Personal Information Managers (PIM) ja Contact Management Systems (CMS) otettiin käyttöön 1980-luvun puolivälissä. Sekä PIM- että CMS-järjestelmien avulla voit järjestää kaikkien yrityskontaktien nimet, osoitteet ja puhelinnumerot. Sales Force Automation (SFA) -järjestelmät korvasivat PIM:t 1980-luvun lopulla. Tuotteet, kuten ACT ja GoldMine, yhdistivät aluksi aikataulutoiminnot yhteystietojen hallintaan. 1990-luvun puoliväliin mennessä nämä järjestelmät kehittyivät yksinkertaisiksi Customer Relationship Management (CRM) -järjestelmiksi, joihin yritettiin osallistua paitsi myyjiä myös asiakaspalveluun ja hallintaan.
Microsoft Dynamics CRM 3.0 (se on virallinen nimi) on seuraavan sukupolven CRM-järjestelmiä. Microsoft CRM perustuu .NET (lausutaan dot-net ) -tekniikkaan, jonka edelläkävijä on Microsoft. Microsoft CRM:llä ei ole pelkästään toimintoja myyntiin, asiakaspalveluun ja nyt markkinointiin, vaan se hyödyntää Internetiä tai tarkemmin sanottuna verkkopalveluita. Tämä verkkopalvelufokus määrittää .NET-strategian. Lyhyesti sanottuna Web-palvelut mahdollistavat sovellusten helpon integroinnin, nopean konfiguroinnin vastaamaan yrityksesi tarpeita ja laajentamista sekä sisäisiin että ulkoisiin käyttäjiin.
Microsoft CRM:llä on tietuetyyppi tai entiteetti, jota kutsutaan yhteystiedoksi. Kosketin , tässä mielessä on henkilö. Se on Microsoft Outlookista otettu konsepti. Itse asiassa Outlookin yhteystiedot ovat suoraan siirrettävissä Microsoft CRM:n yhteystietotietueiksi.
Microsoft CRM kutsuu yritystietueiden tilejä . Yritykset (tilit) ja niillä työskentelevät henkilöt (yhteyshenkilöt) voivat olla sukua keskenään järjestelmässä.
Yhteyshenkilö on henkilö ja tili on yritys. Asiakas on joko henkilö tai yritys.
Yritysjohtajat sanovat usein, että heidän yrityksensä tärkein voimavara on heidän tietokantansa mahdollisista ja asiakkaista. Unohtamatta tällä hetkellä kaikki CRM:n tehokkaat työkalut, alkeellisinta on se, mikä maksaa itsensä takaisin nopeimmin. Ja tämä nopea voitto johtuu siitä, että sinulla on yksi keskitetty, organisoitu ja helposti saatavilla oleva tietovarasto kaikille asiakkaisiisi ja mahdollisille asiakkaillesi liittyville tiedoille. Vaikka et koskaan luoisikaan työnkulkusääntöjä, et koskaan yhdistä järjestelmää Web-sivustoon tai et koskaan automatisoisi tarjousjärjestelmääsi, olet kilometrejä edellä vain järjestämällä tietosi yhteen yhtenäiseen tietokantaan.
Haluat tallentaa myös muunlaisia tietoja Microsoft CRM:ään. Järjestelmästä tulee universaali viitetyökalusi – Rolodex, henkilöstöhakemistosi ja keltaiset sivut yhdessä paikassa. Haluat myös tietueita myyjistä, työntekijöistä ja kilpailijoista.
Lisäksi Microsoft CRM sisältää tärkeitä tietoja, jotka auttavat sinua hallitsemaan yritystäsi ja tekemään parempia tietoon perustuvia päätöksiä. Nämä tiedot sisältävät mahdollisuuksia seurata myyntisyklejäsi, tapauksia asiakaspalveluongelmien seurantaan ja kampanjoita markkinointikampanjoidesi tulosten seuraamiseen.