Kako tražiti vanjske podatke u Excelu 2016

Excel 2016 omogućuje ispitivanje popisa podataka (tablica) pohranjenih u vanjskim bazama podataka kojima imate pristup, a zatim izdvajanje podataka koji vas zanimaju u radni list radi daljnje manipulacije i analize.

Excel 2016 također olakšava pribavljanje podataka iz različitih izvora podataka, uključujući datoteke baze podataka Microsoft Accessa, web stranice na Internetu, tekstualne datoteke i druge izvore podataka kao što su tablice baze podataka na SQL poslužiteljima i uslugama analize, XML podatkovne datoteke i podatkovne tablice iz mrežnih veza na Microsoft Windows Azure DataMarket i OData Data feedove.

Prilikom uvoza podataka iz takvih vanjskih izvora u Excel radne listove, možda ćete imati posla s podacima pohranjenim u više povezanih tablica koje su sve pohranjene u bazi podataka (ono što se u Excelu 2016 naziva podatkovnim modelom ). Odnos između različitih tablica u istoj bazi podataka temelji se na zajedničkom polju (stupcu) koje se pojavljuje u svakoj povezanoj tablici podataka, koje je službeno poznato kao ključno polje , no u Excelu je općenito poznato kao stupac pretraživanja .

Kada povezujete tablice na zajedničko polje ključa, u barem jednoj tablici, zapisi za to polje moraju biti jedinstveni bez duplikata, kao što je tablica podataka o klijentima gdje je polje ID-a korisnika jedinstveno i dodijeljeno samo jednom (gdje je poznato kao primarni ključ ). U drugoj povezanoj tablici podataka, zajedničko polje (poznato kao strani ključ ) može, ali ne mora biti jedinstveno kao u tablici s podacima o narudžbama gdje unosi u njezin ID korisnika ne moraju biti jedinstveni, jer je sasvim dopušteno (čak i poželjno) da isti klijent kupuje više proizvoda više puta.

Postoji samo još jedna stvar koju treba imati na umu kada radite s povezanim tablicama podataka, a to je vrsta odnosa koji postoji između dvije tablice. Postoje dvije vrste odnosa podržane u Excelovom podatkovnom modelu:

• Odnos jedan-na-jedan u kojem su unosi u polju primarnog i stranog ključa potpuno jedinstveni, kao što je odnos između popisa podataka o klijentima i popisa podataka o popustima gdje se polje ID-a korisnika pojavljuje samo jednom u svakoj tablici (jer svaki klijent ima samo jedan postotak popusta dodijeljen)

• Odnos jedan-prema-više u kojem su duplicirani unosi u polje stranog ključa dopušteni, pa čak i očekivani, kao u odnosu između popisa podataka o klijentima i popisa podataka o narudžbama gdje se polje ID-a kupca može pojaviti više puta (jer klijent obavlja višestruke kupnje)

Većinu vremena Excel 2016 može shvatiti odnos između tablica podataka koje uvezete. Međutim, ako bi Excel ikada pogriješio ili vaše tablice sadrže više od jednog zajedničkog polja koje bi moglo poslužiti kao ključ, možete ručno definirati ispravan odnos. Jednostavno odaberite gumb Odnosi u grupi Data Tools na kartici Podaci vrpce (Alt+AA) da biste otvorili dijaloški okvir Upravljanje odnosima. Tamo kliknete Novo da otvorite dijaloški okvir Kreiraj odnos u kojem definirate zajedničko polje u svakoj od dvije povezane tablice podataka. Nakon stvaranja ovog odnosa, možete koristiti bilo koje od polja u bilo kojoj od dvije povezane tablice u izvješćima koje pripremate ili zaokretnim tablicama koje izradite.

Za uvoz vanjskih podataka, na kartici Podaci vrpce (Alt+AZX) odabirete naredbeni gumb Dobij vanjske podatke. Kada to učinite, Excel prikazuje izbornik sa sljedećim izborima:

• Iz Accessa za uvoz tablica baze podataka spremljenih u Microsoft Accessu

• S weba za izvođenje upita web stranice za uvoz popisa podataka s web stranica na Internetu

• Iz teksta za uvoz podataka spremljenih u tekstualnu datoteku definiranjem kako raščlaniti njezine podatke u određene stupce i retke vašeg radnog lista

• Iz drugih izvora da biste otvorili padajući izbornik koji nudi razne mogućnosti: Sa SQL Servera, Iz Analysis Services, Iz Windows Azure Marketplacea, Iz OData Data Feed, Iz XML Data Import, From Data Connection Wizard i From Microsoft Query

• Postojeće veze za ponovnu upotrebu veze s podatkovnom uslugom ili izvorom podataka (pomoću jedne od opcija uvoza, posebno u odjeljku Iz drugih izvora) koje ste već uspostavili za dohvaćanje više podataka ili osvježavanje prethodno uvezenih podataka