Office-tiedostojen (asiakirjat, työkirjat ja esitykset) käsitteleminen iPadilla

Sinulla on nyt Office iPadissasi. Loistava! Tässä on muutamia vinkkejä. Tiedostot ovat eri nimillä Officessa. Word-tiedostoa kutsutaan asiakirjaksi ; Excel-tiedostoa kutsutaan työkirjaksi ; ja PowerPoint-tiedostoa kutsutaan esitykseksi. Millä tahansa nimellä, sinun on ilo tietää, että tiedostojen luonti-, avaamis-, tallennus- ja nimeämistekniikat ovat samat.

Miten Office for the iPad käsittelee tiedostoja

Office for the iPad toimii olettaen, että iPadisi on aina yhteydessä Internetiin ja haluat tallentaa tiedostosi OneDriveen, Microsoftin online-tiedostotallennustilaan. Voit kuitenkin tallentaa tiedostoja itse iPadiin. Lisäksi voit siirtää tiedostoja edestakaisin iPadin ja OneDriven välillä.

Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa iPadille kaikki tiedostotoiminnot tehdään Office-ikkunan ja Tiedosto-valikon kautta. Jos haluat käsitellä tiedostoja, katso näytön vasenta yläkulmaa ja napauta Office-painiketta tai Tiedosto-painiketta. Toimiston napauttaminen avaa Office-ikkunan; napauttamalla Tiedosto avaa Tiedosto-valikon:

• Office-ikkuna: Tarjoaa komentoja OneDriveen kirjautumiseen ja sieltä uloskirjautumiseen, tiedostojen luomiseen ja tiedostojen avaamiseen.

• Tiedosto-valikko: Tarjoaa komentoja tiedostojen nimeämiseen, monistamiseen, palauttamiseen ja tulostamiseen sekä tiedoston ominaisuuksien tarkastelemiseen.

Tiedoston avaaminen

Kun käynnistät Wordin, Excelin tai PowerPointin iPadille, avaat myös tiedoston, joka oli avoinna viimeksi, kun suoritit sovelluksen. Onko tämä tiedosto, jota haluat käsitellä? Jos näin ei ole, avaa tiedosto seuraavasti:

Napauta Office-painiketta.

Office-ikkuna avautuu.

Napauta Avaa.

Siirry kohtaan, johon tiedosto, jonka haluat avata, on tallennettu.

Se voidaan tallentaa OneDriveen, iPadiin tai muuhun paikkaan.

• OneDrive: Napauta One Drive. Saatat nähdä joidenkin kansioiden nimet. Jos tiedosto on kansiossa, napauta kansion nimeä avataksesi sen.

  Jotta voit avata tiedoston OneDrivessa, sinun on oltava kirjautuneena Office 365 -tilillesi. Kirjaudu sisään napauttamalla Office-painiketta, napauttamalla nimeäsi kahdesti ja kirjoittamalla käyttäjänimesi ja salasanasi.

• iPad: Napauta iPad avataksesi tiedoston, joka on tallennettu paikallisesti iPad-laitteeseesi.

• Toinen sijainti: Jos lisäsit sijainnin tiedostojen säilyttämistä varten, se näkyy Office-ikkunassa. Etsi ja avaa tiedostosi sieltä.

Napauta sen tiedoston nimeä, jonka haluat avata.

Napauta Office-ikkunassa Viimeisimmät nähdäksesi luettelon tiedostoista, jotka olet avannut äskettäin. Jos tiedosto, jonka haluat avata, on luettelossa, napauta sen nimeä avataksesi sen. Voit siirtää tiedoston pysyvästi luettelon alkuun napauttamalla nastakuvaketta tiedoston nimen vieressä. Kiinnitä tiedosto luettelon alkuun, jos avaat sen usein.

Office for iPad -sovelluksessa vain yksi tiedosto voi olla avoinna kerrallaan. Et voi esimerkiksi avata kahta Excel-työkirjaa ja vaihtaa edestakaisin vertaillaksesi näitä kahta. Office for the iPad ei salli sinun avata useampaa kuin yhtä tiedostoa. Ohjelma on itse asiassa niin itsepäinen, että se tallentaa ja sulkee tiedoston, joka on avoinna, kun napautat Office-painiketta avataksesi toisen tiedoston.

Asiakirjan avaaminen Word for iPadissa.

Office for iPad -sovelluksissa ei ole Tallenna-painiketta. Tämä johtuu siitä, että kun tiedostoihin tehdään muutoksia, muutokset tallentuvat automaattisesti niin kauan kuin automaattinen tallennus on käytössä. Voit tarkistaa, onko automaattinen tallennus käytössä:

• Napauta Tiedosto-painiketta ja merkitse avattavasta valikosta, onko se päällä.

• Huomaa itse Tiedosto-painikkeessa, näkyykö kaksi pientä nuolta. Jos ne tulevat näkyviin, automaattinen tallennus on käytössä.

