Pristupite 2013. Sve-u-jednom za LuckyTemplates Cheat Sheet

Access 2013 olakšava upravljanje vašim podacima, kombinirajući vizualno sučelje sa snagom relacijske baze podataka. Otkrijte kako organizirati podatke u tablice, dizajnirati obrasce i izvješća za uređivanje i prezentiranje informacija te stvoriti upite za odabir i kombiniranje informacija. Sljedeći koraci su pisanje makronaredbi i Visual Basic for Applications (VBA) skripti kako bi vaša baza podataka bila pametna i korištenje SharePointa za objavljivanje podataka na webu.

Dizajniranje relacijske baze podataka u Accessu 2013

Kada koristite program baze podataka kao što je Access 2013, ne možete tek tako početi unositi podatke. Umjesto toga, trebate izraditi dizajn relacijske baze podataka, dijeleći svoje podatke u jednu ili više tablica, od kojih se svaka sastoji od polja (koja su poput stupaca u proračunskoj tablici). Tablice su povezane relacijskim spojevima, u kojima polje u jednoj tablici odgovara (odnosi se na) polje u drugoj. Evo općenite ideje:

Identificirajte svoje podatke.

Napravite popis mogućih polja (dijelova informacija), uključujući tekst, broj, datum, istinito/netočno i druge vrste podataka.

Uklonite suvišna polja.

Nemojte spremati iste informacije na više od jednog mjesta. Ako možete izračunati jedno polje iz drugog, pohranite samo jedno. (Spremite datum rođenja ili dob, ali ne oboje, na primjer.)

Organizirajte polja u tablice.

Grupirajte svoja polja prema onome što opisuju tako da svaka grupa postane tablica. Baza podataka za unos narudžbi za trgovinu može imati jednu tablicu za kupce, jednu za proizvode i jednu za narudžbe.

Dodajte tablice za kodove i kratice.

Planirajte uključiti tablicu naziva država i dvoslovnih kodova te tablicu svih drugih kodova ili kratica koje namjeravate koristiti u bazi podataka. Ove tablice ćete koristiti za izradu padajućih izbornika vrijednosti koje možete odabrati prilikom unosa zapisa.

Odaberite primarni ključ za svaku tablicu.

Primarni ključ je polje koje jedinstveno identificira svaki zapis u tablici. Možete reći Accessu da svakom zapisu dodijeli jedinstveni ID broj pomoću polja AutoNumber.

Povežite tablice.

Pogledajte koje tablice sadrže polja koja odgovaraju poljima u drugim tablicama. U bazi podataka za unos narudžbe, tablica Narudžbe mora sadržavati polje koje identificira kupca koji je dao narudžbu – polje koje odgovara polju primarnog ključa u tablici Kupci. Većina relacija je jedan prema više , u kojem se jedan zapis u jednoj tablici može podudarati s više od jednog (ili nijedan) zapis u drugoj tablici.

Savjeti za odabir vrsta polja u programu Access 2013

Kada dizajnirate bazu podataka u Accessu 2013, odlučujete koje vrste će biti svako polje. Access nudi 12 vrsta polja među kojima možete birati. Odaberite vrstu polja koja najbolje opisuje podatke koje želite pohraniti u polje i koja funkcionira za vrstu analize koja vam je potrebna za korištenje polja. Evo savjeta o tome kada koristiti koju vrstu polja.

Handy Access 2013 Tipkovnički prečaci

Neki bi ljudi radije koristili tipkovnicu nego miš, a Access 2013 ima mnogo tipkovničkih prečaca za te ljude. Sljedeći tipkovnički prečaci posebno su korisni u Accessu 2013. Neki prečaci na tipkama rade bilo gdje u Accessu 2013; drugi rade samo u određenim pogledima, kao što je navedeno.

Dizajn baze podataka Secrets of Access 2013

Evo pet zapovijedi dizajna baze podataka, bilo da koristite Access 2013 ili neki drugi program za baze podataka. Dobro osmišljena baza podataka olakšava održavanje vaših podataka.

• Pohranite informacije tamo gdje im je mjesto, a ne gdje se pojavljuju. Gdje pohranjujete informacije nema nikakve veze s tim gdje se pojavljuju. U proračunsku tablicu upisujete informacije gdje želite da se pojavljuju kada ispisujete proračunsku tablicu, ali baze podataka rade drugačije. U bazi podataka pohranjujete informacije u tablice na temelju strukture informacija. Dio informacija može se pojaviti u puno izvješća, ali ga pohranjujete u samo jedno polje u jednoj tablici.

• Pohranite informacije onako kako stvarno postoje, a ne kako želite da se prikazuju u određenom izvješću. Ovo pravilo je posljedica prvog pravila. Ako želite da se naslovi knjiga pojavljuju u svim velikim (velikim) slovima u vašim narudžbenicama, Access može umjesto vas pisati naslove velikim slovima. Naslove knjiga pohranite s ispravnim velikim slovima kako ne biste zaglavili s velikim slovima u svakom izvješću. Access ima puno ugrađenih funkcija koje mogu prilagoditi način na koji su tekst, brojevi i datumi oblikovani.

