Word 2010 -yhdistelysähköpostin luominen ja lähettäminen

Word 2010:ssä sähköpostin yhdistäminen sisältää yhden Word-asiakirjan avaamisen, nimiluettelon ja muiden tietojen sekoittamisen ja kaiken yhdistämisen (yhdistettämisen). Wordin avulla voit lähettää mukautettuja sähköpostiviestejä käyttämällä yhdistämisen Sähköposti-vaihtoehtoa. (Tämä vaihtoehto toimii vain, kun olet määrittänyt Microsoft Outlook -ohjelman tietokoneellesi.)

1Aloita uusi, tyhjä asiakirja.

Voit käyttää pikanäppäintä Ctrl+N.

2Valitse Postitukset-välilehdellä Aloita yhdistäminen→ Sähköpostiviestit.

Word muuttuu Web Layout -näkymään, jota käytetään Internet-asiakirjojen luomiseen Wordissa.

3Luo sähköpostiviestisi kirjoittamalla viestin kentät KAIKKIA KIRJAIMILLA.

KAIKKIA kirjaimia käyttämällä löydät helposti viestin mukautettavat osat, kuten jonkun nimen ja sijainnin.

4 Tallenna asiakirjasi.

Voit tallentaa käyttämällä pikanäppäintä Ctrl+S.

5 Valitse Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmästä Valitse vastaanottajat→ Kirjoita uusi luettelo.

Jos tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, et ole luonut oikein pääasiakirjaa. Muussa tapauksessa näet Uusi osoiteluettelo -valintaikkunan.

Word olettaa, että tarvitset noin tusina kenttää yhdistämiseen, mikä on typerää, mutta luku, jota sinun on käsiteltävä. Joten seuraavat vaiheet poistavat kentät, joita et tarvitse asiakirjastasi, ja korvaavat ne kentillä, joita asiakirjasi vaatii.

6 Napsauta Mukauta sarakkeita -painiketta.

Mukauta osoiteluetteloa -valintaikkuna tulee näkyviin ja näyttää kentät, jotka Word olettaa sinun tarvitsevan. Tällaista typeryyttä ei voida sietää.

7Valitse kenttä, jota et tarvitse, ja napsauta Poista-painiketta.

Näyttöön tulee vahvistusvalintaikkuna.

8Napsauta vahvistusvalintaikkunassa Kyllä.

Valintaikkuna sulkeutuu ja tarpeeton kenttä katoaa.

9Toista vaiheet 8 ja 9 jokaiselle tarpeettomalle kentälle.

Kun ylimääräiset kentät on poistettu, seuraava vaihe on lisätä tarvitsemasi kentät - jos sellaisia ​​​​on.

10Jos haluat lisätä asiakirjaan tarvittavan kentän, napsauta Lisää-painiketta.

Pieni Lisää kenttä -valintaikkuna tulee näkyviin.

11 Kirjoita kentän nimi ja napsauta OK-painiketta.

Nimeä kenttä vastaamaan siinä olevan tiedon tyyppiä; esimerkiksi Shark Bite Location.

12Toista vaiheet 11 ja 12 jokaiselle uusille kentille, joita tarvitset pääasiakirjassasi.

Kun olet valmis, tarkista luettelo. Sen pitäisi vastata asiakirjasi ALL CAPS -kenttien luetteloa (jos valitsit niiden luomisen). Älä huoli, jos näin ei tapahdu – voit lisätä kenttiä myöhemmin, vaikka se vie enemmän aikaa.

13 Napsauta OK.

Mukautetut kentät näkyvät nyt sarakeotsikoina Uusi osoiteluettelo -valintaikkunassa.

Nyt olet valmis täyttämään vastaanottajaluettelon.

14 Kirjoita tietueen tiedot.

Kirjoita kuhunkin kenttään sopivat tiedot: esimerkiksi nimi, otsikko, suosikki sushipaikka tai alkuperäplaneetta.

15Siirry seuraavaan kenttään painamalla sarkainta.

Kun olet täyttänyt viimeisen kentän, haluat todennäköisesti lisätä toisen tietueen.

16Jos haluat lisätä uuden tietueen, paina sarkainnäppäintä viimeisen kentän syöttämisen jälkeen.

Kun painat sarkainnäppäintä tietueen viimeisen kentän kohdalla, uusi tietue luodaan automaattisesti ja lisätään seuraavalle riville.

17Toista vaiheita 15–17, kunnes olet syöttänyt kaikki haluamasi tietueet.

Jatka tietojen täyttämistä!

18 Tarkista työsi, kun olet valmis.

Voit muokata mitä tahansa kenttää missä tahansa tietueessa valitsemalla sen hiirellä.

19 Napsauta OK.

Näkyviin tulee erityinen Tallenna nimellä -valintaikkuna, jonka avulla voit tallentaa vastaanottajaluettelon.

20 Kirjoita nimi vastaanottajaluettelolle.

Kuvaavat nimet ovat parhaita. Loppujen lopuksi saatat käyttää samaa vastaanottajaluetteloa uudelleen.

21Napsauta Tallenna-painiketta.

Palaat asiakirjaasi. Seuraava vaihe yhdistämistuskissasi on sekoittaa kentät vastaanottajaluettelosta pääasiakirjaan.

22Valitse kentän paikkamerkki pääasiakirjasta.

Jos käytit KAIKKIA KIRJAIMISIA paikkamerkkejä lisätäksesi kenttiä asiakirjaasi, sinun pitäisi pystyä paikantamaan ne helposti.

23Napsauta Lisää yhdistämiskenttä -komentopainiketta.

Näkyviin tulee Lisää yhdistämiskenttä -valikko, joka näyttää kentät pääasiakirjaan liittyvän vastaanottajaluettelon mukaisesti.

24Valitse oikea kenttä, jonka haluat lisätä tekstiisi.

Jos esimerkiksi korvaat asiakirjan tekstin ENSIMMÄINEN Ensimmäinen-kentällä, valitse Lisää yhdistämiskenttä -valikosta Ensimmäinen kenttä. Kenttä lisätään asiakirjaan, ja se korvaa ALL CAPS -tekstin.

25 Jatka kenttien lisäämistä, kunnes asiakirja on valmis.

Toista vaiheet 23–25 tarpeen mukaan liittääksesi kaikki kentät asiakirjaan.

26Tallenna pääasiakirja.

Olet nyt valmis lähettämään useita sähköpostiviestejä.

27Valitse Valmis ja yhdistä → Lähetä sähköpostiviestejä.

Yhdistä sähköpostiin -valintaikkuna tulee näkyviin.

28Valitse sähköpostiosoite-kenttä avattavasta Vastaanottaja-luettelosta.

Asiakirjan vastaanottajaluettelossa on oltava sähköpostiosoite riippumatta siitä, näkyykö se asiakirjassa vai ei. Jos näin ei ole, muokkaa vastaanottajaluetteloa siten, että se sisältää osoitteen.

29Kirjoita viestin aiherivi ja napsauta OK.

Näyttää siltä, ​​​​että mitään ei ole tapahtunut, mutta viestit on sijoitettu Outlookin Lähtevät-kansioon.

30Avaa Outlook.

Kun avaat Outlookin, jonoon asettamasi viestit lähetetään (jos Outlook on määritetty lähettämään odottavia viestejä, kun se avataan).