Kun automaattinen tallennus on pois päältä, tallenna tiedostot napauttamalla Tiedosto-painiketta ja valitsemalla avattavasta valikosta Tallenna.

Tiedoston sulkeminen

Ainoa tapa sulkea tiedosto on joko avata toinen tiedosto tai sulkea itse sovellus. Office for iPad on erikoinen tässä suhteessa. Se ei tarjoa Close-komentoa tiedostojen sulkemiseen. Koska et voi avata kahta tiedostoa samanaikaisesti ja koska vähintään yhden tiedoston on oltava aina auki, ainoa tapa sulkea tiedosto on avata toinen tai sulkea kaikki.

Tiedoston luominen

Kun luot tiedoston, sinua pyydetään valitsemaan malli, jonka avulla voit määrittää, miltä tiedostosi näyttää. Mallin on preformatted tiedosto. Jotkut malleista ovat hirveän pörröisiä; muut ovat selkeitä, jos haluat tehdä muotoilun itse.

Valitse malli, kun luot tiedoston.

Luo tiedosto seuraavasti:

Napauta Office-painiketta.

Office-ikkuna avautuu.

Napauta Uusi.

Näet mallit tiedostojen luomista varten. Mallien nimet kertovat jotain siitä, miltä tiedostosi näyttää luomisen jälkeen.

Napauta mallin nimeä.

Uusi tiedostosi tulee näkyviin näytölle.

Napauta Tiedosto-painiketta ja valitse avattavasta valikosta Nimi.

Tallenna nimellä -ikkuna ja näppäimistö tulevat näkyviin, jotta voit nimetä tiedostosi ja valita tallennuspaikan. Oletusarvoisesti tiedostot tallennetaan OneDriveen Asiakirjat-kansioon. Jos haluat säilyttää tiedoston tässä kansiossa, anna nimi ja napauta Tallenna. muussa tapauksessa siirry vaiheeseen 5.

Valitse tiedoston tallennuspaikka.

Valitse OneDrive-kansio, valitse iPad tallentaaksesi tiedoston iPad-laitteellesi tai valitse toinen sijainti, jos olet määrittänyt sellaisen.

Napauta Nimi-tekstiruutua, kirjoita kuvaava nimi tiedostollesi näppäimistöllä ja napauta Return-näppäintä.

Tiedostojen uudelleennimeäminen ja siirtäminen

Office for the iPad tarjoaa Duplicate-komennon tiedostojen uudelleennimeämiseen ja siirtämiseen. Tämä komento sijaitsee Tiedosto-valikossa. Sitä kutsutaan "Duplicate"iksi, koska tiedoston monistaminen eli kopioiminen on ainoa tapa nimetä tiedostoja uudelleen ja siirtää:

• Jos haluat nimetä tiedoston uudelleen, luo kopio eri nimellä Kopioi-komennolla. Poista sitten alkuperäinen tiedosto.

• Jos haluat siirtää tiedoston, luo kopio eri paikkaan. Poista sitten alkuperäinen.

Nimeä tai siirrä tiedosto uudelleen seuraavasti:

Avaa tiedosto, jonka haluat nimetä uudelleen tai siirtää.

Napauta Tiedosto-painiketta ja valitse avattavasta valikosta Kopioi.

Valitse nimi ja sijainti -ikkuna avautuu.

Siirrä tiedosto toiseen paikkaan, anna uusi nimi tai tee molemmat.

Näin:

• Valitse sijainti: Siirrä tiedosto OneDrive-kansioon tai iPadiin.

• Kirjoita nimi: Kirjoita nimi Nimi-ruutuun ja napauta Return-näppäintä.

Napauta Tallenna.

Poista tiedoston alkuperäinen kopio.

Tiedoston poistaminen Office for iPad -sovelluksessa

Helpoin tapa poistaa OneDriveen tallennettu tiedosto on avata OneDrive-verkkosivusto selaimessa ja poistaa tiedosto OneDrive-verkkosivustolta. Poista tiedosto Office for iPad -sovelluksesta seuraavasti:

Napauta Office-painiketta.

Etsi tiedosto, jonka haluat poistaa.

Etsi tiedosto napauttamalla Viimeisimmät tai Avaa ja navigoi tiedostoon.

Napauta Tiedosto-kuvaketta tiedoston nimen oikealla puolella.

Avattava Tiedosto-valikko tulee näkyviin.

Valitse Poista.

Valitse vahvistusviestiruudusta Poista.

Siinä kaikki.

Monissa tietokoneissa on Roskakori-ominaisuus (Mac) tai Roskakori (Windows), jossa poistetut tiedostot säilytetään siltä varalta, että haluat palauttaa ne. iPadissa ei ole sellaista. Poistamasi tiedostot poistetaan pysyvästi ja peruuttamattomasti. Tästä syystä harkitse kahdesti ennen tiedoston poistamista.

Napauta Tiedosto-kuvaketta ja poista tiedosto valitsemalla Poista.