• Izbjegavajte smeće unutra, smeće van (GIGO). Ako se ne trudite stvoriti dobar, razuman dizajn za svoju bazu podataka — i ako ne pazite da unosite točne, čiste podatke — vaša će baza podataka završiti puna smeća. Dobro dizajniranu bazu podataka lakše je održavati nego loše dizajniranu jer se svaka informacija pohranjuje samo jednom, u jasno imenovano polje u jasno imenovanoj tablici, s odgovarajućim pravilima provjere valjanosti. Da, zvuči kao puno posla, ali čišćenje baze podataka od 10.000 netočnih zapisa je (oprostite na podcjenjivanju) još više posla.

• Odvojite svoje podatke od svojih programa. Ako kreirate bazu podataka za dijeljenje ili distribuciju drugim ljudima, pohranite sve tablice u jednu bazu podataka (pozadi) i sve ostale objekte u drugu bazu podataka (prednji kraj). Zatim možete povezati ove dvije baze podataka kako bi sve funkcioniralo. Razdvajanje tablica od svega ostalog pojednostavljuje cijelu rigmarolu ažuriranja upita, obrazaca, izvješća i drugih stvari kasnije bez ometanja podataka u tablicama.

• Sigurnosno kopirajte rano i često. U redu, ovaj savjet se ne odnosi na dizajn, ali je previše važan za izostavljanje: svaki dan napravite sigurnosnu kopiju svoje baze podataka. Uz sreću, vaš ured već ima sustav redovitih (vjerojatno noćnih) sigurnosnih kopija koji uključuje vašu bazu podataka. Ako ne, napravite sigurnosnu kopiju svoje baze podataka u redovitim intervalima i svakako napravite sigurnosnu kopiju prije nego što napravite bilo kakve veće promjene. Čuvajte nekoliko sigurnosnih kopija, a ne samo onu najnoviju, u slučaju da treba neko vrijeme da se otkrije problem.

Pronalaženje pravog alata Access 2013 za uklanjanje smeća

Ako su podaci koji ulaze u vašu bazu podataka putem tablica i obrazaca smeće, svaki izlaz ili analiza koju napravite s upitima i izvješćima također će vam dati smeće. Srećom, Access nudi mnogo alata koji će vam pomoći da se uvjerite da su podaci koji ulaze u svako polje podaci koji bi trebali ići u to polje. U prikazu dizajna tablice možete pronaći mnoge alate koji čuvaju smeće:

• Vrsta podataka: Koristite ispravnu vrstu podataka kako biste spriječili unos podataka pogrešne vrste.

• Veličina polja: Ovo svojstvo ograničava broj znakova. Ako znate da polje nikada ne smije prelaziti četiri znaka, na primjer, postavite Veličina polja na 4.

• Format: ovo svojstvo čini da podaci izgledaju ispravno. Tekst možete promijeniti na sva velika ili mala slova, na primjer.

• Ulaz Maska: ulaz maska ograničava informacije dopuštena u polju određivanjem što znakova možete unijeti. Upotrijebite masku za unos kada znate oblik koji bi podaci trebali imati - ako broj narudžbe ima dva slova iza kojih slijede četiri znamenke, na primjer. Telefonski brojevi i poštanski brojevi su drugi primjeri polja u kojima su maske unosa korisne. Maske unosa rade sa svojstvom polja Format.

• Zadana vrijednost: Ovo svojstvo definira vrijednost koja se pojavljuje prema zadanim postavkama ako nije unesena druga vrijednost. Zadana vrijednost se pojavljuje u polju sve dok se ne unese druga vrijednost.

• Pravilo za provjeru valjanosti polja ili zapisa : podaci moraju proći ovo pravilo prije nego što se unesu. Ovo svojstvo radi s pravilom svojstva Tekst provjere valjanosti.

• Obavezno: Ovo svojstvo navodi da polje mora imati vrijednost da biste spremili zapis. Kada nije unesena vrijednost, Access ne stvara novi zapis kada se pritisne Tab ili Enter, a gumb Novi zapis je zasivljen.

• Dopusti nultu duljinu : Ovo svojstvo određuje je li dopušten unos nulte duljine kao što je “” (navodnici bez razmaka između njih) (samo za polja Text, Long Text i Hyperlink). Polje nulte duljine omogućuje vam da razlikujete informacije koje ne postoje i nultu vrijednost (prazna) koja je nepoznata ili nije unesena. Kada je ova opcija postavljena, dopušta niz nulte duljine u obaveznom polju. Možda ćete htjeti koristiti ulaznu masku kako bi polje nulte duljine izgledalo drugačije od nulte vrijednosti kada su obje dopuštene.

• Indeksirano: kada odaberete indeksiranje polja, možete odrediti da u polju nisu dopuštene duple vrijednosti. Ovom svojstvu se također može pristupiti iz prikaza podatkovne tablice; to je potvrdni okvir na kartici Datasheet na vrpci.

