Kako postaviti upit za vanjsku bazu podataka u Excelu

Excel pruža moćnu metodu za dohvaćanje informacija iz vanjskih baza podataka. Niste ograničeni na jednostavno preuzimanje svih informacija iz određene tablice. Alternativno, možete postaviti upit bazi podataka.

Upitivanjem baze podataka dohvaćate samo informacije iz tablice koje odgovaraju vašim kriterijima. Također možete koristiti upit za kombiniranje informacija iz dvije ili više tablica. Stoga upotrijebite upit za masiranje i filtriranje podataka prije nego što se stvarno stave u vašu radnu knjigu programa Excel.

Upiti je često najbolji pristup kada želite kombinirati podatke prije uvoza i kada trebate filtrirati podatke prije uvoza.

Za pokretanje upita baze podataka i uvoz rezultata upita slijedite ove korake:

1Na kartici Podaci odaberite Iz drugih izvora→Iz Microsoft Queryja.

Excel prikazuje dijaloški okvir Odabir izvora podataka.

2 Koristeći karticu Baze podataka, odredite vrstu baze podataka koju želite postaviti.

Na primjer, da biste postavili upit bazi podataka Microsoft Accessa, kliknite unos MS Access baze podataka, a zatim U redu.

Rezultate upita možete postaviti tako da kliknete karticu Upiti, a zatim odaberete jednu od tamo navedenih stavki.

Također možete postaviti upit za OLAP kocku i preuzeti informacije iz nje. Ako želite postaviti upit za upit ili OLAP kocku, posavjetujte se s administratorom baze podataka. Administrator baze podataka može vam reći iz kojeg upita ili OLAP kocke želite dohvatiti podatke.

3 Odaberite bazu podataka.

Excel prikazuje dijaloški okvir Odabir baze podataka. Upotrijebite ovaj dijaloški okvir za identificiranje lokacije i naziva baze podataka koju želite postaviti.

4S popisa direktorija odaberite bazu podataka koju želite postaviti i zatim kliknite U redu.

Excel prikazuje dijaloški okvir Čarobnjak za upite – Odabir stupaca.

Koristite Čarobnjak za upite – dijaloški okvir Odabir stupaca da odaberete koje tablice i koja polja tablice želite da se pojavljuju u rezultatima upita. U okviru Dostupne tablice i stupci Excel navodi tablice i polja. U početku ovaj popis prikazuje samo tablice, ali možete vidjeti polja unutar tablice klikom na simbol + pored tablice.

5Kada vidite polje koje želite kao stupac na popisu programa Excel, kliknite njegovo polje, a zatim kliknite gumb sa strelicom udesno koji pokazuje na okvir s popisom Stupci u vašem upitu.

Da biste dodali sva polja u tablici na svoj popis, kliknite naziv tablice, a zatim kliknite gumb sa strelicom udesno koji pokazuje na okvir s popisom Stupci u vašem upitu.

Da biste uklonili polje, odaberite polje u okviru s popisom Stupci u vašem upitu, a zatim kliknite gumb sa strelicom okrenutom lijevo koja pokazuje na okvir s popisom Dostupne tablice i stupci.

Sve ovo zvuči vrlo komplicirano, ali zapravo nije. U suštini, sve što trebate učiniti je identificirati stupce informacija koje želite na svom popisu programa Excel.

6Nakon što odredite koje stupce želite u svom upitu, kliknite gumb Sljedeće da biste filtrirali podatke upita prema potrebi.

Excel prikazuje dijaloški okvir Čarobnjak za upite – Filtriranje podataka.

Podatke vraćene kao dio upita možete filtrirati korištenjem tekstualnih okvira samo u redovima gdje. Na primjer, da biste uključili samo retke u kojima polje za kraticu stanja prikazuje CA, kliknite polje state_abbrev u okviru s popisom Stupac za filtriranje. Zatim odaberite operaciju filtriranja Jednako s prvog padajućeg popisa i unesite ili odaberite vrijednost CA u drugi padajući popis.

Čarobnjak za upite – dijaloški okvir Filtriranje podataka izvodi iste vrste filtriranja koje možete izvesti s naredbom AutoFilter i Napredni filtar.

7Filtrirajte svoje podatke na temelju više filtara odabirom radio gumba I ili Ili.

I: Korištenje filtara I znači da redak mora udovoljavati svakom od zahtjeva filtra da bi bio uključen.

Ili: Korištenje filtara Ili znači da ako redak ispunjava bilo koji filtrirani uvjet, redak je uključen.

8 Kliknite Dalje.

Excel prikazuje dijaloški okvir Čarobnjak za upite – Redoslijed sortiranja.

9Odaberite redoslijed sortiranja za podatke rezultata upita u dijaloškom okviru Čarobnjak za upite – Redoslijed sortiranja.

Odaberite polje ili stupac koji želite koristiti za sortiranje s padajućeg popisa Sortiraj po. Odabirom radio gumba Uzlazno ili Silazno, odaberite hoće li polje biti poredano uzlaznim ili silaznim redoslijedom.

Također možete koristiti dodatne tipke za sortiranje odabirom polja na prvom i drugom padajućem popisu Zatim By.

Rezultate upita sortirate na isti način na koji sortirate retke u Excel tablici. Sortiranje radi isto bez obzira govorite li o rezultatima upita ili recima na popisu.

10 Kliknite Dalje.

Excel prikazuje Čarobnjak za upit – Završi dijaloški okvir.

11U dijaloškom okviru Čarobnjak za upite – Završetak navedite gdje bi Excel trebao smjestiti rezultate upita.

Ovaj dijaloški okvir pruža radio gumbe iz kojih birate gdje želite smjestiti podatke o rezultatima upita: u Excel, u prozor Microsoft Query koji zatim možete pregledati ili u OLAP kocku. Obično jednostavno želite vratiti podatke u Microsoft Excel i smjestiti ih u radnu knjigu. Da biste napravili ovaj izbor, odaberite radio gumb Vrati podatke u Microsoft Office Excel.

12 Kliknite gumb Završi.

Nakon što kliknete gumb Završi da biste dovršili čarobnjak za upite, Excel prikazuje dijaloški okvir Uvoz podataka.

13U dijaloškom okviru Uvoz podataka odaberite mjesto radnog lista za podatke rezultata upita.

Upotrijebite ovaj dijaloški okvir da odredite gdje se trebaju postaviti podaci rezultata upita.

Za postavljanje podataka rezultata upita u postojeći radni list, odaberite radio gumb Existing Worksheet. Zatim identificirajte ćeliju u gornjem lijevom kutu raspona radnog lista i unesite je u tekstualni okvir Postojeći radni list.

Alternativno, za postavljanje podataka u novi radni list, odaberite radio gumb Novi radni list.

14 Kliknite OK.

Excel postavlja podatke na lokaciju koju ste odabrali.