškova.)

Dijaloški okvir Postavke za financijske troškove

2. Unesite godišnju kamatnu stopu koju želite koristiti za izračun financijskih troškova.

Pomaknite pokazivač na tekstni okvir Godišnja kamatna stopa (%) i unesite godišnju kamatnu stopu.

3. (Neobavezno) Unesite minimalnu financijsku naknadu, ako postoji.

Pomaknite pokazivač na tekstni okvir Minimalna financijska naknada i unesite minimalnu naknadu. Ako uvijek naplaćujete najmanje 25 USD na fakturi s dospjelim rokom, na primjer, upišite 25.

4. Unesite broj dana milosti koje dajete.

Dani milosti. To zvuči kao umjetnički film ili ozbiljan roman, zar ne? U osnovi, ova brojka je koliko dana labavosti ste spremni smanjiti ljude. Ako unesete 30 u tekstualni okvir Razdoblje odgode (Dani), QuickBooks ne počinje procjenjivati ​​financijske troškove do 30 dana nakon što faktura kasni.

5. Navedite koji račun želite koristiti za praćenje financijskih troškova.

Aktivirajte padajući izbornik Finance Charge Account i odaberite račun vrste prihoda ili drugog prihoda.

6. Označite želite li naplatiti financijske troškove na financijske troškove.

Ima li ova izjava smisla? Ako nekome naplatite financijski trošak, a on ili ona ne plati financijski trošak, na kraju i ta naknada također kasni. Dakle, što ćete onda učiniti sljedeći put kada procijenite financijske troškove? Računate li financijsku naknadu na financijsku naknadu? Ako to želite učiniti — i ako vam državni i lokalni zakoni to dopuštaju — označite potvrdni okvir Procijeni financijske troškove za zakašnjele financijske troškove.

7. Recite QuickBooksu treba li izračunati financijske troškove od datuma dospijeća ili datuma fakture.

Odaberite opciju Datum dospijeća ili Faktura/Datum naplate. Kao što možete pretpostaviti, veće financijske troškove izračunavate ako počnete prikupljati kamate na datum fakture.

8. Recite QuickBooks-u treba li ispisivati ​​račune s financijskim troškovima.

Označite potvrdni okvir pod naslovom Označi fakture financijskih troškova "Za ispis" ako kasnije želite ispisati fakture za financijske troškove koje izračunate.

9. Kliknite OK.

Nakon što upotrijebite dijaloški okvir Postavke da biste QuickBooks-u rekli kako treba izračunati financijske troškove, kliknite U redu.

10. Odaberite Kupci →Procjena financijskih troškova ili kliknite ikonu Financijski troškovi na početnom zaslonu.

Pojavljuje se prozor Procjena financijskih troškova, kao što je prikazano. Ovaj prozor prikazuje sve financijske troškove koje je QuickBooks izračunao, organizirane po klijentima.

Prozor Procjena financijskih troškova

11. Unesite datum procjene financijske naknade.

Pomaknite pokazivač na tekstni okvir Datum procjene i unesite datum kada procjenjujete financijske troškove, za koji se kladim da je trenutni datum. (Ovaj je datum ujedno i datum fakture koji će se koristiti u fakturama s financijskim troškovima, ako ih kreirate.)

12. Potvrdite za koje klijente želite da budu procijenjeni financijski troškovi.

QuickBooks u početku označava sve financijske troškove, što znači da postavlja novu fakturu za svaku financijsku naknadu. (QuickBooks označava financijske troškove malom kvačicom.) Ako želite poništiti (ili kasnije, označiti) financijsku naplatu, kliknite je. Da biste poništili oznaku svih terećenja, kliknite gumb Odznači sve. Da biste označili sve troškove, kliknite gumb Označi sve.

Možete izraditi izvješće o naplatama za bilo kojeg od kupaca ili poslova navedenih u prozoru Procjena financijskih troškova odabirom imena kupca, a zatim klikom na gumb Povijest prikupljanja.

13. Kliknite gumb Procijeni troškove.

Kada prozor Procjena financijskih troškova ispravno opisuje financijske troškove koje želite procijeniti, kliknite Procijeni troškove. Završili ste s izračunima i procjenama financijskih troškova.

Kako se nositi s depozitima u QuickBooks

Dok sam na temi poboljšanja vašeg novčanog toka, dopustite mi da ukratko spomenem još jednu moćnu tehniku ​​novčanog toka – i prodiskutirati knjigovodstvo potrebno za tu tehniku.

Jedan jednostavan način za poboljšanje vašeg novčanog toka je prihvaćanje ili zahtijevanje unaprijed depozita ili zadržavanja od klijenata ili kupaca prije nego što obavite stvarni posao. Drugim riječima, prije nego počnete raditi ili naručite zalihe ili učinite bilo što što je prvi korak u vašem poslovanju za dovršetak prodaje, skupljate hladnu, čvrstu gotovinu.

Nažalost, ti depoziti klijenata, kako ih zovu, stvaraju malo knjigovodstvenih problema. Postavlja se pitanje, u osnovi, kako zabilježiti ček ili gotovinski depozit za stvari koje još niste učinili ili prodali? Imate dvije osnovne opcije:

• Jednostavan način: možete snimiti račun o prodaji usluge ili proizvoda. Na taj način brojite gotovinu koja dolazi u vaš posao i prepoznajete prihod. Također, imajte na umu da ako je polog nepovratan - a za potrebe novčanog toka, depozit bi trebao biti nepovratan - trebali biste uračunati prihod kada primite depozit ako ste porezni obveznik na osnovi gotovine. (Vjerojatno ste porezni obveznik na osnovi gotovine, ali pitajte svog poreznog savjetnika ako niste sigurni.)
• Precizan način: Polog možete prepoznati kao novu obvezu. To činite stvaranjem temeljnice koja bilježi povećanje vašeg gotovinskog računa i koja bilježi povećanje vašeg računa trenutne obveze za depozite klijenata. Ako se polog može vratiti, a vi ste porezni obveznik na osnovi gotovine ili ako ste porezni obveznik na temelju obračunske osnove, vjerojatno biste trebali koristiti ovu metodu. Kada je vaša prodaja dovršena i kasnije fakturirana, upotrijebite stavku Polog kupca kao minus iznos u prodajnoj fakturi da premjestite iznos s računa obveza i primijenite ga na dospjelo stanje računa.