Profiilit määritetään käyttäjille Salesforcessa, ja ne määrittävät, mitä oikeuksia heillä on eri objekteihin ja kenttiin ja mitä he näkevät sivuasettelujen kautta.
Jos otat huomioon yrityskäyttäjien ad hoc -pyynnöt, jotka haluavat vain yhden lisäluvan tänne tai toisen luvan sinne, olet saattanut rakentaa suuren luettelon profiileista, jotka eroavat toisistaan niin vähän. Tai vielä pahempaa, jos erot samankaltaisten profiilien välillä ovat pieniä, eikä niitä ole dokumentoitu, käytät aikaa yrittäessäsi selvittää pieniä vivahteita, luovuttaa ja mahdollisesti luoda vielä uusi profiili. Myöhemmät päivitykset merkitsevät sinulle enemmän työtä, koska sinun on tehtävä nämä päivitykset tässä kasvavassa määrässä profiileja.
Yksi tapa vähentää profiilien luomista on aloittaa käyttöoikeusjoukkojen käyttö profiilien hallintakäytännön kehittämisen yhteydessä.
Lupa määrittää luvat, jotka voidaan määrittää yksittäisille käyttäjille ilman uuden profiilin luomista. Joten jos muutama myyntiorganisaation käyttäjä tarvitsee erityisen luvan hallita alueita, voit luoda sille käyttöoikeusjoukon ja määrittää sen vain niille muutamille käyttäjille sen sijaan, että luot heille hämmentävän toisen profiilin.
Profiilin hallintokäytäntöä voidaan käyttää johdonmukaisuuden varmistamiseksi yrityksessä, jossa on useita järjestelmänvalvojia. Siinä kerrotaan, kuinka yksityiskohtaiset lupasäädöt etenevät. Jos esimerkiksi liiketoimintayksikköön ja alueeseen sovelletaan tarkkuutta, ja joku tekee pyynnön, joka koskee vain hänen liiketoimintayksikköään, aluettaan ja vertikaalista erikoistumistaan, tämä voi olla paremmin huomioitu käyttöoikeusjoukon avulla.