Kako dijeliti QuickBooks 2020 datoteke

U redu, evo sjajne ponude: Unutar QuickBooks možete postaviti korisnička dopuštenja koja vam omogućuju da odredite tko ima pristup kojim područjima vaših QuickBooks datoteka. Zapravo, također možete raditi sa svojom QuickBooks datotekom na mreži iu okruženju s više korisnika pomoću moćne značajke zvane zaključavanje zapisa.

Ako radite na mreži i trebate koristiti ili samo želite saznati više o mrežnim značajkama QuickBooks, pročitajte ovaj članak. Ako jedini koristite QuickBooks, možete preskočiti ovaj članak.

Dijeljenje QuickBooks datoteke na mreži

Dvije važne značajke pokreću mogućnost višekorisničke mreže QuickBooks: korisnička dopuštenja i zaključavanje zapisa. Značajka korisničkih dozvola daje višestrukim korisnicima QuickBooks datoteke jedinstvene postavke dopuštenja za pristup različitim područjima QuickBooks-a. Zaključavanje zapisa, druga značajka, omogućuje više od jedne osobe da se istovremeno prijavi i radi s QuickBooks datotekom.

Korisnička dopuštenja

QuickBooks vam omogućuje da postavite korisnička dopuštenja tako da različitim korisnicima QuickBooks možete dati različite privilegije. Jane Owner možda može raditi sve što želi jer, metaforički rečeno, ona je Da Man. Joe Clerk, međutim, možda može unijeti samo račune. Joe, ponizni službenik možda sumnjive prosudbe i diskrecije, možda nema sposobnost pregledavanja izvještaja o dobiti i gubitku tvrtke, ispisivanja čekova ili bilježenja plaćanja kupaca. Ova ideja ima smisla na praktičnoj razini, zar ne? U situaciji u kojoj hrpa ljudi pristupa datoteci QuickBooks, želite biti sigurni da povjerljive informacije ostaju povjerljive.

Također želite biti sigurni da ljudi ne mogu namjerno ili nenamjerno pokvariti vašu financijsku evidenciju. Ne želite da netko unese netočne podatke (možda zato što naiđe na neko područje programa QuickBooks gdje nema posla). I ne želite da netko na prijevaru bilježi transakcije - kao što su lažni čekovi - da može dobiti gotovinu.

Mislim da ćete, ako razmislite o ovoj stvari s korisničkim dopuštenjima, shvatiti da "Hej, da, to ima smisla!" Tako da neću govoriti puno više o tome. Dopustite mi da zaključim izbacujući nekoliko općih zapažanja o tome kako odlučujete koja su korisnička dopuštenja prikladna:

• Povjerljivost podataka: ovo pitanje vjerojatno ima najviše veze s vašom filozofijom upravljanja. Što ste otvoreniji po pitanju stvari, to se vjerojatno manje morate brinuti o ljudima koji njuškaju za stvarima. Želim, međutim, istaknuti da je obračun plaća uvijek osjetljiva tema. Ako svi znaju koliko su svi drugi plaćeni, dolazi do zanimljivih rasprava — ali to ste već znali.
• Oštećenje podataka: Što se tiče oštećenja podataka, morate znati da ljudi obično primjenjuju dva opća pravila:
  • Ne dajte ljudima pristup alatima koje ne znaju koristiti. To samo traži nevolje.
  • Pobrinite se da nitko ne može bez nadzora lutati okolo u nekom području računovodstvenog sustava - osobito ako ta osoba bilježi ili rukuje gotovinom.

Ako je ikako moguće, koristite sustav prijatelja u kojem ljudi rade stvari zajedno, tako da ljudi uvijek provjeravaju rad drugih ljudi - čak i ako samo neizravno. Možda Joe bilježi račun, ali Jane uvijek reže ček kako bi platila račun. Možda Raul bilježi račune kupaca, ali Chang ih šalje. Možda Saul bilježi novčane račune, ali Beth ih polaže. Vidite uzorak, zar ne? Ako se dvoje ljudi bave određenim gospodarskim događajem — opet, posebno onim koji uključuje gotovinu — stvarno je dobra ideja da Joe i Jane, Raul i Chang, te Saul i Beth pogledaju jedan drugome preko ramena.