• Polja pretraživanja: Ovo svojstvo omogućuje korisniku da odabere vrijednost za polje koje je pohranjeno u drugom polju, čime se eliminiraju mnoge pravopisne pogreške i standardiziraju opcije za polje. Upotrijebite čarobnjak za traženje za stvaranje polja za pretraživanje.

Učinkovito korištenje Visual Basica za aplikacije u programu Access 2013

Kada automatizirate aplikaciju baze podataka Access 2013 pomoću Visual Basica za aplikacije (VBA), možete se izgubiti s praznom stranicom da biste počeli pisati kod. Gdje početi? Evo nekoliko jednostavnih smjernica koje treba slijediti i koje će vam pomoći da pišete VBA kod kao profesionalac:

Dobiti pomoć.

Pritisnite F1 u bilo kojem trenutku za pokretanje pomoći za Microsoft Access, gdje možete vidjeti primjere VBA koda.

Koristite preglednik objekata.

Preglednik objekata omogućuje vam istraživanje svojstava i metoda objekata u VBA. U uređivaču Visual Basic odaberite View, a zatim Object Browser ili jednostavno pritisnite F2.

Zatražite dodatnu pomoć.

Naravno, ugrađeni alati za pomoć unutar VBA su prekrasni, ali također možete koristiti svoj omiljeni preglednik za pretraživanje interneta za pomoć pri pisanju VBA koda. Možete čak pronaći primjere koje možete ukrasti - ili posuditi - za vlastiti projekt.

Obradite svoje pogreške.

Čak i najsavršeniji programer ne može spriječiti pojavljivanje pogrešaka, ali ih može spriječiti da dovedu program do zaustavljanja. Upotrijebite VBA-ovo ugrađeno rukovanje pogreškama s naredbama On Error Goto i Resume da uhvatite pogreške i promijenite tijek programa tako da vaše aplikacije ne frustriraju ljude koji ih koriste.

Koristite funkcije i podprocedure.

Upotrijebite funkcije i podprocedure za rukovanje zadacima koje će obavljati različita područja vašeg programa. Općenito je pravilo, ako se nađete da kopirate i lijepite kod iz jednog područja programa u drugo, možda biste željeli staviti taj kod u njegovu vlastitu proceduru.

Pretvorite makronaredbe u VBA kod.

Dizajner makronaredbi u Accessu 2013 omogućuje vam odabir između popisa unaprijed definiranih zadataka za automatizaciju vaše aplikacije. Napravite makronaredbu koja radi ono što želite, a zatim pretvorite tu makronaredbu u VBA kod kako biste mogli vidjeti kako bi izgledala da ste je upisali ispočetka.

Dijeljenje podataka s drugim programima iz programa Access 2013

Access 2013 je sama po sebi sjajna aplikacija za baze podataka, ali se također dobro poigrava s drugima, omogućujući vam prikaz i dohvaćanje podataka iz nekoliko drugih programa. Ako program podržava Visual Basic za aplikacije (VBA), njime možete upravljati iz programa Access. Evo kratkog popisa aplikacija s kojima možete preuzeti kontrolu i dijeliti podatke:

• Microsoft Excel: Mnogi korisnici Excela na kraju se uključe u Access jer im je potrebna veća struktura za pohranu svojih podataka. Međutim, neki od tih ljudi ne prelaze na Access, tako da još uvijek postoji jaka veza između Accessa i Excela. Možete koristiti Excel proračunsku tablicu kao tablicu u Accessu ili u potpunosti preuzeti kontrolu nad Excel aplikacijom iz VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server je poput Accessa na steroidima - barem sa stajališta tablice i upita. Svoje podatke možete premjestiti iz Accessa u SQL Server kako biste poboljšali brzinu i performanse kada koristite velike količine podataka. Nakon što su podaci u SQL Serveru, možete izraditi pristupne obrasce, izvješća, makronaredbe i module za korištenje podataka sa SQL Servera.

• Microsoft Word: većina ljudi koji koriste Access također je koristila Word. Bilo da pišete pismo ili sastavljate popis zadataka koje trebate obaviti, Word je mjesto na kojem ste se možda navikli okretati. Također možete koristiti Word kao alat za izvješćivanje, gdje možete stvoriti oznake za postavljanje podataka iz Accessa, a netko drugi — tko možda nije upoznat s Accessom — može uređivati ​​druge informacije u Word dokumentu.

• Microsoft SharePoint: SharePoint je Microsoftova vizija za dijeljenje i suradnju s podacima na webu. Iz Accessa 2013 možete dijeliti podatke sa SharePoint poslužiteljem. Možete čak stvoriti prilagođenu web-aplikaciju koja pohranjuje Access tablice, upite, obrasce (kao prikaze) i makronaredbe na poslužitelju SharePoint 2013 i omogućuje vama ili bilo kome drugom pristup tim obrascima na webu — sve bez instaliranog programa Access 2013.

• Microsoft Outlook: Outlook je više od samo alata za e-poštu; također je sustav za upravljanje kontaktima. Možete dijeliti podatke o kontaktima, kalendaru i zadacima sa svojom aplikacijom Access tako da ih morate unijeti na samo jedno mjesto.