Teko! Vuoden 2007 raporttipohja on jaettu tietoosioihin . Jokaisella osiolla on osion otsikko, joka näkyy raporttimallissa, mutta ei itse raportissa. Voit määrittää, mitkä kentät haluat näkyvän kussakin tietyssä osiossa. Raporttimalli koostuu viidestä pääosasta; Et voi poistaa tai muuttaa osioiden järjestystä, mutta voit piilottaa osion, jos et halua sen näkyvän raportissasi.
Viisi pääosaa ovat
- Raportin otsikko: tiedot, jotka näkyvät raportin ensimmäisen sivun yläosassa, kuten raportin otsikko ja luoja
- Sivun otsikko: Tiedot, jotka näkyvät jokaisen sivun yläosassa, kuten sarakkeiden otsikot
- Yksityiskohta: Alue, joka sisältää yhden tai useamman yhteystieto- tai ryhmäkentästäsi
- Tiedot-osio on raportin liha ja perunat - josta löydät olennaiset tiedot, kuten yhteyshenkilön nimen, osoitteen ja puhelinnumeron.
- Sivun alatunniste: Tiedot, jotka näkyvät raportin jokaisen sivun alalaidassa, kuten päivämäärä ja sivunumero
Voit muuttaa osan kokoa tehdäksesi tilaa lisäkentille vetämällä vaakasuuntaista harmaata viivaa (joka näkyy osion alareunassa) alemmas mallissa.
Kun olet työskennellyt raporttimallin kanssa ja saanut sen juuri sellaisena kuin haluat, älä unohda muuttaa kunkin osion kokoa takaisin alkuperäiseen kokoon – tai sulje se mahdollisimman paljon. Kaikki osion tyhjät alueet näkyvät tyhjinä alueina raportissasi!
Raportin osien muokkaaminen
Useimmat teistä luottavat mielellään viiteen oletusraporttiosaan. Ajoittain saatat kuitenkin haluta olla hieman ihastuttavampi. Ehkä haluat listata kaikki yhteystietosi aakkosjärjestyksessä sukunimen mukaan ryhmiteltynä kaupungin mukaan. Sinun on luotava raporttiin alaosiot tämän suorittamiseksi. Ei ole ongelma; tässä on kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä:
1. Kaksoisnapsauta mitä tahansa osion otsikkoa Report Designerissa.
Määritä osiot -valintaikkuna avautuu. Huomaa, että alaosioiden lisäämisen lisäksi voit valita myös muutamia muita vaihtoehtoja:
• Sivunvaihto: Ilmaisee, haluatko jokaisen osan näkyvän uudelle paperiarkille vai aloittaako uuden arkin osan lopusta.
• Kutista, jos tyhjä: sulkee osan, jos se ei sisällä tietoja
• Salli osion rikkoutua useille sivuille: Sallii pitkän osan jatkua useille sivuille
2. Lisää uusi osio raporttiin napsauttamalla Lisää-painiketta.
Valitse ryhmitettävä kenttä -valintaikkuna avautuu.
3. Valitse kenttä, jota haluat käyttää raportin ryhmittelyyn, ja napsauta sitten OK.
4. Valitse nouseva järjestys Määritä osiot -valintaikkunasta.
Kun olet valinnut vaiheessa 3 kentän, johon haluat ryhmittää, palaat Määritä osiot -valintaikkunaan. Uusi alaosio on korostettu, ja voit määrittää, näkyykö uusi alaosio nousevassa vai laskevassa aakkosjärjestyksessä.
Kun olet luonut uuden alaosion, voit sijoittaa siihen niin monta kenttää kuin tarvitset.
Raporttiosion piilottaminen
Joskus voi olla tarpeen piilottaa osio. Oletetaan esimerkiksi, että haluat raportin, joka laskee yhteystietojen määrän kussakin ID/Tila-kentässäsi. Teoriassa TOIMI! täytyy luetella kaikki yhteystiedot, jotta ne voidaan laskea, mutta et todellakaan halua nähdä kaikkia yhteystietoja, koska olet kiinnostunut vain kokonaismäärän näkemisestä. Vaikka et voi poistaa mitään oletusraporttimallin osioista, voit piilottaa ne, jolloin saat saman tuloksen.
Osion piilottaminen
1. Avaa Raportin suunnittelijassa Ominaisuudet-ikkuna valitsemalla Näytä –> Ominaisuudet-ikkuna.
2. Valitse sen osion nimi, jonka haluat piilottaa.
3. Napsauta Ominaisuudet-ikkunassa näkyvää ominaisuutta ja muuta sen arvoksi Ei.
Vaikka näet edelleen osion Report Designerissa, se ei näy valmiissa raporteissasi.