Zaključavanje zapisa

Najlakši način za razumijevanje zaključavanja zapisa je usporedba s drugom vrstom zaključavanja: zaključavanjem datoteke. Većina drugih programa koristi zaključavanje datoteka. Zaključavanje datotekeznači da ako jedna osoba na mreži ima, recimo, otvoren dokument za obradu teksta, nitko drugi na mreži ne može otvoriti i zatim uređivati ​​taj dokument. Drugi će možda moći otvoriti kopiju dokumenta koju mogu spremiti na svoja računala, ali ne mogu uređivati ​​izvorni dokument. Operativni sustav zaključava izvorni dokument (datoteku) tako da se samo jedna osoba može zavaravati s datotekom odjednom. Ovo zaključavanje osigurava integritet podataka i promjene koje ljudi unose u podatke. (Ako vam se ovaj posao s osiguravanjem integriteta čini čudnim, razmislite o poteškoćama u osiguravanju da promjene obaju ljudi završe u dokumentu za obradu teksta koji obje osobe uređuju istovremeno.)

Zaključavanje zapisa radi drugačije. Uz zaključavanje zapisa, više od jedne osobe na mreži može otvoriti i uređivati ​​istu datoteku odjednom, ali samo jedna osoba može raditi s određenim zapisom.

Rekord je dio datoteke. U datoteci računa koju dugujete prodavačima, na primjer, datoteka je cjelokupna zbirka računa. Pojedinačni računi su zapisi unutar datoteke i više od jedne osobe može otvoriti datoteku računa. Međutim, pojedinačni računi - pojedinačni zapisi koji čine datoteku - zaključavaju se kada osoba zgrabi zapis.

Ove informacije mogu zvučati kao prevelika zbrka, ali razlikovanje između datoteka i zapisa unutar datoteke ono je što omogućuje dijeljenje datoteka. U QuickBooks, na primjer, ako Jane upisuje jedan račun za Alpha Company u datoteku, Joe može urediti račun za Beta Corporation jer su ta dva računa različiti zapisi. Međutim, zbog zaključavanja zapisa, Jane se ne može zavaravati s računom Beta Corporation koji Joe uređuje. A Joe - opet, zbog zaključavanja zapisa - ne može petljati s računom tvrtke Alpha koji Jane podnosi.

Općenito rečeno, dvije osobe ne mogu uređivati ​​isti zapis u datoteci u isto vrijeme. Zaključavanje zapisa omogućuje zaposlenicima korištenje datoteke u višekorisničkom okruženju jer omogućuje više od jedne osobe da radi s datotekom.

Instaliranje QuickBooks-a za korištenje mreže

Da biste instalirali QuickBooks za mrežnu upotrebu, najprije morate instalirati QuickBooks na sva računala na mreži koja trebaju pristupiti i raditi s QuickBooks datotekom. Ovaj zadatak nije težak. Ne morate instalirati QuickBooks na bilo koji otmjen način da biste mogli dijeliti QuickBooks datoteke.

Morate kupiti primjerak QuickBooks-a za svako računalo koje će pokrenuti program. Ako imate tri računala na kojima želite koristiti QuickBooks, morate kupiti tri primjerka QuickBooks-a. Ili možete kupiti posebnu verziju QuickBooksa s licencom za više sjedala. Ako pokušate instalirati jednu kopiju QuickBooks-a (s jednim kodom ključa) na više računala, QuickBooks neće dopustiti da dva računala koja koriste isti kod ključa dijele datoteku u višekorisničkom načinu.

Kada kreirate datoteku koju želite podijeliti, morate biti sigurni da ste pohranili datoteku na mjesto gdje joj drugi korisnici QuickBooksa mogu pristupiti. Odnosno, možda ćete morati pohraniti datoteku na poslužitelj. Datoteku također možete pohraniti na klijentsko računalo sve dok odredite dopuštenja dijeljenja za mapu ili pogon na koji spremate QuickBooks datoteku.

Još jedna važna stvar: Tko god stvori QuickBooks datoteku, automatski postaje administrator datoteke. Administrator datoteka ima pristup svim područjima datoteke i postavlja druge korisnike datoteke, tako da ne želite da bilo tko postavlja QuickBooks datoteku. Vlasnik tvrtke ili voditelj računovodstva su pogodni za ovaj posao. U svakom slučaju, osoba koja postavlja datoteku trebala bi biti pouzdana redovita osoba u uredu kojoj je lako doći za sva pitanja ili probleme koji se pojave. Također, ova osoba bi vjerojatno trebala imati jaku pozadinu u računovodstvu. Za više pojedinosti pogledajte sljedeći odjeljak.

Postavljanje korisničkih dozvola

QuickBooks-u možete reći tko će još koristiti datoteku i postaviti dopuštenja za te druge osobe tijekom postavljanja QuickBooks-a ili kasnije.

Korisnička dopuštenja u Enterprise Solutions

Da biste postavili dopuštenja u Enterprise Solutions, slijedite ove korake:

1. Recite QuickBooksu da želite postaviti korisnička dopuštenja.

Odaberite naredbu Tvrtka→Korisnici→Postavi korisnike i uloge. QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Korisnici i uloge (nije prikazan).

2. Naznačite da želite postaviti novog korisnika.

Kliknite gumb Novo kako bi QuickBooks prikazao dijaloški okvir Novi korisnik (nije prikazan) koji navodi razne računovodstvene uloge koje korisnik QuickBooks može ispuniti. Ove uloge daju korisniku mogućnost obavljanja odgovarajućih računovodstvenih zadataka s programom QuickBooks. Okvir Opis na dnu dijaloškog okvira sažima zadatke za koje se može očekivati ​​da ih netko u danoj ulozi izvrši.

3. Odaberite ulogu koja najbolje odgovara korisniku kojeg opisujete, a zatim kliknite Dodaj.

Vlasnici bi, inače, trebali imati ulogu punog pristupa kako bi mogli raditi sve što žele. Imajte na umu da korisniku možete dati više uloga.

Ako želite promijeniti dopuštenja postojećeg korisnika, odaberite korisnika na kartici Popis korisnika, a zatim kliknite gumb Uredi. QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Uredi korisnika (nije na slici), koji nalikuje dijaloškom okviru Novi korisnik i omogućuje vam promjenu korisničke uloge ili uloga.

4. Kliknite OK za povratak na dijaloški okvir Korisnici i uloge.

Možete pregledati dopuštenja (u osnovi, popis mogućnosti koje QuickBooks dopušta) za određenu osobu ili unaprijed definiranu ulogu. Da biste vidjeli dopuštenja koja korisnik ima, odaberite karticu Popis korisnika u dijaloškom okviru Korisnici i uloge, kliknite gumb Prikaz dopuštenja, odaberite korisnika u okviru s popisom, a zatim kliknite gumb Prikaz. QuickBooks prikazuje veliki dijaloški okvir koji specifično identificira što korisnik može učiniti. Da biste vidjeli dopuštenja koja određena uloga ima, odaberite karticu Popis uloga u dijaloškom okviru Korisnici i uloge, kliknite gumb Prikaz dopuštenja, odaberite ulogu, a zatim kliknite gumb Prikaz.

Korisnička dopuštenja u QuickBooks Pro i Premier

Da biste postavili dopuštenja u QuickBooks Pro ili QuickBooks Premier, slijedite ove korake:

1. Odaberite naredbu Tvrtka→Postavi korisnike i lozinke→Postavi korisnike.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Popis korisnika (pogledajte sliku).

Dijaloški okvir Popis korisnika

2. Kliknite gumb Dodaj korisnika.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir Postavljanje korisničke lozinke i pristupa koji koristite za dodavanje novih korisnika i određivanje lozinki.

Postavljanje korisničke lozinke i dijaloški okvir za pristup

3. Upišite korisničko ime i lozinku dodatne osobe za koju želite da može koristiti QuickBooks datoteku; zatim ponovno upišite lozinku u tekstni okvir Potvrdi lozinku.

Ponovnim unosom lozinke potvrđujete da ste prvi put ispravno upisali lozinku.

Od ovog trenutka, kada netko otvori QuickBooks datoteku, QuickBooks traži korisničko ime i lozinku. Dakle, da bi druga osoba pristupila datoteci QuickBooks, mora unijeti korisničko ime i lozinku koje ste postavili.

4. Odredite pristup korisnika.

QuickBooks prikazuje dijaloški okvir s pitanjem želite li da osoba ima pristup svim područjima datoteke QuickBooks ili samo nekim područjima.

Ako navedete da želite dati pristup samo nekim područjima - vjerojatno uobičajeni slučaj - QuickBooks prikazuje niz dijaloških okvira koji vam omogućuju postavljanje dopuštenja za svako područje. Odabirete gumb za opciju Nema pristupa kako biste određeno područje (kao što je bankarstvo) postavili izvan ograničenja za korisnika, odaberite gumb opcije Sva područja QuickBooks da biste korisniku dali dopuštenje za stvaranje i ispis transakcija i izvješća u tom području ili odaberite gumb opcije Odabrana područja QuickBooks kako bi korisniku omogućio djelomični pristup području. Ako odaberete opciju Odabrana područja, morate odrediti ograničeni pristup tako što ćete proći kroz stranice čarobnjaka i detaljno opisati pristup koji želite da korisnik ima. Također možete odrediti hoće li druge aplikacije (kao što je TurboTax) dobiti pristup QuickBooks podacima.

Određivanje kojim područjima korisnik može pristupiti

5. Pregledajte pristup korisnika.

Nakon što završite s prolaskom kroz dijaloške okvire Postavljanje korisničke lozinke i Pristup, QuickBooks prikazuje sažetak dopuštenja za korisnika. Kliknite gumb Natrag ako se trebate vratiti i promijeniti dopuštenja za područje ili kliknite Završi kako biste naznačili da ste gotovi navodeći što određeni korisnik može učiniti. QuickBooks ponovno prikazuje dijaloški okvir Popis korisnika, s dodanim novim korisnikom. Kliknite Dodaj korisnika da biste dodali još jednog novog korisnika, kliknite Uredi korisnika da biste uredili odabranog korisnika ili kliknite Zatvori za zatvaranje dijaloškog okvira.

Korisnik se može prijaviti i otvoriti QuickBooks datoteku s bilo kojeg računala na mreži sve dok računalo ima instaliran QuickBooks i ima mrežni pristup QuickBooks datoteci. Međutim, ako osoba pokuša otvoriti zabranjeno područje ili izvršiti neovlaštenu radnju, QuickBooks prikazuje okvir s porukom koji pokazuje da toj osobi nedostaju dopuštenja potrebna za izvođenje radnje.

Određivanje i rad u višekorisničkom načinu rada

Da bi više osoba odjednom radilo s QuickBooks datotekom, korisnici moraju raditi s QuickBooks datotekom u višekorisničkom načinu. Prva osoba koja otvori datoteku mora odrediti višekorisnički način rada kako bi drugi mogli otvoriti datoteku. Da biste odredili višekorisnički način rada, odaberite Datoteka–>Prebaci na višekorisnički način rada. Možete reći da radite u višekorisničkom načinu rada jer to pokazuje naslovna traka QuickBooks. Kada drugi ljudi otvore QuickBooks datoteku, ona se automatski otvara u višekorisničkom načinu. Da bi drugi korisnik mogao raditi u jednokorisničkom načinu, drugi korisnici moraju zatvoriti QuickBooks datoteku, a korisnik koji želi raditi u jednokorisničkom načinu mora odabrati Datoteka–>Prebaci na Jednokorisnički način rada.

Dijeljenje QuickBooks datoteke putem mreže uključuje nekoliko trikova. Prvo, morate biti sigurni da nitko tko je u načinu rada za jednog korisnika ne koristi datoteku koju želite otvoriti. Ako netko koristi datoteku, a vi je pokušate otvoriti, QuickBooks prikazuje poruku koja pokazuje da netko koristi datoteku tvrtke u načinu rada za jednog korisnika. Recite osobi da se prebaci na višekorisnički način rada, a zatim kliknite gumb Pokušajte ponovno.

Čim počnete stvarati ili uređivati ​​transakciju, QuickBooks zaključava transakciju. Na ovaj način nitko drugi ne može uređivati ​​transakciju dok vi radite na njoj. Možete utvrditi imate li transakciju otvorenu u načinu uređivanja prema onome što QuickBooks prikazuje u naslovnoj traci na vrhu obrasca: Uređivanje transakcije. Drugi korisnici mogu otvoriti transakciju dok je uređujete u modu za uređivanje, ali ne mogu unositi promjene dok ne završite.

Ako pokušate urediti transakciju koju vaša suradnica Harriet već ima otvorenu u načinu uređivanja, na primjer, QuickBooks prikazuje poruku koja glasi (i ovdje, parafraziram) Oprosti, Bubba. Harriet radi na toj transakciji. Morate se vratiti kasnije.